Digitalizace, elektronizace

Na palubě botelu Marina se letos uskutečnilo tradiční autorské setkání. S heslem "S námi jste na stejné lodi" jsme připravili večer plný inspirace a inovací, který oslovil všechny přítomné autory.

Přesun do digitálního prostředí přináší spoustu výhod nejen pro jednotlivce, ale i pro firmy a další instituce. Hlavním argumentem pro digitalizaci je zefektivnění některých procesů. Rutinní práce, jako je například ruční zadávání přijatých faktur do účetního systému, vytvářejí velký prostor pro chyby, které mohou mít negativní důsledky, a jejich náprava je často drahá a časově náročná. Díky moderním technologiím lze většinu těchto procesů zautomatizovat, čímž se eliminuje riziko lidské chyby a zkracuje čas potřebný k jejich zpracování. Se zaváděním moderních technologií je spojené nejen zvýšení efektivity, ale také snížení nákladů. Firmy, které investují své prostředky do automatizace a digitalizace účetních procesů, často dokážou významně ušetřit, protože sníží množství práce, kterou musí vykonávat zaměstnanci ručně. Automatizace umožňuje účetním zaměřit se na komplexnější práci, jako je analýza nebo poradenství, místo toho, aby trávili čas opakujícími se činnostmi. Digitalizace účetnictví usnadňuje splnění legislativních požadavků, které stále více směřují k elektronickému vykazování a transparentnosti. Digitalizace tedy modernizuje podnikové procesy a zároveň se stává i nevyhnutelnou podmínkou pro dlouhodobý úspěch v současném rychle se měnícím konkurenčním prostředí. V následujícím textu se zaměříme na podoby digitalizace a automatizace, se kterými se může finanční účtárna setkat v roce 2024.

Zájem o nástroje, které umožní snadnější správu účetnictví, roste téměř každým dnem. Víte, jak propojit aplikace s umělou inteligencí (AI) s běžnými účetními programy, aby vám usnadnily práci – například při vytěžování faktur? Zbavili byste se rádi rutinního zadávání dokladů? Jaké existují možnosti propojení a které jsou pro vás a váš účetní software nejvýhodnější? To vše si můžete přečíst v tomto článku nebo si poslechnout v podcastu, jehož hostem byl Ing. Jaroslav Ždímal z české firmy Redque, která účetním zjednodušuje práci pomocí aplikace Alice.

Pronajmutí bytu, nástup do zaměstnání či objednávání zboží a služeb. Víte, že ani v jedné z těchto situací se nemusíte kvůli podpisu potkat osobně s protistranou nebo ztrácet čas na poště? Stačí doma sednout na gauč, spustit aplikaci na online podepisování a podepsat dokument bezpečně na dálku.

Tak jako o každé technologické novince, i kolem online podpisů koluje ve společnosti řada mýtů. Zatímco některé jsou neškodné a úsměvné, jiné v Češích vzbuzují zbytečné obavy. Společnost ezConvey, provozující podpisovou aplikaci Podpisovna, vybrala z hromady mýtů největší tři, které lidé často zmiňují na sociálních sítích i při debatách se známými.

Je elektronická faktura, PDF faktura zaslaná na firemní mail z jiného mailu než z mailu dodavatele, plnění (např. z mailu jiné společnosti, která fakturu jen přeposílá) považována za originál, nebo by vždy měla být faktura odesílána z firemního mailu dodavatele plnění? Jak to je aktuálně s elektronickým podpisem? Spousta faktur chodí bez elektronického podpisu a faktury jsou jen přílohou. Je to takto dostačující jako prokázání originálu? 

V současném stadiu digitalizace společnosti není pochyb o tom, že se v praxi stále častěji budeme setkávat s uplatněním plných mocí v elektronické formě. Jaké jsou vlastně možnosti, případně úskalí digitální plné moci? Principiálně existují dvě různé situace, buď je plná moc již zpočátku vyhotovena elektronicky (digitální plná moc) anebo je do této podoby převedena z formy listinné (digitalizovaná plná moc).

Asi všichni vnímáme, jak důležité je v dnešní době neusnout na vavřínech a získávat informace o nových technologiích, jako je bezpochyby umělá inteligence. To byl jeden z hlavních důvodů, proč jsme se rozhodli se společností Redque uspořádat webinář na téma digitalizace v účetnictví. Na webináři jsme také rozebrali jak s digitalizací začít a jestli opravdu AI nahradí účetní (a další profese), jak mnohdy slýcháme v médiích. Probrali jsme také životní cyklus dokladu, zjednodušení práce pro účetní díky AI, archivaci dokladů, časová razítka a mnoho dalšího. Přihlaste se nebo se zaregistrujte a pusťte si záznam webináře zdarma!

