Majetek a vybrané účetní jednotky, 2. část

Jako sumarizaci a zobecnění pro potřeby této části použijme dělení z hlediska doby použitelnosti majetku:

Pojďme se nyní zabývat dlouhodobým majetkem. Některé v dalším textu uvedené zásady jsou však přenositelné i pro nakládání (resp. operace) s krátkodobým majetkem. To se však netýká prostředků vyčleněných v rozpočtu zvlášť na investice a oblasti odepisování krátkodobého majetku, který se neodepisuje. Svá specifika v oblasti rozpočtových prostředků (běžné provozní prostředky na pořízení) i v oblasti vyjádření reálné hodnoty má dlouhodobý majetek neinvestiční povahy.

Cílem této části příspěvku je popsat, jaké jednotlivé fáze v oblasti dlouhodobého investičního majetku nastávají, a to od záměru pořídit ho až po jeho vyřazení. Autor se bude snažit do popisu zapojit zásadní související rozpočtové, účetní, kontrolní (finanční kontrola) a další předpisy, které na jednotlivé fáze majetkových operací dopadají a které by měly vybrané účetní jednotky respektovat.

Zdrojem existence investičního majetku ve vybrané účetní jednotce je potřeba tento majetek pořídit. Ta vzniká jako požadavek vyvolaný provozem nebo z podnětu příslušných odborných útvarů, v případě malých obcí i z podnětů zastupitelů nebo veřejnosti. Základní chybou často bývá, že potřeba např. pořízení veřejného osvětlení je zřejmá. Rovněž je z podnětů jasné, kde by bylo vhodné ho instalovat a jaký přínos to pro územní samosprávné celky (dále jen „ÚSC“) bude mít. K tomu se přidá i pár technických detailů a už se přistupuje ke schválení investice, požadavkům na rozpočet a následujícím krokům. Často se zapomíná na fázi, která dle pravidel správy řádného hospodáře jednoznačně musí jakémukoliv schvalování předcházet. Tou je analytická fáze, která musí zcela přesně vydefinovat míru potřebnosti pořídit konkrétní majetek a všechny okolnosti a požadavky na jeho pořízení.

Pokud tato fáze pomine nebo jí není věnována řádná odborná péče, může vybraná účetní jednotka schválit k pořízení majetek, který původní potřebě nebude zcela vyhovovat, který bude mít jiné technické parametry, který bude v rozporu s předpisy, jež se na jeho pořízení nebo provoz vztahují... tedy může zcela nebo částečně dojít ke zmařené investici. A za tu by měl ten, kdo ji schválil, nést odpovědnost. Nejde však jen o odpovědnost samu. Nevhodně pořízený majetek nemusí sloužit k původně určenému účelu, vyžádá si další prostředky na jeho změnu nebo přizpůsobení, zásahy může dojít k narušení záručních podmínek... tedy dopady nevhodně pořízeného majetku se mohou kumulovat. Přitom se tomu dá poměrně jednoduše předejít. Tedy nepřeskakovat a neuspěchat fázi analýzy, parametrizace, sumarizace, variantních řešení, vnímání právních a technických norem, norem životního prostředí ...

Potřebu samu a definici, k čemu a jak by měl majetek sloužit, dokážou popsat odborní zaměstnanci, zastupitelé, veřejnost... Ideální je dospět k co nejdetailnějšímu popisu majetku, který má být pořízen, k popisu jeho funkcí a účelu, kterému by měl sloužit. Zde je nutné rovněž sumarizovat všechny majetkové položky, které mají být pořízeny, a to i s perspektivou budoucích požadavků, aby pro účely výběrového řízení bylo soutěženo spolu související plnění. Od toho by se měla odvíjet analýza a parametrizace. Na tuto fázi může mít organizační složka státu (dále jen „OSS“) nebo ÚSC k dispozici vlastní odborníky. Většinou se však požadavek zadává specialistům, odborně způsobilým osobám nebo subjektům v dané oblasti.

