Cestovní náhrady

Daňově uznatelným nákladem zaměstnavatele jsou podle § 24 odst. 2 písm. zh) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDP“), cestovní náhrady do výše stanovené zákoníkem práce. Protože v tomto ustanovení ani v zákoníku práce není pro zaměstnavatele v podnikatelské sféře uveden žádný horní limit, jsou v této sféře v zásadě všechny cestovní náhrady poskytnuté zaměstnancům v souladu s § 152 zákoníku práce daňově uznatelné v neomezené výši. Zaměstnavatel je však povinen postupovat také podle ustanovení § 6 odst. 7 písm. a) ZDP a případný rozdíl proti náhradám, které přísluší nebo může za stejných podmínek poskytnout zaměstnanci zaměstnavatel ve státní a příspěvkové sféře, musí u zaměstnance zahrnout mezi příjmy zdaňované podle § 6 odst. 1 ZDP. Stejná částka je také součástí vyměřovacího základu pro pojistné na všeobecné zdravotní pojištění a vyměřovacího základu pro pojistné na sociální zabezpečení a státní politiku zaměstnanosti.

Fyzická osoba-podnikatel, pokud si chce do svého základu daně z příjmů fyzických osob zahrnout cestovní náhrady, musí postupovat také v souladu s ustanovením § 24 odst. 2 písm. k) ZDP.

Podle § 152 zákoníku práce jsou cestovními náhradami při:

Jde o náhradu jízdních výdajů, výdajů za ubytování, zvýšených stravovacích výdajů (tuzemské a zahraniční stravné), nutných vedlejších výdajů, příp. rozhodne-li o tom zaměstnavatel, také kapesné při zahraniční pracovní cestě. S výjimkou stravného, zahraničního stravného a kapesného musí jít o výdaje prokázané hodnověrnými doklady. Výjimky z nezbytnosti prokázání výše příslušného výdaje jsou uvedeny v § 157 odst. 2, § 158 odst. 3, § 159 odst. 2, § 164, § 167 a § 185 zákoníku práce.

je podle § 42 zákoníku práce časově omezená cesta k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Při takové cestě pak zaměstnanci za stanovených podmínek přísluší všechny druhy cestovních náhrad. Podle § 156 odst. 2 zákoníku práce se pro účely poskytování cestovních náhrad za pracovní cestu považuje také . Proto také u těchto cest přísluší zaměstnanci za stanovených podmínek všechny druhy cestovních náhrad. Vždy však musí jít o cestu za účelem výkonu druhu práce sjednaného v pracovní smlouvě podle § 34 zákoníku práce nebo takové činnosti, kterou zákoník práce za výkon práce považuje (viz např. § 230 zákoníku práce).

Z uvedeného je zřejmé, že z hlediska cestovních náhrad má mimořádný význam provádění výkonu práce, tj. účel cesty, sjednané místo výkonu práce, místo pravidelného pracoviště a rozvrh směn. Protože jde zpravidla o cestu mimo místo pravidelného pracoviště, není v zásadě pracovní cestou cesta z místa bydliště nebo pobytu do místa pravidelného pracoviště a naopak. Výjimkou jsou mimořádné cesty k výkonu práce na pravidelné pracoviště mimo rozvrh směn zaměstnance. Uskuteční-li zaměstnanec jinou, než některou z výše uvedených cest, nelze mu (bez daňového dopadu) cestovní náhrady poskytnout.

Jak již bylo uvedeno, vždy, když byl vyslán zaměstnavatelem vykonat práci sjednanou v pracovní smlouvě nebo vykonat činnost, které se podle zákoníku práce za výkon práce považují, a to mimo sjednané místo výkonu práce nebo mimo místo pravidelného pracoviště. Kromě toho přísluší zaměstnanci cestovní náhrady také v případě, kdy zaměstnanec z vůle zaměstnavatele nebo s jeho souhlasem vykoná cestu k výkonu práce mimo rozvrh směn do místa výkonu práce nebo místa pravidelného pracoviště. Takovými případy jsou např. cesty při pohotovostní službě, při přesčasové práci, pokud se k výkonu této zaměstnavatelem nařízené práci přesčas musel zaměstnanec dopravit do místa výkonu práce či pravidelného pracoviště apod. Nejde ale např. o případy, kdy v rámci běžné pracovní směny vznikne potřeba pracovat déle. V takovém případě sice dochází k výkonu práce mimo rozvrh směn, ale samotná cesta na pravidelné pracoviště nebyla vyvolána potřebou práce mimo rozvrh směn.

Přeložení zaměstnance podle § 43 zákoníku práce má jiný pracovněprávní charakter než vyslání na pracovní cestu. Je-li zaměstnanec přeložen k výkonu práce do jiného místa, než bylo sjednáno v pracovní smlouvě, přísluší mu podle § 152 písm. d) a § 165 odst. 1 zákoníku práce náhrady jako při tuzemské pracovní cestě. Podmínkou je, že místo výkonu práce, kam byl přeložen, není současně jeho bydliště. Jestliže se však zaměstnanec denně vrací do bydliště, doba strávená v tomto místě se nezapočítává do doby rozhodné pro poskytování stravného.

