Jak přiznávat stravné a kapesné, 1. část

Celou problematiku poskytování náhrad cestovních výdajů při pracovních cestách (tuzemských i zahraničních) upravuje sedmá část zákoníku práce. Pokud se týká samotného stravného, je třeba připomenout, že tato právní úprava diametrálně rozlišuje stanovenou výši tohoto stravného jednak pro zaměstnance zaměstnavatele v podnikatelské sféře (tj. zaměstnance zaměstnavatele, který není uveden v § 109 odst. 3 zákoníku práce) a jednak zaměstnance zaměstnavatele v rozpočtové neboli státní správě (tj. zaměstnance zaměstnavatele, který je uveden v § 109 odst. 3 zákoníku práce). A v § 109 odst. 3 zákoníku práce jsou pak uvedeny následující organizace:

Také poslední novelou zákoníku práce (dále jen „ZP“) zasáhly výrazné změny zejména podmínky a výši stravného při pracovních cestách zaměstnanců, a to samozřejmě jak tuzemských, tak zahraničních. Stalo se tak především proto, že po účinnosti předmětného ZP se ukázalo, že se v praxi objevují případy, kdy zaměstnavatelé nekrátili stravné, i když zabezpečili svým zaměstnancům na pracovní cestě bezplatné stravování - to znamená některá obvyklá denní jídla, přičemž na ně zaměstnanci finančně nepřispívali a zaměstnavatelé takový postup odůvodňovali tím, že krácení stravného nebylo stanoveno jako povinnost (v zákonném textu bylo pro zaměstnavatele skutečně použito slovo „oprávněn“). Tímto postupem zaměstnavatelů ale podle Ministerstva práce a sociálních věcí docházelo k obcházení účelu stravného jako náhrady zvýšených stravovacích výdajů, neboť zaměstnanci měli naopak v důsledku toho stravovací výdaje snížené. Zároveň tím docházelo i k porušování rovnosti podmínek při poskytování cestovních náhrad, protože stejná částka byla poskytována i těm zaměstnancům, kteří si stravování na pracovní cestě plně zabezpečovali sami. Zaměstnavatelé tento postup nejčastěji zdůvodňovali tím, že ho považovali za výhodu přiznávanou zaměstnancům za dobrou práci. Související problém vyvstával i v tom, že to v podstatě znamenalo i obcházení daňových předpisů a předpisů o sociálním a zdravotním pojištění, protože cestovní náhrady v určitém rozsahu nepodléhají příslušným odvodům.

Celá zmíněná situace vyústila v to, že bylo navrhnuto řešení, které jednak zachovává koncepci tohoto ZP, především stanovením tzv. minimálního sociálního standartu, a jednak zachovává i princip „co zákon nezakazuje, to dovoluje“. Současně se zaměstnancům zaměstnavatele, který je uveden v § 109 odst. 3 tohoto ZP (tj. v podstatě v rozpočtové sféře), stanovilo snížit stravné za každé bezplatně poskytnuté jídlo (tj. jídlo, na které zaměstnanec finančně nepřispívá - ani sebemenší částkou) o konkrétně stanovenou míru přímo v ZP a dokonce stanovit přímo i případy, kdy stravné nepřísluší žádné.

Tato úprava v podstatě prakticky znamená, že zaměstnavatelé v podnikatelské sféře mohou svým zaměstnancům toto tuzemské stravné libovolně navyšovat, podle vlastního uvážení bez jakéhokoliv omezení, avšak s tím, že pokud bude překročena horní hranice závazně stanovená (§ 173 a § 176 ZP) pro zaměstnance zaměstnavatele v rozpočtové sféře, musí být uplatněn zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů. Za takové situace pak platí pro zaměstnance ve zmíněné podnikatelské sféře § 6 odst. 7 písm. a) a pro zaměstnavatele § 24 odst. 2 písm. zh) citovaného zákona o daních z příjmů spolu s povinností odvodů na sociální a zdravotní pojištění a politiku zaměstnanosti za každého takového zaměstnance, z částky, která převýší nárok zaměstnance v rozpočtové sféře.

Základní úprava stravného je stanovena pro podnikatelskou sféru v hlavě II - § 156 až § 172 ZP a pro rozpočtovou sféru jsou stanovené odchylky v hlavě III - § 173 až § 181 téhož ZP.

Stravné pro tuzemské pracovní cesty (tuzemské stravné) pro podnikatelskou sféru upravuje § 163 zákoníku práce, a to pouze v dolním limitu (tj. v nejnižší možné výši). Je zde hned v odstavci 1 přesně stanoveno, že za každý kalendářní den pracovní cesty, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci stravné nejméně ve výši:

Sazby tuzemského stravného upravuje a mění každoročně na základě § 189 zákoníku práce MPSV příslušnou vyhláškou, a to podle údajů Českého statistického úřadu o cenách vozidel, o cenách jídel a nealkoholických nápojů ve veřejném stravování a o cenách pohonných hmot. Pro kalendářní rok 2012 je to vyhláška č. 429/2011 Sb.

