Předání účetní závěrky do sbírky listin

Vydáno: 7 minut čtení

V článku se budeme věnovat praktickému postupu zveřejnění účetní závěrky a jeho technické stránce, což v praxi často bývá zdrojem řady problémů.

Předání účetní závěrky do sbírky listin
Ing.
Zdeněk
Morávek
daňový poradce
Co se týká předávání dokumentů do sbírky listin, platí, že listiny určené k založení do sbírky listin je nutné zasílat příslušnému rejstříkovému soudu podle místa zápisu osoby. U kterého rejstříkového soudu je osoba zapsána a vedena, je možné zjistit z výpisu z veřejného rejstříku. Je potřeba zdůraznit, že rejstříkový soud neodpovídá za obsah listin zveřejněných na internetových stránkách veřejného rejstříku a neodpovídá ani za případný nesoulad jejich obsahu se stavem skutečným. Toto je vždy odpovědnost příslušné účetní jednotky, která účetní závěrku ke zveřejnění do sbírky listin předloží.
Účetní závěrka určená k založení do sbírky listin musí být zaslána rejstříkovému soudu v
elektronické podobě
v datovém formátu PortableDocumentFormat (PDF). Dále musí být pro listiny ve formátu PDF dodržena tato pravidla:
1.
Každá jednotlivá listina se předává jako právě jeden PDF dokument; není tedy možné rozdělit jednu listinu do více PDF dokumentů ani slučovat více listin do jednoho PDF dokumentu.
2.
Doporučuje se ověřit, zda žádná část poskytované listiny neobsahuje informace, které nemohou být podle zákona zveřejněny. Pokud tomu tak bude, soud bude nucen PDF dokument odpovídající dané listině celý odmítnout.
3.
Velikost předávaných PDF dokumentů je omezena a nesmí přesáhnout 150 kB na 1 stránku listiny; např. listina o 20 stránkách může tedy mít maximálně 3 MB.
4.
Je vhodné, aby PDF listina (pokud je to možné) byla raději vytvořena převodem z vstupních textových dokumentů (např. z MS Word) než aby byla získána jako grafický obraz (a to jak softwarově – pomocí grafického editoru nebo prostřednictvím naskenování z papírových podkladů). Nástroje na převod vstupních dokumentů do PDF dokumentu je možné najít např. na Wikipedii v hesle Seznam PDF softwaru označené jako konvertory nebo generátory.
5.
PDF dokumenty nesmí být zašifrovány (ani heslem), nesmí obsahovat žádné vložené soubory (datové, závadný software, další PDF soubory, apod.) a nesmí být omezena možnost jejich tisku.
Listiny ve formátu PDF je možné rejstříkovým soudům zasílat na kontaktní údaje, které jsou zveřejněny na internetových stránkách příslušného rejstříkového soudu, a to následujícími způsoby:
1.
datovou schránkou,
2.
na elektronickou adresu soudu (emailem),
3.
prostřednictvím online podání do sbírky listin dostupného přes https://or.justice.cz/ias/ui/podani,
4.
webovou aplikací ePodatelna dostupnou z www.justice.cz,
5.
na technických nosičích dat CD-R, CD-RW, DVD-R, DVD+R, DVD-RW, DVD+RW; k technickým nosičům dat musí být přiložen průvodní dopis, který vlastnoručně podepíše statutární orgán. Pokud listinu zasílá jiná než zapsaná osoba (advokát, účetní firma atd.), musí být přiložena podepsaná plná moc nebo odkaz na plnou moc, která je již u soudu založena.
Co se týká zasílání datovou schránkou, podání s listinami zaslané datovou schránkou podepsáno elektronickým podpisem být nemusí. To však platí pouze v případě, kdy jsou listiny zasílány z datové schránky osoby, která je ve veřejném rejstříku právnických a fyzických osoba zapsána, a které se založení do sbírky listin týká. Pokud jsou listiny zasílány z datové schránky jiné osoby (např. advokát, účetní firma atd.) musí být podepsány uznávaným elektronickým podpisem nebo musí být přiložena elektronicky podepsaná plná moc, popř. plná moc, která byla autorizovaně konvertována, event. odkaz na plnou moc, která je již u soudu založena.
