Ačkoliv se pravidla pro aplikaci cestovních náhrad příliš často nemění (nepočítáme-li úpravu postupu při limitaci kapesného účinnou od 1.10.2015, tak poslední větší změny platí již od roku 2012), příkladů není nikdy dost, neboť zákonná úprava není mnohdy až tak jednoznačná, jak by bylo potřeba. Tentokrát se ala zaměříme především na účetní stránku a příklady doplníme i souvisejícím účtováním. A i když se možná bude zdát, že účtování cestovních náhrad je jednoduché, v praxi to – zejména ve vazbě na kursové přepočty – nemusí být vždy pravdou.
Cestovní náhrady v příkladech
RNDr.
Ivan
Brychta
OBECNĚ K ÚČETNÍM PŘÍPADŮM
V příkladech budeme uvažovat účtování pro subjekty, které vedou účetnictví (podvojné) podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZÚ“), a jsou podnikateli, tj. které využívají prováděcí vyhlášku č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Vyhláška č. 500/2002 Sb.“) a České účetní standardy 0xx. I když směrná účtová osnova (viz příloha č. 4 Vyhlášky č. 500/2002 Sb.) nařizuje závazné účtování v úrovni jen dvouciferných skupinových účtů, budeme v příkladech používat „standardní“ trojciferné označení účtů, ve vazbě na cestovní náhrady pak zejména:
-
účet 211-Pokladna,
-
účet 221-Bankovní účet,
-
účet 333-Závazky vůči zaměstnancům,
-
účet 335-Pohledávky vůči zaměstnancům,
-
účet 512-Náhrady cestovních výdajů,
-
účet 563-Kursové ztráty,
-
účet 663-Kursové zisky.
V dalším budeme účtovat i o cizí měně, konkrétně o eurech. Použití cizích měn by mělo být v účetnictví analyticky oddělené, proto budeme v dalším zdůrazňovat pokladnu či bankovní účet vedený v eurech označením účtu s „e“ na konci, např. 211e pro pokladnu vedenou v eurech. Obdobně pro eurové pohledávky za zaměstnanci 335e a eurové závazky vůči zaměstnancům 333e.
ZÁLOHY
Podle § 183 odst. 1 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZP“), je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci zúčtovatelnou
zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad,
pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta.Příklad
Zaměstnanec obdrží před odjezdem na pracovní cestu dne 1. 8. v hotovosti zálohu 10 000 Kč. Po návratu z pracovní cesty předkládá dne 17. 8. vyúčtování, z něhož plyne, že má nárok na 12 000 Kč. Doplatek mu je poskytnut hotově 25. 8.
Související účtování bude následující:
I---------I----------------------------------I-------------I--------I--------I IDatumIPopis účetního případuIČástka v KčIMDIDI I---------I----------------------------------I-------------I--------I--------I I 01. 08. I Vyplacení zálohy na pracovní I 10 000 I 335 I 211 I I I cestu I I I I I---------I----------------------------------I-------------I--------I--------I I 17. 08. I Předloženo vyúčtování pracovní I 12 000 I 512 I 333 I I I cesty I I I I I I----------------------------------I-------------I--------I--------I I I Zápočet zálohy I 10 000 I 333 I 335 I I---------I----------------------------------I-------------I--------I--------I I 25. 08. I Poskytnutí doplatku (hotově) I 2 000 I 333 I 211 I I---------I----------------------------------I-------------I--------I--------I
Zdánlivě jednoduchý příklad se může zkomplikovat, pokud budeme uvažovat, že zaměstnanec si s sebou veze nejen zálohu na předpokládané cestovní náhrady, ale též zálohu např. na nákup zásob.