Ve smlouvě s nimi uzavírané by však měla být obsažena odpovědnost za:

Ideální je nechat navrhované řešení posoudit i dalším nezávislým odborníkem. Tak se lze vyhnout mnoha problémům, které se často objeví až ve fázi vlastního pořizování majetku, resp. v jeho užitných vlastnostech... Totéž se týká zejména projekčních prací a architektonických řešení.

Přesně popsaná variantní a parametrizovaná řešení by měla být obsahem nebo přílohou vlastního záměru na pořízení majetku, o kterém bude rozhodováno. OSS a státní příspěvkové organizace postupují dle zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon č. 218/2000 Sb.“), a jeho prováděcí vyhlášky č. 560/2006 Sb., o účasti státního rozpočtu na financování programů reprodukce majetku, ve znění pozdějších předpisů, ÚSC a jejich příspěvkové organizace v souladu se zákonem č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon č. 250/2000 Sb.“). V případě ÚSC však nemá proces investičního schvalování jasně předepsanou formu prováděcí vyhlášky k rozpočtovým pravidlům. Často bývá upraven vnitřními prováděcími předpisy, jež určí obsah, fáze, dokumenty, lhůty, odpovědnost... a schvalovací mechanismy investičního procesu.

Samotné rozhodování o investici se skládá minimálně ze čtyř částí:

Je nutné mít na paměti, že výše uvedené parametry stejně jako závěr rozhodnutí o investici bude muset realizátor akce přenést do dokumentace k výběrovému řízení (oznámení, výzva, zadávací dokumentace, požadavky na kvalifikaci dodavatelů...).

Rozhodnutí o investici završuje přípravný proces pořízení majetku. Samotný proces rozhodnutí o pořízení investičního majetku je rozdílný podle toho, zda jej pořizuje OSS nebo ÚSC nebo jejich příspěvkové organizace.

Základní pravidla pořízení investic nastiňují v případě státu ve věcné rovině zákon o majetku ČR a jejím vystupování v právních vztazích č. 219/2000 Sb., o majetku České republiky a jejím vystupování v právních vztazích, ve znění pozdějších předpisů, a z pohledu rozpočtu tzv. „velká rozpočtová pravidla“ (zákon č. 218/2000 Sb., včetně prováděcí vyhlášky č. 560/2006 Sb.). Uvedené předpisy stanoví, že o schválení investice (tzv. rozhodnutí o registraci akce) rozhodne správce příslušné rozpočtové kapitoly. Z pohledu finanční kontroly [zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZFK“)] toto rozhodnutí schválí představený, který je k tomu na základě vnitřních předpisů oprávněn. Rozhodnutí o registraci akce nastaví pro akci základní věcné, finanční, časové a další parametry akce. Z rozpočtového pohledu je třeba na ně nahlížet jako na příslib přidělení schváleného objemu finančních prostředků do rozpočtu realizátora akce, pokud budou dodrženy parametry požadované pro vysoutěžení dodavatele.

V případě ÚSC probíhá schvalování investic v intencích zákonů o obcích, krajích a hlavním městě Praze (zákon č. 128/200 Sb.; č. 129/2000 Sb. a č. 131/2000 Sb.) a tzv. malých rozpočtových pravidel (zákon č. 250/2000 Sb.). Odpovědným orgánem je v tomto případě zastupitelstvo, i když finanční kontrola by měla dle ZFK být vyjádřena jedincem - příkazcem operace. Úskalí tohoto řešení i ve vztahu ke správci rozpočtu již byla rozebrána v první části příspěvku. Zastupitelstvo akci schválí formou rozpočtového výhledu nebo schváleného rozpočtu na příslušný rok, do něhož byla příslušná akce včleněna. Podmínky akce pak bývají vyjádřeny v souvisejících dokumentech.

U příspěvkových organizací se rozpočtový proces řídí příslušnými ustanoveními „velkých“ a „malých“ rozpočtových pravidel (viz zákony č. 218/2000 Sb. a 250/2000 Sb.) a vymezením vztahů ke zřizovateli v příslušné zřizovací listině.

Schvalovacími akty jsou tedy investicím stanoveny rozpočtové limity a základní podmínky důležité pro jejich realizaci a pro vypsání výběrového řízení. Přílohou schvalovacích aktů pak bývá i původní schválený záměr na pořízení majetku.

