Cestovní náhrady ve školství - zahraniční pracovní cesty

Cestovní náhrady při zahraničních pracovních cestách se poskytují v souladu s úpravou § 166 až § 172 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce“), s odchylkami uvedenými v § 179 a 180 zákoníku práce. Jak vyplývá z úpravy § 166 zákoníku práce, zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě náleží:

Co se rozumí zahraniční pracovní cestou, je vymezeno v § 154 zákoníku práce, jedná se o cestu konanou mimo území ČR, samozřejmě se musí jednat o pracovní cestu ve smyslu § 42 zákoníku práce.

Významné pro stanovení nároků na cestovní náhrady je určení okamžiků zahájení a ukončení zahraniční pracovní cesty. což má význam zejména při silniční nebo železniční dopravě. V případě letecké dopravy je to ale již doba odletu a příletu letadla, nikoliv okamžik překročení státní hranice, protože tento okamžik není zaměstnanci znám.

Náhrada jízdních výdajů se poskytuje za stejných podmínek jako při tuzemských pracovních cestách. To znamená, že jízdní výdaje musí být doloženy příslušným dokladem, o použitém dopravním prostředku rozhoduje zaměstnavatel.

Při použití silničního motorového vozidla zaměstnance se postupuje také obdobně jako v tuzemsku s tím, že náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně a doložené ceně je zaměstnavatel povinen uhradit pouze za kilometry ujeté mimo území České republiky. Pokud zaměstnanec z vážných důvodů nemá doklad o nákupu PHM v zahraničí, může zaměstnanec postupovat tak, že náhradu za spotřebované PHM poskytne na základě prohlášení zaměstnance. Zákoník práce v § 167 přímo stanoví, že toto prohlášení má obsahovat informaci o skutečně vynaložené ceně za PHM a dále důvody, proč tuto cenu nedoložil. K tomu je nutné doplnit, že zákoník práce nestanoví, co jsou ony „vážné důvody“, je to tedy pouze na posouzení zaměstnavatele, zda uzná, že se o vážné důvody jednalo. Akceptovat je samozřejmě nutné např. to, že v některých zemích není možné takový doklad obdržet, protože se při prodeji PHM prostě nevydává. Obecně bude záležet na konkrétní situaci, ale touto úpravou vzniká pro zaměstnavatele poměrně široký prostor, jak situaci řešit.

Na druhou stranu je nutné upozornit, že se jedná o možnost, nikoliv povinnost zaměstnavatele, že by takto musel postupovat, pokud zaměstnanec prohlášení předloží.

Pokud zaměstnanec doklad o ceně nepředloží a zaměstnavatel nebude akceptovat jeho prohlášení, potom mu vyplatí náhrady za PHM podle cen stanovených pro tuzemské pracovní cesty, tedy podle příslušné vyhlášky MPSV ČR (pro rok 2015 vyhláška č. 328/2014 Sb.).

Kromě náhrady za spotřebované PHM zaměstnanci samozřejmě náleží také sazba základní náhrady, která je stejná pro tuzemské i zahraniční pracovní cesty.

Náhrada výdajů za ubytování se poskytuje za stejných podmínek jako při tuzemských pracovních cestách, tj. ve výši prokázané odpovídajícím dokladem a v souladu se stanovenými podmínkami pracovní cesty. Rozhodující tedy budou podmínky, které stanoví zaměstnavatel před nástupem na pracovní cestu.

Úprava zahraničního stravného je určitě tou nesložitější oblastí v rámci zahraničních pracovních cest. Zahraniční stravné se má v souladu s § 170 zákoníku práce poskytovat v cizí měně.

