Kódy používané zaměstnavatelem při plnění oznamovací povinnosti ve zdravotním pojištění

Období trvání zaměstnání řeší v příslušném kalendářním měsíci u pojištěnce jeho pojistný vztah, v případě „státních pojištěnců“ se pak jedná o platby pojistného od státu. Především z těchto důvodů má plnění oznamovací povinnosti svoji obzvláštní důležitost a za její porušení může zdravotní pojišťovna uložit zaměstnavateli pokutu až do výše 200 000 Kč.

V následujícím textu bych se zaměřil jednak na současné sdělování dvou skutečností, jednak na postupy zaměstnavatele v některých specifických situacích.

Přijímá-li zaměstnavatel zaměstnance s nárokem na zařazení do „státní kategorie“, oznamuje zdravotní pojišťovně nejen nástup zaměstnance do zaměstnání, ale i skutečnost, že za tohoto zaměstnance je současně plátcem pojistného i stát. Kupříkladu se jedná o nástup studenta během studia na brigádu v období prázdnin (kódy „P“ a „G“) nebo zaměstnávání poživatele důchodu (kódy „P“ a „D“), případně ženy na rodičovské dovolené (kódy „P“ a „M“). K nástupu zaměstnance vedeného u úřadu práce jako uchazeče o zaměstnání použije zaměstnavatel v tzv. nekolidujícím zaměstnání současně kódy „P“ a „I“. Jestliže zaměstnanec skončí toto zaměstnání (tedy s příjmem do poloviny minimální mzdy) a zároveň je vyřazen z evidence uchazečů o zaměstnání, použije zaměstnavatel k příslušnému datu kódy „O“ a „J“.

Pokud žena nastupuje na mateřskou dovolenou a zároveň končí pracovní poměr, použijí se současně kódy „M“ a „O“. V případě pokračování pracovního poměru oznámí zaměstnavatel pouze nástup na mateřskou dovolenou kódem „M“.

Je-li zaměstnanci přiznán důchod a současně rozváže pracovní poměr, použije zaměstnavatel k oznámení ukončení zaměstnání kód „O“ a na dalším řádku oznámí kódem „D“ začátek povinnosti státu platit pojistné.

Zvláštní postavení mají v českém systému veřejného zdravotního pojištění někteří slovenští důchodci. Poživatel slovenského důchodu, kterému byl přiznán důchod a u kterého byl důchod vypočten s přihlédnutím k době zaměstnání před 1. 1. 1993 u zaměstnavatele se sídlem nebo trvalým pobytem na území společného státu, je také v českém veřejném zdravotním pojištění považován za osobu hrazenou státem. To však platí až v případě, že se z titulu zaměstnání stane pojištěncem účastným českého systému veřejného zdravotního pojištění. Při nástupu tohoto zaměstnance do zaměstnání použije zaměstnavatel na Hromadném oznámení zaměstnavatele kódy „P“ a „D“, při ukončení zaměstnání takové osoby pak kódy „O“ a „H“.

V některých případech musí zaměstnavatel důkladně vyhodnotit vzniklou situaci tak, aby příslušnou skutečnost relevantně oznámil zdravotní pojišťovně.

V případě, že žena ukončí mateřskou dovolenou, rodičovskou dovolenou nebo pobírání rodičovského příspěvku a zůstane nadále zaměstnancem, oznámí zaměstnavatel pouze kódem „U“ ukončení povinnosti státu platit pojistné, neboť žena byla kódem „P“ přihlášena již dříve.

Jestliže na mateřskou dovolenou (pobírání peněžité pomoci v mateřství) bezprostředně navazuje výplata rodičovského příspěvku nebo rodičovská dovolená, nemusí zaměstnavatel v této fázi oznámení provádět. Oznámí kódem „U“ až ukončení buď pobírání rodičovského příspěvku, nebo ukončení rodičovské dovolené podle toho, která kategorie končí později, neboť v obou případech je za osobu plátcem pojistného stát.

S účinností od 1. 4. 2012 platí, že na rodičovské dovolené může být i muž.

Zaměstnavatel se informaci o žádosti zaměstnance o starobní důchod dozví zpravidla tehdy, kdy je mu ČSSZ nebo žádajícím zaměstnancem předložen k vyplnění tiskopis Potvrzení zaměstnavatele podle § 83 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů. V tomto tiskopise bývá uvedeno datum výplaty starobního důchodu požadované zaměstnancem. Datum uvedené na tiskopise signalizuje, ke kterému datu je o přiznání výplaty důchodu žádáno, ovšem rozhodující je datum uvedené na důchodovém výměru. Pro účel splnění oznamovací povinnosti zaměstnavatelem je akceptovatelná i možnost získání data z tiskopisu ČSSZ. Pokud by byl následně důchod přiznán k jinému datu, podal by zaměstnavatel opravné hlášení. Např. kdyby zaměstnavatel oznámil přiznání důchodu kódem „D“ k datu 18. 8., přičemž by poté zjistil, že důchod byl přiznán až k 26. 8., použil by na jednom formuláři kód „H“ s datem 18. 8. a současně kód „D“ s datem 26. 8.