Jisté menší změny jsou v § 163 odst. 2 a odst. 3 ZP. Jedná se o nové úpravy v krácení stravného z důvodu zaměstnanci poskytovaného částečného nebo plného bezplatného stravování, prakticky jídla majícího charakter snídaně, oběda nebo večeře. V odstavci 2 je pouze upřesněno, že bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá (dále jen „bezplatné jídlo“), přísluší zaměstnanci stravné snížené za každé bezplatné jídlo hodnotu:

Zde je vhodné si všimnout, že se předně používá přesný pojem „bezplatné jídlo“, to znamená jednotlivé jídlo a zachovává se krácení ( fakticky pro dosud používané krácení stravného) v rozsahu stále „", jako bylo dosud. Prakticky to znamená, že zaměstnavatel v podnikatelské sféře může svým zaměstnancům krátit (snižovat) tuzemské stravné za každé bezplatně poskytnuté jídlo v prvním časovém pásmu od 0 do 70 %, ve druhém časovém pásmu od 0 do 35 % a ve třetím časovém pásmu od 0 do 25 %, což prakticky a fakticky znamená, že zaměstnavatel v podnikatelské sféře, podle stanoviska Ministerstva práce a sociálních věcí, nemusí stravné snižovat (krátit) vůbec nebo jen o určitá nižší procenta. Je tomu tak proto, že pokud nebude tento zaměstnavatel stravné svým zaměstnancům z důvodu bezplatně poskytnutých jídel (krátit), bude toto stravné u zaměstnanců zdanitelným příjmem podle § 6 odst. 1 shora citovaného daňového zákona a pro zaměstnavatele zpojistnitelné. To však je použitelné pouze tehdy, pokud zaměstnavatel využije této možnosti. Pokud však zaměstnavatel této možnosti nevyužije nebo tuto možnost dokonce opomene, pak nově platí ustanovení v odst. 3, kdy nesjedná-li zaměstnavatel nebo neurčí před vysláním zaměstnance nižší hodnotu snížení stravného, přísluší zaměstnanci stravné snížené o nejvyšší hodnotu stanovenou v odst. 2 – a k tomuto ustanovení dává Ministerstvo práce a sociálních věcí stanovisko, že je třeba touto formulací rozumět snížení (krácení) stravného o nejvyšší procentovou hodnotu stanovenou pro jednotlivá časová pásma.

Pro úplnost je vhodné také podotknout, že i nadále platí, že nesjedná-li zaměstnavatel nebo neurčí před vysláním zaměstnance na pracovní cestu vyšší stravné, než je stanovené v odst. 1, přísluší zaměstnanci stravné podle odst. 1 (tj. v té nejnižší výši).

Významnější a rozsáhlejší změny jsou pak změny v úpravě tuzemského stravného v § 176 ZP, tj. stravného pro zaměstnance zaměstnavatele, který je uveden v § 109 odst. 3 ZP tedy v rozpočtové neboli státní správě. I zde je princip stanovení konkrétní výše pro jednotlivé pracovní cesty také nadále zachován, zaměstnavatel stále určuje stravné v rámci stanoveného rozpětí. V odstavci 1 je zpřesněno, že při poskytnutí stravného se § 163 odst. 1 až 3 nepoužijí a další věta stanoví, že zaměstnanci pro kalendářní rok 2012 přísluší za každý kalendářní den pracovní cesty stravné ve výši:

Pro všechny zaměstnance všech zaměstnavatelů pak platí, že pro ně není předmětem daně z příjmů fyzických osob tuzemské stravné do výše horních sazeb platných pro rozpočtovou sféru, tj. pro kalendářní rok 2012 do výše 76 Kč, 116 Kč a 181 Kč.

Výrazné změny obsahují § 176 odst. 3, 4 a 5 ZP. V odstavci 3 je nově stanoveno, že bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo, přísluší zaměstnanci stravné snížené za každé bezplatné jídlo :

Již touto změnou přichází výrazný rozdíl, totiž pozor, že v předmětném ustanovení bylo vypuštěno „až“, což prakticky znamená, že zaměstnavatel v rozpočtové sféře o stanovená procenta stravné zaměstnanci z důvodu poskytnutí bezplatného jídla snižovat (krátit). Tím dochází v této věci od kalendářního roku 2012 již k rozdílu mezi podnikatelskou a rozpočtovou sférou.