Stravné se poskytuje za kalendářní dny, jeho výše je odvozena od doby strávené mimo území ČR v příslušném kalendářním dni. Vychází se ze základní sazby zahraničního stravného, která je dána pro jednotlivé země vždy příslušnou vyhláškou Ministerstva financí ČR. Základní sazby zahraničního stravného jsou pro rok 2015 stanoveny vyhláškou MF ČR č. 242/2014 Sb., v porovnání s rokem 2014 nedochází k žádným změnám. Jenom pro informaci uveďme nejčastěji používané sazby okolních států:

 -------------------------I-------------------------I-------------------------          
Stát
            I         
Měna
            I          
Sazba
           -------------------------I-------------------------I-------------------------  Maďarsko                I         EUR             I           35             -------------------------I-------------------------I-------------------------  Německo                 I         EUR             I           45             -------------------------I-------------------------I-------------------------  Polsko                  I         EUR             I           35             -------------------------I-------------------------I-------------------------  Rakousko                I         EUR             I           45             -------------------------I-------------------------I-------------------------  Slovensko               I         EUR             I           35             -------------------------I-------------------------I-------------------------  Rusko                   I         EUR             I           45             -------------------------I-------------------------I------------------------- 

Pokud v kalendářním dni zaměstnanec stráví pracovní cestu ve více státech, výši zahraničního stravného určí zaměstnavatel ze základní sazby zahraničního stravného sjednané nebo stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času, tato úprava vychází z ustanovení § 170 odst. 2 zákoníku práce.

Výše zahraničního stravného v návaznosti na dobu trvání zahraniční pracovní cesty vyplývá z úpravy § 170 odst. 3 zákoníku práce. Zahraniční stravné ve výši základní sazby náleží, pokud doba strávená mimo území České republiky trvá v kalendářním dni déle než 18 hodin.

Pokud trvá déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin, náleží zahraniční stravné ve výši dvou třetin základní sazby. Jestliže trvá tato doba méně než 12 hodin, avšak alespoň hodinu, náleží zahraniční stravné ve výši jedné třetiny základní sazby stravného.

Trvá-li doba strávená mimo území České republiky méně než jednu hodinu, zahraniční stravné se neposkytuje.

Obdobně jako v případě tuzemského stravného jsou upraveny případy, kdy zahraniční stravné nenáleží vůbec. Jedná se o situace, kdy během zahraniční pracovní cesty, která trvá 5 až 12 hodin, byla zaměstnanci poskytnuta dvě bezplatná jídla, a která trvá 12 až 18 hodin, byla zaměstnanci poskytnuta tři bezplatná jídla. Opět se jedná o úpravu, která je nad rámec úpravy pro podnikatelskou sféru, jak je uvedeno v předchozí části tohoto příspěvku.

I zahraniční stravné, obdobně jako tuzemské, je kráceno, pokud je zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty v zahraničí poskytnuto bezplatné jídlo, tedy jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá.

Krácení je obdobné jako v případě tuzemské pracovní cesty, tedy:

Na rozdíl od zaměstnavatelů v podnikatelské sféře se jedná o fixní, pevné krácení, výše procentního krácení nelze nijak upravovat či měnit.

Ještě jednou zdůrazňuji, že aby se stravné krátilo, musí se jednat o jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře, v jiných případech se stravné nekrátí.

Doby strávené mimo území České republiky, které trvají 1 hodinu a déle při více zahraničních pracovních cestách v jednom kalendářním dni, se pro účely zahraničního stravného sčítají. Doby, za které nevznikne zaměstnanci právo na zahraniční stravné, se připočítávají k době rozhodné pro poskytnutí tuzemského stravného.

Mimo jiné i z této úpravy je zřejmé, že tuzemská a zahraniční část pracovní cesty se pro účely stravného považují za samostatné cesty. Za tuzemskou část náleží tuzemské stravné, pokud jsou splněny podmínky pro jeho přiznání, za zahraniční potom zahraniční stravné. Pokud zahraniční část trvá méně než jednu hodinu, přičítají se k tuzemské části pracovní cesty.

Pro účely tuzemského stravného se ale doby strávené v ČR před odjezdem z ČR a po návratu z ČR sčítají, pokud se jedná o jednu pracovní cestu v jednom kalendářním dni.

Pro úplnost je vhodné doplnit, že v souladu s § 179 odst. 2 zákoníku práce je možné statutárním orgánům a jejich zástupcům určit zahraniční stravné až do výše přesahující o 15% základní sazbu zahraničního stravného. Je tomu tak proto, že u těchto vedoucích zaměstnanců se očekává stravování v restauračních zařízeních vyšších kvalitativních tříd. Tato úprava se může týkat také např. ředitelů školských zařízení či jejich zástupců.

