Spojit mzdy a účetnictví je základ. Skutečnou úlevu od rutiny ale přináší až cloud
Spojení účetní a mzdové agendy do jednoho programu není žádná novinka. Tradiční účetní systémy umožňují vedení účetnictví a mezd v rámci jednoho programu už roky. Jenže spousta účetních (ať už pracují samostatně nebo v kancelářích) stejně naráží na to, že je práce v těchto programech zbytečně těžkopádná. Často vyžaduje desítky kliknutí navíc, připojování přes nestabilní vzdálenou plochu nebo zdlouhavé přesouvání dat mezi moduly.
„Mít mzdy v účetním programu“ a „mít moderní účetní a mzdovou agendu“ není to samé. Rozdíl dělá architektura programu, uživatelské pohodlí a také celková filozofie vývoje.
Staré versus moderní systémy
Většina nejrozšířenějších účetních programů vznikla před lety. Postupným nabalováním nových legislativních požadavků a funkcí se z nich často staly složité a nepřehledné nástroje zatížené technologickým dluhem. Když v nich chcete provést byť jen jednoduchý úkon, musíte se obrnit trpělivostí a mít dobře zažité, kam kdy kliknout.
Moderní systémy naopak vznikají na čistém stole. Nemusí se přizpůsobovat zastaralým databázím – a díky tomu, že běží v cloudu, ani lokálním instalacím na kancelářských počítačích. Výsledkem je čisté, intuitivní rozhraní, které funguje okamžitě v jakémkoliv webovém prohlížeči. Bez toho, aby vám s tím musel pomáhat IT specialista.
Obrovskou výhodou cloudu je i bezpečnost a klid při práci. Data jsou uložena v profesionálních datacentrech, takže máte jistotu, že o ně nepřijdete, ani když vám odejde počítač. Stačí otevřít jiný notebook a pokračovat.
Co by měl umět mzdový systém pro moderní účetní
Základem je samozřejmě spolehlivé pokrytí běžné mzdové agendy. Moderní mzdový systém musí zvládat evidenci zaměstnanců, různé typy pracovních poměrů (HPP, DPP, DPČ i jejich souběhy), zálohové i srážkové daně, roční zúčtování, odpočty, příplatky nebo automatické generování tiskových sestav a formulářů pro ČSSZ a zdravotní pojišťovny. A být vždy 100% aktuální z pohledu z legislativy.
To je ale pouze povinný základ. Skutečná úleva a časová úspora přicházejí až ve chvíli, kdy systém přebere rutinu za vás. Například když dokáže:
1. Zapojit klienta přímo do procesu
Místo shánění docházky po e-mailech nebo přepisování z tabulek klienti nebo jejich zaměstnanci evidují pracovní dobu rovnou v programu. Zadávají do něj dovolené, přesčasy i náhradní volno. Vy získáváte rovnou připravená data bez nutnosti cokoliv přepisovat či importovat a klient si navíc podklady před výplatou snadno zkontroluje.
2. Načasovat změny dopředu
Místo oblepování monitoru žlutými lístečky a zakládání upomínek do kalendáře můžete zadat jakoukoliv změnu (typicky navýšení mzdy nebo změnu zdravotní pojišťovny od dalšího roku), ihned s odloženou platností. Systém si změnu pamatuje a ve stanovený měsíc ji automaticky spustí, aniž byste na to museli myslet.
3. Automaticky zaúčtovat mzdy
V propojeném prostředí uzavření mezd znamená, že program automaticky vygeneruje příslušné závazkové doklady a promítne data přímo do účetnictví, kde také rovnou navrhne jejich zaúčtování. Vy nic ručně nepřepisujete a jen vše zkontrolujete.
4. Zajistit zastupitelnost v týmu
Díky cloudu nejsou data uzamčena na jednom počítači v kanceláři. V případě vaší nemoci nebo neplánované nepřítomnosti mohou kolegové s odpovídajícími přístupovými právy okamžitě navázat na rozpracovanou agendu.
Postupný přechod bez rizika pro zaběhnutou praxi
Opustit zaběhnutý software a letité návyky je samozřejmě velký krok. Je přirozené mít obavy – nikdo nechce riskovat zmatky v datech ani procesech v průběhu účetního roku.
Přechod na moderní technologie ale vůbec nemusí znamenat skok do neznáma ze dne na den. Nejsnadnější cestou je postupný přechod. Nový systém můžete bez jakéhokoliv rizika nasadit nejprve u jednoho či dvou nových klientů nebo u menší firmy. V klidu si tak přímo v praxi ověříte plynulost práce, vyzkoušíte si reálnou úsporu času a zjistíte, zda vám prostředí vyhovuje.
Přesně podle této strategie vznikal i cloudový systém Evala, který v jednom rozhraní nově spojuje podvojné účetnictví s mzdovou agendou. Od začátku byl vyvíjen v těsné spolupráci s účetními z praxe. Jeho vývojáři dokonce sami absolvovali účetní kurzy, aby rozuměli reálnému uvažování v kancelářích a postavili systém, který účetním opravdu pomůže. Pokud vám bude po vyzkoušení vyhovovat, můžete do něj zavést třeba jen jednoho klienta, abyste si ověřili, jak se vám v programu bude pracovat – jeho cena se odvíjí právě od toho, kolik agend účtujete.