AML pro účetní: Identifikace a kontrola klienta v praxi

 

Hlavní AML povinnosti účetních v kostce

Z AML zákona pro účetní kancelář vyplývá soubor provázaných povinností, které tvoří jednotný systém prevence:

• Identifikace klienta podle § 7 a 8 při vzniku obchodního vztahu i při jednorázových obchodech nad zákonný limit.
• Kontrola klienta podle § 9, případně zesílená kontrola podle § 9a u rizikových klientů.
• Hodnocení rizik klienta, obchodu i vlastní činnosti podle § 21a, na němž stojí rozsah ostatních opatření.
• Systém vnitřních zásad podle § 21, který formalizuje postupy uvnitř kanceláře.
• Určení kontaktní osoby pro styk s Finančním analytickým úřadem (FAÚ) podle § 22.
• Oznámení podezřelého obchodu FAÚ bez zbytečného odkladu podle § 18.
• Pravidelné školení zaměstnanců podle § 23 nejméně jednou za 12 kalendářních měsíců.
• Uchování dokumentace po dobu 10 let podle § 16.
• Mlčenlivost o oznámení a šetření podezřelého obchodu vůči klientovi i třetím osobám (§ 38).

Tento článek se podrobněji věnuje základům celého systému, identifikaci a kontrole klienta a zázemí, které tyto procesy v účetní kanceláři rámcuje.

 

AML identifikace klienta: kdy a v jakém rozsahu

Povinnost identifikace vzniká podle § 7 odst. 1 AML zákona nejpozději v okamžiku, kdy je zřejmé, že hodnota obchodu překročí 1 000 EUR. Pro účetní kancelář je však určující § 7 odst. 2 písm. b): identifikovat je nutné vždy při vzniku obchodního vztahu, tedy už při uzavírání smlouvy o vedení účetnictví, a to bez ohledu na předpokládaný objem fakturace.

U klienta – fyzické osoby se podle § 5 odst. 1 zaznamenávají všechna jména a příjmení, rodné číslo nebo datum narození, místo narození, trvalý pobyt, státní občanství a také druh, číslo a doba platnosti průkazu totožnosti včetně státu či orgánu, který jej vydal. U právnické osoby se k tomu připojuje ověření existence z důvěryhodného zdroje, v praxi z obchodního rejstříku, a identifikace fyzické osoby, která za firmu jedná (§ 8 odst. 2).

Identifikaci může povinná osoba provést několika způsoby. Za fyzické přítomnosti klienta, dálkově, pořízením kopií dokladů v kombinaci s kontrolní platbou a video schůzkou, zprostředkovaně přes notáře nebo Czech Point nebo převzetím identifikace skrze provázanou instituci.

Nejmodernějším způsobem je ale elektronická identifikace s využitím identifikačního prostředku jako je například Bank iD, eObčanka nebo MojeID.

 

Elektronická AML identifikace klienta na dálku

V éře digitalizace bývá osobní setkání nepraktické. AML zákon proto v § 8a a § 11 odst. 7 a 8 umožňuje fyzickou přítomnost plnohodnotně nahradit elektronickou identifikací. Účetní může využít prostředek pro elektronickou identifikaci s úrovní záruky značnou nebo vysokou. V českém prostředí typicky Bankovní identitu (Bank iD) nebo eObčanku s prostředkem NIA. Tento postup je postaven na roveň identifikaci osobní; není třeba vyžadovat kopie dokladů ani provádět ověřovací platbu.

Pro účetní kanceláře, které chtějí AML agendu zvládnout on-line, představuje praktické řešení služba www.podpisovna.cz. Spojuje elektronickou identifikaci pomocí výše uvedených identifikačních prostředků s podpisem dokumentů a umožňuje i tvorbu AML formulářů.

