Vydáno: 22. 9. 2021
Otázky a odpovědi: Pronájem místnosti vs. náhrady výdajů zaměstnanci na home office Ing. Martin Děrgel Firma s. r. o. má brigádníky na dohodu o provedení práce (DPP), měsíčně vypláceno 10 000 Kč, podepsaná prohlášení. Lze u DPP účtovat měsíční pronájem místnosti v bytě brigádníka za práci vykonávanou pro s. r. o.? Popřípadě je průkaznější stanovit výši kompenzovaných nákladů (PC, internet, tiskárna, místo)? Byly by oba případy u DPP osvobozeny dle § 6 odst. 7 písm. b), d) a pro s. r. o. daňovým výdajem? Je sice právně možné, aby zaměstnanec nájemní smlouvou přenechal část svého obydlí – třeba jeden pokoj bytu nebo domku – k dlouhodobému užívání svému zaměstnavateli. Pak je ale třeba si uvědomit právní důsledky, jelikož by pak tyto prostory nemohl a priori využívat zaměstnanec soukromě, bez svolení nájemce, který je v pozici jejich ekonomického „vlastníka“, a to ani nemluvě o třetích osobách nacházejících se v bytě apod. Musely by se vyřešit detaily typu oprávnění užívání „cizích“ movitých věcí nájemcem-zaměstnavatelem. Ale především by sjednané nájemné bylo zdanitelným příjmem zaměstnance (pronajímatele) podle § 9 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDP“). A samozřejmě by také odpadla možnost vyplácení nezdanitelných náhrad zaměstnanci za používání vybavení najatých prostor, za energii apod. Jednodušší a daňově výhodnější je dohodnout adekvátní náhrady výdajů vznikajících zaměstnanci při jeho závislé činnosti v bydlišti namísto v prostorách zaměstnavatele. Jde v zásadě o naplnění základní zásady pracovního práva dle § 2 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů („ZP“), že závislá práce (zaměstnání) musí být vykonávána na náklady zaměstnavatele. Prakticky řečeno, všechny výdaje vynaložené zaměstnancem z důvodu jeho práce doma by mu měl zaměstnavatel proplatit (nahradit). Smluvní strany by se měly dohodnout, jaké výdaje vynaložené zaměstnancem při práci z domova – např. mobiliář, elektřina, topení, telefon, internet – a v jakém rozsahu mu zaměstnavatel bude kompenzovat. Poskytované náhrady by měly odpovídat skutečně vynaloženým výdajům, a to pokud možno hodnověrně prokazatelným. I když zaměstnanec vykonává závislou práci doma, tak slouží potřebám jeho zaměstnavatele. Jestliže tedy určité výdaje zaměstnanec vynaložil za zaměstnavatele (v jeho zájmu), pak je povinen mu je plně nahradit. Což upřesňuje § 151 ZP: „Zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci, není-li v tomto zákoně dále stanoveno jinak, náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce (…)“. Načež se další paragrafy věnují převážně náhradám cestovních výdajů (stravné, jízdné, nocležné apod.), a pouze § 190 ZP pamatuje na náhradu za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce (kromě motorových vozidel): „(1) Sjedná-li zaměstnavatel, popřípadě vnitřním předpisem stanoví nebo individuálně písemně určí podmínky, výši a způsob poskytnutí náhrad za opotřebení vlastního nářadí, zařízení nebo jiných předmětů potřebných k výkonu práce zaměstnance, poskytuje mu tuto náhradu za dohodnutých, stanovených nebo určených podmínek.“ Podstatné je, aby s použitím dané věci zaměstnavatel souhlasil, nemůže jít o jednostrannou volbu zaměstnance (aby si náhradami vylepšit výplatu). Závislá práce je totiž zásadně vykonávána podle pokynů zaměstnavatele, který může usoudit, že nežli platit náhrady za majetek zaměstnance, tak mu raději poskytne pro práci na domácím pracovišti vlastní notebook apod. Náhrady by se měly týkat jen věcí prokazatelně sloužících k výkonu práce (přímo či nepřímo), což asi nebude gauč a postel, kde zaměstnanec odpočívá a čeká na inspiraci… Náhrady za opotřebení majetku zaměstnance