Příspěvky na správu a služby v SVJ z pohledu práva a účetnictví, 3. část

Co jsou to nezbytné služby, co již službou není, jak může rozhodnout o službách shromáždění vlastníků, jaké jsou náležitosti vyúčtování a jak správně účtovat?

Problematiku poskytování služeb spojených s bydlením upravuje zákon č. 67/2013 Sb., kterým se upravují některé otázky související s poskytováním plnění spojených s užíváním bytů a nebytových prostorů v domě s byty (dále jen „zákon o službách“ nebo „ZoS“). Zákon o službách nabyl účinnosti dne 1. 1. 2014 a postupovalo se podle něj poprvé při vyúčtování služeb za rok 2014. Zákon o službách byl novelizován zákonem č. 104/2015 Sb., kterým se mění zákon č. 67/2013 Sb., kterým se upravují některé otázky související s poskytováním plnění spojených s užíváním bytů a nebytových prostorů v domě s byty, a zákon č. 458/2000 Sb., o podmínkách podnikání a o výkonu státní správy v energetických odvětvích a o změně některých zákonů (energetický zákon), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon č. 104/2015 Sb.“), kdy tato novela nabyla účinnosti dne 1. 1. 2016 Sb., tudíž podle této novely se postupovalo při vyúčtování služeb za rok 2016. Zároveň pro tuto novelu platí, že rozúčtování a vyúčtování nákladů na služby za zúčtovací období, které započalo přede dnem nabytí účinnosti této novely, se provede podle ZoS, ve znění účinném přede dnem nabytí účinnosti této novely. Účinnost těchto dvou zákonů je důležitá nejen z pohledu rozúčtování a vyúčtování nákladů za služby, ale i s ohledem na obecnou tříletou promlčecí lhůtu pro vzájemná plnění uživatelů a poskytovatelů služeb.

Už ze samotného názvu zákona vyplývá, že se vztahuje na byty a „přiměřeně“ na nebytové prostory v domě s byty. To znamená, že podle tohoto ZoS budou postupovat vlastníci – pronajímatelé, SVJ a bytová družstva.

Otázku přiměřenosti použití zákona na nebytové prostory v domě s byty lze vyložit volněji, v rozsahu, v němž to neodporuje rozdílné povaze bytů a nebytových prostor.

Poskytovatelem služeb je:

Příjemcem služeb je:

Osobami rozhodnými pro rozúčtování služeb jsou:

Příjemce služeb je pak povinen písemně oznámit poskytovateli služeb a bez zbytečného odkladu změny v počtu osob rozhodných pro rozúčtování (§ 12 ZoS). Občanský zákoník tuto povinnost upravuje na dvou místech odlišně od ZoS. V § 1177 odst. 2 NOZ:

Pro vztah pronajímatele (včetně družstva) a nájemce stanoví § 2272 odst. 1 NOZ, že přijme-li nájemce nového člena své domácnosti, oznámí zvýšení počtu osob žijících v bytě bez zbytečného odkladu pronajímateli; neučiní-li to nájemce ani do dvou měsíců poté, co změna nastala, má se za to, že závažně porušil svou povinnost. Dle § 2273 NOZ pak sníží-li se počet členů nájemcovy domácnosti, oznámí to nájemce pronajímateli bez zbytečného odkladu.

Vztah obou úprav je rozporuplný a další rozpor pak přináší již zmíněný § 12 ZoS. Úprava v NOZ je přísnější, a proto bude splnění informační povinnosti jí uložené současně splněním informační povinnosti dle ZoS, bude-li učiněno v písemné formě. Takový způsob z praktických důvodů doporučujeme spíše než spoléhání na zvláštní právní úpravu v ZoS, a to i přesto, že ZoS je ve vztahu k NOZ zákonem speciálním, tedy by měl mít přednost.