Podle ustanovení § 152 písm. e) a § 165 zákoníku práce přísluší zaměstnanci náhrada cestovních výdajů, které mu vznikly při dočasném přidělení k jinému zaměstnavateli podle § 43a zákoníku práce. V písemné dohodě o takovém dočasném přidělení může být sjednáno i nové pravidelné pracoviště. Není-li pravidelné pracoviště sjednáno, postupuje se při jeho zjištění pro účely cestovních náhrad podle § 34a zákoníku práce. Po dobu dočasného přidělení zaměstnance k výkonu práce k jinému zaměstnavateli poskytuje zaměstnanci mzdu i cestovní náhrady nadále zaměstnavatel, který ho k jinému zaměstnavateli přidělil. Při poskytování cestovních náhrad se postupuje stejně jako při přeložení. Cestovní náhrady při přijetí do zaměstnání

Cestovní náhrady při přijetí do zaměstnání v pracovním poměru lze zaměstnanci poskytovat v případě, že je to s ním (anebo je-li to stanoveno vnitřním předpisem zaměstnavatele), a to ve smyslu § 177 zákoníku práce v rozsahu a za podmínek uvedených v § 165 zákoníku práce. Jde o cestovní náhrady jako při přeložení zaměstnance do jiného místa výkonu práce a nemůže tedy jít o cestovní náhrady za cesty ze zahraničí.

Při přijetí příslušného zaměstnance do zaměstnání může přitom být např. sjednáno, že mu budou poskytovány náhrady jízdních výdajů soukromým vozidlem z místa bydliště do místa pravidelného pracoviště, náhrada výdajů za ubytování v místě pravidelného pracoviště apod., jako kdyby byl uvedený zaměstnanec na pracovní cestě. Takovéto náhrady pak může zaměstnavatel příslušnému zaměstnanci podle § 177 odst. 1 zákoníku práce poskytovat do doby než zaměstnanec nebo člen jeho rodiny a jiná fyzická osoba, kteří s ním žijí v domácnosti, získají v obci místa výkonu práce přiměřený byt, nejdéle však 4 roky, a v případě, kdy jde o pracovní poměr sjednaný na dobu určitou, nejdéle do skončení tohoto pracovního poměru. Přestěhuje-li se zaměstnanec do obce, ve které má místo výkonu práce, může mu zaměstnavatel poskytnout náhrady spojené se stěhováním, nejvýše však v rozsahu uvedeném v § 178 zákoníku práce.

Poskytování cestovních náhrad při výkonu práce v zahraničí se ve smyslu § 172 zákoníku práce týká pouze zaměstnance, který má .

Má-li tedy zaměstnanec v pracovní smlouvě sjednáno místo výkonu práce v zahraničí, přísluší mu za z České republiky do místa výkonu práce anebo místa pravidelného pracoviště v zahraničí do České republiky náhrady cestovních výdajů jako při zahraniční pracovní cestě. Nejde o náhradu výdajů za dobu pobytu v zahraničí.

Pokud se souhlasem zaměstnavatele cestuje se zaměstnancem , přísluší zaměstnanci náhrada výdajů, které vznikly tomuto členu rodiny, a to prokázaných jízdních výdajů, prokázaných výdajů za ubytování a prokázaných nutných vedlejších výdajů. Podle § 181 zákoníku práce nepřísluší uvedenému zaměstnanci stravné za dobu pracovní cesty na území České republiky a zahraniční stravné v zemi místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště.

Zvláštním případem jsou pracovní cesty do místa bydliště zaměstnance v tuzemsku nebo v zahraničí, které je odlišné od místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště. V těchto případech zaměstnanci podle § 163 odst. 6 a § 170 odst. 7 zákoníku práce přísluší za dobu cesty do bydliště, za dobu výkonu práce v bydlišti a za dobu cesty zpět. Stravné mu tedy nepřísluší po dobu, po kterou v tomto místě nevykonával určenou práci. Zdůraznit je potřeba to, že jde o případy, kdy zaměstnavatel skutečně vyslal zaměstnance vykonat práci do jeho bydliště, přičemž toto místo není sjednaným místem výkonu práce ani pravidelným pracovištěm zaměstnance.

Podle ustanovení § 34 odst. 1 zákoníku práce musí pracovní smlouva obsahovat místo nebo místa výkonu práce, ve kterých má být sjednaný druh práce vykonáván. může být sjednáno jako jedno nebo více konkrétních míst, ale také jako část obce, obec nebo i jako šířeji sjednané místo, např. kraj, Česká republika. Má-li zaměstnavatel více pracovišť (provozoven, poboček, závodů apod.), je v řadě případů vhodné sjednat se zaměstnancem jako místo výkonu práce všechna pracoviště, protože pak nebude třeba souhlasu zaměstnance s vysláním k výkonu práce na příslušné pracoviště (viz § 42 odst. 1 zákoníku práce). Jestli zaměstnanci budou příslušet cestovní náhrady, bude záležet na tom zda, příp. jak, je s ním sjednáno místo pravidelného pracoviště. Při je třeba přihlédnout k tomu, že místo pravidelného pracoviště je užší pojem než místo výkonu práce a že podle § 34a zákoníku práce nesmí být toto místo .

sjednáno, postupuje se při jeho určení pro účely cestovních náhrad podle § 34a zákoníku práce. Místem pravidelného pracoviště je pak sjednané místo výkonu práce a v případě, kdy je místo výkonu práce sjednáno šiřeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které zaměstnanci nejčastěji začínají pracovní cesty.

Na pracovní cestu může zaměstnance vyslat pouze jeho zaměstnavatel, a to po dohodě s ním. Souhlas zaměstnance s vysíláním na pracovní cesty může být uveden v pracovní smlouvě. Takový souhlas ale nemusí být písemný. Má se také za to, že pokud zaměstnanec na pracovní cestu nastoupil, souhlasil s vysláním na tuto cestu. K vyslání na cestu mimo místo pravidelného pracoviště v rámci místa výkonu práce souhlasu zaměstnance není zapotřebí.

