Změny náhrad cestovních výdajů s účinností od 1. 1. 2013

Vydáno: 14 minut čtení

Jako každý rok, i s účinností od 1. ledna 2013 dochází ke změně sazeb náhrad cestovních výdajů. K uvedenému datu dochází ke změně sazeb stravného, sazby základní náhrady a průměrných cen pohonných hmot pro používání soukromých silničních motorových vozidel při pracovních cestách zaměstnanců, a to konkrétně novými vyhláškami Ministerstva práce a sociálních věcí a Ministerstva financí. Jedná se o vyhlášku ze dne 19. prosince 2012 č. 472/2012 Sb. , o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad, a vyhlášku ze dne 14. listopadu 2012 č. 392/2012 Sb. , o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2013.

Změny náhrad cestovních výdajů s účinností od 1. 1. 2013
JUDr.
Marie
Salačová
Povinnost ke stanovení zmíněné úpravy jmenovanými ministerstvy vyplývá z ustanovení § 189 odst. 1 a odst. 4 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. V odstavci 1 tohoto ustanovení je jednoznačně stanoveno, že v pravidelném termínu od 1. ledna Ministerstvo práce a sociálních věcí:
a)
mění sazbu základní náhrady za používání silničních motorových vozidel stanovenou v § 157 odst. 4,
b)
mění stravné stanovené v § 163 odst. 1 a § 176 odst. 1,
c)
stanoví průměrnou cenu pohonných hmot, a to podle údajů Českého statistického úřadu o cenách vozidel, o cenách jídel a nealkoholických nápojů ve veřejném stravování a o cenách pohonných hmot.
Obdobně je pak v odstavci 4 stanoveno, že v pravidelném termínu od 1. ledna Ministerstvo financí vyhláškou stanoví výši základních sazeb zahraničního stravného v celých měnových jednotkách příslušné cizí měny, a to na základě návrhu Ministerstva zahraničních věcí vypracovaného podle podkladů zastupitelských úřadů o cenách jídel a nealkoholických nápojů ve veřejných stravovacích zařízeních střední kvalitativní třídy a v zařízeních první kvalitativní třídy v rozvojových zemích Asie, Afriky a Latinské Ameriky, a s využitím statistických údajů mezinárodních institucí. V mimořádném termínu jmenovaná ministerstva upraví vyhláškou příslušné náhrady, jestliže se shora zmíněné ceny ode dne účinnosti zákoníku práce nebo poslední úpravy, obsažené ve vyhlášce, zvýší nebo sníží alespoň o 20 %. U změn základních sazeb zahraničního stravného platí stanovený procentuální pohyb ještě i pro kurz stanovené cizí měny od poslední úpravy.
V důvodové zprávě k předmětné vyhlášce Ministerstva práce a sociálních věcí je uvedeno, že toto ministerstvo použilo pro znění vyhlášky údaje Českého statistického úřadu zveřejněné za měsíc říjen 2012. A protože vývoj cen položek spojených s pořízením a provozem motorových vozidel ve srovnání s předchozím rokem zaznamenal mírný pokles, byla snížena výše sazby základní náhrady za používání osobních silničních motorových vozidel ve srovnání s výší stanovenou ve vyhlášce pro minulý rok. (tj. rok 2012) o 10 haléřů. Zmíněný mírný pokles cen však neměl údajně vliv na výši sazeb základní náhrady za používání jednostopých vozidel a tříkolek a tato sazba se proto nemění.
Jiná je situace, pokud se týká cen ve stravování. Vývoj cen jídel a nealkoholických nápojů ve veřejném stravování oproti loňskému roku však prokázal nárůst, a proto dochází ke zvýšení sazeb stravného v jednotlivých časových pásmech od 1. ledna 2013 o 2 až 7 Kč nad výši, která byla stanovena pro rok 2012.
Průměrné ceny pohonných hmot odpovídají statisticky zjištěným hodnotám a zákonem stanovenému způsobu jejich zaokrouhlování.