Příklad
Zaměstnanec obdrží dne 1. 8. zálohu 23 000 Kč, z toho je částka 10 000 Kč zálohou podle ZP na očekávané cestovní náklady a 15 000 Kč na nákup materiálu. Po návratu z pracovní cesty předkládá dne 17. 8. vyúčtování, z něhož plyne, že má nárok na cestovní náhrady ve výši 12 000 Kč. Dále doloží nákup materiálu daňovým dokladem na 12 100 Kč vč. 21 % DPH (předpokládejme účtování o zásobách způsobem B). Doplatek mu je poskytnut hotově 25. 8.
Související účtování bude následující:
I---------I----------------------------------I-------------I--------I--------I IDatumIPopis účetního případuIČástka v KčIMDIDI I---------I----------------------------------I-------------I--------I--------I I 01. 08. I Vyplacení zálohy na pracovní I 23 000 I 335 I 211 I I I cestu I I I I I---------I----------------------------------I-------------I--------I--------I I 17. 08. I Vyúčtování pracovní cesty I 12 000 I 512 I 333 I I I----------------------------------I-------------I--------I--------I I I Zakoupení materiálu (úhrada I 12 100 I 321 I 333 I I I dokladu) ze zálohy I I I I I I----------------------------------I-------------I--------I--------I I I Zápočet zálohy I 23 000 I 333 I 335 I I---------I----------------------------------I-------------I--------I--------I I 17. 08. I Daňový doklad za materiál - I I I I I I celková částka I 12 100 I - I 321 I I I - z toho základ DPH I 10 000 I 501 I - I I I - z toho 21 % DPH I 2 100 I 343 I - I I---------I----------------------------------I-------------I--------I--------I I 25. 08. I Poskytnutí doplatku (hotově) I 1 100 I 333 I 211 I I---------I----------------------------------I-------------I--------I--------I
Použití zálohy na nákup materiálu a související účtování zřejmě nikoho nepřekvapí, i když možná spousta z vás to zaúčtuje bez předpisu přímo zápisem MD 501, 343/D 333. Ale co když byla částka 12 100 Kč zaplacena nikoliv za nákup materiálu, ale za ubytování v hotelu? Má se takový případ účtovat jako součást cestovních náhrad (MD 512/D 333) anebo jako ostatní služby (MD 518, 343/D 321 a MD 321/D 333)? Vše závisí na podmínkách pracovní cesty:
-
Pokud si ubytování zajišťoval sám zaměstnanec
a zaměstnavatel mu toto ubytování v rámci cestovních náhrad proplatil, pak je správným zápis MD 512/D 333.-
Pokud ubytování zajistil zaměstnavatel
a zaměstnanec pouze jménem zaměstnavatele toto ubytování uhradil, pak je logické toto promítnout do účtování a účtovat zvlášť závazek zaměstnavatele vůči ubytovacímu zařízení (MD 518, 343/D 321) a samostatně úhradu takového závazku ze zálohy poskytnuté zaměstnanci (MD 321/D 333).Účtování také naznačuje vazbu na DPH, protože pokud si ubytování zajistil sám zaměstnanec (a zaměstnavatel mu ho pouze v rámci cestovních náhrad proplácí), pak nemůže zaměstnavatel uplatnit nárok na odpočet DPH, neboť zdanitelné plnění se uskutečnilo pouze ve vztahu „ubytovací zařízení“
versus
„fyzická osoba – neplátce DPH“ (a sám zaměstnanec není ani osobou povinnou k dani).Naopak v případě, kdy by byl zaměstnanec pouze „pošťákem“, který hradí ubytování jménem zaměstnavatele, pak by odpočet DPH byl možný (při splnění dalších podmínek zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů – dále jen „ZDPH“), neboť půjde o vztah „ubytovací zařízení“
versus
„firma – plátce DPH“, a mělo by význam o DPH účtovat.Bohužel se v praxi setkáváme s případy, kdy je nárokován odpočet DPH i v případech dokladů vystavených na jméno zaměstnance (nikoliv na jeho zaměstnavatele), které jsou součástí náhrad cestovních výdajů (zjednodušeně řečeno účtování MD 512, 343/D 333), zejména v případech jízdného prostředky dálkové přepravy (vlak, autobus, letadlo) objednaných a zakoupených přes internet ze soukromého účtu zaměstnance, a to pak může být hodně problematické.