Citlivě je nutno postupovat v případě těhotných zaměstnankyň a zaměstnankyň a zaměstnanců pečujících o děti do věku 8 let. Podle ustanovení § 240 zákoníku práce mohou být uvedení zaměstnanci vysíláni na pracovní cestu mimo obvod obce svého pracoviště nebo bydliště jen se svým souhlasem. To se týká také osamělé zaměstnankyně a osamělého zaměstnance pečujícího o dítě, dokud dítě nedosáhlo věku 15 let, a také zaměstnance, který prokáže, že převážně sám dlouhodobě soustavně pečuje o osobu, která se podle zákona č. 108/2006 Sb., o sociálních službách, ve znění pozdějších předpisů, považuje za osobu závislou (ve II., III. nebo IV. stupni závislosti) na pomoci jiné osoby.

na příslušnou cestu je podle § 153 zákoníku práce písemně jejího konání, zejména:

Při stanovení těchto podmínek je zaměstnavatel povinen přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance. , pro všechny zaměstnance platné podmínky přitom mohou být uvedeny např. ve vnitřním předpisu zaměstnavatele, podmínky mohou být stanoveny až před pracovní cestou, např. na tiskopisu cestovní příkaz, příkazu k jízdě služebním vozidlem apod. Je pouze na zaměstnavateli, jakou formu stanovení podmínek pro konání pracovní cesty stanoví.

Jsou-li, vzhledem k okolnostem, práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelná, zaměstnavatel před pracovní cestou uvedené , leda by na tom zaměstnanec trval. Zcela jednoznačně je ale vhodné, aby byly podmínky konání pracovní cesty stanoveny před pracovní cestou písemně v případě, kdy zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele (nebo na jeho žádost) má jako dopravní prostředek použít soukromé vozidlo.

Místem nástupu na pracovní cestu i místem jejího ukončení může být místo, které . Může jím být pravidelné pracoviště zaměstnance, jeho bydliště či místo pobytu, sídlo firmy, garáž služebního vozidla, které má zaměstnanec na pracovní cestě použít nebo jiné . Místo nástupu a ukončení pracovní cesty tak zaměstnavatel bude určovat v souvislosti s ostatními podmínkami konání příslušné cesty, tj. také podle toho, jaký dopravní prostředek k použití určil nebo povolil, zda má cesta začít a být ukončena v průběhu pracovní doby zaměstnance, kde má zaměstnanec bydliště, pravidelné pracoviště apod.

Pracovní cesty mohou mít různou dobu trvání: méně než hodinu, více hodin, několik dnů, týdnů i měsíců. V průběhu kalendářního dne může být vykonáno i více pracovních cest.

Doba trvání pracovní cesty je doba od nástupu na pracovní cestu v určeném místě, až do doby návratu z pracovní cesty do určeného místa ukončení pracovní cesty, tj. včetně doby jízdy do místa, kde má zaměstnanec vykonat práci, doby přípravy k výkonu práce a výkonu práce, odpočinku i doby cesty zpět.

Zaměstnavatel může jako způsob dopravy na pracovní cestě určit např. použití služebního auta s řidičem, služebního auta řízeného tzv. referentsky příslušným pracovníkem, použití jakéhokoliv dopravního prostředku veřejné hromadné dopravy (MHD, autobus, vlak, letadlo, loď), taxislužby, jiného dopravního prostředku (kolo, sněžný skútr apod.) apod. Zaměstnavatel může také požádat zaměstnance, aby jako dopravní prostředek použil např. své soukromé vozidlo, vozidlo, které má zaměstnanec od někoho vypůjčeno nebo pronajato, anebo které si zaměstnanec pořizuje formou leasingu. Zaměstnanec může pracovní cestu uskutečnit i pěšky.

Náhrada jízdních výdajů přísluší zaměstnanci za použití dopravního prostředku, který k použití při pracovní cestě zaměstnavatel před pracovní cestou určil. Při vyúčtování je zaměstnanec povinen výši jízdních výdajů (s výjimkou dále uvedených případů u MHD a vozidla, které zaměstnavatel zaměstnanci na pracovní cestu neposkytl) prokázat, tj. doložit příslušný doklad (jízdenku, letenku) ze zaměstnavatelem určeného druhu dopravního prostředku. Pokud takový doklad nedoloží, může zaměstnavatel o proplacení náhrady jízdného rozhodnout podle § 185 zákoníku práce. Je tedy pouze na zaměstnavateli, zda v takovém případě zaměstnanci náhradu jízdních výdajů poskytne.

Jestliže zaměstnavatel po prokazatelném určení dopravního prostředku, který má zaměstnanec na pracovní cestě použít (např. autobusu), souhlasil se žádostí zaměstnance (i ústní) o použití jiného dopravního prostředku (např. soukromého vozidla), přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů ve výši ceny jízdného určeným dopravním prostředkem (v uvedeném případě autobusu).

Při použití v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, nemusí zaměstnanec podle § 159 odst. 2 zákoníku práce jízdní výdaje, které skutečně uhradil, prokazovat jízdenkou. Přesto mu je zaměstnavatel povinen náhradu jízdních výdajů proplatit, a to ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty. Použije-li zaměstnanec MHD na pracovní cestě v jiné obci, než má sjednáno místo výkonu práce, musí výši jízdních výdajů prokázat. Zaměstnavatel však i v tomto případě může postupovat podle ustanovení § 185 zákoníku práce a zaměstnanci jízdní výdaje proplatit i při neprokázání jejich výše.

