6 tipů, jak klienta přesvědčit k digitalizaci účetnictví
Největší překážkou digitalizace jsou pro externí účetní a účetní kanceláře často jejich klienti. Někteří jsou dost konzervativní a nechtějí měnit své návyky. Přitom správně provedená digitalizace ušetří čas nejen vám jako účetním, ale právě i jim.
Než se podíváme na to, jak klienty přesvědčit, zaměříme se na dva obvyklé scénáře elektronického předávání dokladů.
Základní varianta elektronického předávání dokladů
Klient shromažďuje doklady v elektronické podobě. Ty, které dostane papírově, sám nafotí nebo naskenuje. Veškeré doklady vám pak nahraje do sdíleného datového úložiště nebo rovnou do účetního programu – toto umožňuje například Evala.
Vy následně faktury zpracujete – buď je ručně přepíšete, nebo využijete vytěžení pomocí AI. Veškeré doklady archivujete elektronicky a nemáte už žádný papírový archiv.
Ideální varianta elektronického předávání dokladů
Nicméně i předešlá varianta obsahuje řadu ruční práce – pro vás či pro klienta. Ideální scénář je proto takový, když všichni klientovi dodavatelé posílají faktury na specializovanou e-mailovou adresu rovnou vám do účetního systému. Tím mu odpadá přeposílání dokladů a snižuje se pravděpodobnost, že vám některé doklady zapomene předat. Doklady pak klient schvaluje přímo ve vašem účetním programu.
Součástí ideálního scénáře je také to, že dodavatelé vystavují faktury ve formátu ISDOC. Díky tomu je nemusíte ručně přepisovat, ani platit za vytěžování. Jednotlivé položky faktury se z dokladu jednoduše přenesou do účetního systému. Nic za to neplatíte a hlavně se informace importují skutečně správně.
Ať už chcete uskutečnit první, či druhý scénář, nejdřív musíte pro svůj nápad získat klienta.
6 tipů, jak klienta přesvědčit a usnadnit mu to
1. S novým klientem to jde snáze
Největší šanci na úspěch máte u klienta, se kterým teprve začínáte spolupracovat. Rovnou mu řekněte, že fungujete digitálně, a popište, jak bude předávání dokladů probíhat. Domluvte si jasná pravidla – kdy a kam bude doklady nahrávat a kdy vy odevzdáváte výstupy. Klidně mu vše sepište do e-mailu a nechte si potvrdit, že s tím souhlasí. Tím zvýšíte jeho pocit závazku a také pravděpodobnost, že dohodu dodrží.
2. Maximálně to klientovi usnadněte
Čím snadnější pro klienta bude elektronické předávání dokladů, tím je větší šance, že to bude skutečně dělat. Ulehčete mu to tím, že mu třeba sepíšete návod nebo natočíte instruktážní video, kde ukazujete, jak doklady nahrát na cloud.
3. Posílejte avízo
Jedním z nejčastějších problémů je, že klienti neodevzdávají doklady včas. Pokud se to stává i vám, začněte jim v předstihu posílat připomínky – například e-mailem nebo SMS. Výhodou textové zprávy je, že ji klient většinou nepřehlédne. U e-mailu je zase praktické, že do zprávy můžete rovnou přiložit odkaz na klientovu složku k nahrávání dokladů a třeba i odkaz na návod. Takže klient nemusí nikde nic dohledávat a rovnou uploaduje doklady.
Text e-mailu či SMS může být každý měsíc stejný – šablonu zprávy si vytvoříte předem a uložíte. U e-mailu také dopředu naplánujete čas odeslání, takže si připomínací e-maily můžete nachystat předem a už nemusíte myslet na jejich odesílání.
4. Účtujte expresní příplatek
Vysvětlete klientovi, že když pošle podklady pozdě, máte málo času na jejich zpracování a nemusíte stihnout dodat výstupy včas. Většina účetních si to v praxi nedovolí a raději pracují po nocích, aby vše stihli v termínu. To ale klient vědět nemusí – je důležité, aby chápal, že pozdní odevzdání je závažná komplikace, která se mu nemusí vyplatit.