Službami jsou zejména:

Zákon o službách v § 3 uvádí demonstrativní výčet služeb, zákonodárce použil slova „zejména“, kdy výčet služeb není konečný, ale zároveň chtěl vyjádřit, že jde o tzv. nezbytné služby, které jsou s bydlením spojené a bez kterých se příjemce služeb neobejde. Jestliže jde o demonstrativní (příkladný) výčet služeb, je možné jeho rozsah rozšířit dohodou mezi uživatelem a poskytovatelem služeb nebo na základě rozhodnutí družstva nebo společenství (§ 3 odst. 2 zákona o službách). U bytového družstva se musí jednat o rozhodnutí na členské schůzi – usnesení členské schůze a u SVJ musí svým usnesením rozhodnout shromáždění. I tato rozhodnutí nejvyšších orgánů však musí respektovat , tj. závazná ustanovení zákona o službách o tom, co je a není nákladem na služby. V rozhodnutí je nutno uvést, od kterého roku je účinné, pro které zúčtovací období se použije.

Náklady na služby; revize zařízení nejsou službami

Zákon o službách v § 2 písm. d) uvádí co si pod tímto pojmem představit.

Zúčtovacím obdobím je období, za které poskytovatel služeb provede rozúčtování a následné vyúčtování nákladů; zúčtovací období je nejvýše dvanáctiměsíční a jeho počátek určí poskytovatel služeb. Může tak učinit jednostranně, nic však nebrání tomu, aby tak učinil ve smlouvě s příjemcem služeb.

Poskytovatel služeb má právo požadovat na příjemci služeb placení záloh na služby (§ 4 odst. 1 ZoS).

Výši záloh si dle § 4 odst. 1 ZoS poskytovatel služeb s příjemcem služeb ujednají, nebo o ní rozhodne družstvo, nebo SVJ. Ve vztahu vlastníka jednotky a SVJ se uplatní § 1181 odst. 1 NOZ: Dle § 1208 písm. e) NOZ patří schválení výše záloh na úhradu služeb do působnosti shromáždění SVJ; jde o vyhrazenou působnost shromáždění (§ 1205 odst. 1 NOZ). Dle § 1200 odst. 2 písm. g) NOZ pravidla pro úhradu cen služeb mají obsahovat stanovy SVJ. Družstvo ani SVJ není při určení výše záloh dle § 4 odst. 1 ZoS vázáno způsoby uvedenými v § 4 odst. 2 ZoS, protože uvedené ustanovení se aplikuje až tehdy, není-li výše určena rozhodnutím družstva nebo SVJ; použít je ale může.

Poskytovatel služeb určí (výši) záloh jedním z následujících tří způsobů jako měsíční podíl:

Zvláštní úpravu obsahuje § 4 odst. 3 ZoS pro

Dle § 4 odst. 4 ZoS má poskytovatel služeb právo změnit v průběhu roku měsíční zálohu v míře odpovídající změně ceny služby nebo z dalších oprávněných důvodů, zejména změny rozsahu nebo kvality služby. Výčet důvodů je demonstrativní. Změněná měsíční záloha může být požadována nejdříve od prvního dne měsíce následujícího po doručení písemného oznámení nové výše zálohy. Změna ujednáním není omezena. Změna výše měsíční zálohy musí být v oznámení řádně odůvodněna, jinak ke zvýšení zálohy nedojde.

Rozúčtováním se dle § 2 písm. e) ZoS rozumí vyčíslení výše nákladů za poskytované služby v daném zúčtovacím období pro jednotlivé příjemce služeb a způsob rozdělení nákladů za služby. Rozúčtování předpokládá alespoň dva příjemce služeb ve vztahu k témuž poskytovateli služeb. Dle § 5 odst. 1 ZoS způsob roz­účto­vání:

Změna způsobu rozúčtování je možná vždy až po uplynutí zúčtovacího období.

Nedojde-li k ujednání nebo rozhodnutí, je obecným a pro přehlednost až na posledním místě uvedeným dispozitivním pravidlem, že náklady na služby (například provoz výtahu, osvětlení společných prostor, úklid společných prostor) ujednané mezi poskytovatelem a příjemcem služeb se rozúčtují podle počtu osob rozhodných pro rozúčtování [§ 5 odst. 2 písm. d) ZoS]. Výjimky z uvedeného obecného pravidla uvádí § 5 odst. 2 písm. a) až c) ZOS a § 6 ZoS.

