Právní úprava seznamu členů spolku

Seznam členů představuje základní zákonný rámec pro evidenci členské základny, která je, jak bylo výše uvedeno, pojmovým a nezbytným prvkem každého spolku. Paradoxně pak působí ta skutečnost, že zákonodárce nestanovil pro spolky povinnost vést seznam členů. To, zda bude spolek seznam svých členů vést, je autonomním rozhodnutím zakladatelů, respektive kdykoliv později v době trvání spolku, příslušného orgánu spolku oprávněného k provádění změn stanov. Není tak vyloučeno, že stanovy určí, že se seznam členů nevede, případně neurčí nic. Lze si představit, že spolek, který nedisponuje rozsáhlou členskou základnou, nebude mít potřebu své členy evidovat, obzvlášť v případě, že nebudou mít povinnost platit členské příspěvky.

Rozhodne-li se spolek seznam členů vést, je potřeba, aby ve stanovách (případně dalších vnitřních předpisech) byla pravidla pro jeho vedení zakotvena. Občanský zákoník stanoví, že půjde o stanovení způsobu provádění zápisů a výmazů týkající se členství osob ve spolku. Dále se bude jednat o výčet údajů, které se o členech vedou (zapisované skutečnosti), způsob provádění zápisů a výmazů, otázku zpřístupnění či znepřístupnění ­seznamu členů, provádění výpisů ze seznamu členů, určení osoby nebo orgánu, který seznam členů vede apod.

Bude pravidlem, že spolek seznam členů povede. Jedná se o praktickou záležitost. Seznam slouží primárně potřebám členům a orgánům spolku při výkonu spolkové samosprávy. Typické bude vedení seznamu členů z důvodu evidence plateb členských příspěvků, ale i pro běžnou komunikaci se členy (zasílání pozvánek na akce či spolkového časopisu, seznamování členů s činností spolku apod.). Pokud by spolek seznam členů nevedl, z hlediska právní jistoty bude potřeba, aby byly jasně zakotveny otázky spojené s členstvím osoby ve spolku, zejména vznik a zánik členství. Občanský zákoník v § 233 obsahuje proceduru přijetí za člena spolku. Nestanoví, a tedy ponechává na vůli spolku (úpravě stanov), kdy členství vznikne. Může se jednat o okamžik schválení rozhodnutí, kterým příslušný orgán spolku vyslovil souhlas s členstvím osoby ve spolku. Může jím být okamžik zaplacení členského příspěvku. Ale v případě vedení seznamu členů jim může být právě okamžik provedení zápisu osoby do seznamu členů ( zápis). Bude-li vznik členství ve spolku vázáno na jiný okamžik (například již uvedené schválení přijetí za člena příslušným orgánem či zaplacení členského příspěvku), bude se jednat o zápis do seznamu členů s deklaratorními účinky.

Seznam členů představuje informační systém spolku. Spolek v tomto případě nakládá s osobními údaji svých členů. V případě fyzických osob bude pravidlem, že spolek povede o svých členech tyto údaje: jméno a příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště. Dále může jít o údaje o vzdělání, zaměstnání, kontaktní údaje (telefon, e-mail). V případě, že jsou členy spolku právnické osoby, bude spolek v seznamu členů v praxi evidovat tyto údaje: název (firma), sídlo, identifikační číslo, osoba zastupující právnickou osobu (statutární orgán). V seznamu členů budou v praxi uvedeny údaje o platbách členských příspěvků, členství v pobočných spolcích či o typu (druhu) členství (řádné, čestné apod.). Vedení seznamu členů je zákonným zpracováním údajů ve smyslu čl. 6 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osobosobních údajůNavíc obč. zák. stanoví, že kdo se uchází o členství ve spolku, projevuje tím vůli být vázán stanovami od okamžiku, kdy se stane členem spolku (§ 233 odst. 2 obč. zák.). Je-li vedení seznamu členů zakotveno ve stanovách (které jsou smlouvou sui mezi spolkem a jeho členy) jako povinné, je souhlas vzhledem k závaznosti stanov pro všechny členy spolku fakticky udělen tímto způsobem. V praxi pak nastává, že na přihláškách za člena spolku je uvedeno jednak prohlášení, že zájemce souhlasí s obsahem stanov, ale často bývá uváděno také, že souhlasí s poskytnutím svých osobních údajů pro účely činnosti spolku.