V případě, kdy zaměstnavatel neurčí použití dopravního prostředku veřejné hromadné dopravy nebo taxislužby a ani neposkytne zaměstnanci na pracovní cestu služební vozidlo, může , aby použil své soukromé vozidlo, vozidlo, které si zaměstnanec pořizuje formou finančního leasingu, vozidlo, které má zaměstnanec pronajato např. z půjčovny vozidel, příp. vozidlo, které má zaměstnanec vypůjčeno (dále jen soukromé vozidlo). Pokud zaměstnanec a takové vozidlo na pracovní cestě použije, přísluší mu základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty.

Neměl by tedy nastat případ, kdy zaměstnanec z vlastní vůle použije na pracovní cestu své vozidlo a po ukončení pracovní cesty mu zaměstnavatel poskytne náhradu jízdních výdajů za jeho použití. Náhradu jízdních výdajů v uvedené výši nelze zaměstnanci poskytnout ani v případě, kdy je jako dopravní prostředek určen např. autobus a zaměstnavatel dá po té zaměstnanci souhlas s použitím soukromého vozidla (v tom případě přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů ve výši ceny jízdného autobusu).

se stanoví jako součin sazby základní náhrady a počtu kilometrů ujetých vozidlem na pracovní cestě. Výše sazby základní náhrady je pro příslušný rok stanovena pro jednostopá vozidla a tříkolky a pro osobní silniční motorová vozidla prováděcí vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí (dále jen „MPSV“). Při použití přívěsu se tam uvedená sazba zvýší nejméně o 15 % a při použití nákladního vozidla nebo autobusu zaměstnance se použije sazba platná pro osobní automobily zvýšená na dvojnásobek (to neplatí pro fyzické osoby-podnikatele). Pro zaměstnance zaměstnavatele ve státní a příspěvkové sféře jsou sazby uvedené v platné vyhlášce závazné, pro zaměstnance zaměstnavatele v podnikatelské sféře jsou stanoveny jako minimální.

(dále jen „NPHM“) se stanoví jako součin spotřeby použitého vozidla, počtu kilometrů ujetých vozidlem na pracovní cestě a ceny PHM.

vozidla v litrech na 100 km se zjistí výhradně z technického průkazu vozidla. Jde o údaj o spotřebě . Je-li v technickém průkazu vozidla v kolonce spotřeba paliva uvedena např. norma 93/116/ES, 1999/100/ES, 2004/3/ES, EU 692/2008 nebo EU 566/2011, je třetí tam uvedený údaj o spotřebě tzv. kombinovaná (smíšená) spotřeba, který se pro výpočet náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty použije.

Není-li v technickém průkazu údaj o kombinované spotřebě podle norem EU, vypočítá se spotřeba jako všech hodnot o spotřebě uvedených v technickém průkazu příslušného vozidla.

Jestliže není v technickém průkazu vozidla uveden , musí zaměstnanec podle § 158 odst. 4 zákoníku práce předložit zaměstnavateli technický průkaz vozidla shodného typu se stejným objemem válců, ve kterém je alespoň jeden údaj o spotřebě PHM uveden. Pokud zaměstnanec technický průkaz vozidla shodného typu zaměstnavateli nepředloží, nemůže zaměstnavatel NPHM vypočíst a tedy ani vyplatit.

Použití údaje o spotřebě vozidla z jiného dokladu, než je technický průkaz, je vzhledem k dikci ustanovení § 158 odst. 4 zákoníku práce nepřípustné. Nelze tedy použít ani případné potvrzení akreditovaného dovozce či údaj z technické dokumentace vozidla.

(tj. cenu v Kč za litr) prokáže zaměstnanec dokladem o jejím nákupu u čerpací stanice, a to dokladem o zakoupení jakéhokoliv množství (i minimálního) pohonné hmoty, jejíž druh je uveden v technickém průkazu vozidla. Zaměstnanec prokazuje cenu za litr pohonné hmoty. Neprokazuje, jaké množství PHM (kolik litrů) spotřeboval, ani celkovou výši částky, kterou za nákup pohonných hmot při pracovní cestě vynaložil. Z uvedeného dokladu musí být . Jestliže zaměstnanec doloží více dokladů o nákupu PHM, stanoví se cena PHM aritmetickým průměrem doložených cen. To se týká i použití vozidla v zahraničí.

Pokud zaměstnanec cenu PHM neprokáže, použije se pro výpočet výše této náhrady cena uvedená ve vyhlášce MPSV platné pro příslušné období.

Použije-li zaměstnanec na základě žádosti zaměstnavatele soukromé vozidlo na zahraniční pracovní cestě, přísluší mu i za zahraniční část pracovní cesty základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty.

se stanoví i za vzdálenost ujetou v zahraničí jako součin sazby základní náhrady v Kč a počtu kilometrů ujetých vozidlem na pracovní cestě, tj. zcela stejně jako za vzdálenost ujetou při této pracovní cestě v tuzemsku.