Náklady na dodávku vody a odvádění odpadních vod se rozúčtují dle hodnot naměřených na podružných vodoměrech, avšak jen za předpokladu, že jsou instalovány ve všech bytech nebo nebytových prostorech v domě. Není-li tomu tak, k čemuž stačí jeden takový prostor, pak se tyto náklady rozúčtují podle směrných čísel roční spotřeby vody. Náklady na provoz a čištění komínů se rozúčtují podle počtu využívaných vyústění do komínů. Náklady na umožnění příjmu rozhlasového a televizního signálu podle počtu kabelových zásuvek.

Tomuto velmi složitému problému je věnován § 6 ZoS. Problematiku nijak blíže v tomto článku nerozvádíme, uvádíme jen to, co říká ZoS, jelikož se jedná o specifickou oblast v poskytování služeb spojených s bydlením, která si zasluhuje samostatný rozbor, což v rámci daného tématu není možné tímto článkem postihnout.

Náklady na vytápění v případě, že není stanovena povinnost instalace stanovených měřidel podle zákona č. 505/1990 Sb., o metrologii, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o metrologii“), nebo zařízení pro rozdělování nákladů na vytápění, a náklady na společnou přípravu teplé vody pro dům z náměrů vodoměrů na teplou vodu podle jiného právního předpisu se rozúčtují na základě ujednání poskytovatele služeb se všemi nájemci v domě, u družstevních bytů na základě ujednání družstva se všemi nájemci v domě, kteří jsou zároveň členy družstva, u společenství ujednáním všech vlastníků jednotek. Pokud k dohodě nedojde, rozúčtují se náklady na vytápění a společnou přípravu teplé vody podle jiného právního předpisu upravujícího podrobnosti pro rozúčtování nákladů na dodávku tepla a společnou přípravu teplé vody v domě. Změna způsobu rozúčtování nákladů na vytápění a společnou přípravu teplé vody pro dům je možná vždy až po skončení zúčtovacího období.

Pokud je jiným právním předpisem stanovena povinnost instalace stanovených měřidel podle zákona o metrologii nebo zařízení pro rozdělování nákladů na vytápění a nákladů na společnou přípravu teplé vody pro dům z náměrů vodoměrů na teplou vodu, rozdělí se náklady na vytápění v zúčtovací jednotce za zúčtovací období na složku základní a spotřební. Základní složka je rozdělena mezi příjemce služeb podle poměru velikosti započitatelné podlahové plochy bytu nebo nebytového prostoru k celkové započitatelné podlahové ploše bytů a nebytových prostorů v zúčtovací jednotce. Spotřební složka je rozdělována mezi příjemce služeb úměrně výši náměrů stanovených měřidel podle zákona o metrologii nebo zařízení pro rozdělování nákladů na vytápění s použitím korekcí a výpočtových metod, zohledňujících i rozdílnou náročnost vytápěných místností na dodávku tepelné energie danou jejich polohou.

Rozdíly v nákladech na vytápění připadající na 1 m² započitatelné podlahové plochy nesmí překročit u příjemce služeb s měřením nebo zařízením pro rozdělování nákladů na vytápění v zúčtovací jednotce hodnoty určené jako spodní a horní hranice oproti průměru zúčtovací jednotky v daném zúčtovacím období. V případě překročení přípustných rozdílů musí být provedena úprava výpočtové metody. Neumožní-li příjemce služeb instalaci stanovených měřidel podle zákona o metrologii nebo zařízení pro rozdělování nákladů na vytápění, nebo přes opakované prokazatelné upozornění neumožní jejich odečet, nebo je neoprávněně ovlivní, činí v daném zúčtovacím období u tohoto příjemce služeb spotřební složka nákladů trojnásobek průměrné hodnoty spotřební složky nákladů připadajících na 1 m² započitatelné podlahové plochy zúčtovací jednotky.