Co se týče ocenění, pořízení majetku se projeví jako navýšení hodnoty majetku o hodnotu pořízení a náklady, které s ním bezprostředně souvisejí [viz § 55 odst. 1 vyhlášky č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „vyhláška č. 410/2009 Sb.“)].

V tomto případě jde o takový zásah do majetku, který vyjadřuje změnu účelu toho majetku nebo změnu (zvýšení) jeho technických nebo užitných vlastností. Podívejme se blíže na specifikace. Tady, i když při výkonu hlavní činnosti je pro vybrané účetní jednotky OSS a ÚSC nerelevantní, si musíme pomoci zákonem č. 586/1992 Sb., o dani z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále i „ZDP“), konkrétně § 33.

V jeho podání se:

Pro přidělení rozpočtových prostředků na pořízení technického zhodnocení je nutné absolvovat stejný proces jako v případě investic.

Co se týče ocenění, tento zásah do majetku (rekonstrukce a technické zhodnocení) se projeví jako navýšení hodnoty majetku o hodnoty rekonstrukce nebo TZ a náklady, které s nimi bezprostředně souvisejí (viz § 55 odst. 1 vyhlášky č. 410/2009 Sb.).

Pro výše uvedené zásahy do majetku (pořízení, rekonstrukce, modernizace a technické zhodnocení) platí, že se dále projeví po uvedení majetku do užívání jeho postupným účetním nebo daňovým odpisováním (neplatí pro OSS a ÚSC v hlavním předmětu činnosti).

Kopii nebo druhopis právního aktu o schválení investice by měl v souladu s nastaveným oběhem účetních dokladů mít k dispozici ekonomický útvar, který má na starosti rozpočet organizace.

je sumarizovaně vyjadřován v návrhu rozpočtu na příslušný rok. Prakticky to znamená, že drobný a jiný dlouhodobý majetek lze po schválení rozpočtu hradit z provozních prostředků, které jsou na to určeny.

Investiční proces se pro pořízení drobného a jiného dlouhodobého majetku nepoužívá. Účetní jednotka při přípravě rozpočtu na následující rok musí rovněž uvažovat i o odpovídající výši provozních prostředků na , které majetek udrží v pro vozu schopném stavu. V tomto případě nutně musí vycházet z pojmů, které tyto zásahy do majetku definují.

Uvedené definice (s výjimkou UPDATE) nalezneme v § 55 odst. 2 písm. a) a dále vyhlášky č. 410/2009 Sb. a ve vyhlášce č. 323/2002 Sb., o rozpočtové skladbě, ve znění pozdějších předpisů, .

Majetkově se tyto zásahy nepovažují za součást ocenění dlouhodobého majetku. Tzn., po jejich provedení tyto zásahy do majetku nezvyšují hodnotu příslušného majetku.

Probíhá s ohledem na limit veřejné zakázky (dále jen „VZ“) a dle zvoleného druhu výběrového řízení, resp. i s ohledem na charakter zadavatele. Detaily lze nalézt v aktuálně platném zákoně č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, ve znění pozdějších předpisů, resp. v novém zákoně o zadávání veřejných zakázek č. 134/2016 Sb., účinném od 1. 10. 2016. Průběh výběrového řízení není předmětem tohoto příspěvku. Některé zásady důležité pro zadání a vysoutěžení zakázky však zmíněny budou, aby čtenář pochopil prolínání ve vztahu k finanční kontrole a k investičnímu a účetnímu procesu.

Úvodním krokem při vypsání soutěže je zpracování zadávací dokumentace k veřejné zakázce. Tady musí mít zadavatel na paměti, že základní parametry zpracování nalezne ve schváleném investičním záměru a rozhodnutí o investici. Pro přehlednost zopakujme:

Minimálně výše popsané požadavky z rozhodnutí o investici musí být přeneseny do zadávací dokumentace.

Dále si zadavatel musí uvědomit filozofii stávajícího ZVZ (§ 82 odst. 7), která určuje, že zadavatel , a dále dle odst. 2 § 82 ZVZ „...Smlouvu ...“. Pro zadavatele z toho plyne, že zadávací dokumentaci musí zpracovat tak, aby žádná z uvedených zákonných úprav nebyla porušena.