Také v zahraničí se vypočte obdobně jako za tuzemskou část této pracovní cesty, tj. jako součin spotřeby PHM, počtu kilometrů ujetých vozidlem na pracovní cestě v zahraničí a ceny PHM. Ke stanovení výše NPHM v cizí měně se použije cena PHM za litr, kterou zaměstnanec prokáže dokladem o jejím nákupu u čerpací stanice v zahraničí. Nemá-li zaměstnanec doklad o ceně PHM ze zahraničí, může mu zaměstnavatel podle § 167 zákoníku práce poskytnout náhradu výdajů za spotřebované pohonné hmoty v cizí měně s použitím ceny PHM uvedené v o skutečně vynaložené ceně PHM a důvodech jejího nedoložení. Rozhodnutí je tedy v tomto případě na zaměstnavateli. Jestliže zaměstnavatel důvody nedoložení ceny PHM ze zahraničí a cenu uvedenou v prohlášení neuzná, stanoví výši NPHM za zahraniční část pracovní cesty s použitím ceny PHM, kterou použil pro stanovení výše NPHM za tuzemskou část této zahraniční pracovní cesty, tj. ceny doložené zaměstnancem dokladem nebo průměrné ceny uvedené ve vyhlášce MPSV platné v době trvání pracovní cesty.

Doporučuji, aby zaměstnavatel nepovolil zaměstnanci použití soukromého vozidla, které nemá platnou technickou prohlídku a měření emisí škodlivin, které nemá platnou zelenou kartu (pojištění odpovědnosti z provozu vozidel na pozemních komunikacích) a aby věnoval patřičnou pozornost ustanovení § 103 odst. 1, 2 a 3 a § 265 zákoníku práce a také nařízení vlády č. 168/2002 Sb. Je zcela na zaměstnavateli, zda povolí zaměstnanci použití vozidla, které není havarijně pojištěno.

Zaměstnavatel by měl způsob ubytování zaměstnance na pracovní cestě stanovit při vyslání zaměstnance na pracovní cestu (např. ve vnitřní směrnici, na tiskopisu cestovní příkaz apod.). Může to být určení, ve kterém anebo v jakém druhu ubytovacího zařízení se může zaměstnanec ubytovat, do jak vysoké částky za ubytování apod. Jestliže zaměstnavatel žádné podmínky neurčí, je způsob ubytování na zaměstnanci a zaměstnavatel musí skutečné výdaje za ubytování uhradit bez ohledu na jejich výši.

Jestliže zaměstnanec výdaje na ubytování dokladem neprokáže, může mu zaměstnavatel, podle § 185 zákoníku práce, poskytnout náhradu v jím uznané výši, která odpovídá stanoveným podmínkám pro ubytování na příslušné pracovní cestě.

Pokud zaměstnanec v průběhu pracovní cesty navštívil v souladu s podmínkami uvedenými v § 161 zákoníku práce člena rodiny v jeho bydlišti nebo jiném předem dohodnutém místě, uhradí zaměstnavatel zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování v místě, kam byl vyslán na pracovní cestu, po dobu návštěvy člena rodiny pouze v případě, že si toto ubytování musel, vzhledem k podmínkám pracovní cesty anebo ubytovacích služeb, zachovat.

Při tuzemské pracovní cestě přísluší zaměstnanci v podnikatelské sféře stravné podle doby trvání příslušné pracovní cesty v kalendářním dni, a to ve výši uvedené v § 163 odst. 1 zákoníku práce upravené pro příslušné období vyhláškou MPSV. Zaměstnavatel ve státní a příspěvkové sféře může poskytovat zaměstnanci stravné v rámci rozpětí uvedeného v § 176 odst. 1 zákoníku práce upraveného pro příslušný rok vyhláškou MPSV.

Pokud zaměstnavatel nejpozději před vysláním zaměstnance na pracovní cestu výši stravného nesjedná nebo neurčí, přísluší zaměstnanci stravné v minimální výši (spodní hranici rozpětí) uvedené ve vyhlášce MPSV. Poskytne-li zaměstnavatel v podnikatelské sféře zaměstnanci stravné vyšší, než je horní sazba příslušného rozpětí platného pro státní a příspěvkovou sféru, je rozdíl částkou, která je příjmem zaměstnance zdaňovaným podle § 6 ZDP a součástí vyměřovacího základu pro pojistné na všeobecné zdravotní pojištění a vyměřovacího základu pro pojistné na sociální pojištění a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti.

Stravné se stanoví vždy , a to i v případech několika pracovních cest uskutečněných v kalendářním dni. Výjimkou jsou , tj. pracovní cesty, jejichž doba trvání překračuje jednu půlnoc. V případě takových pracovních cest se podle § 163 odst. 4 zákoníku práce upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dni, je-li to pro zaměstnance výhodnější. To znamená, že v tomto případě musí být stravné zjištěno dvojím způsobem, a to jako součet stravného zjištěného za každý kalendářní den této tuzemské pracovní cesty samostatně a stravné za celkovou dobu jejího trvání. Vyšší z obou částek je pak stravné, které zaměstnanci přísluší.

Na poskytnutí stravného má zaměstnanec . Tohoto nároku se nemůže zbavit, a to ani svým písemným prohlášením před pracovní cestou, po pracovní cestě, ani závazkem v pracovní anebo jiné smlouvě. Podle § 346c zákoníku práce totiž mimo jiné náhradu výdajů příslušejících zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce, tj. . Promlčecí doba případného uplatnění stravného na zaměstnavateli je (tak jako u ostatních cestovních náhrad) podle § 101 občanského zákoníku tříletá.

Je-li zaměstnanec vyslán na a na této cestě se nemůže stravovat obvyklým způsobem, může mu zaměstnavatel podle ustanovení § 176 odst. 2 zákoníku práce poskytnout na základě svého rozhodnutí stravné ve výši horní hranici rozpětí stravného platného pro pracovní cestu trvající 5 až 12 hodin.

Bylo-li zaměstnanci, bez jeho finančního přispění, poskytnuto během pracovní cesty jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře, , a to podle § 163 odst. 2 zákoníku práce při pracovní cestě trvající:

Jestliže zaměstnavatel nesjedná nebo neurčí nižší než uvedenou maximální hodnotu snížení stravného za jedno bezplatně poskytnuté jídlo, přísluší zaměstnanci stravné snížené o uvedenou takové .

