Kroniky obce

Mezi jednu ze specifických činností obcí je vedení kroniky obce. Tato povinnost je nově, nebo přesněji staronově, stanovena zákonem č. 132/2006 Sb., o kronikách obcí, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "zákon o kronikách"). Tento zákon stanoví, že Zákon tedy moderně navazuje na velmi starou právní úpravu¹, která byla právě zákonem o kronikách zrušena. Zákon je to velmi stručný (jen 6 paragrafů) a je otázkou, zda je posunem oproti zrušené právní úpravě. Prvek modemosti snad má představovat možnost vést kroniku obce také v elektronické podobě s následným tiskem číslovaných listů, které se zajišťují svázáním.

Pokud má být vedení kroniky nejen v souladu se zákonem, který její vedení obcím ukládá, ale také s právním okolím, je nutno zodpovědět otázku, jaká je vazba na ZoOU. Účelem zákona o kronikách, jak plyne z jeho ustanovení § 1, je stanovená povinnost, stručně řečeno, zaznamenávat pro obec důležité a pamětihodné události. Samo vymezení obsahu je, ač vyjádřeno slovy s přesným obsahem, vlastně relativní. Počet obcí v České republice je asi 6 000 a každá obec má tak pro obsah zápisů do kronik bezpochyby vlastní hlediska pro stanovení, co je onou důležitou a pamětihodnou událostí. Je však jen obtížně představitelné, že by se údaje zapisované do kroniky obešly bez informací o občanech obce, minimálně v souvislosti se zapisovanou událostí. Konec konců život obce nelze oddělit od jejích obyvatel. Pokud tedy mají být do kroniky zapsáni, či v kronice s nějakou událostí zmíněni i občané obce, je také zvažovat, zda uvádění údajů a informací o nich je v souladu s právem, resp. zda náhodou nepodléhá nějakému omezení.

Jedním ze zákonů, který se obecně týká zpracování informací o lidech, tedy fyzických osobách, je právě ZoOU. Ten v § 4 písm. a) definuje pojem osobní údaj tak, že Zmíněný zákon pak ovšem obsahuje pravidlo, že zpracování osobních údajů je činnost systematická². Pokud tedy budou v kronice obce uváděny osobní údaje jejích obyvatel, musí se jejich zpracování řídit také limity stanovenými právě ZoOU. Ze zákona o kronikách plyne povinnost pořizovat zápisy s určitou (minimální) periodicitou, z čehož jasně vyplývá, že Pokud jsou v kronice obce zmiňovány informace o občanech, je třeba posoudit, zda se v konkrétním případě bude jednat o osobní údaj. Tedy určení toho, zda obyvatel obce, fyzická osoba, a tedy i subjekt údajů je v rámci zaznamenávaných událostí alespoň určitelný.

Bude především záležet na tom, zda bude obyvatel obce v kronice označen např. jen jménem a příjmením nebo i dalšími identifikátory (místem bydliště) nebo i dalšími prvky, na jejichž základě by bylo možné určit jeho totožnost (např. specifická profese, funkce nebo povolání). Zde bude při posouzení také záležet na samotné velikosti obce. V menších obcích, kde je obyvatel např. jen několik set, lze uvažovat o možnosti, že bude pro určení postačovat pouhé jméno a příjmení - bude se tedy jednat o osobní údaje ve smyslu ZoOU, zatímco ve větších obcích by uvedený rozsah nepředstavoval osobní údaj ani ve spojení se zaznamenávanou událostí, neboť by nebylo možné zmíněnou osobu ztotožnit. Škála možností v uvedeném rozpětí je vlastně velmi široká a záleželo by na konkrétním posouzení, kdy se již o osobní údaj jedná a kdy nikoliv právě ve smyslu výše uvedené definice osobního údaje.

Pokud v konkrétním případě bude kronika obce zmiňovat při popisu zaznamenávaných událostí své obyvatele tak, že se o osobní údaj jednat nebude, nebude také aplikace ZoOU . Pokud tomu však bude naopak, a občané obce budou v kronice obce zmiňováni v souvislosti se zaznamenávanými událostmi způsobem, který je učiní minimálně určitelnými, je třeba ZoOU brát v úvahu z několika hledisek.