(č. 134/2016 Sb., účinnost od 1. 10. 2016). I zde bude muset zadavatel uzavřít s vybraným dodavatelem smlouvu v souladu s nabídkou vybraného dodavatele, která nebude moci být v podstatných náležitostech měněna.

Součástí nabídek uchazečů však nebude muset být návrh smlouvy, pokud zadavatel nestanoví v zadávacích podmínkách něco jiného, jinak bude muset výrazně věnovat zásadní pozornost popisu předmětu VZ na pořízení majetku a vymezení technických a obchodních podmínek. Smlouva bude moci být měněna, pokud zadavatel vyhradí tyto změny závazku předem v zadávacích podmínkách. Dále bude moci být uzavřená smlouva měněna v oblasti víceprací (služeb, dodávek, stavebních prací) při splnění podmínek § 222 odst. 4-8.

V tomto kontextu je nutné uvědomit si, že Finanční kontrola před vznikem závazku by měla být vykonána po výběru dodavatele před podpisem příslušné smlouvy. Z tohoto pohledu je tento schvalovací akt příkazce operace (dále jen „PO“) a správce rozpočtu (dále jen „SR“) možné považovat za souladný se ZFK a jeho prováděcí vyhláškou. O dostatečnosti a vhodnosti lze mít důvodné pochybnosti. , kdy zadavatel musí uzavřít smlouvu dle podmínek vypsaného výběrového řízení a v souladu s návrhem smlouvy (nabídkou) vítězného dodavatele, Dle filozofie VZ Tzn., pokud chce jakkoliv ovlivnit podmínky pořízení majetku, resp. jeho rekonstrukce, technického zhodnocení a modernizace, . Těm by měl věnovat zásadní pozornost a při jejich definování si musí promyslet vše dopředu a jasně si musí uvědomit, jak chce, aby vypadaly:

podmínky dodání díla, a jak bude v praxi probíhat:

Tyto všechny okolnosti a podmínky schválené investice musí být obsahem zadávacích podmínek. Za jejich správnost a úplnost by měl převzít někdo odpovědnost. Tzn., za dostatečné a nanejvýš vhodné lze z pohledu finanční kontroly považovat schválení zadávacích podmínek, kdy by příkazce operace by převzal odpovědnost za věcnou část ZD (potřeba pořídit majetek v souladu s cíli organizace, 3E, ošetření rizik, doložení operace správnými a úplnými doklady...). SR by pak odpovídal za to, že na akci má ve schvalovacím aktu investice dostatečný objem finančních prostředků. Tuto fázi můžeme označit jako předběžnou fázi finanční kontroly.

Jakékoliv pořízení majetku nebo jeho rekonstrukce musíme vnímat i s ohledem na to, že by v nich měly být obsaženy i principy ZFK - účelnost, hospodárnost a efektivnost. Připomeňme si jejich definice:

Do zadávací dokumentace se účelnost přenáší ve správné a úplné definici předmětu VZ a všech souvisejících podmínkách, aby byla zcela naplněna původně v IZ vyjádřená potřeba pořídit majetek.

Hospodárnost se vyjadřuje definicí správných technických a obchodních podmínek předmětu VZ, abychom za vysoutěženou cenu dostali věcně i kvalitativně odpovídající plnění.

Efektivnost do soutěže vnášíme prostřednictvím vhodné koncepce hodnotících kritérií veřejné zakázky. Pokud např. kromě pořizovací ceny dáme vyšší procento i hodnotícímu kritériu spotřeby energií, pořídíme nejen potřebný majetek, ale i ten, který nám bude šetřit provozní náklady.

Takto je nutno uvažovat při koncipování zadávacích podmínek veřejné zakázky na majetek a popř. jeho technické zhodnocení.