EU AI Akt byl zveřejněn v Úředním věstníku jako nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2024/1689 dne 12. 7. 2024 a začne platit 20 dní po tomto zveřejnění. Má za cíl zajistit bezpečnost a transparentnost AI systémů, které budou uváděny na trh EU, a zároveň podpořit inovace a investice v této oblasti. Nařízení stanovuje přísná pravidla pro vysoce rizikové AI systémy a zakazuje určité praktiky, které jsou v rozporu s hodnotami EU. Akt se vztahuje na všechny poskytovatele AI systémů, bez ohledu na jejich sídlo, pokud jejich systémy působí v EU. Firmy, ale i úřady pak budou mít dva roky na přípravu, než nařízení začne být přímo závazné v plném rozsahu. Některé oblasti AI ovšem budou vymahatelné i dříve, např.: zákazy se uplatní 6 měsíců po vstupu v platnost, kodexy praxe 9 měsíců, obecná pravidla 12 měsíců a povinnosti pro vysoce rizikové systémy 36 měsíců po vstupu v platnost.

V posledních letech se moderní technologie společně s pojmem “umělá inteligence” dostaly i do velmi konzervativního oboru, jakým účetnictví bezesporu je. Některým efektivně slouží, jiní se jich stále bojí... faktem ale je, že se neodmyslitelně stávají součástí našich životů, a kdo bude chtít zůstat konkurenceschopný, bude muset začít inovovat své procesy. Abychom to ale uvedli na pravou míru a trochu vás uklidnili, nikdo se vás nesnaží nahradit, ale vaši práci zefektivnit. V rámci implementací různých aplikací a nástrojů se nezbavujete rozhodovacích kompetencí, které jsou pro vedení účetnictví zásadní, ale zefektivňujete si přípravu podkladů k těmto aktivitám.

V předchozím článku jsme se zaměřili na význam digitalizace účetnictví a výhody moderních technologií, jako je umělá inteligence, které přinášejí vyšší efektivitu a přesnost při přebírání účetních dokladů. Představili jsme aplikaci Alice od firmy Redque, která díky vlastní AI technologii umožňuje rychlé a flexibilní zpracování různých typů dokumentů, a také jsme probrali různé způsoby, jakými lze doklady předávat online, což šetří čas a usnadňuje práci účetním. Plynule na to navážeme a dnes si povíme o tom, co následuje, když vám klient (nebo kolega) předá doklady online formou.

Není tajemstvím, že umělá inteligence (AI) začíná hrát důležitou roli v mnoha odvětvích včetně účetnictví. Přestože někteří mohou mít obavy z možné náhrady lidské práce, realita je jiná. V našem nedávném podcastu, který připravil Ing. Jaroslav Ždímal z Redque s.r.o., jsme se podrobněji zaměřili na to, jak AI mění účetní praxi – a to ke spokojenosti účetních.

Digitalizace účetnictví je nevyhnutelná. Budoucnost účetnictví není v papírové formě a již dnes plno firem využívá zcela digitální řešení. Každá změna s sebou nese obavy. Ta digitální se dotýká většinou každého zaměstnance, který musí upravit své rutinní činnosti. Na začátku digitalizace jsou tak důležité nejen výběrové řízení na dodavatele, zabezpečení dat a vhodné programy, ale také komunikace a zapojení celého týmu do samotné implementace. Naslouchat a zodpovídat všechny dotazy je nutné pro hladký průběh i otevřenost týmu ke změně, novým nástrojům a jejich přijetí za vlastní. Díky urychlení procesů dostává vedení společnosti přístup k datům, které jim pomáhají rychleji reagovat na vývoj a trendy jejich podnikání. Mohou tak činit rozhodnutí ve velmi krátkém čase a s relevantními daty. Mění se také účetní profese, která již neodpovídá představě široké veřejnosti. Získává tak opět prestiž, kterou si bezesporu zaslouží.

Srdečně vás zveme na konferenci pořádanou Komorou daňových poradců s názvem „Umělá inteligence v daňovém poradenství“. Tahle unikátní akce, která se bude konat 8. října 2024, vám poskytne nepostradatelnou odbornou podporu při výkonu profese daňového poradce a zprostředkuje vám přehled o nejnovějších technologických produktech včetně využití umělé inteligence.

