Platná právní úprava poskytování náhrad cestovních výdajů při pracovních cestách zaměstnanců obsažená v sedmé části zákona č. 262/2006 Sb. , zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, je založena na tom, že jestliže zaměstnavatel vyšle svého zaměstnance k plnění pracovních úkolů někam jinam, než je jeho místo výkonu práce sjednané v jeho pracovní smlouvě a tomu zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce (plněním pracovních úkolů) vzniknou nějaké zvýšené výdaje, je zaměstnavatel povinen zaměstnanci tyto zvýšené výdaje v rozsahu a za podmínek stanovených právě v sedmé části zákoníku práce uhradit (viz § 151 zákoníku práce - dále jen "ZP ").
Souvislost cestovních výdajů a cestovních náhrad ve vztahu k pracovním cestám
JUDr.
Marie
Salačová
Z uvedeného lze současně pochopit, že tato úprava vychází z definice "cestovních výdajů zaměstnance" nikoliv z definice "cestovních náhrad". Cestovní výdaje pak definuje zákoník práce ve svém § 152, a to tak, že je zde přesně stanoveno, že cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci (to znamená, že zaměstnavatel je povinen poskytovat) cestovní náhrady, se rozumí výdaje, které vznikají zaměstnanci při:
a)
pracovní cestě (§ 42),
b)
cestě mimo pravidelné pracoviště,
c)
mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
d)
přeložení (§ 43),
e)
dočasném přidělení (§ 43a),
f)
přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
g)
výkonu práce v zahraničí.
To prakticky znamená, že zaměstnavatel v podstatě hradí svým zaměstnancům zvýšené výdaje při pracovních cestách formou cestovních náhrad stanovených zákonem. Přitom platí vždy v zásadě princip prokazatelnosti, tj. cestovní náhrady se přiznávají na základě prokázaných výdajů. Pouze v případě, kdy zaměstnanec není schopen prokázat vzniklý výdaj z objektivního důvodu, může mu být výdaj uhrazen ve smyslu § 185 ZP. V tomto ustanovení je výslovně stanoveno, že požaduje-li se pro poskytnutí cestovních náhrad prokázání příslušných výdajů, a zaměstnanec je neprokáže (právě pouze z objektivních důvodů, nikoliv proto např. že je nepozorný a doklady ztratí), může mu zaměstnavatel poskytnout náhradu v jím uznané výši, která odpovídá určeným podmínkám, pokud tento zákon nestanoví jinak (a jinak stanoví v § 158 odst. 3 ZP).
V této souvislosti je třeba upozornit na skutečnost, která se v poslední době velmi často vyskytuje, totiž že někteří zaměstnanci, většinou ve vyšších funkcích, nechtějí vyplňovat "cestovní příkaz" a náhrady cestovních výdajů požadují proplatit na základě "čestného prohlášení". Takový požadavek je nepřípustný, čestné prohlášení navzdory tomu, že je mezi zaměstnanci velmi oblíbené, z hlediska prokazatelnosti příslušných výdajů a oprávněnosti k jejich úhradě je k ničemu, protože s ním zákoník práce nepočítá. Zákoník práce řeší potřebnou situaci právě prostřednictvím svého § 185.
Zákoník práce ve svém § 156 odst. 1 stanoví jednotlivé druhy základních nárokových cestovních náhrad, které, pokud jsou zaměstnancům při pracovních cestách přiznávány za stanovených podmínek a v příslušné výši, jsou zahrnovány do daňově uznatelných nákladů v podnikatelské sféře (tj. u zaměstnanců zaměstnavatele, který není uveden v § 109 odst. 3 ZP) a v rozpočtové sféře (tj. u zaměstnanců zaměstnavatele, který je uveden v § 109 odst. 3 ZP) jsou posuzovány jako proplacené v souladu s rozpočtovými pravidly. Jedná se konkrétně o:
a)
náhradu prokázaných jízdních výdajů,
b)
náhradu prokázaných jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,
c)
náhradu prokázaných výdajů za ubytování,
d)
náhradu zvýšených stravovacích výdajů ("stravné"),
e)
náhradu prokázaných nutných vedlejších výdajů.
Podmínka prokazatelnosti k poskytování uvedených cestovních náhrad je stanovena výslovně v odstavci 1 každého ustanovení, které upravuje tu kterou konkrétní náhradu. K tomu je třeba ještě podotknout, že zaměstnavatel v podnikatelské sféře může svým zaměstnancům podle § 156 odst. 3 ZP poskytovat i další náhrady výdajů -jakékoliv, které vymyslí, nebo ty, které jsou stanovené v určité výši libovolně navyšovat, ale s tím, že za cestovní náhrady se považují pouze ty, které byly poskytnuty v souladu s § 152 (v podstatě v souladu s právními úkony stanovenými v § 152). Tuto možnost však nemá v žádném případě zaměstnavatel v rozpočtové sféře, protože v § 173 ZP je pro něj výslovně stanoveno, že jiné nebo vyšší cestovní náhrady nesmí tento zaměstnavatel svým zaměstnancům poskytovat.