Co se týká kapesného při zahraniční pracovní cestě, z § 180 zákoníku práce vyplývá, že zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout kapesné do výše 40% zahraničního stravného poskytnutého zaměstnanci podle § 170 odst. 3 a § 179 zákoníku práce. Toto kapesné by mělo sloužit k úhradě osobních nutných vedlejších nákladů, zaměstnavatel by tedy měl u každé pracovní cesty zvažovat, jaké nutné vedlejší výdaje mohou zaměstnanci vzniknout. V této souvislosti se uvádějí např. spropitné, drobné dárky atd. Jedná se ale o náhradu, záleží pouze na uvážení zaměstnavatele, zda ji pro konkrétní zahraniční pracovní cestu poskytne, či nikoliv.

Je důležité zdůraznit, že kapesné by mělo být kalkulováno ze zahraničního stravného před jeho krácením o bezplatně poskytnutá jídla i přesto, že doslovné znění příslušné úpravy zákoníku práce tomu neodpovídá. Oficiální výklady i komentáře v odborné literatuře se na tomto závěru shodují s tím, že se jedná o legislativní nepřesnost.

Výše kapesného může být stanovena zcela individuálně, to znamená, že se může lišit u jednotlivých pracovních cest, u jednotlivých zaměstnanců i jednotlivých zemí.

Pokud zaměstnavatel zaměstnanci kapesné poskytne, nemůže mu nijak nařizovat, k úhradě jakých výdajů bude použito. Použití kapesného se také zaměstnavateli nijak nedokládá ani se nevyúčtovává, kapesné je určeno pro soukromou spotřebu zaměstnance.

Stejně jako v případě tuzemských pracovních cest i v případě zahraničních pracovních cest je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci zálohu na cestovní náhrady. V případě zahraniční pracovní cesty lze předpokládat, že význam zálohy bude vyšší, než je tomu u tuzemských pracovních cest. Stejně tak ale platí, že zaměstnavatel a zaměstnanec se mohou dohodnout, že záloha nebude poskytnuta.

Obecně je ale možné konstatovat, že úprava záloh u zahraničních pracovních cest je poměrně volná, rozhodující bude dohoda zaměstnance a zaměstnavatele. Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel po dohodě se zaměstnancem poskytnout zálohu v cizí měně nebo její část též cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele. Stejně tak se může zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy na zahraniční stravné v české měně nebo v jiné měně, než je cizí měna stanovená pro příslušný stát vyhláškou MF ČR, pokud je k této měně Českou národní bankou vyhlašován kurz. Tato možnost by se ale měla týkat pouze zálohy na zahraniční stravné, nikoliv na další cestovní výdaje.

Mohou tedy nastat tyto možnosti:

Všechny tyto možnosti nejsou v rozporu se související právní úpravou, tedy zejména § 183 zákoníku práce.

Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než činí právo zaměstnance, doplácí zaměstnavatel zaměstnanci v české měně, pokud se nedohodnou jinak. Doplatek v české měně je pro zaměstnavatele samozřejmě administrativně nejjednodušší, proto je v praxi převážně využívána tato možnost. Pak je ale nutné stanovit, jaký se použije kurz pro přepočet. Podle úpravy § 183 odst. 4 zákoníku práce při vyúčtování zálohy použije zaměstnavatel zaměstnancem doložený kurz, kterým byla poskytnutá měna v zahraničí směněna na jinou měnu anebo kurz vyhlášený ČNB platný v den vyplacení zálohy.

Pokud je poskytnutá záloha vyšší, než činí právo zaměstnance na náhradu cestovních výdajů, je možné postupovat takto:

Jak je uvedeno výše, zaměstnavatel se zaměstnancem se mohou dohodnout, že záloha nebude poskytnuta vůbec. Potom se postupuje podle § 184 zákoníku práce a pro přepočet měn se použijí kurzy vyhlášené Českou národní bankou platné v den nástupu zahraniční pracovní cesty.

Problematika kurzů včetně související problematiky kurzů pro účely zaúčtování cestovních náhrad by sama vydala na samostatný příspěvek. Nicméně je zřejmé, že i proto, že v oblasti školství nejsou zahraniční pracovní cesty zpravidla tak časté, je nutné postupovat vždy obezřetně a přesně v souladu s platnou právní úpravou.