Tím prvním bude nutnost v souladu se ZoOU definovat, zda je možno osobní údaje v rámci kroniky obce vůbec zpracovávat, a pokud ano, zda k uvádění osobních údajů občanů je třeba vyžadovat jejich souhlas. Tato otázka je na místě potud, že souhlas představuje základní parametr možnosti zpracovávat osobní údaje, jak plyne z § 5 odst. 2 ZoOU. "Toto ustanovení je jedním ze základních kamenů ochrany osobních údajů a jejich zpracování. Deklaruje základní princip zpracování tak, že podmínkou zpracování je souhlas subjektu údajů. Tento přístup vychází z charakteru předmětu právní úpravy který souvisíš ústavně garantovaným právem na ochranu soukromí a také evropskou legislativou"³.

V případě zápisů do kronik obce však takového souhlasu potřeba nebude. Plyne to z ustanovení § 5 odst. 2 písm. a) ZoOU, které uvádí, že bez souhlasu může správce, v našem případě tedy obec, zpracovávat osobní údaje, jestliže provádí zpracování nezbytné pro dodržení právní povinnosti správce. "Z dikce je zřejmé, že se taková právní povinnost bude týkat povinností stanovených právním předpisem. Takový předpis dokonce ani nemusí přímo formálně stanovovat nebo určovat, že osobní údaje budou zpracovávány. K uplatnění výjimky bude bezpochyby postačovat skutečnost, že bez zpracování osobních údajů by správce nemohl dodržet svou právní povinnost stanovenou právním předpisem. Ostatně zatím jen výjimečně obsahují právní předpisy přímo pravidla zpracování osobních údajů"⁴.

Protože zákon o kronikách stanoví jejich vedení jako povinnost obce, tedy v pojmosloví ZoOU správce osobních údajů, bude možnost zpracovávat osobní údaje bez souhlasu subjektů údajů v kronikách uvedených bezpochyby naplněna právě v rámci uvedeného § 5 odst. 2 písm. a) ZoOU. Tento fakt sám o sobě důležitý však určitě neznamená, že do kroniky obce je možno zaznamenat informace o občanech obce (pokud se bude jednat pojmově o osobní údaje) zcela bezbřeze. I z hlediska zpracování osobních údajů bez souhlasu stále platí i jiná povinnost, a to podle § 5 odst. 3 ZoOU, který stanoví, že Co to je osobní a soukromý život ZoOU přesně nestanoví, nicméně obecně je možné říci, že zásahy do soukromí jsou považovány za negativní jev. Například Ústavní soud v jednom ze svých nálezů⁵ uvedl, že výše uvedeného vyplývá, že i zápisy do obecní kroniky by, pokud se týká informací o lidech, tedy o osobní údaje, měly respektovat právo na ochranu soukromí, byť je nutno přiznat, že nalézt často proměnlivou hranici soukromí činí v některých případech problémy i samotným soudům.

Na fakt ochrany soukromí obecně nelze zapomenout ani v případě dalšího ustanovení zákona o kronikách. Ustanovení § 2 odst. 2 uvádí, že V této souvislosti je vhodné připomenout i jistý limit, resp. regulativ, ochrany soukromí stanovený obecně zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "ObčZ"), a to konkrétně § 12 odst. 1 a 2. Je stanoveno, že písemnosti osobní povahy, podobizny, obrazové snímky a obrazové a zvukové záznamy týkající se fyzické osoby nebo jejích projevů osobní povahy smějí být pořízeny nebo použity jen s jejím svolením (odst. 1) a že svolení není třeba, použijí-li se písemnosti osobní povahy, podobizny, obrazové snímky nebo obrazové a zvukové záznamy k účelům úředním na základě zákona (odst. 2). Není pochyb o tom, že stanoví-li zákon o kronikách jako nedílnou součást kroniky obce i obrazové nebo zvukové záznamy, jedná se ve smyslu úpravy ObčZ o úřední účel na základě zákona a tedy, že k tvorbě příloh ve formě obrazových nebo zvukových dokumentů nebude ani podle ObčZ třeba souhlasu osob, jichž se budou takové obrazové nebo zvukové dokumenty týkat nebo je i zobrazovat.

Jinou paralelu se ZoOU lze v zákoně o kronikách najít v ustanovení § 2 odst. 3, který stanoví povinnost obce zabezpečit kroniku proti ztrátě, poškození nebo neoprávněnému přístupu. Touto paralelou je ustanovení § 13 odst. 1 ZoOU, který mj. stanoví, a dokonce podobnými slovy, že Pokud tedy má být chráněna sama kronika a pokud bude obsahovat pojmově i osobní údaje, podléhá obdobné ochraně, které pro zpracování osobních stanoví ZoOU. V případě zákona o kronikách se však jedná o zvláštní právní úpravu ve vztahu k ZoOU a bude mít tedy aplikační přednost.