Dvě zajímavosti a specifika připouští platná právní úprava pro poskytování náhrad cestovních výdajů při zahraničních pracovních cestách, a to pro určení výše zahraničního stravného. Nutno připomenout, že stravné je určeno výhradně na zvýšené výdaje na stravování v průběhu pracovní cesty. Pro zahraniční pracovní cesty stanoví základní sazby zahraničního stravného pro každý kalendářní rok příslušná vyhláška Ministerstva financí - pro letošní kalendářní rok je to vyhláška č. 392/2012 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2013.
První specifikum pro zahraniční stravné představuje zmocnění pro zaměstnavatele v podnikatelské sféře stanovené v § 170 odst. 2 ZP, a je to zmocnění konkrétně k tomu, aby sjednal nebo určil před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu základní sazbu zahraničního stravného, tedy vlastní základní sazbu zahraničního stravného -tato základní sazba musí být stanovena v celých měnových jednotkách a musí činit nejméně 75% a u členů posádek plavidel vnitrozemské plavby 50% základní sazby zahraničního stravného stanovené pro příslušný stát prováděcím právním předpisem vydaným podle § 189 ZP, tj. vyhláškou Ministerstva financí pro příslušný stát. Toto řešení předpokládá Ministerstvo práce a sociálních věcí hlavně pro zaměstnavatele, jejichž zaměstnanci mají možnost se stravovat při zahraniční pracovní cestě levněji, např. v zařízeních nižších kvalitativních tříd (např. kantýny, motely apod.) nebo jiným způsobem (např. možnost vaření na pracovišti).
Druhé specifikum naopak představuje zmocnění pro zaměstnavatele v rozpočtové sféře stanovené v § 179 odst. 2 ZP, a je to konkrétně zmocnění k tomu, aby vedoucím organizačních složek státu a jejich zástupcům a statutárním orgánům a jejich zástupcům určil zahraniční stravné až do výše přesahující o 15% základní sazbu zahraničního stravného stanovenou pro příslušný stát příslušnou vyhláškou Ministerstva financí (i přitom je však třeba respektovat ještě zvláštní předpisy např. zákon č. 236/1995 Sb.). Z toho je třeba pochopit, že jestliže by zaměstnavatel v podnikatelské sféře (který není uveden v § 109 odst. 3 ZP) určil statutárnímu orgánu a jeho zástupci zahraniční stravné do stejné výše, bude se jednat o standardní výši zahraničního stravného, což znamená, že by u zaměstnance nebyla předmětem daně z příjmů a pro zaměstnavatele by nebyla zpojistnitelná (neodvádělo by se z ní zákonné pojištění). Samozřejmě ale, že jestliže by určil zahraniční stravné ve vyšší částce nebo jinému okruhu zaměstnanců, pak už by se jednalo nesporně o nadstandardní výši náhrady (plnění), která by podléhala všem příslušným odvodům.
Ministerstvo práce a sociálních věcí také vysvětlilo otázku, která se v poslední době často objevuje a vyskytuje se mnoho nejrůznějších výkladů. Jde nejčastěji o to, zda jídlo poskytované na palubách letadel nebo lodí lze posuzovat vždy jen jako občerstvení a podobně u tzv. rautů nebo koktejlů či společenských recepcí, apod. konaných nejčastěji při mezinárodních společenských setkání. Situace v této věci se stává komplikovanější. V této souvislosti je třeba konstatovat, že zákoník práce neobsahuje žádnou definici jídla, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře a ani nestanoví žádná kritéria a ukazatele, která by měla tato jídla splňovat. Je proto nutné rozhodovat podle obvyklých zvyklostí a konkrétních případů. Zaměstnavatel se bude řídit nepochybně při posuzování jednotlivých případů zejména např. délkou přepravy, typem přepravní společnosti, složením servírovaného jídla atd. Pokud bude mít zaměstnavatel pochybnosti, má možnost si u příslušné přepravní společnosti nebo pořadatele vyžádat sdělení, jaké jídlo bylo zahrnuto do ceny přepravy a podobně jaké konkrétní jídlo poskytoval ten nebo onen pořadatel nejrůznější akce (míněno množství podávaného jídla, jeho charakter a konkrétní druhy apod.).