Nový odst. 4 pak poskytování stravného od kalendářního roku 2012 dále zpřísňuje, neboť toto ustanovení nově stanoví, že stravné zaměstnanci nepřísluší, pokud mu během pracovní cesty, která trvá:

Touto změnou bylo přistoupeno k tomu, že pro zaměstnavatele uvedené v § 109 odst. 3 tj. v rozpočtové sféře, se stanovil závazný postup při snižování (krácení) tuzemského stravného, jestliže bylo zaměstnanci v průběhu pracovní cesty poskytnuto bezplatně jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, a to proto, aby obcházením účelu této cestovní náhrady nedocházelo k nehospodárnému používání veřejných prostředků. Takovýto postup zákonné znění před novelou nezajišťovalo.

Nové znění posledního odst. 5 pak zdůrazňuje výši stravného, pokud ji zaměstnavatel sám neurčí nebo na to může i zapomenout. Situace je potom řešena přímo v zákoně. Je zde výslovně stanoveno, že nesjedná-li zaměstnavatel nebo neurčí před vysláním zaměstnance na pracovní cestu výši stravného, přísluší zaměstnanci stravné ve výši dolní sazby rozpětí podle odst. 1.

Z uvedeného vyplývá podstatně tvrdší řešení pro praxi ve srovnání s platnou právní úpravou před novelou. Jedná se přesně o to, že dochází nově k výraznému rozdílu mezi podnikatelskou sférou a rozpočtovou sférou, pokud se týká snižování (dříve krácení) stravného z důvodu poskytnutí některého bezplatného jídla nebo více bezplatných jídel během pracovní cesty. Jde konkrétně o to, že pro podnikatelskou sféru (tj. zaměstnance zaměstnavatele, který není uveden v § 109 odst. 3 ZP) se zachovává možnost snížení (krácení) stravného z uvedeného důvodu v rozpětí, tedy „" (což fakticky znamená od 0 do 70 % nebo od 0 do 35 % nebo od 0 do 25 %), avšak pro rozpočtovou sféru (tj. zaměstnance zaměstnavatele, který je uveden v § 109 odst. 3 ZP) je nově stanoveno toto snížení (krácení) striktně jednoznačně o stanovená procenta, tedy „" (slovíčko „až“ bylo vypuštěno).

Mimo uvedené je ještě výslovně nově pro rozpočtovou sféru stanoveno v § 176 odst. 4 ZP, že stravné (tj. tuzemské) zaměstnanci nepřísluší (tedy žádné), pokud mu během pracovní cesty, která trvá 5 až 12 hodin (tj. v prvním časovém pásmu), byla poskytnuta 2 bezplatná jídla a dále pokud mu během pracovní cesty, která trvá 12 až 18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla. Tato změna skutečně znamená pro zaměstnance nepříjemné výslovné zpřísnění. Pro třetí časové pásmo, jak vyplývá z odst. 3 písm. c), se aplikace nemění.

K této úpravě je však třeba nezbytně přiřadit ještě daňovou úpravu, kterou stanoví zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, a to pro zaměstnavatele ve svém § 24 odst. 2 písm. zh) a pro zaměstnance ve svém § 6 odst. 7 písm. a). Ve smyslu těchto ustanovení platí, že zaměstnavatel v podnikatelské sféře zahrnuje do daňově uznatelných nákladů náhrady cestovních výdajů do výše stanovené zvláštním právním předpisem (tj. zákoníkem práce) - prakticky to znamená, že zaměstnavatel zahrne do daňových nákladů vše, co svým zaměstnancům v cestovních náhradách přizná a na straně zaměstnance nejsou předmětem daně z příjmů, mimo jiného, také náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem závislé činnosti do výše stanovené nebo umožněné zvláštním právním předpisem (tj. také zákoníkem práce) pro zaměstnance zaměstnavatele, který je uveden v § 109 odst. 3 ZP, jakož i hodnota bezplatného stravování poskytovaná zaměstnavatelem na pracovních cestách s tím, že jiné a vyšší náhrady, než stanoví tento zvláštní předpis, jsou zdanitelným příjmem podle odst. 1 (tj. § 6). Pro zaměstnavatele v podnikatelské sféře však ještě současně platí podle předpisů o sociálním a zdravotním pojištění a politice zaměstnanosti, že to, co představuje pro zaměstnance zdanitelný příjem, tato částka je pro zaměstnavatele zpojistnitelná a odvody činí v letošním (stejně jako v předloňském a loňském) roce 34 %.

Pro praxi toto konkrétně znamená, že jestliže zaměstnavatel v podnikatelské sféře přizná svým zaměstnancům něco navíc ve srovnání se striktní úpravou platnou pro rozpočtovou sféru, musí aplikovat citovaný daňový režim.

Nejvýrazněji se to nepochybně projeví u navyšování tuzemského stravného zaměstnancům a postup zdaňování tohoto nadlimitního stravného je v souladu se stanoviskem Ministerstva financí a Ministerstva práce a sociálních věcí následující: