Zakládání společností s ručením omezeným včetně změny od 1. 1. 2021

Mohou se pro ni rozhodnout začínající noví podnikatelé nebo již podnikající fyzická osoba (OSVČ). Důvody mohou být různé: například skutečnost, že fyzická osoba nemůže zaměstnat svou manželku/manžela, ale naopak jednatel/jednatelka s. r. o. může zaměstnat svou manželku/manžela.

Nespornou výhodou s. r. o. je (na rozdíl od fyzické osoby, která ručí celým svým majetkem). Nevýhodou je povinnost vést účetnictví (dříve označováno jako „podvojné účetnictví“). Zároveň musíme počítat se zřizovacími výdaji na založení s. r. o., (odměna notáři, poplatek za zřízení živnostenského oprávnění, kolky apod.), které by se měly vejít do částky 10 000 Kč.

Podnikání fyzické osoby není nutné zrušit. Činnost můžete přerušit, pokud nevíte, kdy budete chtít živnost obnovit. Doporučuji uvést některé vzdálené datum (např. na 10 let). Přerušení živnosti na dobu neurčitou české zákony nepřipouštějí. Pokud se rozhodnete živnost obnovit před uplynutím tohoto data, není to žádný problém. Jen budete muset tuto skutečnost nahlásit na živnostenském úřadě, na zdravotní pojišťovně a na správě sociálního pojištění..

Další možností (a často také daňově velmi výhodnou) je pokračovat v podnikání OSVČ a zároveň založit s. r. o. Také z pohledu daně z přidané hodnoty se může jednat o výhodné řešení, pokud například poskytujete služby občanům jako fyzická osoba a s. r. o. poskytuje služby plátcům DPH. Pro občany tak jsou vaše služby levnější, protože jako neplátce DPH nezatěžujete svůj výsledný produkt daní na výstupu. Vždy bude samozřejmě záležet na konkrétních podmínkách (na oboru podnikání firmy), protože pro neplátce daně z přidané hodnoty je DPH u nakoupených služeb, materiálu, zboží a majetku nákladem.

Zvažte, jestli jméno své firmy budete vymýšlet sami, nebo jestli oslovíte odborníka, který vám s tím pomůže. Název firmy je nálepka, která se dost špatně mění. A přejmenování bývá drahé.

Na internetu najdete několik webů, kde si můžete ověřit, zda vás někdo nepředběhl a nevybral si stejný nebo podobný název firmy (např. https://www.overeninazvu.cz/, nebo https://www.justice.cz/.

Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, stanovuje (§ 3, odst. 4), že při vzniku účetní jednotky v období 3 měsíců před koncem kalendářního roku. Co to znamená? Pokud s. r. o. vznikne v období od 1. 10. do 31. 12. běžného roku, nemusí za toto období podávat účetní závěrku a daňové přiznání, ale může je přidat k následujícímu daňovému období. Tuto skutečnost je ale třeba nahlásit na finančním úřadě.

Ušetří se tak náklady za zpracování daňového přiznání. Navíc při založení firmy ke konci roku většinou společnost vykazuje vysoké náklady a nestačí vygenerovat zisk. Vyhne se tedy tomu, aby v první účetní závěrce vykazovala ztrátu.

Vybrali jste si vázanou živnost a (vzdělání a praxi) pro její získání? Pak je tu možnost, že si najdete odpovědného zástupce, který podmínky splňuje.

Institut odpovědného zástupce, tedy osoby ustanovené podnikatelem, která odpovídá za řádný provoz živnosti a za dodržování živnostenskoprávních předpisů, definuje zákon č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání (živnostenský zákon), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „živnostenský zákon“).

Odpovědný zástupce by proto měl podnikatele ve vlastním zájmu vždy upozorňovat na , a to s ohledem na vlastní riziko odpovědnosti za škodu.

Další otázkou je výše základního vkladu společníků do společnosti při jejím založení. Dnes vám k založení společnosti stačí vklad na zvláštní bankovní účet ve výši pouhé 1 Kč za každého společníka, ale ve skutečnosti je to nevhodné řešení. Myslete na to, že společnost potřebuje do začátku peníze, aby mohla platit svůj provoz, než bude schopná vlastní příjmy. Dalším faktorem, proč zvýšit vklad, je prezentace firmy v očích obchodních partnerů. Na některé klienty může společnost se základním kapitálem jedna koruna působit nevěrohodně.

1. krok – sepsání společenské smlouvy (zakladatelské listiny, v případě jednoho společníka) u notáře

Vyberte si notáře, který s vámi (a se všemi společníky) sepíše společenskou smlouvu. Doporučuji si dopředu domluvit text společenské smlouvy. Notář má pouze obecný vzor.

Co musí obsahovat společenská smlouva s. r. o. (minimální náležitosti):

firmu a sídlo společnosti,

určení společníků uvedením jména a bydliště nebo sídla,

předmět podnikání (činnosti),

určení druhů podílů každého společníka a práv a povinností s nimi spojených, dovoluje-li společenská smlouva vznik různých druhů podílů,

výši základního kapitálu a výši vkladu nebo vkladů připadajících na podíl nebo podíly každého společníka,

počet jednatelů a způsob jejich jednání za společnost.

2. krok – souhlas vlastníka s umístěním sídla

Pro nově zakládanou společnost s. r. o. potřebujete sídlo společnosti. Souhlas vlastníka předmětné nemovitosti s umístěním sídla společnosti v jeho nemovitosti musí mít písemnou podobu. Pokud budete mít sídlo ve vlastní nemovitosti, pak s vámi tento souhlas sepíše notář.

3. krok – živnostenský úřad

Se společenskou smlouvou a souhlasem s umístěním sídla můžete jít na živnostenský úřad, kde vám zapíší živnost a vystaví živnostenské oprávnění (živnostenský list).