Pro zadavatele vzniká při vypsání výběrového řízení několik rizik. Patří mezi ně například, že:

Části z těchto rizik může předejít tím, že do přípravy zadávacích podmínek se zapojí osoby znalé předmětu VZ, osoby znalé procesu výběrových řízení, právníci, ekonomové, uživatelé budoucího majetku... a učiníme je zodpovědné v odborné rovině za úplnost a správnost nadefinování zadávacích podmínek. Jak již bylo řečeno, zadavatel již v této fázi musí předpokládat, jak se uzavře smlouva a jak zakázka bude plněna, přebírána... Mnoha rizikům se zadavatel může vyhnout, pokud sám připraví smlouvu na realizaci VZ a učiní ji pro dodavatele závaznou. Návrh smlouvy pak přiloží k zadávacím podmínkám jako závazný s tím, že uchazeči do něj doplní pouze svoji identifikaci, nabídkovou cenu a údaje odpovídající hodnotícím kritériím, a návrh smlouvy podepíše osoba oprávněná jednat jménem či za dodavatele.

Pro případ řízení rizik je vhodné vnímat metodický pokyn Centrální harmonizační jednotky MF (dále jen „CHJ“) č. 2 - Metodika řízení rizik ze 4. dubna 2016. Konečně bylo odstoupeno od schématického obecného řízení rizik a je rozumně metodicky doporučováno používat decentralizovaný model řízení rizik. Ten chápe řízení rizik jakou součást každého rozhodnutí, které je v organizaci vedoucími pracovníky přijímáno. Dále stanovuje, že od určité hladiny významnosti rozhodnutí (tu si bude muset vybraná účetní jednotka stanovit dle svých vnitřních podmínek) musí mít řízení rizik dokumentovanou podobu, aby byla zachována auditní stopa - viz např. začátek tohoto odstavce ve formě vnitřní směrnice pro realizaci zadávacích řízení a dokumentace přípravy zadávací dokumentace a jednotlivých závěrů s podpisy odpovědných osob a výstup ve formě návrhu smlouvy na realizaci VZ.

Je výsledkem výběrového řízení na pořízení nebo technické zhodnocení majetku a musí obsahovat podmínky schválení investiční akce. Před jejím podpisem by měla proběhnout tzv. první fáze finanční kontroly před vznikem závazku. Tzn. schválení podmínek pro vybraného dodavatele příkazcem operace a správcem rozpočtu. Pokud se jedná o OSS, tomuto podpisu předchází vypracování tzv. „žádosti o účast státního rozpočtu“, kterou realizátor akce musí požádat správce rozpočtové kapitoly o odsouhlasení vybraného dodavatele a o skutečné uvolnění finančních prostředků. Správce rozpočtové kapitoly zkoumá, zda skutečně byly splněny všechny podmínky, které vydal ve formě rozhodnutí o registraci akce. Pokud ano, teprve po vydání rozhodnutí o účasti státního rozpočtu je možné podepsat příslušnou smlouvu. Bez vydání rozhodnutí o účasti SR není akce finančně zajištěna a nesmí být realizována.

V případě ÚSC a příspěvkových organizací se postupuje dle interně nastavených pravidel ÚSC, resp. dle zásad stanovených ve zřizovací listině příspěvkové organizace.

Je nutné poznamenat, že výsledná smlouva vždy musí odpovídat podmínkám schváleného investičního záměru a právního aktu, kterým byla investice schválena.

Kopii nebo druhopis právního aktu o přidělení prostředků na investici (např. rozhodnutí o účasti státního rozpočtu na financování akce) by měl mít v souladu s nastaveným oběhem účetních dokladů k dispozici ekonomický útvar, který má na starosti rozpočet organizace.

Začíná po podpisu příslušné smlouvy.

V případě sjednané smlouvy by měly být respektovány základní zásady zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále i „NOZ“). Konkrétně jde v případě majetku zejména o:

Smlouvou o dílo se pro objednatele dílo a

provede dílo k provedení díla

Je-li k provedení díla nutná , má zhotovitel právo podle své volby:

Pokud má dílo provádět na vlastní nebezpečí, musí mít svobodu v rozhodování o postupech provedení. Příkazy objednatele ohledně způsobu provádění díla je zhotovitel vázán, jen plyne-li to ze zvyklostí, anebo

, nebo příkazu, který mu objednatel dal. To neplatí, nemohl-li nevhodnost zjistit ani při vynaložení potřebné péče.

až do výměny věci nebo změny příkazu; trvá-li objednatel na provádění díla s použitím předané věci nebo podle daného příkazu, má zhotovitel právo požadovat, aby tak objednatel učinil v písemné formě.