Zaměstnanci podle § 176 odst. 3 zákoníku práce při bezplatně poskytnutém jídle , a to při pracovní cestě trvající:

Kromě toho je v § 176 odst. 4 zákoníku práce stanoveno, že zaměstnanci , pokud mu během pracovní cesty, která trvá:

Toto ustanovení se zdá být nadbytečné, protože např. při pracovní cestě trvající 5 až 12 hodin a dvou bezplatně poskytnutých jídlech činí podle § 176 odst. 3 zákoníku práce snížení stravného více než 100 % a stravné tedy zaměstnanci nelze poskytnout.

Postup stanovený zákoníkem práce pro zaměstnance zaměstnavatele ve státní a příspěvkové sféře má , neboť jestliže zaměstnavatel v podnikatelské sféře poskytne zaměstnanci ze závislé činnosti zaměstnance [viz § 6 odst. 7 písm. a) ZDP] a součástí vyměřovacího základu pro pojistné na všeobecné zdravotní pojištění a vyměřovacího základu pro pojistné na sociální pojištění a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti. Je tedy otázka, zda možnost nižšího snížení stravného v podnikatelské sféře, než o maximální míru, má smysl.

Za bezplatné poskytnutí stravy se považuje poskytnutí stravy zaměstnanci kýmkoliv (nejen bezprostředně zaměstnavatelem), tj. např. také obchodním partnerem při společném jednání apod. Poskytnutí jiné formy jídla než snídaně, oběda anebo večeře (druhé večeře), tj. např. občerstvení ať zaměstnavatelem, přepravní společností ve veřejném dopravním prostředku (v letadle, vlaku, na lodi, není-li např. deklarováno jako oběd) anebo jinou osobou, není důvodem pro snížení stravného.

Příkladem bezplatně poskytnuté stravy na pracovní cestě je např. případ, kdy příslušné jídlo (snídaně, oběd, večeře) je , např. snídaně je, podle kalkulace ubytovatele, součástí ceny za ubytování (ubytování se neposkytuje bez snídaně). Tuto skutečnost je povinen uvést zaměstnanec vždy při vyúčtování cestovních náhrad, zpravidla je i zřejmá z popisu poskytovaných služeb, faktury či jiného dokladu o úhradě ubytování (bývá to uvedeno i na www stránkách příslušného ubytovacího zařízení). Přitom není rozhodující, zda na dokladu je uvedena hodnota uvedeného jídla nebo tam uvedena není. I v případě, že skutečná hodnota jídla přesahuje výši stravného, snižuje se stravné ve stanoveném procentním rozsahu. Rozdíl mezi hodnotou bezplatně poskytnutého jídla a skutečně přiznaného stravného nezvyšuje základ daně z příjmů ze závislé činnosti, neboť podle § 6 odst. 7 písm. a) ZDP není hodnota stravování poskytnutá zaměstnavatelem na pracovní cestě zdanitelným příjmem zaměstnance.

Zaměstnanci přísluší náhrada nutných vedlejších výdajů, které mu , v prokázané výši. Nemůže-li zaměstnanec jejich výši prokázat, přísluší mu náhrada ve výši odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty.

Nutným vedlejším výdajem mohou být (ale nemusí být vždy) např.:

Nutným vedlejším výdajem nemohou být , jako např. pokuta za rychlou jízdu či špatné parkování, úhrada konzumace z minibaru v hotelovém pokoji apod. Při rozhodování o těchto výdajích je však nutno postupovat vysoce individuálně, zejména s ohledem na obsah pracovní činnosti a podmínky konání pracovní cesty.

Zpravidla každá zahraniční pracovní cesta má . Pro vznik nároku zaměstnance na náhrady vypočítávané v cizí měně je rozhodující ČR a při letecké přepravě doba odletu z ČR a příletu letadla do ČR. Je při vyúčtování pracovní cesty , neboť jinak nelze určit správnou výši příslušných náhrad, zejména pak tuzemského a zahraničního stravného. Z ustanovení zákoníku práce, která upravují výpočet výše zahraničního stravného, je zřejmé, že při zahraniční pracovní cestě, při které zaměstnanec byl v průběhu kalendářního dne ve více než jednom cizím státě, musí uvést také okamžiky přechodu státních hranic mezi jednotlivými státy.

Podle § 166 odst. 1 zákoníku práce přísluší zaměstnanci za dobu trvání tuzemské části zahraniční pracovní cesty také tuzemské stravné. Při stanovení jeho výše se postupuje podle § 163 zákoníku práce, tj. tak, jako při tuzemské pracovní cestě. Od 1. 1. 2012 se však již nepoužije ustanovení § 163 odst. 4 zákoníku práce a tuzemské , přičemž doby před výjezdem z ČR a po návratu do ČR v tomtéž kalendářním dni se sčítají. K době rozhodné pro stanovení výše tuzemského stravného, tj. k době trvání tuzemské části této zahraniční pracovní cesty v kalendářním dni, se podle § 170 odst. 4 zákoníku práce připočítává doba trvání příslušné zahraniční pracovní cesty, za kterou zaměstnanci zahraniční stravné podle § 170 odst. 3 zákoníku práce nepřísluší.

Přestože se stravné vypočítává relativně samostatně, jde o součást vyúčtování příslušné zahraniční pracovní cesty a tuzemská část se tedy nevyúčtovává samostatně.