Vraťme se však od DPH zpět k cestovním náhradám, resp. zálohám na ně.
ZÁLOHA NA ZAHRANIČNÍ PRACOVNÍ CESTU
V případě
zahraniční pracovní cesty
je (v návaznosti na § 183 odst. 2 ZP) možností více. Zaměstnavatel (po dohodě se zaměstnancem) může poskytnout zálohu v cizí měně nebo její část též cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele.Záloha na zahraniční stravné by měla být poskytnuta v příslušných měnách pro jednotlivé státy podle předpokládané výše cestovních náhrad tak, jak jsou určeny ve vyhláškách Ministerstva financí upravujících výši zahraničního stravného (pro rok 2016 je to vyhláška č. 309/2015 Sb.). Odhad potřeby měn (při cestě či průjezdu více státy) je někdy obtížný, a proto je praktičtější, aby zaměstnavatel po dohodě se zaměstnancem (dohoda je nutná) využil speciální pravidlo, podle něhož lze zálohu na zahraniční stravné poskytnout:
-
v české měně, nebo
-
v jiné než v dané zmíněnou vyhláškou MF pro příslušný stát, ale jen za předpokladu, že je k této měně Českou národní bankou (dále jen „ČNB“) vyhlašován kurs; při určení výše zahraničního stravného v dohodnuté měně se nejprve zjistí korunová hodnota zahraničního stravného, která se přepočítá na dohodnutou měnu.
Příklad
Zaměstnanec odjíždí na desetidenní pracovní cestu do Londýna. Uvažujme, že by měl obdržet 400 GBP (neboť vyhlášková sazba je 40 GBP/den), ale se zaměstnavatelem se dohodnou na vyplacení zálohy v eurech.
Uvažujeme-li, že kurs ČNB ke dni výplaty zálohy je 32 Kč/GBP a 27 Kč/EUR, vychází nám „jednoduchou trojčlenkou“, že zaměstnanec obdrží 400 x 32 / 27 = 474,0741 je přibližně rovné 475 EUR (zaokrouhleno). Vzhledem k tomu, že jde o odhad (a navíc na základě dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem), může být záloha např. 480 EUR nebo 500 EUR a podmínkám zákona vyhoví. Účtování o výplatě zálohy z eurové pokladny bude standardním zápisem MD 335e/D 211e.
POUŽITÍ KURSŮ
Předchozí příklad nás dostává do té, z pohledu účtování asi nejsložitější, části, a tou je
použití kursů pro přepočet cizí měny na koruny a obráceně.
I když pravidla pro aplikaci kursů v ZP (§ 183 a 184 ZP) i ZÚ (§ 24 ZÚ) hovoří o kursech ČNB, pravidla nejsou shodná a je proto nutné vždy posoudit, z jakého důvodu se přepočet provádí.Zákoník práce (pro účely cestovních náhrad)
uvádí pravidla, podle nichž se pro určení korunové hodnoty zahraničního stravného a částky zahraničního stravného v dohodnuté měně použijí kursy vyhlášené ČNB, a to:-
platné v den vyplacení zálohy,
anebo-
platné v den nástupu
(začátku) zahraniční pracovní cesty (nebyla-li záloha poskytnuta).Na tomto místě je potřeba si položit otázku, jak je to v případě zapůjčení platební karty. Zapůjčí-li zaměstnavatel platební kartu, znamená to, že neposkytl žádnou zálohu, a pro přepočet je rozhodný den nástupu na pracovní cestu! A to bez ohledu na to, zda zaměstnanec kartu během své pracovní cesty použil (i když bychom čerpání z platební karty v průběhu pracovní cesty do doby předložení vyúčtování považovali také za jakousi formu vyplacené zálohy zaměstnanci).