Je vaše účetnictví stále papírové? Právě nastává nejvyšší čas poohlédnout se po možnostech přechodu na jeho digitální formu! Transformace papírového účetnictví na elektronické je vhodná k prvnímu dni nového účetního období, takže máte celé léto a podzim na to zvážit všechny možnosti – následující informace vám mohou pomoci se lépe zorientovat.

V posledních letech umělá inteligence (AI) zásadně mění mnoho odvětví, včetně účetnictví. Jaké jsou hlavní možnosti a omezení AI právě v tomto světě plném čísel a tabulek? Ing. Lukáš Neumann, Ph.D., z Redque s.r.o., nám přiblíží, jak jejich vlastní nástroj umělé inteligence Redque a aplikace Alice, kombinující OCR technologii a strojové učení, pomáhá efektivně zpracovávat data z faktur a rozvolňovat tak ruce účetním.

Jak může umělá inteligence (AI) pomoci daňovým poradcům a právníkům udržet krok s neustálým přílivem nových rozhodnutí? V právním prostředí, kde Nejvyšší správní soud každoročně řeší téměř tisíc daňových sporů, může být nad možnosti jednotlivce mít neustálý přehled o nových rozhodnutích a vyznat se v nich. Naštěstí nám v posledním roce dala o sobě významně vědět právě umělá inteligence (AI), která nejenom tento proces dokáže velmi ovlivnit. Účelem tohoto příspěvku je ukázat, jak nám AI v této oblasti pomáhá již dnes, jakož i jaké možnosti lze od ní v dohledně době očekávat.

Chcete začít používat digitální občanský průkaz v mobilní aplikaci eDoklady, ale nevíte, jak na to? Základní fungování dematerializovaného průkazu, resp. jeho digitální kopie (stejnopisu), popíšu právě v tomto článku. Finální krok k úplné dematerializaci osobních dokladů v ČR přinesla novela zákona č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby (ZPDS). Schválená novela tohoto zákona, nazývaného také "digitální ústava", umožňuje předložit prostřednictvím aplikace eDoklady digitální kopii průkazu namísto jeho materiální podoby. V této chvíli se možnost pořídit digitální stejnopis týká pouze občanského průkazu a prokazovat se lze jen na některých ústředních správních úřadech. Od července 2024 se ale možnost prokazování rozšíří na další orgány veřejné moci a od 1. ledna 2025 i na soukromé osoby, kterým je ukládána povinnost ověřovat totožnost předložením průkazu. Diskutuje se v této souvislosti o tom, zda tato povinnost zahrnuje i povinné osoby podle AML zákona.

Struktura podání je tedy uspořádání obsahu prostřednictvím předem připravených položek, přičemž tyto „kolonky“ je nutné určitým způsobem vyplnit. Tento způsob určují pravidla pro vyplnění položek, např. takové pravidlo, že do určité položky lze zařadit jen čísla, nikoliv písmena. Porušení takového pravidla je stále porušením stanovené struktury, nikoliv chybou obsahu. Chybou obsahu je tak např. vyplnění položky pro DIČ odběratele nesprávným číslem. Naproti tomu chybou struktury je vyplnění takové položky písmeny, tj. uvedení DIČ slovy. Takto vyjádřené DIČ odběratele může být i správné, nepůjde tak zároveň o chybu obsahu. Lze tedy uzavřít, že Generální finanční ředitelství nebylo zákonem zmocněno k vydání obecně závazného právního předpisu, který by určoval strukturu kontrolního hlášení, již je podle § 101a odst. 3 ZDPH nutné dodržet. Vydání právního předpisu subjektem, který k tomu nebyl oprávněn, je z ústavněprávního hlediska tak závažným defektem, že mu upírá veškeré normativní účinky, proto jej soud nemůže aplikovat (čl. 95 odst. 1 Ústavy ).

Před časem vzbudil v odborné veřejnosti velikou pozornost rozsudek Vrchního soudu v Praze ze dne 28. června 2023 pod čj. 3 VPSH 610/2023-A-122. Meritem věci bylo posuzování otázky, zda a případně jakým způsobem může být v rámci zahájení insolvenčního řízení nahrazen úředně ověřený vlastnoruční podpis elektronickým podpisem. Soud přitom vycházel z doslovné interpretace ustanovení § 6 zákona č. 12/2020 Sb. , o právu na digitální služby, které nabylo účinnosti relativně nedávno, konkrétně dnem 1. 7. 2022.