Přijme-li zaměstnavatel do zaměstnání osobu celodenně osobně a řádně pečující alespoň o jedno dítě do 7 let věku nebo nejméně o dvě děti do 15 let věku a zúčtuje-li jí příjem zakládající povinnost placení pojistného na zdravotní pojištění, provede u příslušné zdravotní pojišťovny prostřednictvím formuláře Hromadné oznámení zaměstnavatele následující:

Při nástupu zaměstnance do zaměstnání neoznamuje zaměstnavatel zdravotní pojišťovně skutečnost, že se jedná o osobu splňující podmínky celodenní osobní a řádné péče. Aby však mohl v případě příjmu nižšího než minimální vyměřovací základ 9 900 Kč odvádět pojistné bez dopočtu do tohoto zákonného minima, musí mu zaměstnanec vystavit čestné prohlášení o tom, že podmínky celodenní osobní a řádné péče splňuje.

Pokud student např. končí brigádu (anebo i zaměstnání) a nadále pokračuje ve studiu, oznámí zaměstnavatel zdravotní pojišťovně ukončení pracovněprávního vztahu kódem „O“. V těchto případech nepoužívá kód „F“, kterým by ukončil evidenci pojištěnce v kategorii osob, za které je plátcem pojistného stát.

Z praktického hlediska slouží kód „F“ k oznámení ukončení nezaopatřenosti, např. v souvislosti s tzv. posledními prázdninami. Kdyby student úspěšně maturoval v květnu, v dalším studiu by již nepokračoval a následně by nastoupil do zaměstnání od 1. července, použil by zaměstnavatel s kódem „P“ k datu 1. 7. i kód „F“ k datu 30. 6. V případě nástupu zaměstnance do zaměstnání v měsíci červenci kdykoli po datu 1. 7. by byl zdravotní pojišťovně oznámen kód „F“ k 31. 7., protože zaměstnání netrvalo po celý kalendářní měsíc červenec - tento postup platí v situaci, kdy není zaměstnání během prázdninových měsíců ukončeno.

U členů statutárních orgánů rozhoduje, zda je za výkon funkce poskytována odměna, či nikoli. Je-li členem statutárního orgánu osoba, která vykonává funkci bezplatně, nebo se jedná o čestnou funkci apod., pak se zaměstnavatel problematikou placení pojistného a plnění oznamovací povinnosti nezabývá, neboť taková osoba není ve zdravotním pojištění zaměstnancem, zaměstnání ve zdravotním pojištění nevzniká. V případech, kdy je již předem známo, že za výkon funkce bude odměna zúčtována, stává se tato osoba ve zdravotním pojištění zaměstnancem se všemi souvisejícími povinnostmi zaměstnavatele.

Kdyby byla osoba zvolena (jmenována) členem statutárního orgánu např. ke dni 11. 4. 2016 s tím, že odměna bude zúčtována až v prosinci 2016, postupuje zaměstnavatel následovně:

Pokud by došlo k situaci, že subjekt (dlouhodobě) neuvažuje o vyplácení odměn, přesto však je posléze členovi statutárního orgánu nějaká odměna zúčtována, přihlásí jej zaměstnavatel k prvnímu dni kalendářního měsíce, do kterého byla odměna zaúčtována. I kdyby již žádná další odměna této osobě vyplacena nebyla, může odhlášení proběhnout až ke dni skončení výkonu funkce [blíže viz § 8 odst. 2 písm. i) zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění a o změně a doplnění některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon č. 48/1997 Sb.“)].

Plnění oznamovací povinnosti za zaměstnance pracujícího na základě dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce je zakotveno v ustanovení § 8 odst. 2 písm. d) zákona č. 48/1997 Sb. V souladu s tímto ustanovením přihlašuje zaměstnavatel zaměstnance u zdravotní pojišťovny dnem, ve kterém poprvé po uzavření dohody začal vykonávat sjednanou práci, a odhlašuje dnem, jímž uplynula doba, na kterou byla příslušná dohoda sjednána.

Zpravidla se jedná o osobu, která nemá odpracovaný potřebný počet let. Pokud nemá zaměstnavatel rozhodnutí o přiznání důchodu, není důvod k použití kódu „D“, současně však nemusí být u této osoby prováděn dopočet do minima. Zaměstnavatel by měl mít k dispozici doklad od české správy sociálního zabezpečení, z něhož vyplývá, že o důchod zaměstnanec požádal, ale z uvedeného důvodu mu nebyl přiznán.

Je pravdou, že pro některé skutečnosti neexistuje na formuláři Hromadné oznámení zaměstnavatele příslušný kód, kdy se ve smyslu ustanovení § 7 odst. 1 písm. g) zákona č. 48/1997 Sb. např. jedná o:

Pokud by tuto skutečnost (na základě zaměstnancova oznámení) sděloval zdravotní pojišťovně zaměstnavatel, pak by měl vhodným a srozumitelným způsobem popsat nárok zaměstnance zařazení do této „státní kategorie“ s přiložením kopie příslušného dokladu - v takových případech doporučuji kontaktovat zdravotní pojišťovnu. Variantně lze vyřešit tuto situaci i tím způsobem, že by zaměstnanec sám oznámil zdravotní pojišťovně počátek nároku na platbu pojistného státem a kopii příslušného dokladu („přihláška a evidenční list pojištěnce“) by doručil zaměstnavateli.

Zjistí-li zaměstnanec, že jeho zaměstnavatel nesdělil zdravotní pojišťovně skutečnosti rozhodné pro platbu pojistného státem nebo neoznámil změnu zdravotní pojišťovny, ačkoliv mu byly tyto okolnosti známy, případně zaměstnanec tyto skutečnosti zaměstnavateli neoznámil, je ze zákona povinen podat tyto informace neprodleně zdravotní pojišťovně sám.