Příklad 4
Předpokládejme kurs ČNB:
-
27,035 Kč/EUR ke dni 3.8.2016,
-
27,020 Kč/EUR ke dni 11.8.2016 a
-
27,025 Kč/EUR ke dni 17.8.2016.
Použití pro výpočet korunového nároku na stravné při zahraniční pracovní cestě konané od 11. 8. do 25. 8. v návaznosti na poskytnutí zálohy ukazuje následující tabulka (ve všech variantách předpokládejme, že nárokové stravné činilo 600 EUR, a v těch variantách, kde uvažujeme zálohu, budeme předpokládat zálohu také ve výši 600 EUR):
I----------I--------------------------I---------------------I------------------------------I IVariantaIZáloha/čerpání z kartyINárok na stravnéIKurs ČNB použitý k vyčísleníI I I I Inároku v KčI I----------I--------------------------I---------------------I------------------------------I I "A" I 600 EUR, hotově 3. 8. I 600 EUR = 16 221 Kč I ke dni vyplacení zálohy, tj. I I I I I 27,035 Kč/EUR z 3. 8. I I----------I--------------------------I---------------------I------------------------------I I "B" I neposkytnuta I 600 EUR = 16 212 Kč I v den zahájení cesty, tj. I I I I I 27,02 Kč/EUR z 11. 8. I I----------I--------------------------I---------------------I------------------------------I I "C" I 600 EUR, kartou 17. 8. I 600 EUR = 16 212 Kč I v den zahájení cesty, tj. I I I I I 27,02 Kč/EUR z 11. 8. I I----------I--------------------------I---------------------I------------------------------I
V příkladu jsme záměrně nevyčíslovali doplatek (v návaznosti na poskytnutí zálohy), ale jen výši celkového nároku. Řešením z pohledu doplatku se budeme věnovat později, až si připomeneme pravidla pro jeho určení. Nyní jen zdůrazněme použití v předchozím zmíněného pravidla ze ZP.
To proto, že nás čeká pohled na celý příklad očima účetnictví.
Pro účely účetnictví
se musíme řídit pravidly pro přepočet měny podle ZÚ.
Ve stručnosti připomeneme, že tuzemské účetnictví se vede v české měně, přičemž majetek a závazky vyjádřené v cizí měně se přepočítají na české koruny:-
k okamžiku uskutečnění účetního případu a
-
ke konci rozvahového dne nebo k jinému okamžiku, k němuž se sestavuje účetní závěrka.
Při přepočtu se také vychází z
aktuálního kursu ČNB,
ale účetní jednotky, kterým to zákon nezakazuje (viz § 24 odst. 8 ZÚ) mohou v případech přepočtu k okamžiku uskutečnění účetního případu
použít i tzv. pevný kurs,
kterým se rozumí kurs stanovený vnitřním předpisem účetní jednotky na základě kursů ČNB, používaný účetní jednotkou po předem stanovenou dobu (která nesmí přesáhnout účetní období) – např. týden, měsíc.Příklad
Předpokládejme, že
účetní jednotka
z předchozího příkladu používá pevný kurs,
který je pro srpen ve výši 27,030 Kč/EUR (uvažuje se kurs ČNB platný k 1. 8.). Předpokládejme předložení vyúčtování zaměstnancem a jeho zpracování zaměstnavatelem dne 27. 8.:I---------I----------------------I-------------I---------------I-------------I------I------I IDatumIPopis účetníhoIČástkaIKursIÚčtováno KčIMDIDI I IpřípaduI I I I I I I---------I----------------------I-------------I---------------I-------------I------I------I I 03. 08. I Výplata zálohy I 600 EUR I 27,030 Kč/EUR I 16 218 I 335e I 221 I I---------I----------------------I-------------I---------------I-------------I------I------I I 27. 08. I Vyúčtování pracovní I 600 EUR I 27,030 Kč/EUR I 16 218 I 512 I 333e I I I cesty I I I I I I I I----------------------I-------------I---------------I-------------I------I------I I I Zápočet proti záloze I 600 EUR I 27,030 Kč/EUR I 16 218 I 333e I 335e I I---------I----------------------I-------------I---------------I-------------I------I------I
K této variantě doplňme, že byl použit v obou případech účetní kurs a vzhledem k tomu, že se operace uskutečnily v jediném měsíci, nevznikl kursový rozdíl. Pokud by byla záloha vyšší či nižší, a vznikl by přeplatek či doplatek, účtování by bylo také komplikovanější, neboť bychom museli zvažovat varianty podle možností výplaty daných ZP (v korunách, v cizí měně).
