V článku si porovnáme podmínky pro uplatnění cestovních náhrad v roce 2016 a 2017 při použití auta zaměstnance k pracovní cestě u jeho zaměstnavatele.
Auto zaměstnance na pracovní cestě - srovnání roku 2016 a 2017
Ing.
Ivan
Macháček,
je daňovým poradcem
Použití automobilu zaměstnance k pracovní cestě podle zákoníku práce
Použitím automobilu zaměstnance k pracovní cestě se zabývá § 157 odst. 2 a 3 zákoníku práce. Jsou zde rozlišeny dva případy použití automobilu zaměstnance s odlišným řešením cestovních náhrad. První případ vyplývá z odst. 2 tohoto ustanovení ZP.
V případě, že zaměstnanec použije se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek včetně silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, pak zaměstnanci přísluší náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek.
Druhý případ vyplývá z odst. 3 tohoto ustanovení ZP. Pokud zaměstnanec použije na žádost zaměstnavatele silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, pak zaměstnanci přísluší za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty.
Obecně se vychází z § 153 odst. 1 ZP, kde se uvádí, že podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel, přičemž přihlíží k oprávněným zájmům zaměstnance.
Jiným silničním motorovým vozidlem, které ve smyslu § 157 odst. 2 a odst. 3 ZP použije zaměstnanec k pracovní cestě, může být vlastní vozidlo zaměstnance, vozidlo, které si zaměstnanec vypůjčil od známých, příbuzných či z půjčovny, může jít i o vozidlo zaměstnance, který je současně podnikatelem a vozidlo využívá pro podnikatelské účely, ale nemá je vložené do obchodního majetku, popř.může jít o vozidlo pořízené na finanční leasing. Podstatné vždy je, že nejde o vozidlo poskytnuté zaměstnavatelem.
Z výše uvedeného vyplývá, že zásadní podmínkou pro poskytnutí základní náhrady a náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty je, že zaměstnanec použije soukromé silniční motorové vozidlo k výkonu pracovní cesty (tuzemské či zahraniční) na výslovnou žádost zaměstnavatele. Pokud by zaměstnavatel například určil jako způsob dopravy autobus nebo vlak a zaměstnanec by se souhlasem zaměstnavatele použil na pracovní cestu svůj soukromý osobní automobil, nebude mít zaměstnanec nárok na proplacení cestovních náhrad za použití osobního automobilu.
Výše sazby základní náhrady a náhrady za spotřebované PHM
V § 189 odst. 1 ZP se uvádí, že v pravidelném termínu od 1. ledna Ministerstvo práce a sociálních věcí vyhláškou mění jak sazbu základní náhrady za používání silničních motorových vozidel, tak stanoví průměrnou cenu pohonných hmot pro účely výpočtu náhrady za spotřebované pohonné hmoty. Pro rok 2016 to byla vyhláška č. 385/2015 Sb. a pro rok 2017 je to vyhláška č. 440/2016 Sb.
Sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí v roce 2017 podle vyhlášky MPSV č. 440/2016 Sb. a v návaznosti na § 157 odst. 4 a 5 zákoníku práce u silničních motorových vozidel:
-
U zaměstnavatelů podnikatelské sféry u osobních silničních motorových vozidel nejméně 3,90 Kč/km, při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zaměstnavatel sazbu základní náhrady za 1 km jízdy zvýší nejméně o 15 %. V případě, že zaměstnanec na základě žádosti zaměstnavatele použije na pracovní cestu soukromý nákladní automobil nebo autobus, popřípadě traktor, přísluší zaměstnanci základní náhrada nejméně ve výši dvojnásobku sazby stanovené pro osobní automobil. Nebyla-li výše sazby základní náhrady sjednána (v kolektivní smlouvě), nebo určena zaměstnavatelem (např. vnitřním předpisem) před vysláním zaměstnance na pracovní cestu, přísluší zaměstnanci dle § 158 odst. 1 zákoníku práce sazba základní náhrady v minimální výši, jak je uvedeno (3,90 Kč/km u osobních silničních motorových vozidel).
-
U zaměstnavatelů nepodnikatelské sféry sazbu základní náhrady nelze sjednat nebo před pracovní cestou určit ve vyšší částce (pro osobní silniční motorové vozidlo platí 3,90 Kč/km pro rok 2017).
Touto vyhláškou došlo proti roku 2016 ke zvýšení sazby základní náhrady z 3,80 Kč na 3,90 Kč.
