JUDr. Marie Salačová - strana 4

Kompletní platnou právní úpravu pro poskytování náhrad cestovních výdajů obsahuje od 1. 1. 2007 zákon č. 262/2006 Sb. , zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce “), a to v zásadě jeho sedmá část v souvislosti s dalšími ustanoveními.

Poskytování náhrady jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy v poslední době vykazuje několik nejasností, zejména v souvislosti s aplikací § 159 odst. 2 zákona č. 262/2006 Sb. , zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce “).

Novela zákona č. 262/2006 Sb. , zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce “), s účinností od 1. 1. 2012, přinesla zásadní změnu pro počítání stravného při dvoudenních tuzemských pracovních cestách zaměstnanců. A navzdory uplynulým rokům od zmíněného data, činí tato právní úprava v řadách podniků a organizací (u jejich pracovníků zabývajících se právě problematikou poskytování cestovních náhrad při pracovních cestách zaměstnanců a dalších osob) stále problémy.

S účinností od 1. 1. 2018 dochází ke změně sazeb náhrad cestovních výdajů. K uvedenému datu dochází ke změně sazeb stravného, sazby základní náhrady a průměrných cen pohonných hmot pro používání soukromých silničních motorových vozidel při pracovních cestách zaměstnanců, a to konkrétně novými vyhláškami Ministerstva práce a sociálních věcí a Ministerstva financí. Jedná se o vyhlášku č. 463/2017 Sb. , o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad, ze dne 15. 12. 2017, a vyhlášku č. 401/2017 Sb. , o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2018, ze dne 23. 11. 2017.

V poslední době se v praxi objevily další nejasnosti spojené s poskytováním náhrad cestovních výdajů při pracovních cestách zaměstnanců. Jedná se o situace, které nejsou výslovně řešené v zákoně, a přiznávání předmětných náhrad musí být v podstatě vyvozeno ze zákonného textu, přesněji řečeno ze zákona č. 262/2006 Sb. , zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce “). Následující příspěvek prostřednictvím otázek a odpovědí řeší mj. problematiku vysílání zaměstnance na pracovní cestu, používání silničního motorového vozidla zaměstnancem na pracovní cestě a zaměřuje se i na dotazy týkající se zahraničních pracovních cest.

Zaměstnanec jede na zahraniční pracovní cestu. Cesta z Prahy (místo pracoviště) na hranice trvá cca 1,5 hod. Např. vyrazí v 9:30 hod. z Prahy, hranice CZ/SRN překročí v 11:00 hod., dále pokračuje na místo určení. Vrací se následující den. V 16:30 hod. odjíždí z Dusseldorfu, v 00:15 h je na hranicích SRN/CZ a v 1:30 přijíždí do Prahy. Jak správně postupovat při výpočtu úhrady stravného? Hodiny, které zaměstnanec strávil na cestě na hranice v rámci ČR, se započítávají do hodin strávených v zahraničí? Nebo se vychází z tuzemských sazeb, a jelikož nepřekročila doba cesty v ČR 5 hod., tak nemá právo na nic? Jak přesně postupovat (v rámci výše uvedené cesty) při výpočtu stravného a přesné určení, kdy, proč a na co má zaměstnanec nárok?

Jednatel s. r. o. je starobní důchodce a nepobírá žádnou mzdu ani odměnu ze společnosti. Může mu s. r. o. uhradit náklady spojené s účastí na veletrhu v zahraničí, kde se zúčastní s ostatními zaměstnanci jako tlumočník (myslím tím stravné, kapesné, ubytování ..)? Budou tyto náklady pro s. r. o daňově uznatelné? 