Zpravidla každá zahraniční pracovní cesta má . Výše stravného a zahraničního stravného se stanoví samostatně podle pravidel platných pro příslušnou část cesty. Rozdíl je zejména v tom, že stravné se stanoví vždy za každou pracovní cestu a každý kalendářní den příslušné pracovní cesty samostatně, kdežto zahraniční stravné se stanoví vždy za kalendářní den, a to i při více zahraničních pracovních cestách v jednom dni. To znamená, že i v případě, kdy zaměstnanec uskutečnil v jednom dni více zahraničních pracovních cest, přísluší mu za všechny tyto cesty v kalendářním dni „jedno“ stanovené Výjimkou jsou pracovní cesty trvající v kalendářním dni v zahraničí méně než jednu hodinu, protože tato doba (až 59 minut) se u příslušné zahraniční pracovní cesty přičítává k její tuzemské části a s dobou strávenou v tomtéž kalendářním dni v zahraniční při jiné pracovní cestě se nesčítá.

Pro určení výše zahraničního stravného je rozhodující:

Konkrétní výše zahraničního stravného, která zaměstnanci za kalendářní den přísluší, se určí postupem uvedeným v § 170 odst. 3 zákoníku práce, který s účinností od 1. 1. 2012 zní takto:

Na uplatňování tohoto ustanovení existuje několik názorů. Zásadní rozdíl mezi nimi je v posouzení vlivu vzniku práva na tuzemské stravné na výši zahraničního stravného v tomtéž kalendářním dni. Kromě toho dikce uvedeného ustanovení obsahuje i několik pojmů, jejichž obsah je nutno aplikovat skutečně tak, jak jsou v tomto ustanovení uvedena.

Podle mého názoru je ve smyslu § 170 odst. 3 zákoníku práce nutno rozdělit určení výše zahraničního stravného na dvě části, a to na případy, kdy zaměstnanci v daný kalendářní den vzniklo právo na tuzemské stravné a kdy mu právo na tuzemské stravné nevzniklo - viz tabulka.

 +---------------------------------------------------------------+ |                         Kalendářní den                        | +------------------------------+--------------------------------+ |    Počet hodin v zahraničí   |       Zahraniční stravné       | +------------------------------+--------------------------------+ | Za cestu na území ČR vzniklo právo na stravné                 | | déle než 5 hod.              | 1/3 základní sazby             | | 5 hod. a méně                | zahraniční stravné nepřísluší  | +------------------------------+--------------------------------+ | Za cestu na území ČR právo na stravné nevzniklo               | | méně než 1 hod.              | zahraniční stravné nepřísluší  | | 1 až 12 hod.                 | 1/3 základní sazby             | | déle než 12 hod. až 18 hod.  | 2/3 základní sazby*)           | | déle než 18 hod.             | plná základní sazba*)          | +------------------------------+--------------------------------+  *) Podle MPSV i při vzniku práva na stravné za cestu na území      České republiky.

Podle názoru MPSV nemá vznik práva na tuzemské stravné žádný vliv na výši zahraničního stravného při době strávené v zahraniční déle než 12 hodin (tj. i déle než 18 hodin) a zaměstnanci v takovém případě vždy přísluší zahraniční stravné ve výši 2/3 základní sazby nebo plné základní sazby zahraničního stravného.

Z ustanovení § 170 odst. 3 zákoníku práce podle mého názoru ale nevyplývá, že by se vznik práva na tuzemské stravné týkal pouze zahraničního stravného za dobu strávenou v zahraničí 1 až 12 hodin. To, že je v první větě § 170 odst. 3 zákoníku práce uvedeno, že při době strávené v zahraniční déle než 18 hodin, přísluší zaměstnanci zahraniční stravné ve výši základní sazby, ještě neznamená, že není nutno vzít v úvahu také to, že pokud vznikne zaměstnanci právo na tuzemské stravné a doba strávená v zahraničí je delší než 5 hodin, přísluší mu zahraniční stravné ve výši 1/3 základní sazby. To se vzájemně nevylučuje, právě naopak. Pokud tedy vznikne zaměstnanci v kalendářním dni za cestu na území České republiky právo na stravné, přísluší mu kromě tuzemského stravného zahraniční stravné ve výši 1/3 základní sazby nebo mu zahraniční stravné nepřísluší. Je to tvrdší způsob, než uvádí např. MPSV ve svých odpovědích na dotazy, z hlediska daně z příjmů je však nenapadnutelný.

Nicméně protože v pochybnostech se ve smyslu § 1a písm. a) zákoníku práce příslušné ustanovení aplikuje ve prospěch zaměstnance, lze zřejmě postupovat i tak, že vznik práva na tuzemské stravné má v příslušném kalendářním dni vliv na zahraniční stravné pouze při době strávené v zahraničí 1 až 12 hodin a při době strávené v zahraničí déle než 12 hodin nikoliv. To znamená, že při době strávené v zahraničí déle než 12 až 18 hodin činí zahraniční stravné vždy 2/3 základní sazby zahraničního stravného a při době strávené v zahraničí déle než 18 hodin vždy plnou základní sazbu zahraničního stravného, i když zaměstnanci kromě toho případně přísluší i tuzemské stravné, a je mu tak poskytnuto stravné a zahraniční stravné na celkem 4 jídla.

Z dikce „vznik práva na stravné podle § 163 nebo 176“ a „za cestu na území České republiky“, není na první pohled jednoznačně zřejmé, zda jde o vznik práva na tuzemské stravné za příslušnou zahraniční pracovní cestu nebo i za jinou zahraniční pracovní cestu nebo i tuzemskou pracovní cestu uskutečněnou během téhož kalendářního dne a zda zaměstnanci vzniká na tuzemské stravné právo, i když mu podle § 176 odst. 4 zákoníku práce nepřísluší.