Dílo je . Objednatel převezme dokončené dílo s výhradami, nebo bez výhrad. , namítne-li zhotovitel, že právo nebylo uplatněno včas.

Provádí-li se .

K účasti na nich zhotovitel objednatele včas přizve; nezúčastní-li se objednatel zkoušky a nevylučuje-li to povaha věci, nebrání to jejich provedení.

Výsledek zkoušky je zachycen v zápisu; není-li objednatel přítomen, potvrdí zápis místo něho hodnověrná, odborně způsobilá a nestranná osoba, jež se zkoušek zúčastnila. Nepříčí-li se to povaze závazku, je zhotovitel povinen objednateli na jeho žádost zápis předat.

Kopii nebo druhopis smlouvy by měl v souladu s nastaveným oběhem účetních dokladů mít k dispozici útvar účetnictví.

Již jsme zmiňovali, že zadavatel by si měl smluvní podmínky „pohlídat“. Mezi základní patří např., že až na odůvodněné výjimky neposkytuje zálohy a platí až po bezchybně a v souladu s předpisy a normami dodaném plnění. Může platit i po částech, např. v případě stavby po řádném dokončení smluvně vymezeného celku. Ani fakturace by neměla být automatickou záležitostí. Musí být navázána na řádné převzetí díla nebo jeho části. Tady by si zadavatel měl, pokud sám nedisponuje dostatečnou odborností pro převzetí díla nebo jeho části, vyhradit, že tak bude činit prostřednictvím odborně způsobilé osoby, jež stanoví pokyny, jichž je zhotovitel povinen dbát. Zadavatel by měl jednoznačně vybrat takovou osobu, která disponuje dostatečnou teoretickou a praktickou kvalifikací v předmětu díla. Rovněž tato osoba musí být k zadavateli loajální a musí důsledně dbát na obhajobu jeho zájmů, které musí bezpodmínečně ve vztahu k dodavateli prosazovat. Tato odborně způsobilá osoba musí mít k dispozici uzavřenou smlouvu na realizaci díla, včetně všech projektů, závazných stanovisek, povolení, posudků... a také nabídku zhotovitele. Jde o to, aby měla dostatečný pro obhajování práv zadavatele. V tomto případě může zadavateli ušetřit spoustu problémů se skrytými závadami a budoucími reklamacemi.

Oprávnění k fakturaci musí být navázáno na převzetí díla nebo jeho části bez vad a nedodělků, za dodržení příslušných norem a kvality. Přijatá dodavatelská faktura musí být zařazena do knihy došlých faktur. Dodavatelskou fakturu by měla před proplacením po věcné stránce zkontrolovat odborně způsobilá osoba. Po stránce formální, početní správnosti a správnosti číselných údajů pak odborný zaměstnanec ÚJ. Zkontrolovaná faktura je z pohledu finanční kontroly podkladem pro vyjádření II. fáze finanční kontroly dle ZFK - tzn. schválení výdaje příkazcem operace a hlavní účetní. Poté je možné fakturu proplatit a účtovat o úhradě závazku za dodavatelem.

Zde je opět nutná úzká spolupráce odborného útvaru majetkové správy, resp. investic a ekonomického útvaru v oblasti účetnictví. Jednoznačně by měl být popsán tok dokumentů a informací včetně formy času (okamžiku) předání a mezi těmito útvary v oběhu účetních dokladů (dále i „OUD“). Je velmi důležité, aby se úplná a správná informace a dokument vytvořený na základě věrohodných, úplných, včasných a zkontrolovaných dokladů dostaly včas na útvar účetnictví. Ten v případě pořízení majetku postupným způsobem (např. výstavbou nemovitosti) musí začít účtovat o tzv. nedokončeném dlouhodobém majetku a to o nákladech na přímé pořízení příslušného majetku, ale i o nákladech spojených s pořízením majetku - viz § 55 a násl. vyhlášky č. 410/2009 Sb. Toto účtování probíhá postupně kumulativním způsobem až do fáze, kdy je dílo (majetek) dokončeno tak, že je způsobilé k řádnému užívání.