S poskytováním náhrad cestovních výdajů při pracovních cestách zaměstnanců se pojí i často předkládaná otázka týkající se uvádění počátku a konce pracovního výkonu v pravém horním rohu tiskopisu „Cestovní příkaz“. Zaměstnanci i zaměstnavatelé se často ptají, zda je stanovena povinnost k vyplňování tohoto údaje. Podstata tohoto dotazu spočívá v aplikaci § 210 zákona č. 262/2006 Sb. , zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále také “zákoník práce ”. V tomto ustanovení je přesně stanoveno, že doba strávená na pracovní cestě nebo na cestě mimo pravidelné pracoviště jinak než plněním pracovních úkolů, která spadá do pracovní doby, se považuje za překážku v práci na straně zaměstnavatele, při které se zaměstnanci mzda nebo plat nekrátí s tím, že jestliže však zaměstnanci v důsledku způsobu odměňování mzda nebo plat ušla, přísluší mu náhrada mzdy nebo platu ve výši průměrného výdělku.

Jak správně postupovat se zpracováním (vyúčtováním) cestovních náhrad, jestliže zaměstnanec jede na týdenní pracovní cestu a předloží vypsaný cestovní příkaz takto: 17.7. Brno - Třebíč - Kdyně - 9:00 - 13:30 - jednání, 18.7. Kdyně - Cheb - Sokolov - 9:00 - 13:30 - jednání, 19.7. Sokolov - Kraslice - Kadaň- 9:00 - 13:30 - jednání, 20.7. Kadaň - Česká Lípa - 9:00 - 13:30 - jednání, 21.7. Česká Lípa - Brno - 9:00 - 13:30 - jednání. Zbývající čas v daném dni nevykonával dle sdělení žádnou práci pro zaměstnavatele (odpočíval, byl se projít po městě...). Potřebuji poradit s tím: 1) Jak dlouho mu trvala pracovní cesta? Počítá se jen cesta a doba jednání, což je 4,5 hodiny, nebo se zohledňuje i zbývající čas v daném dni? Nevrací se zpět do Brna s odůvodněním, že by to bylo neekonomické jet zpět a následující den jet zase daným směrem. 2) Jak se bude počítat stravné? 3) Do mzdy se mu počítá jen 4,5 hodiny nebo více hodin a případně kolik? 

Dotaz se týká zaměstnance v podnikatelské sféře. Začátek pracovní cesty - Brno 3:30 hod., příjezd do Prahy na letiště v 7:00 a odlet do Amsterdamu. Ještě ten samý den přílet z Amsterdamu v 19:45 hod. do Prahy, příjezd do Brna v 1:00 hod následujícího dne. Ráno a v noci jel z Brna do Prahy a zpět dohromady 7 hodin. Dle zákoníku práce lze slučovat dva dny, pokud je to dvoudenní pracovní cesta a je to výhodnější pro zaměstnance, ale nevím, zda to můžu aplikovat i u zahraničního cestovního příkazu. 

Novela zákona č. 262/2006 Sb. , zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce “), s účinností od 1. 1. 2012 poměrně výrazně zkomplikovala aplikaci poskytování náhrad cestovních výdajů, především ze strany zaměstnavatele. Konkrétně se jedná o to, že Ministerstvo práce a sociálních věcí k uvedenému datu vypustilo z platného zákonného textu do konce roku 2011 (z § 27 zákoníku práce ) definici neplatného právního úkonu. Tato definice zněla tak, že neplatným právním úkonem se rozumí úkon, kterým se zaměstnanec předem vzdává svých práv. Slovo „předem“ bylo přitom velmi důležité, protože když bylo toto „převedeno“ na poskytování náhrad cestovních výdajů, prakticky to znamenalo, že zaměstnanci se nemohli vzdávat cestovních náhrad z pracovních cest předem, tj. před pracovní cestou, ale nic nebránilo tomu, aby se zaměstnanci vzdávali cestovních náhrad z pracovních cest potom, tj. po návratu z pracovní cesty.

V rámci poskytování náhrad cestovních výdajů při pracovních cestách zaměstnanců určitě zaujímá zvláštní místo aplikace § 159 odst. 2 zákoníku práce . Zmíněné ustanovení přesně upravuje podmínky poskytování náhrady jízdních výdajů za místní hromadnou dopravu při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce. Jedná se o ustanovení, které poprvé v historii prolamuje zásadu prokazatelnosti vůči náhradě jízdních výdajů za městskou hromadnou dopravu při pracovních cestách zaměstnance v obci jeho sjednaného místa výkonu práce v pracovní smlouvě.