Podání s listinami zaslané emailem, prostřednictvím online podání nebo webovou aplikací ePodatelna musí být podepsáno uznávaným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb.
Maximální velikost všech PDF dokumentů pro jedno podání zaslané datovou schránkou, emailem, online podáním nebo přes webovou ePodatelnu je 10 MB. Pokud bude velikost PDF dokumentu větší, je třeba listiny zaslat na technickém nosiči dat (poštou či osobně na podatelně soudu).
Současně je nutné doplnit, že nezveřejnění účetní závěrky či výroční zprávy představuje přestupek podle zákona o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů). Za tento přestupek lze uložit pokutu do výše 3 % hodnoty aktiv celkem, takže příslušná sankce může být velmi citelná. Příslušná úprava je obsažena v § 37 a 37a zákona o účetnictví.
Problematikou zveřejňování a také přikládání účetní závěrky k přiznání k dani z příjmů se zabýval Koordinační výbor KDP ČR a MF ČR, a to v příspěvku 464/18.11.15 Účetní závěrka – problematika jejího zveřejňování a přikládání přiznání k dani z příjmů, ze dne 28. 10. 2015. V obsáhlém příspěvku byly řešeny jednotlivé aspekty této problematiky a lze konstatovat, že projednávání příspěvku skončilo naprostým nesouladem mezi předkladateli a GFŘ. Největší názorový rozpor byl patrný právě v oblasti účetní závěrky jako přílohy k daňovému přiznání, kdy předkladatelé kritizovali požadování dalších údajů a přepisování údajů z účetnictví do samostatných příloh, pokud je daňové přiznání podáváno v elektronické podobě. GFŘ se však proti těmto výtkám až nezvykle ostře ohradilo a zcela je odmítlo.
Jak vyplývá z pokynů k vyplnění daňového přiznání, poplatníci, kteří vedou účetnictví, přikládají k daňovému přiznání účetní závěrku v rozsahu vymezeném v § 18 odst. 1 a 2 zákona o účetnictví. Při elektronickém podání daňového přiznání se účetní závěrkou poplatníků, účetních jednotek, které nejsou povinny používat pro účtování a sestavování účetní závěrky Mezinárodní účetní standardy, rozumí elektronické přílohy Vybrané údaje z Rozvahy a Vybrané údaje z Výkazu zisku a ztráty, popřípadě Vybrané údaje z Přehledu o změnách vlastního kapitálu a Vybrané údaje z Přehledu o peněžních tocích, vyplňované s využitím údajů z Rozvahy a Výkazu zisku a ztráty, popřípadě Přehledu o změnách vlastního kapitálu a Přehledu o peněžních tocích, a Opis Přílohy účetní závěrky, vkládaný jako samostatný soubor typu .doc, .docx, .xls, .xlsx, .pdf, .jpg, .txt nebo .rtf, s použitím tzv. E-přílohy. Poplatníci, účetní jednotky, jimž zatím nejsou v programovém vybavení aplikace Elektronické podání pro finanční správu k dispozici elektronické přílohy nahrazující účetní závěrku se závazně stanoveným uspořádáním údajů, mohou tyto elektronické přílohy účinně nahradit elektronickými kopiemi Rozvahy, Výkazu zisku a ztráty, popřípadě Přehledu o změnách vlastního kapitálu, Přehledu o peněžních tocích a Přílohy účetní závěrky, vkládanými prostřednictvím E-příloh.
Poplatníci, kteří po 1. lednu 2017 vedli jednoduché účetnictví, přikládají přehledy podle § 13b odst. 3 zákona o účetnictví, jejichž označení a obsahové vymezení je stanoveno přílohou č. 1 a přílohou č. 2 k vyhlášce č. 325/2015 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o účetnictví, pro účetní jednotky, které vedou jednoduché účetnictví. Při elektronickém podání daňového přiznání mohou být tyto výkazy účinně nahrazeny jejich elektronickými kopiemi, vkládanými jako E-přílohy.
Je tedy zřejmé, že v tomto směru se praxe, která je pro daňové subjekty nepochybně zatěžující, nijak nezměnila.