Doporučuji vám z volných živností zapsat co nejvíce (můžete zadat všechny), tedy i ty živnosti, které zatím nebudete provozovat. Bohužel jsem se setkala s případy, kdy firma poskytovala služby, na které neměla živnostenské oprávnění. Přesto, že se jednalo o služby volné, je to porušení živnostenského zákona.

4. krok – návštěva banky

Správce vkladu založí v bance účet pro složení základního kapitálu. Banka bude vyžadovat poskytnutí originálu společenské smlouvy. Následně vydá potvrzení o složení peněžitých prostředků, které je třeba vzít k notáři. Pozor na to, že s prostředky složenými v bance do vzniku firmy (zapsání do obchodního rejstříku) nemůžete disponovat. Výše uvedené neplatí u nízkokapitálových společností, viz další text.

5. krok – zápis do obchodního rejstříku

Zápisy do obchodního rejstříku může provést. Notář provádí zápis do obchodního rejstříku na žádost osoby oprávněné k podání návrhu na zápis a na základě jím sepsaného podkladového notářského zápisu.

Návrh podávají všichni jednatelé svým jménem, nikoliv jménem společnosti. Návrh se podává na příslušný rejstříkový soud určený podle sídla společnosti, kterou zakládáte. Podání se provádí zásadně prostřednictvím formuláře, který je k dispozici na stránkách Ministerstva spravedlnosti. K tomuto formuláři je třeba přiložit i požadované listiny (společenská smlouva, výpis z živnostenského úřadu, výpis z katastru a souhlas vlastníka, čestné prohlášení zapisovaných jednatelů, výpis z rejstříku trestů, prohlášení správce vkladu a potvrzení banky). Je třeba si dát pozor na formality, vše musí být bezchybně vyplněno a sepsáno. Pokud má návrh všechny náležitosti a správné přílohy, rejstříkový soud provede zápis většinou do 5 pracovních dnů od podání návrhu. Jakmile provede zápis, pošle vám vyrozumění o zápisu společněs výpisem z obchodního rejstříku.

Správce vkladu předloží bance výpis z obchodního rejstříku, ze kterého bude zřejmé, že společnost již úspěšně vznikla. Banka následně uvolní účet, na který byl složen základní společnosti, a společnost pak může účet převést na účet podnikatelský a dál ho využívat ve svém podnikání.

Do od zápisu do obchodního rejstříku se musí společnost zaregistrovat na . Pokud už máte vybranou účetní, doporučuji přenést na ni povinnost zaregistrovat vaši firmu na finanční úřad na základě plné moci. Finanční úřad vám pošle osvědčení o registraci spolu s daňovým identifikačním číslem (DIČ). Pozor, přihláška k registraci musí být podána na předepsaném formuláři. Na něm vyplníte, k jakým daním se chcete přihlásit.

Mnoho firem si hned po vzniku podá přihlášku k dani z přidané hodnoty. Může se stát, že vás finanční úřad nebude chtít zaregistrovat hned, ale bude po vás chtít doložit, že opravdu chcete podnikat. To můžete prokázat uzavřenou nájemní smlouvou na prostory, kde budete podnikat, objednávkami od klientů apod.

V praxi se mi osvědčilo rovnou , kde doložíte vaše podnikatelské plány (jaké máte klienty, zjištěný zájem o vaše produkty apod.). Pokud jste již podnikali jako OSVČ, tuto skutečnost také uveďte.

Každá společnost má ze zákona zřízenou datovou schránku. Přístupová hesla do datové schránky jsou zaslána jednateli na adresu jeho trvalého bydliště doporučeně zpravidla do týdne. Jde o dopis do vlastních rukou výhradně jen adresáta, který nemůže převzít nikdo jiný. Pokud dopis nedorazí, je možno navštívit pracoviště Czechpoint, kde jsou schopni nedoručené či zapomenuté údaje zrušit a vystavit nové – poprvé zdarma, podruhé a dále za 200 Kč.

Při používání datových schránek si musíme být vědomi tzv. (do 10 dní od doručení nepřečtené zprávy). Dokument, který byl dodán do datové schránky, je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu. Odesílatelům zpráv je zároveň vystavena doručenka s datem a časem doručení zprávy, a to bez ohledu na skutečnost, zda byla zpráva uživatelem skutečně otevřena a přečtena.

Nastavte si , které vám může přijít formou e-mailu nebo SMS. Dále si můžete nastavit možnost trvalého hesla. Nemusíte pak každých 90 dní heslo k přihlášení do datové schránky obnovovat.

V nastavení datových schránek máte automaticky nastaveno základní upozornění na novou zprávu. Doporučuji nastavit si zde , kdy obdržíte nejen upozornění na novou zprávu, ale uvidíte také odesílatele a předmět zprávy.

Dne 1. 1. 2021 nabyla účinnosti významná novela zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních korporacích ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZoOK“). Ponechme stranou ostatní body novely a zaměřme se jen na ustanovení, která se týkají založení společnosti.

Jak bylo v článku uvedeno, v současné době musí zakladatel navštívit notáře, který sepíše společenskou smlouvu (případně zakladatelskou listinu), a dojít do banky, ke založí bankovní účet. Na tento účet musí být splacen vklad. Dále je nutné navštívit živnostenský odbor a zřídit živnost. Poté se zakladatel musí vrátit za notářem, který provede zbytek nezbytných úkonů a společnost zapíše do obchodního rejstříku.

Novela ZoOK umožňuje, aby se Postačí splacení jiným způsobem, např. v hotovosti správci vkladu, kterým může být notář nebo i jeden ze zakladatelů. O splacení vkladu správce pouze vydá potvrzení, které bude podkladem pro zápis společnosti do obchodního rejstříku.