Varianta „B“
– záloha neposkytnuta,
předpokládejme poskytnutí doplatku ještě 27. 8.I---------I----------------------I-------------I---------------I-------------I------I------I IDatumIPopis účetníhoIČástkaIKursIÚčtováno KčIMDIDI I IpřípaduI I I I I I I---------I----------------------I-------------I---------------I-------------I------I------I I 27. 08. I Doplatek má být v I 16 221 Kč I - I 16 221 I 512 I 333 I I var. 1 I korunách I I I I I I I I----------------------I-------------I---------------I-------------I------I------I I I Výplata z korunové I 16 221 Kč I - I 16 221 I 333 I 211 I I I pokladny I I I I I I I---------I----------------------I-------------I---------------I-------------I------I------I I 27. 08. I Doplatek má být v I 600 EUR I 27,030 Kč/EUR I 16 218 I 512 I 333e I I var. 2 I EUR I I I I I I I I----------------------I-------------I---------------I-------------I------I------I I I Výplata z eurové I 600 EUR I 27,030 Kč/EUR I 16 218 I 333e I 211e I I I pokladny I I I I I I I---------I----------------------I-------------I---------------I-------------I------I------I
K této variantě doplňme, že jsme rozebrali dvě podvarianty (s rozdílným výsledkem):
-
-
Varianta 2,
kdy se doplatek prováděl v eurech (lze jen po dohodě se zaměstnancem), kdy jsme částku doplatku přepočetli účetním kursem ke dni vzniku (uvažujeme-li den 27. 8. jakožto den předložení vyúčtování, pak jelikož byla náhrada proplacena ve stejný den, kursový rozdíl nevznikne ani zde).Varianta „C“
– „záloha“ poskytnuta čerpáním platební karty v průběhu cesty,
předpokládejme, že karta je vydána ke korunovému účtu a že banka strhla vybranou částku kursem 27,5 Kč/EUR.I---------I----------------------I-------------I---------------I-------------I------I------I IDatumIPopis účetníhoIČástkaIKursIÚčtováno KčIMDIDI I IpřípaduI I I I I I I---------I----------------------I-------------I---------------I-------------I------I------I I 17. 08. I Čerpání částky 600 I 600 EUR I 27,030 Kč/EUR I 16 218 I 335e I - I I I EUR z účtu I I I I I I I I Korunová hodnota I 16 500 Kč I - I 16 500 I - I 221 I I I stržená z účtu I I I I I I I I Proúčtování I 282 Kč I - I 282 I 563 I - I I I kursového rozdílu I I I I I I I---------I----------------------I-------------I---------------I-------------I------I------I I 27. 08. I Vyúčtování pracovní I 600 EUR I 27,030 Kč/EUR I 16 218 I 512 I 333e I I I cesty I I I I I I I I----------------------I-------------I---------------I-------------I------I------I I I Zápočet proti záloze I 600 EUR I 27,030 Kč/EUR I 16 218 I 333e I 335e I I---------I----------------------I-------------I---------------I-------------I------I------I
K této variantě doplňme, že jiná situace by byla, kdyby čerpání proběhlo z eurového účtu. Jelikož ale bylo čerpáno z korunového účtu, tak se zaúčtovala částka sražená bankou (takový „komerční kurs“ je pochopitelně vyšší než kurs ČNB).
