Digitalizace účetnictví má význam – šetří čas i peníze

V posledních letech se moderní technologie společně s pojmem “umělá inteligence” dostaly i do velmi konzervativního oboru, jakým účetnictví bezesporu je. Některým efektivně slouží, jiní se jich stále bojí... faktem ale je, že se neodmyslitelně stávají součástí našich životů, a kdo bude chtít zůstat konkurenceschopný, bude muset začít inovovat své procesy. Abychom to ale uvedli na pravou míru a trochu vás uklidnili, nikdo se vás nesnaží nahradit, ale vaši práci zefektivnit. V rámci implementací různých aplikací a nástrojů se nezbavujete rozhodovacích kompetencí, které jsou pro vedení účetnictví zásadní, ale zefektivňujete si přípravu podkladů k těmto aktivitám.

 

Začínáme digitalizovat

Digitalizace účetnictví je proces, při kterém jsou tradiční papírové účetní dokumenty a manuální účetní operace nahrazeny elektronickými systémy a automatizovanými postupy. Tento přechod zahrnuje převod všech účetních dat do digitální podoby, což umožňuje jejich snadnější správu, přístup a analýzu.

S čím vám moderní technologie mohou pomoci?

  1. Zjednodušení procesu předávání účetních dokladů mezi účetní kanceláří a firmou, nebo účetním oddělením a ostatními zaměstnanci podniku.
  2. Zjednodušení procesu vytěžování faktur i účtenek, a tím zrychlení příprav podkladů k finálnímu zaúčtování.
  3. Zjednodušení archivace faktur a účtenek, která je prováděna online a přináší s sebou řadu výhod - okamžitou dostupnost odkudkoliv a zároveň také eliminování rizika poškození nebo ztráty.

Digitalizace účetnictví v aplikaci AliceStejně jako každá inovace i přechod na digitalizované účetnictví může být zpočátku trochu náročný. Je však důležité vytrvat, protože brzy po zavedení těchto technologií se dočkáte očekávaných výsledků. “Zavedení moderních nástrojů do účetní praxe dnes není složité. Mnoho účetních si ale ještě pamatuje, jak se před řadou let začaly objevovat různé “chytré systémy” a aplikace, které často nefungovaly spolehlivě, vytěžovaly nesmyslná nebo nepřesná data a nepřinášely výrazné časové úspory. V posledních letech se to však výrazně změnilo, zejména díky pokrokům v oblasti umělé inteligence, která nyní výrazně zrychluje a zefektivňuje účetní procesy a přináší skutečné výhody,” uvádí téma Ing. Jaroslav Ždímal, zástupce české firmy Redque, která se zabývá vývojem vlastní umělé inteligence a aplikace Alice, jejímž cílem je zefektivnění práce účetních pomocí nástroje na vytěžování a archivaci dat. A zároveň dodává: “Účetní by podle mě měly moderní technologické nástroje brát jako pomocníky, kteří jim opravdu dokáží zjednodušit práci... Řekněme si narovinu, koho baví “datlovat” padesát faktur denně.”

 

Správný nástroj je základ

Na trhu se setkáte s řadou nástrojů a aplikací, které se věnují digitalizaci účetních procesů, a mnoho z nich nabízí bezplatné demo pro vyzkoušení. Při výběru vhodného nástroje je důležité zohlednit nejen cenu, ale také spolehlivost, jednoduchost použití a technologickou vyspělost. Některé starší aplikace byly programovány "natvrdo", což znamená, že byly přizpůsobeny konkrétním formátům dokumentů, a při jakékoliv změně formátu vyžadovaly zásah programátorů.

Moderní nástroje využívající umělou inteligenci (AI) jsou mnohem flexibilnější a přesnější, protože se dokáží adaptovat na různé typy dokumentů bez nutnosti ručních úprav. “Tímto směrem jsme šli i my v Redque. Naše aplikace Alice si hravě dokáže poradit s různými typy a styly dokladů. Naší nespornou výhodou, která má zásadní vliv na celou digitalizaci, je fakt, že jsme autory vlastní umělé inteligence. Vaše připomínky, pokud to dává i globální smysl, dokážeme okamžitě zapracovat a změnit přímo v modelu. Což nemají všichni a velká část naší konkurence využívá jeden a ten stejný model, který je sice kvalitní, ale jako pouzí “odběratelé” do něj nijak nedokáží zasahovat,” vysvětluje Jaroslav Ždímal.

 

Doklady si předávejte online – bezpečně a jednoduše

Dnešní rychlá doba si leckdy žádá změnu postupů při zpracování účetnictví. Fyzické předávání faktur a účtenek sice má něco do sebe, ale určitě to nepatří mezi nejoblíbenější a nejpraktičtější aktivity. “Naučte své klienty předávat doklady online. Není to nic náročného, zvládne to každý, a vám jako účetní kanceláři to může ušetřit hodiny času. Například v naší aplikaci Alice je přebírání dokladů možné několika způsoby v různých formátech,” uvádí Jaroslav Ždímal.

1) “Cvak” a je hotovo

Svým klientům můžete dát přístup do mobilní aplikace Alice, ve které stačí doklady vyfotit. Rozhodně je předtím nemusí “žehlit”, nástroj si poradí i se zmuchlanými a lehce poškozenými doklady. Fotka se neukládá do paměti telefonu, ale rovnou odchází k účetní. Zároveň se do “košilky” uloží datum, čas i osoba předávající (nahrávající doklad).

2) Webová aplikace

V rámci této varianty si stačí otevřít webovou stránku, přihlásit se a následně doklad “přetáhnout” nebo vložit z počítače. Tím dochází k předání a následnému vytěžení celého dokumentu.

3) Odeslání e-mailu

Velmi oblíbenou metodou předávání dokladů je také zasílání faktury nebo účtenky do e-mailu. Aplikace Alice pozná, kdo je odesílatel, a podle toho automaticky přiřadí účetní jednotku, či tuto informaci zjistí dle IČ odběratele na faktuře.

4) Skener

Poslední variantu ocení především ti, kteří pracují s velkým množstvím papírových dokumentů. Pokud máte skener s podavačem, máte vyhráno! Dokumenty stačí vložit k “ofocení”, nahrát je do aplikace Alice, která se už postará o jejich rozdělení a samostatné vytěžení jednotlivých dokladů.

O tom, co po předání dokladů bude následovat a jak daná data dostanete do vámi využívaného účetního programu, si povíme v další části tohoto obsahového speciálu. Nebo si vše rovnou vyzkoušejte na webu aplikace Alice.