Novou vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí stanovené sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel, stravné a průměrné ceny pohonných hmot nemají přímý dopad na státní rozpočet. Organizační složky státu, státní fondy a státní příspěvkové organizace si náklady na uvedené změny v důsledku toho musí pokrýt v rámci schváleného rozpočtu příslušné kapitoly státního rozpočtu bez nároku na dodatečný příděl finančních prostředků. Územní samosprávné celky a jimi zřízené příspěvkové organizace si náklady výše uvedených změn musí pokrýt v rámci svého schváleného rozpočtu.
Sazby stravného pro kalendářní rok 2013 pro tuzemské pracovní cesty mění shora citovaná vyhláška Ministerstva práce a sociálních věcí pro zaměstnance zaměstnavatele, který není uveden v § 109 odst. 3 (tj. pro zaměstnance zaměstnavatele v podnikatelské sféře) shora citovaného zákoníku práce v jeho § 163 odst. 1 ve svém ustanovení § 2 a pro zaměstnance zaměstnavatele, který je uveden v § 109 odst. 3 (tj. pro zaměstnance zaměstnavatele v rozpočtové nebo státní správě) téhož zákoníku práce v jeho § 176 odst. 1 ve svém § 3, a to v následujícím rozsahu.
Ve zmíněném § 2 je nově stanoveno, že za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel zaměstnanci stravné podle § 163 odst. 1 zákoníku práce nejméně ve výši:
a)
66 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
b)
100 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
c)
157 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Ve zmíněném § 3 je pak také nově stanoveno, že za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel zaměstnanci stravné podle § 176 odst. 1 zákoníku práce ve výši:
a)
66 Kč až 79 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
b)
100 Kč až 121 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
c)
157 Kč až 188 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Sazba základní náhrady za používání silničních motorových vozidel je v téže vyhlášce Ministerstva práce a sociálních věcí stanovena v jejím § 1. Jde konkrétně o to, že sazba základní náhrady za 1 km jízdy podle § 157 odst. 4 zákoníku práce činí nejméně u:
a)
jednostopých vozidel a tříkolek 1,00 Kč,
b)
osobních silničních motorových vozidel 3,60 Kč.
To prakticky znamená, že nová právní úprava sazby základní náhrady pro příští kalendářní rok, tj. rok 2013, se částečně mění.
Sazba základní náhrady za 1 km jízdy podle § 157 odst. 4 zákoníku práce tedy po novelizaci shora citovanou vyhláškou činí od 1. 1. 2013 u zaměstnavatelů v podnikatelské sféře nejméně u jednostopých vozidel a tříkolek 1,00 Kč a u osobních silničních motorových vozidel 3,60 Kč. Z toho pak vyplývá, že u nákladních automobilů, autobusů a traktorů činí nejméně 7,20 Kč, tj. nejméně dvojnásobnou výši základní sazby platné pro osobní silniční motorová vozidla, jak je stanoveno v § 157 odst. 5 zákoníku práce. Samozřejmě že u zaměstnavatelů v rozpočtové nebo státní správě jsou tyto sazby základní náhrady závazné, a to na základě § 175 zákoníku práce.
Výše průměrné ceny za 1 litr pohonné hmoty podle § 158 odst. 3 věty třetí zákoníku práce nově činí na základě § 4 nové shora citované vyhlášky:
a)
36,10 Kč u benzinu automobilového 95 oktanů,
b)
38,60 Kč u benzinu automobilového 98 oktanů,
c)
36,50 Kč u motorové nafty.
Vyhláška č. 472/2012 Sb. současně ruší vyhlášku č. 429/2011 Sb.
Příklad 1
Zaměstnanec použil ke služební cestě vlastní vozidlo, ale nemá doklad o nákupu PHM. Vozidlo jezdí na LPG. Jakým způsobem určím cestovní náhrady? Je někde vyhlašována průměrná cena pro LPG ?