Platná právní úprava pro poskytování náhrad cestovních výdajů ze zákona č. 262/2006 Sb. , zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, je účinná, tedy z ní vyplývají stanovená práva a povinnosti, již řadu let (od 1. 1. 2007). A přesto se stále vyskytují opakující se dotazy na toto téma, vyplývající z neznalosti či nesprávného pochopení zákoníku práce . Následující příspěvek přináší odpovědi na ty nejčastější z nich, které se týkají určování počátku a konce pracovní cesty zaměstnanců.

Pokud vyšlu zaměstnance na celý měsíc na služební cestu, má nárok na stravné i o víkendech, ačkoliv v tyto dny nepracoval? 

Vzhledem ke stále se rozvíjející ekonomice lze nepochybně konstatovat, že poskytování náhrad cestovních výdajů při pracovních cestách zaměstnanců je téměř každodenní záležitostí všech zaměstnavatelů v České republice. V této souvislosti je třeba zdůraznit, že podle § 153 odst. 1 zákoníku práce určuje všechny podmínky pracovních cest zaměstnanců vždy výhradně a sám zaměstnavatel a zaměstnanec není oprávněn svévolně cokoliv na zaměstnavatelem určených podmínkách měnit. Jestliže zaměstnanec toto zákonné ustanovení poruší a svévolně změní zaměstnavatelem stanovenou podmínku pro pracovní cestu, všechny vzniklé důsledky se stávají jeho soukromou záležitostí s vlastní odpovědností bez nároku na cestovní náhrady. A ve vazbě na uvedenou skutečnost se v praxi ze strany zaměstnanců velmi často prosazuje právě tzv. čestné prohlášení, které však nemá zákonné opodstatnění.

Podnikatel, fyzická osoba, používá pro podnikání svoje soukromé nákladní vozidlo nezahrnuté v obchodním majetku. Může si uplatnit sazbu základní náhrady za použití soukromého vozidla ve výši dvojnásobku normální sazby? Podle čeho se určuje, zda se jedná o nákladní automobil?

Audit nás upozornil, že zasílání zálohy na pracovní cestu na bankovní účet zaměstnance zákoník práce nepřipouští a že dochází vzhledem k úročení bankovních účtů k neoprávněnému obohacení zaměstnance. Protože bezhotovostní převod na účet preferujeme jako zaměstnavatel (omezení manipulace s hotovostí, poplatek banky za výběr hotovosti), tak i naši zaměstnanci, rádi bychom si tento názor ověřili.

Vzhledem k situaci na pracovním trhu firma uvažuje o náboru zaměstnanců i mimo území města svého závodu s tím, že by zaměstnancům hradila cestu do zaměstnání, případně některým by zajistila ubytování. Jak dlouho je možné takto postupovat, aby se stále jednalo o cestovní náhrady a firma by nemusela dopravu apod. standardně dodaňovat? Jaká kvalita ubytování bývá před finančním úřadem obhajitelná (řada firem zaměstnance ubytuje na ubytovnách, kdy stěží někdo vydrží)?

Jsme PO a máme v leasingu služební vozidlo, které využívá jeden z našich zaměstnanců, a zároveň k němu vede knihu jízd. Je třeba pro cesty kratší než 5 hodin na území ČR, tj. bez nároku na stravné, připravit a vyúčtovat cestovní příkaz s nulovou náhradou?

Stejně jako každý rok, i s účinností od 1. ledna 2017 dochází ke změně sazeb náhrad cestovních výdajů. K uvedenému datu dochází ke změně sazeb stravného, sazby základní náhrady a průměrných cen pohonných hmot pro používání soukromých silničních motorových vozidel při pracovních cestách zaměstnanců, a to konkrétně novými vyhláškami Ministerstva práce a sociálních věcí a Ministerstva financí. Jedná se o vyhlášku ze dne 20. 12. 2016 č. 440/2016 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad (dále jen „vyhláška č. 440/2016 Sb.“), a vyhlášku ze dne 3. 11. 2016 č. 366/2016 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2017 (dále jen „vyhláška č. 366/2016 Sb.“).