Náklady na společnou přípravu teplé vody pro zúčtovací jednotku za zúčtovací období tvořené náklady na tepelnou energii spotřebovanou na ohřev vody a náklady na spotřebovanou vodu se rozdělí na složku základní a spotřební. Základní složka je rozdělena mezi příjemce služeb podle poměru velikosti podlahové plochy bytu nebo nebytového prostoru k celkové podlahové ploše bytů a nebytových prostorů v zúčtovací jednotce. Spotřební složka se rozdělí mezi příjemce služeb poměrně podle náměrů vodoměrů na teplou vodu instalovaných u příjemců služeb. Neumožní-li příjemce služeb instalaci vodoměrů na teplou vodu nebo přes opakované prokazatelné upozornění neumožní jejich odečet, nebo je neoprávněně ovlivní, činí v daném zúčtovacím období u tohoto příjemce služeb spotřební složka nákladů trojnásobek průměrné hodnoty spotřební složky nákladů připadajících na 1 m² podlahové plochy zúčtovací jednotky.

Dle § 2 písm. f) ZoS se vyúčtováním rozumí vyčíslení skutečné výše nákladů na služby a záloh na jednotlivé služby v daném zúčtovacím období. Za předpokladu, že není jiným právním předpisem stanoveno jinak, provede poskytovatel služeb dle § 7 odst. 1 ZoS vyúčtování a doručí jej příjemci služeb nejpozději do čtyř měsíců od skončení zúčtovacího období. Vyúčtování se neprovádí, byla-li dohodnuta paušální úhrada nákladů na služby dle § 9 odst. 1 ZoS (i v takovém případě ale platí § 9 odst. 3 ZoS).

Náležitosti vyúčtování upravuje § 7 odst. 2 ZoS. Ve vyúčtování musí poskytovatel služeb uvést skutečnou výši nákladů na služby v členění podle poskytovaných služeb se všemi potřebnými náležitostmi tak, aby výše ­případných rozdílů ve vyúčtování byla zřejmá a kontrolovatelná z hlediska způsobů a pravidel ujednaných pro rozúčtování; vždy uvede celkovou výši přijatých měsíčních záloh za služby.

Dle § 1181 odst. 1 NOZ má vlastník jednotky právo, aby mu osoba odpovědná za správu domu (viz § 1190 NOZ) zálohy včas vyúčtovala, zpravidla nejpozději do čtyř měsíců od skončení zúčtovacího období.

NOZ v § 1181 odst. 2 a § 2252 odst. 2 hovoří o splatnosti nedoplatku (nákladů na služby) nebo přeplatku záloh. Oproti tomu ZoS hovoří v § 1 odst. 1 o vypořádání nákladů na služby, v § 7 odst. 3 o finančním vyrovnání. Všechny uvedené pojmy mají mít stejný obsah.

Finanční vyrovnání má být provedeno v dohodnuté lhůtě, nejpozději však ode dne doručení vyúčtování příjemci služeb; počátek a tím i konec lhůty se může v závislosti na dni doručení u jednotlivých příjemců služeb lišit. Poruší-li poskytovatel služeb svou povinnost doručit vyúčtování v zákonné či dohodnuté lhůtě, lhůta k provedení finančního vyrovnání nezačne běžet a sankcí pro poskytovatele je pokuta (§ 13 ZoS). Dohodou lze lhůtu pro finanční vyrovnání libovolně zkrátit, avšak vždy jen v mezích zákonem stanovených čtyřech měsíců od doručení vyúčtování příjemci služeb.

Podle § 1181 odst. 2 NOZ, není-li určena doba splatnosti nedoplatku nebo přeplatku záloh, jsou splatné k témuž dni do tří měsíců po uplynutí lhůty pro vyúčtování.

Pro vztah SVJ a vlastníků jednotek tak platí lhůta o měsíc kratší, což vlastníkovi jednotky poskytuje měsíc na vyrovnání například s nájemníkem, je-li zúčtovací období shodné. Při nájmu prostor k bydlení či podnikání se uplatní § 2252 odst. 2 NOZ, dle kterého jsou nedoplatek i přeplatek záloh na poskytnuté služby splatné k témuž dni a není-li ujednána jiná doba, jsou splatné do tří měsíců po uplynutí lhůty uvedené v § 2252 odst. 1 NOZ (zpravidla nejpozději čtyři měsíce od skončení zúčtovacího období).