V případě kontaktních údajů členů poskytnutých dobrovolně jde o realizaci oprávněného zájmu spolku podle čl. 6 odst. 1 písm. f) obecného nařízení o ochraně osobních údajů. Shromažďoval-li by spolek tzv. citlivé údaje, slovy § 66 odst. 6 zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, osobní údaje, které vypovídají o rasovém nebo etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání nebo filosofickém přesvědčení nebo členství v odborové organizaci, genetické údaje, biometrické údaje zpracovávané za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby, údaje o zdravotním stavu, o sexuálním chování, o sexuální orientaci a údaj týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů nebo souvisejících bezpečnostních opatření, musel by mít explicitní písemný souhlas člena. Není však vyloučeno, že i tyto údaje budou některé spolky o svých členech vést. Může jít například o údaje týkající se zdravotního stavu členů z důvodu účasti členů na akcích v zájmu ochrany zdraví a života svých členů (zdravotní režim, fyzická zátěž, stravovací omezení, braní léků, alergie), údaje týkající se členství v politických stranách (nemožnost kandidovat do určitých funkcí ve spolku z důvodu členství například v extrémistických stranách apod.) či výpis z rejstříku trestů či lustrační osvědčení (zájem spolku aby rozhodovací pravomoci byly svěřovány bezúhonným osobám). Spolek by ve svých vnitřních předpisech měl vždy identifikovat zájem (důvod), pro který shromažďuje citlivé údaje svých členů.

Občanský zákoník nestanoví, který orgán či osoba ve spolku seznam členů povede. Bude tak věcí stanov, případně dalších vnitřních předpisů spolku, aby určil, kdo bude vedením seznamu členů pověřen. Může jít o orgán exekutivního typu (předseda, výbor), ale i o jiný orgán či osobu (s ohledem na organizační strukturu například statutární orgány pobočných spolků).

Ustanovení § 236 odst. 3 obč. zák. reguluje pravidla pro uveřejnění seznamu členů. Stanoví, že seznam členů může být uveřejněn se souhlasem všech členů, kteří jsou v něm zapsáni; při uveřejnění neúplného seznamu členů musí být z něho patrné, že je neúplný. Obecně tedy platí, že pro běžné a každodenní činnosti spolku není souhlas členů spolku potřeba a nelze jej vyžadovat. V případě, že spolek hodlá seznam členů zveřejňovat, je nutné, aby měl zajištěn souhlas všech členů, kteří v něm jsou zapsáni. Spolek může zveřejnit neúplný seznamSpolek musí mít souhlas členů zajištěn předem (před zveřejněním seznamu). Souhlas může být proveden jakoukoliv formou. Může jím být souhlasné prohlášení, které je součástí přihlášky do spolku, či se může jednat o samostatné prohlášení před zveřejněním seznamu členů. Forma a způsob není zákonem stanovena; bude tedy věcí stanov, případně dalších vnitřních předpisů, jak tyto záležitosti upraví. Obecné nařízení o ochraně osobních údajů stanoví, že souhlas musí být svobodný (dobrovolný, nevázaný na přijetí nabídky), konkrétní (jasně a srozumitelně popsaný účel, pro který se souhlas uděluje), informovaný (ten kdo souhlas uděluje, dostal předem všechny informace předpokládané nařízením) a jednoznačný a musí být udělen prohlášením nebo zjevným potvrzením (subjekt musí učinit nějakou akci, nestačí například ukrytí souhlasu do obchodních podmínek). Souhlas bez těchto náležitostí bude neplatný. V

Seznam, který je zveřejněn, nemusí být zveřejněn v plném rozsahu. Znamená to, že spolek nemusí zveřejňovat všechny údaje, které o svých členech vede. Mohou být zveřejněna například jen jména a příjmení, nemusí být uváděna data narození apod. V případě, že typicky sportovní oddíly či kluby zveřejňují na webových stránkách soupisku svých hráčů (jméno a příjmení, rok narození, fotografie), jedná se o prezentaci hráčů a sportovního klubu jako takového, neděje se tak na základě souhlasu hráčů, ale jde o dovolené zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu sportovního klubu.

Občanský zákoník v ustanovení, které seznam členů spolku upravuje, stanoví právo nahlížení člena spolku do seznamu. Každý člen, a to i bývalý, obdrží na svou žádost od spolku na jeho náklady potvrzení s výpisem ze seznamu členů obsahující údaje o své osobě, popřípadě potvrzení, že tyto údaje byly vymazány. Zákon dále stanoví výčet osob, které mohou tyto informace žádat namísto zemřelého člena. Jedná se o manžela, potomky nebo rodiče. V případě, že není žádný z nich, může o vydání potvrzení žádat jiná osoba blízká nebo dědic, prokáží-li zájem hodný právní ochrany. Bude tak na oprávněné osobě, která žádá o nahlédnutí do seznamu členů, aby osvědčila skutečnosti, které ji k nahlédnutí vedou. Tyto skutečnosti, resp. tvrzený oprávněný zájem, bude posuzován individuálně. Pakliže jsou tyto podmínky splněny (žádá člen či bývalý člen, v případě jeho úmrtí vyjmenovaní rodinní příslušníci či jiné osoby, které prokáží zájem hodný právní ochrany), spolek má povinnost takový výpis ze seznamu členů vydat. Oprávněná osoba se uložení takové povinnosti spolku může domáhat soudní cestou. Členovi či bývalému členovi musí být výpis ze seznamu členů vydán spolkem bezpodmínečně.