MOŽNOSTI ZÚČTOVÁNÍ CESTOVNÍCH NÁHRAD Z POHLEDU MĚNY
V předchozích příkladech jsme narazili (ve variantě B) na možnosti poskytnutí doplatku. Zákoník práce k tomu uvádí, že částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než činí právo zaměstnance, tj.
doplatek,
doplácí zaměstnavatel zaměstnanci v české měně (zaokrouhluje se na celé koruny nahoru), pokud se nedohodnou jinak.Jinak obecně platí, že se při vyúčtování zálohy použije zaměstnancem doložený kurs, kterým byla poskytnutá měna v zahraničí směněna na jinou měnu, a dále kursy dne vyplacení zálohy (byla-li poskytnuta) nebo dne nástupu na pracovní cestu (v ostatních případech). Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí právo zaměstnance, tj.
přeplatek,
vrací zaměstnanec zaměstnavateli ve měně, kterou mu zaměstnavatel poskytl, nebo ve měně, na kterou zaměstnanec tuto měnu v zahraničí směnil, anebo v české měně (zaokrouhluje se také na celé koruny nahoru). V případě přeplatku je tedy na zaměstnanci, aby si vybral, v jaké měně přeplatek vrátí.K předchozímu příkladu
ještě doplňme, že pevný kurs
v situaci, kdy poskytnutí zálohy, pracovní cesta, její vyúčtování i poskytnutí doplatku jsou v jediném měsíci, přináší z pohledu účetnictví poměrně jednoduché řešení. V příkladu navíc umocněné tím, že záloha pokryla přesně skutečné nároky. Tak tomu však v praxi většinou není a výpočet může být proto komplikovanější.Pokud by účetní jednotka účtovala
aktuálními kursy ČNB,
zdálo by se, že bude s pravidly pro cestovní náhrady ještě větší shoda, avšak na následujícím příkladu si ukážeme, že tomu tak být nemusí.Příklad 6
Předpokládejme, že účetní jednotka účtuje aktuálním kursem ČNB. Nechť zaměstnanec odjíždí na pracovní cestu na Slovensko dne 22.7.2016 (kurs ČNB 27,025 Kč/EUR), v průběhu cesty čerpá částku 100 EUR platební kartou z eurového účtu dne 25.7.2016 (kurs ČNB 27,020 Kč/EUR) a po návratu předkládá vyúčtování dne 3.8.2016 (kurs ČNB 27,035 Kč/EUR). Firma vyčíslí celkový nárok zaměstnance na 200 EUR a po započtení zálohy mu doplatek vyplácí 5.8.2016 v českých korunách.