Na základě písemné žádosti příjemce služeb je poskytovatel služeb povinen nejpozději do pěti měsíců po skončení zúčtovacího období doložit příjemci služeb náklady na jednotlivé služby, způsob jejich rozúčtování, způsob stanovení výše záloh za služby a provedení vyúčtování podle ZoS a umožnit příjemci služeb pořízení kopie podkladů (§ 8 ZoS). O lhůtě platí, co bylo uvedeno výše. Náklady na pořízení kopií podkladů nese příjemce služeb; poskytovatel služeb tedy není povinen zhotovovat kopie podkladů na své náklady. Zákon o službách v současném znění neomezuje příjemce služeb v možnosti podat žádost z hlediska času jinak než promlčením; podá-li příjemce služeb žádost po uplynutí pěti měsíců po (resp. od) skončení zúčtovacího období, bude poskytovatel povinen umožnit nahlížení bez zbytečného odkladu.

Při nájmu prostor k bydlení či podnikání se uplatní § 2252 odst. 1 NOZ, dle kterého požádá-li o to nájemce, umožní mu pronajímatel zpravidla nejpozději do čtyř měsíců po skončení zúčtovacího období nahlédnout do vyúčtování nákladů na poskytnuté služby za minulý kalendářní rok, jakož i pořídit si z vyúčtování výpisy, opisy nebo kopie; totéž platí o dokladech týkajících se účtovaných nákladů.

Ve vztahu SVJ a vlastníka jednotky upravuje možnost nahlížet do podkladů obecně § 1179 NOZ, dle kterého vlastník jednotky může u osoby odpovědné za správu domu (§ 1190 NOZ) nahlížet do smluv uzavřených ve věcech správy (§ 1189 NOZ), jakož i do účetních knih a dokladů. Obecná lhůta nejpozději do pěti měsíců od skončení zúčtovacího období dle § 8 ZoS se uplatní i zde, neboť úprava bytového spoluvlastnictví ohledně lhůty mlčí.

Případné námitky ke způsobu a obsahu vyúčtování předloží příjemce služeb poskytovateli služeb:

Vyřízení uplatněných námitek musí být poskytovatelem služeb uskutečněno nejpozději do 30 dnů od doručení námitky.

Podle zákona o službách lze částku nájemného a částku za služby sloučit do samostatné paušální částky, pokud si to strany ujednají. Jako samostatnou paušální platbu lze rovněž ujednat pouze platbu za poskytované služby. V obou případech platí, že platby za poskytované služby se nevyúčtovávají. Písemná dohoda o paušální platbě nemusí být uzavřena se všemi nájemci. Na žádost příjemce služeb má poskytovatel služeb povinnost vystavit pro účely dávek státní sociální podpory poskytovaných v oblasti bydlení (tj. příspěvek na bydlení s doplatek na bydlení) podrobný rozpis paušální platby s vyčíslením jednotlivých položek za zúčtovatelné služby. U nájmů uzavřených na dobu delší než 24 měsíců nebo na dobu neurčitou nelze do paušální platby zahrnout platbu za dodávku tepla a centralizované poskytování teplé vody a dodávku vody a odvádění odpadních vod; platby za tyto služby se musí vždy vyúčtovat.

Zákon o službách řeší neplnění povinností jak poskytovatele služeb, tak příjemce služeb možností uložit jim pokutu.

Jestliže poskytovatel služeb nebo příjemce služeb nesplní svoji povinnost stanovenou ZoS, zejména nesplní-li příjemce služeb povinnost oznámit změnu počtu osob, nebo nedoručí-li poskytovatel služeb včas vyúčtování nebo nesplní povinnosti spojené s právem příjemce služeb nahlížet do podkladů k vyúčtování a povinnosti spojené s vypořádáním námitek, je povinen zaplatit druhé straně pokutu, ledaže by splnění povinností ve stanovené lhůtě nebylo spravedlivé požadovat nebo k nesplnění lhůty došlo zaviněním druhé strany.

Výši pokuty poskytovatel služeb ujedná alespoň s dvoutřetinovou většinou nájemců v domě, nebo o ní rozhodne družstvo, anebo společenství. Ujednaná výše pokuty nesmí přesáhnout 50 Kč za každý započatý den prodlení. Nedojde-li k ujednání s nájemci nebo rozhodnutí družstva anebo společenství, činí výše pokuty 50 Kč za každý započatý den prodlení.