Pokud by se pozdní dodání opakovalo, informujte ho, že příště byste museli začít účtovat poplatek za expresní zpracování. Možná to zní trochu drasticky, ale v řadě oborů je to běžná praxe. Když třeba dáváte kabát do čistírny, běžně ho mají vyčištěný do týdne. Ale pokud ho chcete mít čistý do dvou dnů, připlatíte si. Nikomu to divné nepřijde a zákazníci to akceptují.
5. Investujte čas do domluvy s dodavateli
Jak už jsme zmínili, pro klienta i pro vás je nejjednodušší, když vám faktury od dodavatelů chodí na jednu specializovanou e-mailovou adresu přímo do účetního programu.
Schvalování dokladů například v účetním systému Evala funguje na principu whitelistu. To znamená, že si definujete, kteří dodavatelé vám pravidelně posílají faktury na stejné částky (např. pronajímatel prostor, mobilní operátor atd.). Jejich e-mailové adresy dáte na whitelist – tedy na seznam povolených adres. Když odtud přijde faktura, pro vás jako účetní je schválená a rovnou ji můžete zaúčtovat a proplatit.
Doklady od jiných dodavatelů pak přímo v účetním programu čekají na klientovo schválení. Teprve poté zadáte příkaz k úhradě a zaúčtujete je.
Nejdřív musíte samozřejmě dodavatele informovat o nové adrese pro zasílání dokladů a také zjistit, jestli by vám mohli zasílat faktury ve formátu ISDOC. To stojí nějaký čas a někdy jim to také musíte připomínat. Nicméně z dlouhodobého hlediska se vám to vyplatí. Klienti u svých účetních zůstávají dlouhodobě, takže vám to bude šetřit práci každý jeden měsíc po dobu mnoha let.
6. Silným argumentem je nižší cena
Čím víc má klient dokladů, tím zásadnější je, aby vám je posílal elektronicky. Ušetříte tím ohromné množství času. Denisa Krausová ve své bakalářské práci z roku 2023 zkoumala reálné úspory v jedné české účetní kanceláři. Klient této firmy měl ročně 1865 dokladů. Zatímco jejich ruční zpracování zabralo účetním 124,5 hodin, elektronicky to bylo jen 45,4 hodin. To je časová úspora více než 60 %.
Díky tomu můžete klientovi nabídnout snížení ceny. Právě toto bývá nejsilnějším argumentem u stávajících klientů, kteří jsou zvyklí na papírové předávání dokladů. Díky tomu se stanete nejen konkurenceschopnějšími, ale hlavně si uvolníte ruce a můžete přijmout další klienty.
A ještě jedna dobrá zpráva: když si spočítáte čas, který díky digitalizaci ušetříte, vyjde vám, že i se sníženou cenou si vyděláte víc za hodinu než dřív.
Vyzkoušejte zdarma Evalu
Spolupráci s klienty vám výrazně usnadní cloudový účetní program Evala. Má přímo v sobě integrovaný Zákaznický portál, kam klient nahrává doklady. Takže neřešíte žádné veřejné úložiště.
Klient si nemusí nic stahovat nebo instalovat. Do Zákaznického portálu se dostane přes internet. Také mu nepotřebujete dokupovat další licenci, přístup pro něj je už v ceně.
Přímo v Evale si pro každého klienta můžete zřídit specializovanou e-mailovou adresu, na kterou budou dodavatelé posílat doklady. Vy je rovnou uvidíte v Evale a přes ISDOC se vám načtou do programu.
Pokud se vám dodavatele nepodaří přesvědčit k ISDOCu, přímo v Evale můžete doklady v PDF, JPG či PNG vytěžit pomocí AI. Není nutné využívat žádnou další externí službu nebo řešit její propojení s účetním programem. Vše je přímo v Evale.