Řešení
Průměrná cena pro LPG není nikde vyhlašována. Situace je následující:
Podmínky pro používání soukromých silničních motorových vozidel při pracovních cestách zaměstnanců upravuje a stanoví ustanovení § 157 a § 158 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. Způsob výpočtu náhrady za spotřebovanou pohonnou hmotu upravuje ustanovení zmíněného § 158, a to jeho odst. 3 a 4. Zde je jednoznačně stanoveno, že náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu určí zaměstnavatel násobkem ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty, což prakticky obecně znamená výpočtem za pomoci ceny pohonné hmoty a údajů o spotřebě pohonné hmoty vozidla uvedených ve velkém technickém průkazu vozidla (protože žádné vozidlo není schopno měřit spotřebu pohonné hmoty pro každou konkrétní pracovní cestu zvlášť). Dále je stanoveno, že cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou a jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty zaměstnavateli neprokáže, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu příslušné pohonné hmoty stanovenou prováděcím právním předpisem vydaným podle § 189, tj. vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí, kterou je pro kalendářní rok 2013 vyhláška č. 472/2012 Sb.
Jestliže shora zmíněný technický průkaz použitého vozidla potřebné údaje neobsahuje, vznikne zaměstnanci právo na náhradu výdajů za spotřebované pohonné hmoty, pouze tehdy, pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců nebo si nechá údaje stanovit Ústavem pro výzkum silničních motorových vozidel v Praze 9, Lihovarská 12. Není vyloučené ani to, že by zaměstnavatel požadoval, aby si zaměstnanec nechal pro účely náhrady výdajů za pohonné hmoty doplnit potřebné údaje autorizovanou zkušebnou motorizovaných vozidel. A shodný postup platí i pro změnu používané pohonné hmoty, to znamená z benzinu na plyn, pokud se takové soukromé vozidlo používá pro pracovní účely, tedy i pracovní cesty.
Příklad 2
Jsme společnost s ručením omezeným, zaměstnanec naší firmy bude v průběhu ledna 2013 vyslán na tuzemskou pracovní cestu a se souhlasem zaměstnavatele použije soukromé silniční motorové vozidlo ve smyslu ustanovení § 157 odst. 3 zákoníku práce. Nejsme si jisti, zda zaměstnanec musí použít své vlastní silniční motorové vozidlo a jak počítat náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu, pokud se týká ceny za benzin?
Řešení
V ustanovení § 157 odst. 3 zákoníku práce je jasně stanoveno, že použije-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, přísluší mu (vzniká nárok) za každý 1 km jízdy sazba základní náhrady a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu. Zaměstnanec může použít soukromé silniční motorové vozidlo kohokoliv, nejenom svoje, pouze nemůže použít vozidlo svého zaměstnavatele, kterým by byl podnikatel - osoba samostatně výdělečně činná, tedy s vyúčtováním náhrad za jeho použití. Nové sazby základní náhrady a průměrné ceny pohonných hmot stanoví s účinností od 1. ledna 2013 vyhláška Ministerstva práce a sociálních věcí č. 472/2012 Sb. Sazba základní náhrady činí nejméně 3,60 Kč za 1 km jízdy a průměrné ceny benzinu jsou rozdílné podle druhu benzinu, jak je shora uvedeno.
Jestliže bude chtít zaměstnanec počítat po návratu z pracovní cesty náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu s cenou pohonné hmoty, za jakou ji skutečně nakoupil, musí k předmětnému vyúčtování připojit doklad o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Dokonce bude-li prokazovat zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen. Jestliže však zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty zaměstnavateli neprokáže, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu příslušné pohonné hmoty stanovenou prováděcím právním předpisem vydaným podle § 189 zákoníku práce, tj. vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí č. 472 /2012 Sb. Tento postup vyplývá z ustanovení § 158 odst. 3 zákoníku práce.
Náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu určí zaměstnavatel podle ustanovení § 158 odst. 2 zákoníku práce násobkem ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty. Protože však žádné auto není schopno měřit konkrétní spotřebu pohonné hmoty pro každou pracovní cestu samostatně, bude vypočítávat spotřebu pohonné hmoty silničního motorového vozidla zaměstnavatel i nadále z údajů o spotřebě uvedených v technickém (tj. velkém) průkazu použitého vozidla, které je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit (tj. k nahlédnutí, nikoliv k fotografování - předmětný technický průkaz si může zaměstnavatel ofotit pouze se souhlasem zaměstnance, a to vzhledem k zákonu o ochraně osobních dat). Jestliže technický průkaz vozidla tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců. Současně je přímo v zákonném textu dále stanoveno, že při určení spotřeby pohonné hmoty použije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie. To prakticky znamená, že obsahuje-li technický průkaz použitého vozidla tento údaj, počítá se náhrada za spotřebovanou pohonnou hmotu pouze s tímto údajem a nepočítá se už aritmetický průměr. Není-li však tento údaj (pro kombinovaný provoz) v technickém průkazu uveden, vypočítá zaměstnavatel spotřebu pohonné hmoty vozidla i nadále aritmetickým průměrem z údajů v technickém průkazu uvedených. Tato pravidla jsou stanovena v ustanovení § 158 odst. 3 a odst. 4 zákoníku práce. Údaje o spotřebě pro kombinovaný provoz jsou uváděny do technických průkazů vozidel zhruba od konce roku 2005.
Pokud se týká změn v základních sazbách zahraničního stravného, je třeba konstatovat, že základní sazby zahraničního stravného v cizí měně pro rok 2013 jsou stanoveny v příloze ke shora citované vyhlášce Ministerstva financí, tedy vyhlášce č. 392/2012 Sb. Tato vyhláška také ruší vyhlášku č. 379/2011 Sb., platnou pro kalendářní rok 2012.
Pokud se týká základních sazeb zahraničního stravného pro kalendářní rok 2013, je nutno konstatovat, že shora citovaná vyhláška nepřináší mnoho změn.
Pro kalendářní rok 2013 nenavrhlo Ministerstvo zahraničních věcí, mimo jiné s ohledem na požadavek Ministerstva financí na nejvyšší možnou uměřenost a úspornost, žádnou změnu ve výši základních sazeb zahraničního stravného. Navrhlo pouze u některých států změnu měny. Tomuto bylo ze strany Ministerstva financí převážně vyhověno a o dalších úpravách rozhodlo samo Ministerstvo financí.
Jedná se konkrétně o následující úpravy:
*
Ministerstvo financí změnilo sazby zahraničního stravného pro Argentinu a Paraguay s tím, že pro tyto státy stanovilo sazbu 40 USD, tj. ve stejné výši a měně jako u Bolívie - v těchto sousedících zemích jsou náklady na veřejné stravování podle mezinárodních statistik srovnatelné - euro se v těchto zemích stává, v důsledku krize v eurozóně, nežádoucí měnou;
*
Ministerstvo financí dále sjednotilo snížením sazby u Estonska ze 45 na 40 EUR sazby zahraničního stravného v případě pobaltských republik a dále sjednotilo sazby v případě některých republik bývalé Jugoslávie, a to snížením sazby u Chorvatska, Srbska a Černé Hory, Bosny a Hercegoviny ze 40 na 35 EUR - změny byly učiněny po porovnání stávajících sazeb se statistikami mezinárodních organizací, z nichž vyplynulo, že dotčené země mají srovnatelné cenové hladiny a náklady na stravování se sousedními zeměmi výše uvedených regionů;
*
z obdobného důvodu současně Ministerstvo financí zvýšilo základní sazbu zahraničního stravného pro Slovensko na 35 EUR, to znamená na úroveň stávajících sazeb stanovených pro země střední Evropy (tj. Maďarska, Polska, Slovinska).
Závěrem doporučuji, aby si čtenáři všechny uvedené změny potvrdili citovanými vyhláškami.