Co se týká účtování, je nutné vycházet zejména ze skutečnosti, že výše uvedené náklady na služby nespotřebovává SVJ, ale jednotliví vlastníci, SVJ pouze zprostředkovává či zajišťuje dodání těchto služeb ze strany dodavatelů. Z toho důvodu jsou náklady na tyto služby účtovány rozvahově, nikoliv výsledkově, SVJ tedy nebude tyto náklady účtovat do účtů účtové třídy č. 5. K zaúčtování těchto nákladů, které jsou skutečnými náklady až vlastníků jednotek, bývá v praxi používán účet 315-Ostatní pohledávky. Znamená to tedy, že přijaté faktury za tyto náklady na služby budou zaúčtovány účetním zápisem MD 315/D 321.

V praxi celkem běžně nastává situace, že zúčtovací období se liší od období účetního, které bývá nastaveno jako kalendářní rok. V takovém případě nezbývá než předpokládanou spotřebu zaúčtovat prostřednictvím účtu 389-Dohadné účty pasivní, a tedy zápisem MD 315/D 389.

Úhrady služeb jsou ze strany vlastníků jednotek prováděny zálohově, tak jak vyplývá z výše uvedeného textu. Protože v případě záloh na služby se jedná o zálohy krátkodobé, tj. do jednoho roku, k zaúčtování těchto záloh je používán účet 324. I v tomto případě narážíme na nutnost či potřebu evidovat i předpisy záloh, stejně jako to bylo uvedeno v případě příspěvku na správu domu a pozemku, pokud se tedy SVJ rozhodne tyto předpisy sledovat v účetnictví, bývá pro tyto účely využíván účet 311. A to i za předpokladu, že v souladu s účetními předpisy se účtuje až o přijaté záloze, nikoliv o předpisu této zálohy, jak bylo uváděno výše v textu. Nicméně, pokud existuje povinnost hradit zálohy, měla by i tato skutečnost být předmětem účetnictví. Pokud tedy přijmeme premisu, že bude účtováno i o předpisu záloh, bude předpis zálohy účtován zápisem MD 311//D 324 a úhrada zálohy MD 221/D 311.

Vyúčtování záloh a nákladů za služby potom probíhá vzájemným proúčtováním účtů 324 a 315 s tím, že v praxi nejčastěji dochází k tomuto proúčtování přes účet 311.

Účtování by tak mohlo vypadat následovně:

Popis účetního případu		MD	D
1.	Předpis záloh na služby	311	324
2.	Úhrada zálohy	221	311
3.	Náklady na služby	315	321
4.	Přeúčtování zůstatků nákladů na jednotlivé služby	311	315
5.	Přeúčtování zůstatků záloh	324	311
6.	Výplata přeplatků	311	221
7.	Úhrada nedoplatků	221	311

Prakticky by to znamenalo, že podle toho, na jaké straně účtu 311 bude po převedení zůstatků účtů 315 a 324 vykázán zůstatek, bude vyplývat, zda vznikl přeplatek nebo nedoplatek na nákladech na služby.

Mnohá SVJ si kladou otázku, jak se mají zachovat, podle kterých právních předpisů se mají řídit, když stále ještě mají „staré“ stanovy.

Pro SVJ platí, že byly do 31. 12. 2016 povinny své stanovy přizpůsobit ustanovením NOZ. V případě, že tak určité SVJ neučinilo, je i tak podřízeno příslušným ustanovením NOZ a logicky také všem dalším právním předpisům, které se problematiky SVJ dotýkají, tedy i ZoS, nařízení vlády č. 366/2013 Sb., o úpravě některých záležitostí souvisejících s bytovým spoluvlastnictvím, zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a dalším právním předpisům, které jsou v textu tohoto článku uvedeny.

Práva a povinnosti ukládá NOZ všem členům SVJ. Dodržování právních předpisů tedy platí pro celé SVJ, především však za toto dodržování právních předpisů odpovídá statutární orgán SVJ, tj. zvolený výbor nebo předseda SVJ. Pro vedení účetnictví SVJ to platí dvojnásobně. Shromáždění vlastníků schvaluje a statutární orgán podepisuje účetní závěrku a tato musí obstát i před kontrolním orgánem.