Náhradu za spotřebované pohonné hmoty určí zaměstnavatel ve výši násobku ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty vozidlem. Při výpočtu výše náhrady za spotřebované pohonné hmoty se podle § 158 odst. 3 zákoníku práce vychází z ceny pohonné hmoty, kterou prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou.
Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen.
Jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem neprokáže cenu pohonné hmoty, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu pohonné hmoty stanovenou vyhláškou MPSV.
Průměrné ceny PHM v Kč/litr v letech 2016 a 2017 (dle vyhlášek MPSV)
I------------------------------------------------------I----------I----------I I Druh pohonných hmot I 2016 I 2017 I I------------------------------------------------------I----------I----------I I Benzin automobilový 95 oktanů I 29,70 I 29,50 I I------------------------------------------------------I----------I----------I I Benzin automobilový 98 oktanů I 33,00 I 32,50 I I------------------------------------------------------I----------I----------I I Motorová nafta I 29,50 I 28,60 I I------------------------------------------------------I----------I----------I
V případě, že poplatník chce uplatnit ceny vyšší (nakupuje za ceny vyšší, než jsou vyhlášené průměrné ceny pohonných hmot), je povinen doložit cenu doklady o jejich nákupu (nedokládá však vlastní spotřebu pohonných hmot).
Srovnáme-li skutečné ceny PHM v letech 2016 a 2017, dojdeme k odlišným optimalizačním řešením u zaměstnance při použití jeho automobilu k pracovní cestě.
V prvním pololetí roku 2016 byla stále u většiny čerpacích stanic cena PHM nižší, než byla cena stanovená ve vyhlášce MPSV pro rok 2016. Za této situace bylo pro zaměstnance výhodnější neprokazovat cenu PHM dokladem o nákupu PHM, takže zaměstnavatel při určení výše náhrady za spotřebované PHM vycházel z průměrné ceny PHM stanovené vyhláškou MPSV. Ve druhém pololetí roku 2016 se situace otočila, postupně docházelo ke zvyšování ceny PHM a tato situace s menšími výkyvy trvá i v letošním roce. Za této situace je pro zaměstnance výhodnější prokazovat cenu PHM dokladem o nákupu PHM a zaměstnavatel pak při určení náhrady za spotřebované PHM vychází z dokladu předloženého zaměstnancem.
Spotřebu pohonné hmoty silničního motorového vozidla vypočítá zaměstnavatel z údajů o spotřebě, uvedených v technickém průkazu použitého vozidla, které je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit. Jestliže technický průkaz vozidla tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců.
Při určení spotřeby pohonné hmoty použije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie, který je uveden v technickém průkazu použitého vozidla (v tomto případě se nepočítá spotřeba pohonných hmot aritmetickým průměrem údajů z technického průkazu). Není-li údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem EU v technickém průkazu uveden, vypočte zaměstnavatel spotřebu pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů uvedených v technickém průkazu.
Příklad č. 1:
Zaměstnanec na žádost zaměstnavatele použil v květnu 2016 vlastní soukromé vozidlo na tuzemskou pracovní cestu. V technickém průkazu vozidla je uvedena spotřeba paliva pro kombinovaný provoz 5,6 l na 100 km. Zaměstnanec v průběhu dvoudenní tuzemské pracovní cesty najel 1 250 km. Zaměstnavatel nestanovil zvýšenou sazbu základní náhrady.
Varianta A:
Zaměstnanec předloží doklad o nákupu 40 a 38 litrů benzinu BA-95 za stejnou cenu 27,90 Kč/l, přičemž se datum dokladu o tankování benzinu shoduje s datem konání pracovní cesty.
Spotřeba pohonné hmoty činí 5,6 l/100 km.
Výpočet základní náhrady: 3,80 Kč/km x 1 250 km = 4 750 Kč
Výpočet náhrady za spotřebované PHM: 5,6: 100 x 1 250 km x 27,90 Kč/l = 1 953 Kč
Celková náhrada za použití osobního automobilu: 4 750 Kč + 1 953 Kč = 6 703 Kč
Varianta B:
Zaměstnanec nepředložil zaměstnavateli doklad o nákupu benzinu.
Výpočet základní náhrady: 3,80 Kč/km x 1 250 km = 4 750 Kč
Cena benzinu: dle vyhlášky č. 385/2015 Sb. ve výši 29,70 Kč/l
Výpočet náhrady za spotřebované PHM: 5,6: 100 x 1 250 km x 29,70 Kč/l = 2 079 Kč
Celková náhrada za použití osobního automobilu: 4 750 Kč + 2 079 Kč = 6 829 Kč, tedy o 126 Kč více, než ve variantě A
Příklad č. 2:
Zaměstnanec na žádost zaměstnavatele použije v květnu 2017 vlastní soukromé vozidlo na tuzemskou pracovní cestu. V technickém průkazu vozidla je uvedena spotřeba paliva pro kombinovaný provoz 5,6 l na 100 km. Zaměstnanec v průběhu dvoudenní tuzemské pracovní cesty najede 1 250 km. Zaměstnavatel nestanovil zvýšenou sazbu základní náhrady.