Znamená to, že u díla by měly být odstraněny všechny kolaudační vady nebo vady bránící řádnému převzetí díla. Tím vzniká objednateli povinnost dílo převzít a zaplatit, aby nebyl v prodlení.

Způsobilost k řádnému užívání díla v souladu s příslušnými předpisy musí být prokázána např. kolaudačním rozhodnutím v případě stavby se stavebním povolením, atesty, revizemi, měřeními, doklady prokazujícími shodu výrobků, doklady o ekologické likvidaci odpadu, registrací auta v registru vozidel a sjednáním povinného ručení. Teprve, je-li vše řádně stvrzeno v závěrečném protokolu o převzetí díla a řádné doloženo, měl by dodavateli vniknout nárok na vystavení závěrečné faktury nebo proplacení tzv. pozastávky.

Bezchybná, úplná a včasná dodávka díla by měla prokázat jednoznačný soulad s investičním záměrem, právním aktem o schválení investice a rozhodnutím o přidělení rozpočtových prostředků.

Doložení způsobilosti k řádnému užívání díla by opět dle vnitřního OUD mělo spolu se závěrečnou fakturou být bezodkladně předáno útvaru účetnictví, aby tento mohl provést úhradu závěrečné faktury. Poté by ale měl přistoupit rovněž ke kumulaci nákladů na pořízení majetku a uznatelných nákladů souvisejí cích s pořízením majetku (§ 55 a násl. vyhlášky č. 410/2009 Sb.), evidovaných na účtu nedokončeného dlouhodobého majetku do ocenění konkrétního majetku. Částku ocenění konkrétního majetku pak účetní útvar přeúčtuje z účtu pořízení dlouhodobého investičního majetku na příslušný majetkový účet.

Po bezchybném převzetí majetku, jeho závěrečné úhradě a zaúčtování je nutné provést i závěrečné vypořádání . V případě OSS organizace požádá správce rozpočtové kapitoly o tzv. závěrečné vyhodnocení akce. K němu musí přikládat doklad o splnění parametrů akce, předávací protokol akce, všechny doklady prokazující způsobilost majetku k užívání, kopie všech faktur a dokladů o jejich zaplacení a kopie účetních dokladů o pořizování majetku na účet nedokončeného dlouhodobého majetku, resp. následné přeúčtování na příslušný majetkový účet. Pokud správce rozpočtové kapitoly doklady odsouhlasí jako dostatečné a průkazné, vydá správce rozpočtové kapitoly tzv. rozhodnutí o závěrečném vyhodnocení akce. Jak jsme již zmiňovali, tento proces může být poněkud specificky upraven v případě ÚSC a příspěvkových organizací.

V souvislosti s výše uvedeným popisem pořízení majetku je vhodné prostudovat metodický pokyn CHJ č. 3 nazvaný Metodika veřejného nakupování s podtitulem Naplňování principů 3E v praxi veřejného nakupování. Konečně i metodika podpořila filozofii, že základem veřejného investování jsou potřeba, záměr a zdůvodnění potřeby, které se dále musí prolínat prostřednictvím finanční kontroly do výběrového řízení. Výběrové řízení nemůže být nikdy cílem, ale pouze prostředkem pro dosažení účelnosti, efektivnosti a hospodárnosti pořízení majetku. Stejně důležité je následné uzavření smlouvy, dodání díla a jeho přebírání s důrazem na splnění norem, předpisů a smluvních ujednání. Následně musí být vyhodnoceno, jestli pořízením majetku byly naplněny prvotní cíle. Takto komplexně je třeba k veřejnému nakupování přistupovat.

CHJ Ministerstva financí metodiku vydala 7. 7. 2016 a účinná má být od 1. 10. 2016. Usnesení vlády ČR ze dne 7. července 2016 č. 620 doporučuje členům vlády, vedoucím ostatních správních úřadů, hejtmanům a primátorce hlavního města Prahy postupovat v souladu s tímto metodickým pokynem.