nejsou předmětem daně z příjmů podle § 6 odst. 7 písm. d), e) a § 6 odst. 8 ZDP, takže uniknou i pojistnému, přičemž je možné jejich výši dohodnout paušální částkou: „Za příjmy ze závislé činnosti se nepovažují a předmětem daně, … dále nejsou … d) náhrady za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce poskytované zaměstnanci podle ZP, …“ „Hradí-li zaměstnavatel zaměstnanci výdaje (náhrady) podle odstavce 7 písm. b) až d) paušální částkou, považují se tyto výdaje za prokázané do výše paušálu stanoveného zvláštními předpisy nebo uvedeného v kolektivní smlouvě, ve vnitřním předpise zaměstnavatele, v pracovní nebo jiné smlouvě za předpokladu, že výše paušálu byla zaměstnavatelem prokazatelně stanovena na základě kalkulace skutečných výdajů.“ Daňově výhodná situace panuje i na straně zaměstnavatele, kde jsou náhrady za opotřebení daňovým výdajem (nákladem) v souladu s § 24 odst. 2 písm. x) ZDP coby paušální částky hrazené zaměstnavatelem. Dotazované problematice se před dvěma lety věnoval stále aktuální koordinační výbor – příspěvek číslo 546/26.06.19 „Daňové souvislosti práce z domova (home office)“, který byl projednán 20. listopadu 2019. Ocituji z něj několik stanovisek finanční správy. „Z daňového hlediska konstatujeme, že za předpokladu splnění všech zákonných podmínek daných zákoníkem práce je zaměstnavatel povinen hradit zaměstnanci náklady, které mu prokazatelně vzniknou při výkonu práce, ať už zaměstnanec práci vykonává na pracovišti zaměstnavatele nebo např. z domova. Tyto náklady nemohou však být zahrnuty ve mzdě či platu. Zároveň platí, že pokud zaměstnanci žádné náklady spojené s výkonem práce mimo pracoviště zaměstnavatele nevzniknou, zaměstnavatel nic hradit nebude. Výši nákladů, které zaměstnavateli vznikly, je zaměstnanec povinen prokázat. Zaměstnanec tedy musí poskytnout zaměstnavateli součinnost pro stanovení výše náhrady nákladů. ... GFŘ nesouhlasí s paušalizací „povinných plnění zaměstnavatele na vytváření a dodržování pracovních podmínek pro výkon práce“ podle § 6 odst. 7 písm. e) ZDP, ani s možností použít pro náhrady znalecké posudky. ... V ustanovení § 6 odst. 8 ZDP je uvedeno, že hradí-li zaměstnavatel zaměstnanci výdaje (náhrady) podle odstavce 7 písm. b) až d) paušální částkou, považují se tyto výdaje za prokázané do výše paušálu stanoveného zaměstnavatelem prokazatelně na základě kalkulace skutečných výdajů. Jde-li o paušál za použití vlastních věcí, které by jinak byly odpisovány, uzná se jen do výše rovnoměrných odpisů v dalších letech odpisování. Je tedy zřejmé, že v tomto ustanovení není uvedena možnost paušalizace pro § 6 odst. 7 písm. e) ZDP, tj. pro plnění typu – náklady na vytápění/chlazení, elektrickou energii, telekomunikační služby vč. internetového připojení, náklady na úklid domácí kanceláře apod. Samotný ZDP zde předpokládá prokázání přímo skutečných výdajů. ... Ke znaleckým posudkům uvádíme, že zaměstnavatel je povinen hradit náklady, které zaměstnanci prokazatelně vzniknou při výkonu práce, ať už práci vykonává na pracovišti zaměstnavatele, nebo pracuje z domova. Zároveň platí, že pokud zaměstnanci žádné náklady spojené s výkonem práce mimo pracoviště zaměstnavatele nevzniknou, zaměstnavatel nic hradit zaměstnanci nebude. Výši nákladů, které zaměstnavateli vznikly, je zaměstnanec povinen prokázat a jsou nezbytné i pro stanovení paušální náhrady, tzn. je nutné kdykoliv dokázat rozložit a doložit výdajovými doklady, ze kterých se vycházelo při stanovení paušálu. Tzn., zaměstnavatel nemůže stanovit paušální náhradu pouze na základě kvalifikovaného odhadu bez potřebných výdajových dokladů, či za použití znaleckého posudku, ...“ Zdroj: Odborný portál DAUC.cz, 2021.