Varianta A:
Zaměstnanec předloží doklad o nákupu 40 a 38 litrů benzinu BA-95 za stejnou cenu 30,40 Kč/l, přičemž se datum dokladu o tankování benzinu shoduje s datem konání pracovní cesty.
Spotřeba pohonné hmoty činí 5,6 l/100 km.
Výpočet základní náhrady: 3,90 Kč/km x 1 250 km = 4 875 Kč
Výpočet náhrady za spotřebované PHM: 5,6: 100 x 1 250 km x 30,40 Kč/l = 2 128 Kč
Celková náhrada za použití osobního automobilu: 4 875 Kč + 2 128 Kč = 7 003 Kč
Varianta B:
Zaměstnanec nepředložil zaměstnavateli doklad o nákupu benzinu.
Výpočet základní náhrady: 3,90 Kč/km x 1 250 km = 4 875 Kč
Cena benzinu dle vyhlášky č. 440/2016 Sb. ve výši 29,50 Kč/l
Výpočet náhrady za spotřebované PHM: 5,6: 100 x 1 250 km x 29,50 Kč/l = 2 065 Kč
Celková náhrada za použití osobního automobilu: 4 875 Kč + 2 065 Kč = 6 940 Kč, tedy o 63 Kč méně než ve variantě A
Závěr
Pokud by došlo k poklesu cen pohonných hmot v průběhu roku 2017, bude pro zaměstnance výhodnější nepředložit zaměstnavateli doklad o nákupu PHM a uplatnit ceny spotřebovaných PHM podle vyhlášky č. 440/2016 Sb. Naopak, pokud by byly prodejní ceny PHM v průběhu roku 2017 vyšší proti cenám uvedeným ve vyhlášce č. 440/2016 Sb., bude pro zaměstnance vhodné předložit zaměstnavateli při vyúčtování pracovní cesty doklady o nákupu PHM.
Použití soukromého vozidla zaměstnance na zahraniční pracovní cestu
Použije-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele na zahraniční pracovní cestu silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla zaměstnavatele, přísluší mu za každý 1 km jízdy sazba základní náhrady a náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Postup je shodný jak při tuzemské pracovní cestě s tím rozdílem, že dle § 167 zákoníku práce náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně a doložené ceně je povinen zaměstnavatel uhradit zaměstnanci pouze za kilometry ujeté mimo území ČR. Nemá-li z vážných důvodů zaměstnanec doklad o nákupu pohonné hmoty mimo území ČR, může mu zaměstnavatel poskytnout náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně i na základě jeho prohlášení o skutečně vynaložené ceně pohonné hmoty a důvodech jejího nedoložení.
Příklad č. 3:
Zaměstnanec na žádost zaměstnavatele použije v červnu 2017 k pracovní cestě do Rakouska vlastní osobní automobil. Průměrná spotřeba vozidla zaměstnance podle technického průkazu činí 5,9 l na 100 km BA-95, zaměstnanec ujel na českém území během pracovní cesty 760 km a v Rakousku 370 km. Zaměstnanec doloží zaměstnavateli doklad o zakoupení benzinu v Rakousku ve výši 30 litrů za 40,50 EUR, doklad o čerpání benzinu v ČR nedoloží. Zaměstnavatel nestanovil zvýšenou sazbu základní náhrady.
Postup:
Zaměstnanec obdrží následující náhrady za použití soukromého osobního vozidla:
-
základní náhrada ve výši (760 km + 370 km) x 3,90 Kč/km = 4 407 Kč,
-
náhrada spotřebovaných pohonných hmot v Kč při průměrné tuzemské ceně BA-95 podle vyhlášky MPSV ve výši 29,50 Kč/l činí: 5,9: 100 x 760 km x 29,50 Kč/l = 1 322,78 Kč,
-
náhrada spotřebovaných pohonných hmot v Rakousku při ceně BA-95 podle předloženého dokladu 1,35 EUR/l činí: 5,9: 100 x 370 km x 1,35 EUR/l = 29,47 EUR.
Celková výše náhrad za použitý osobní automobil bude činit 5 730 Kč a 29,47 EUR.