Kronika obce je svým způsobem přístupná široké veřejnosti. Tak především do ní může na obecním úřadě (a bezpochyby úřadě jemu na roven postaveným) každý ve vymezené době nahlédnout. V případech kroniky ručně psané nebo tištěné a vázané za dohledu kronikáře. Tento přesně vymezený způsob nahlížení do kroniky ale zcela vylučuje zpřístupnění kroniky např. na intemetu. Tímto způsobem by totiž byla kronika přístupná tak "celému světu" a nedocházelo by k nahlížení v místě zákonem o kronikách stanoveném, tedy na obecním úřadě. Je otázkou, pokud by k takovému zpřístupnění došlo, zda lze takové jednání nějak postihnout. Zákon o kronikách neobsahuje žádné ustanovení o deliktech a za jeho nedodržování tedy není stanovena žádná sankce. Situace by tak zřejmě musela být řešena v rámci obecného dohledu nad výkonem veřejné správy (ministerstvem vnitra nebo i krajským úřadem, pokud by to přicházelo v úvahu), a to nejspíše jen nějakým nápravným opatřením. Pokud by však byly takto zpřístupněny i osobní údaje, mohlo by se jednat i o možné porušení § 13 ZoOU nebo také o zpracování v rozporu s účelem zpracování, tedy o porušení § 5 odst. 1 písm. f). Nicméně by se nejspíše muselo jednat o situaci, kdy by takové jednání dosáhlo intenzity sankcionovatelného deliktního jednání. Vždy by záleželo na konkrétních okolnostech.

Jak výše uvedeno, obec do kroniky zaznamenává, zjednodušeně řečeno, významné události. Ale protože vlastní obsah, mimo onoho základního limitu uvedeného v § 1 zákona o kronikách, není nikterak upřesněn, obsah zápisu je vlastně na uvážení kronikáře, resp. obce. V rámci obcí jsou však zpracovávána značná množství osobních údajů o jejích občanech. Oprávnění tak činit plyne z velké řady zvláštních právních předpisů. Obec (podle typu) tak zpracovává řadu evidencí o svých občanech. Např. podle zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů (dále jen "ZOEO"), a podle jeho § 5 odst. 3

Je fakt, že je působností obce vést kroniku obce. Mohlo by tak někoho např. napadnout, že by součástí kroniky, resp. přílohy, mohl být i každoroční seznam obyvatel obce vytvořený právě na základě přístupné evidence o obyvatelích podle výše uvedeného ustanovení ZOEO. Nicméně tak tomu být nemůže. Informační systém evidence obyvatel má poměrně přesně stanovená pravidla a podle § 3 odst. 1 ZOEO platí že Tímto způsobem je tedy i vymezen účel evidence obyvatel samotné. Bylo by však v rozporu s jejím účelem, aby informace z ní byly přenášeny nebo duplikovány jinam, např. tedy do kroniky obce. Bylo to i v rozporu s ustanovení § 5 odst. 1 písm. f) věta první ZoOU, podle níž lze zpracovávat osobní údaje pouze v souladu s účelem, k němuž byly shromážděny, a tak by takové zpracování mohlo být postiženo i pokutou. Tímto ustanovením se současně vylučuje možnost obcházení ZoOU⁷ a zároveň je kladen limit libovůli správců, kteří si často myslí, že mají-li nějaké osobní údaje, mohou s nimi nakládat dle svého uvážení a zpracovávat je v podstatě i za jakýmkoli jiným účelem.

Jiným, bezpochyby také zajímavým "zdrojem informací" může být matriční evidence, pokud je obec ve smyslu § 2 odst. 1 zákona č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "matriční zákon"), matričním úřadem⁸. Matriční knihy a matriční události do nich zapisované jsou však neveřejné (§ 7 odst. 4 matričního zákona). I když tedy lze bezpochyby zjistit v matričních knihách narození, knihách manželství a nebo knihách úmrtí řadu zajímavých informací o občanech obce, nelze je využít pro účely zápisů nebo popisů událostí v kronikách obce, neboť by to odporovalo nejen limitům stanovených matričním zákonem, ale z důvodů uvedených výše také ZoOU.

Lze tedy shrnout, že i při vedení kroniky obce je třeba respektovat i jinou zákonnou úpravu, než jen samotný zákon o kronikách obcí. Výše uvedené je jen upozorněním na některé okolnosti, jichž by se měly obce vyvarovat, aby se případně nedostaly do konfliktu s jinými zákony, když takovým jiným zákonem by podle okolností mohl být i ZoOU.