Postup účtování může být následující:
-
25.7.2016:
Zaměstnanec vybírá 100 EUR kartou. Firma zaúčtuje čerpání částky 100 EUR z eurového účtu zápisem MD 335e/D 221e v částce 2 702 Kč (použit účetní kurs ke dni 25. 7., tedy 27,020 Kč/EUR).-
3.8.2016:
Firma vyčísluje nárok zaměstnance na cestovní náhrady (podle pravidel ZP). Jelikož bude vyplácet doplatek v českých korunách, použije pro přepočet (podle ZP) kurs ke dni nástupu na pracovní cestu, tj. kurs 27,025 Kč/EUR z 22. 7. Doplatek 100 EUR přepočtený na koruny bude 2 703 Kč (výpočet 100 x 27,025 se zaokrouhlením na celé koruny nahoru).-
3.8.2016:
Firma účtuje o nákladu z titulu cestovních náhrad a o doplatku zaměstnanci takto:I---------I----------------------I-------------I---------------I-------------I------I------I IDatumIPopis účetníhoIČástkaIKursIÚčtováno KčIMDIDI I IpřípaduI I I I I I I---------I----------------------I-------------I---------------I-------------I------I------I I 03. 08. I Náklad z titulu I 100 EUR I 27,035 Kč/EUR I 2 703,50 I 512 I 333e I I I cestovních náhrad I 2 703,0 Kč I - I 2 703,00 I 512 I 333 I I I Zúčtování částky I 100 EUR I 27,035 Kč/EUR I 2 703,50 I 333e I 335e I I I čerpané kartou I I I I I I I I Kursový rozdíl na I 1,5 Kč I - I 1,50 I 335e I 663 I I I účtu 335e I I I I I I I---------I----------------------I-------------I---------------I-------------I------I------I
-
5.8.2016:
Zaměstnanec obdrží v pokladně doplatek, firma účtuje o výdeji z tuzemské pokladny zápisem MD 333/D 211, částka 2 703 Kč.DOHAD NA CESTOVNÍ NÁHRADY
Ustanovení § 346c ZP říká, že
zaměstnanec nemůže zaměstnavatele zprostit povinnosti poskytnout mu náhradu
výdajů příslušejících zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce, tedy i cestovní náhrady.Navíc § 183 ZP hovoří o tom, že je zaměstnanec povinen (nedohodne-li se se zaměstnavatelem na jiné době) do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty nebo jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhradu předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu.
Co ale když zaměstnanec tuto svou povinnost nesplní? Z hlediska účtování nás důvod (nemoc, opomenutí apod.) příliš nezajímá. Musíme ale řešit otázku předpokládaných výdajů spojených s pracovní cestou, neboť ZÚ účetní jednotce ukládá (viz § 4 ZÚ) účtovat o skutečnostech, které jsou předmětem účetnictví, do období, s nímž tyto skutečnosti časově a věcně souvisí. V takových případech nezbývá než odhadnout výši cestovních náhrad a účtovat prostřednictvím účtů časového rozlišení.
Příklad 7
Zaměstnanec konal pracovní cestu již koncem srpna, ale po návratu onemocněl a vyúčtování pracovní cesty nepředložil. Předpokládejme, že neobdržel žádnou zálohu. Zaměstnavatel odhadl očekávanou výši náhrad, které by měly zaměstnanci náležet, a již při čtvrtletní účetní závěrce k 30. 9. zaúčtoval dohad na očekávané náklady ve výši 7 500 Kč. Zaměstnanec předložil vyúčtování po návratu do zaměstnání dne 5. 11. Z vyúčtování vyplynul doplatek 7 400 Kč, které zaměstnavatel zaměstnanci poukázal dne 9. 11. na jeho účet.
Související účtování může být následující:
I---------I----------------------------------I-------------I--------I--------I IDatumIPopis účetního případuIČástka v KčIMDIDI I---------I----------------------------------I-------------I--------I--------I I 30. 09. I Náklady z titulu pracovní cesty I 7 500 I 512 I 389 I I I zaměstnance - dohad I I I I I---------I----------------------------------I-------------I--------I--------I I 05. 11. I Předloženo vyúčtování pracovní I 7 400 I 512 I 333 I I I cesty I I I I I I----------------------------------I-------------I--------I--------I I I Zrušení dohadné položky pasivní I 7 500 I 389 I 512 I I---------I----------------------------------I-------------I--------I--------I I 09. 11. I Poskytnutí doplatku (bankovním I 7 400 I 333 I 221 I I I převodem) I I I I I---------I----------------------------------I-------------I--------I--------I
Závěrem zmiňme, co dělat v případě, kdy zaměstnanec vyúčtování pracovní cesty nepředloží ani přes hrozící sankce ze strany zaměstnavatele? Obecně existuje tříletá promlčecí doba (podle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník) a do té doby je nutné závazek vůči zaměstnanci v účetnictví „držet“ (i když třeba jen nepřímo, prostřednictvím dohadných účtů pasivních).