 

AML kontrola klienta: průběžný proces, ne jednorázový akt

Identifikace je jednorázový úkon. Kontrola klienta podle § 9 AML zákona je naopak proces, který musí provázet celé trvání obchodního vztahu. V jejím rámci účetní získává a vyhodnocuje informace o účelu a zamýšlené povaze obchodu a povaze podnikání klienta, zjišťuje totožnost skutečného majitele a ověřuje ji vždy alespoň z evidence skutečných majitelů, u právnické osoby zjišťuje vlastnickou a řídicí strukturu, průběžně sleduje obchodní vztah a přezkoumává zdroje peněžních prostředků, kterých se obchod týká.

Rozsah kontroly se odvíjí od hodnocení rizik podle § 21a AML zákona, které musí mít zpracované každá povinná osoba. U klienta s vyšším rizikovým profilem – zahraniční vlastnická struktura, sídlo ve vysoce rizikové třetí zemi nebo politicky exponovaná osoba – uplatní účetní zesílenou kontrolu podle § 9a, jejíž součástí je rozšířené prověření zdroje prostředků, souhlas člena statutárního orgánu se vznikem či pokračováním vztahu a intenzivnější průběžné sledování.

Pokud klient odmítne součinnost nebo vzniknou pochybnosti o pravdivosti poskytnutých údajů, je povinná osoba podle § 15 odst. 1 povinna obchod neuskutečnit, případně obchodní vztah ukončit. Veškeré získané údaje, kopie dokladů a záznamy o postupu při kontrole se podle § 16 odst. 1 uchovávají po dobu 10 let od ukončení obchodního vztahu.

 

Kontaktní osoba a oznámení podezřelého obchodu (§ 22)

Identifikace a kontrola klienta dávají účetní informace, na jejichž základě dokáže rozpoznat podezřelý obchod ve smyslu § 6. Aby na zjištění uměla správně reagovat, ukládá § 22 odst. 1 AML zákona povinné osobě určit konkrétního zaměstnance nebo člena statutárního orgánu, který plní oznamovací povinnost podle § 18 a zajišťuje průběžný styk s Finančním analytickým úřadem (FAÚ). U malé účetní kanceláře, kde majitel souběžně vykonává roli statutárního orgánu i hlavního účetního, je touto kontaktní osobou zpravidla on sám.

Kontaktní osoba musí mít zajištěnou možnost přímé komunikace s vedením kanceláře. To je důležité zejména proto, že v případě podezření je třeba operativně rozhodnout o oznámení FAÚ podle § 18 odst. 1 bez zbytečného odkladu, případně o odložení splnění příkazu klienta podle § 20. Oznámení podezřelého obchodu se podává písemně, doporučeným dopisem nebo elektronicky způsobem zajišťujícím důvěrnost přenášených údajů (§ 19).

S celým procesem se pojí mlčenlivost podle § 38: o oznámení, jeho přípravě i o úkonech FAÚ účetní klienta ani třetí osoby informovat nesmí. Zákonné výjimky podle § 39 míří především na orgány činné v trestním řízení, dozorčí úřady a soudy; běžnému klientovi účetní o oznámení nemůže říci ani po jeho podání. Mlčenlivost přitom nezaniká skončením pracovněprávního vztahu kontaktní osoby ani ukončením činnosti samotné povinné osoby.

 

Závěr

Identifikace a kontrola klienta nejsou administrativní formalita, ale klíčový nástroj, kterým účetní chrání svou kancelář i své klienty před zatažením do legalizace výnosů z trestné činnosti. Rozhodující je systematičnost: jasně nastavený proces, formálně určená kontaktní osoba, řádně dokumentované kroky a využití moderních digitálních nástrojů, které dálkový onboarding zjednodušují i ve shodě se zákonem.

Praktická ukázka celého procesu elektronické identifikace a vytvoření záznamu o kontrole nabízí webinář dostupný na www.amlwebinar.cz; doporučujeme jej účetním firmám, které chtějí mít AML procesy pevně zakotvené v interní praxi.