Dokumentace a vedení spisu při správě daní, nahlížení do spisu daňovým subjektem

Vydáno: 47 minut čtení

Stěžejní součástí a také základní podmínkou řádného výkonu správy daní jednotlivými správci daně je řádná dokumentace výkonu správy daní, včetně přehledně vedeného spisu tak, aby správce daně mohl kdykoli prokázat spisovou dokumentací zákonnost stanovených daňových povinností, zejména daňovým subjektům, včetně řádného vedení evidence daní.

Dokumentace a vedení spisu při správě daní, nahlížení do spisu daňovým subjektem
Mgr.
Jaroslav
Kratochvíl
 
1. Dokumentace výkonu správy daní a její význam
Celá pasáž obsažená v části druhé, hlavě páté zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „DŘ“), obsahuje zákonnou úpravu dokumentace výkonu správy daní podle DŘ. Přičemž vlastním smyslem této úpravy je precizněji textovat úpravu věci více než podstatné, tedy zadokumentování řízení a postupů při správě daní tak, aby nejen daňový subjekt, ale i např. nadřízený správce daně či správní soud, nalezl dostatečnou a spolehlivou informaci o průběhu výkonu správy daní a o postupech a o řízeních při jejím výkonu prováděných, což by mělo též poskytnout dostatečnou oporu pro, v každém jednotlivém případě zákonně dosahovaný cíl celé správy daní, kterým je správné zjištění a stanovení daní a zabezpečení jejich úhrad (viz § 1 odst. 2 DŘ). Základní podmínkou samotného řádného výkonu správy daní jednotlivými správci daně je tak, také řádná dokumentace výkonu správy daní, včetně přehledně vedeného spisu tak, aby správce daně mohl kdykoli prokázat spisovou dokumentací zákonnost stanovených daňových povinností, zejména daňovým subjektům, ale nejen jim, včetně řádného vedení evidence daní. Zejména ve vztahu k daňovým subjektům je také řádnou dokumentaci výkonu správy daní, včetně
restriktivní
interpretace
práva správce daně na zařazení a znepřístupnění písemností ve vyhledávací části spisu, nutno poměřovat ústavní kautelou práva na svobodu informačního určení a práva na spravedlivý proces. Je stále potřebné mít na paměti výše zmíněnou definici cíle správy daní, jakožto procesu směřujícího ke správnému zjištění a stanovení daní, včetně zabezpečení jejich úhrad a již z tohoto plynoucího požadavku na v maximální možné míře umožnění kontradikce daňovému subjektu, k případným samostatným zjištěním správce daně stran daňové povinnosti daňového subjektu a tím dosahovat co možná nejsprávnějšího stanovení příslušné daně. Na druhé straně však zcela jistě nelze připustit stav, v němž by případně správce daně nebyl vybaven zákonnou kompetencí k vlastnímu i samostatnému postupu, v jehož rámci je zákonem povolán ke zjišťování a ověřování správného splnění daňové povinnosti jednotlivými daňovými subjekty tak, aby případná nedostatečná či zcela scházející aktivita daňového subjektu v tomto směru, nebyla zábranou pro správné zjištění a stanovení daně ani v takovýchto případech. Přestože stále je ve smyslu ustanovení § 1 odst. 3 DŘ prioritním základem pro správné zjištění a stanovení daně řádné daňové tvrzení, resp. dodatečné daňové tvrzení, nelze popírat realitu a
de facto
odsoudit správce daně pouze do role trpného očekávatele příslušných daňových tvrzení. Tak by tomu nutně bylo, pokud by v režimu zákonné úpravy daňového procesu nebyl správce daně současně vybaven také odpovídající zákonnou úpravou, na jejímž podkladě je oprávněn i k vlastní samostatné procesní aktivitě stran zjišťování případných nedostatečností v daňových tvrzeních daňových subjektů, včetně jejich prostého nepodání. Pro úplnost nutno upozornit, že úprava obsažená v DŘ, ve shora uvedené logice věci samé, takové zákonné oprávnění pro správce daně obsahuje, již v základních zásadách správy daní v ustanovení § 9 odst. 2 DŘ, kde je definována zásada oficiality pro správu daní, která je dále precizována v některých dalších ustanoveních DŘ. V takovýchto případech vystupuje do popředí otázka správné a citlivé
interpretace
dokumentace správy daní, zejména ve vztahu k vyhledávací činnosti správce daně a její dokumentace ve vyhledávacím spisu a rozsahu a okamžiku jeho zpřístupnění daňovému subjektu nebo přeřazení písemností v něm vedených do jiné příslušné části spisu mimo část spisu představovanou vyhledávacím spisem.
 
1.1 Protokol
Obvyklá úprava protokolace je obsažena i v úpravě obsažené v ustanovení § 60§ 62 DŘ a je vyhrazena jednak pro ústní podání při správě daní a dále také pro ústní jednání při správě daní. Nutno upozornit, že minimálně podle názoru autora je při správě daní správce daně povinen sepisovat protokol o veškerých ústních jednáních, která při výkonu správy daní provádí. Také, jakýkoli jiný přístup úřední osoby správce daní, který případné ústní jednání při správě daní vede, by se ocital nejen v rozporu se zákonnou úpravou obsaženou v DŘ, ale také mimo vlastní logiku dokumentace vedených ústních jednání. Pouze v rámci protokolace ústního jednání je totiž zaručena co možná největší souladnost vlastního obsahu ústního jednání a jeho zaprotokolované formy, když zaprotokolovaná forma je také zákonně podrobena možné kontradikci další osoby nebo dalších osob na ústním jednání zúčastněných, když tyto osoby mají pod svou kontrolou, nejpozději v okamžiku uzavírání protokolace, před jeho podepisováním, souladnost vlastního obsahu jednání s jeho v protokolaci zachyceným stavem. Lze proto jen doporučit, a to i s ohledem na skutečnost, že podle ustanovení § 94 odst. 1 DŘ je také protokol veřejnou listinou, aby osoby zúčastněné na ústním jednání s úřední osobou správce daně při správě daní tohoto svého zákonného oprávnění náležitě dbaly a konečně i pro úřední osoby správce daně je náležitá protokolace ústních jednání při správě daní výhodou, jelikož je vyvaruje toho, aby své případné nesprávné prvotní úvahy ohledně daňově relevantních skutečností mohly včasně korigovat, podle reality. Konečně také novinka v DŘ umožňující o protokolovaných úkonech pořizovat též audiovizuální záznam, který v těcht