Pro správné řešení tohoto problému je potřeba si uvědomit, že tuzemské zaměstnanci (např. při dvou pracovních cestách v kalendářním dni se stravné zjišťuje za každou pracovní cestu zvlášť), kdežto zaměstnanci bez ohledu na to, kolik zahraničních pracovních cest v tomto dni uskutečnil (např. při dvou zahraničních pracovních cestách v jednom dni se výše zahraničního stravného stanoví za obě cesty dohromady, ale tuzemské stravné za každou zahraniční pracovní cestu zvlášť). Dále je nutno vyřešit, jak je to se vznikem práva na stravné, když zaměstnanci přísluší , ale v případě, že jsou mu na této cestě poskytnuta bezplatně 2 jídla, stravné mu podle § 176 odst. 4 zákoníku práce .

Podle mého názoru nelze vyslovit jiný závěr, než že „vznikem práva na stravné za cestu na území ČR“ je nutno rozumět případ, kdy zaměstnanci , a to , tj. za kteroukoliv pracovní cestu uskutečněnou v daném kalendářním dni. Přitom právo na stravné vzniká, je-li zaměstnanec na pracovní cestě alespoň 5 hodin, ať mu stravné přísluší v plné výši, snížené za bezplatně poskytnuté jídlo nebo mu, např. při dvou, třech nebo více bezplatně poskytnutých jídlech, nepřísluší. Je třeba také dodat, že v případě, kdy doba zahraniční části pracovní cesty v kalendářním dni trvá méně než 1 hodinu, za kterou zahraniční stravné nepřísluší a která se připočítává k tuzemské části pracovní cesty v tomto kalendářním dni a může tak i případně ovlivnit vznik práva zaměstnance na stravné, není případem, kdy zaměstnanci vzniklo právo na stravné za cestu na území České republiky (viz dále uvedený příklad), neboť jde o dobu cesty v zahraničí. Pro úplnost je třeba uvést také to, že při poskytnutí stravného podle ustanovení § 176 odst. 2 zákoníku práce nejde o vznik práva na stravné, přestože ho zaměstnavatel zaměstnanci poskytne.

Je třeba také zdůraznit, že za tuzemské za cestu na území České republiky je nutno považovat i takový případ, kdy zaměstnanec stravné za uskutečněnou pracovní cestu trvající alespoň 5 hodin neuplatnil (nevypsal si např. cestovní příkaz a cestovní náhrady nevyúčtoval) nebo mu nebylo poskytnuto. Není ani podstatné, zda zaměstnanci za příslušnou tuzemskou část pracovní cesty nebude při bezplatně poskytnutém jídle stravné příslušet (viz § 176 odst. 4 zákoníku práce). Rozhodující tedy je, že zaměstnanci právo na stravné vzniklo. Výše stravného, která mu bude poskytnuta, není podstatná. Zda a jak dlouho byl zaměstnanec na pracovní cestě v tuzemsku, lze při správné evidenci přítomnosti zaměstnance na pracovišti zpravidla vždy zjistit. Využít je možno i záznamů o provozu služebního vozidla apod.

podle § 170 odst. 3 zákoníku práce , se podle § 170 odst. 4 zákoníku práce připočítává k době rozhodné pro stanovení výše tuzemského stravného, tj. v daném kalendářním dni.

Podle ustanovení § 170 odst. 2 zákoníku práce se při stanovení výše zahraničního stravného použije . To znamená, že kromě doby přechodu státní hranice ČR má významnou roli také okamžik přechodu státních hranic mezi ostatními státy. Tyto doby přechodu státních hranic musí zaměstnanec zaměstnavateli oznámit nejpozději při vyúčtování cestovních náhrad. Jinak nelze správně určit výši tuzemského ani zahraničního stravného.

(denní) v cizí měně stanoví pro příslušné státy každoročně vyhláškou Ministerstvo financí. Tam uvedené sazby jsou pro zaměstnavatele ve státní a příspěvkové sféře závazné, vedoucím organizačních složek státu a jejich zástupcům a statutárním orgánům a jejich zástupcům, však lze určit zahraniční stravné do výše, která přesahuje základní sazbu až o 15 %.

Zaměstnavatel může základní sazby uvedené ve vyhlášce Ministerstva financí snížit až o 25 % (u posádek plavidel vnitrozemské plavby až o 50 %), příp. je zvýšit, přičemž pro zvýšení této sazby není stanovena horní hranice. Také v tomto případě by si ale měl zaměstnavatel být vědom zákazu diskriminace (§ 16 zákoníku práce). Jestliže zaměstnavatel zvyšuje (resp. snižuje) základní sazbu, musí ji zaokrouhlit na celé jednotky příslušné cizí měny.

Poskytne-li zaměstnavatel zaměstnanci , než za stejných podmínek přísluší zaměstnanci zaměstnavatele ve státní a příspěvkové sféře, je podle § 6 odst. 7 písm. a) ZDP příslušný rozdíl u zaměstnance příjmem, který je předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti. Stejná částka je také součástí vyměřovacího základu pro pojistné na všeobecné zdravotní pojištění a vyměřovacího základu pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti.

po dobu návštěvy člena rodiny, po dobu dohodnutého přerušení zahraniční pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance a v případě, kdy je zaměstnanec vyslán na zahraniční pracovní cestu do svého místa bydliště, a to po jinou dobu, než je doba cesty do místa bydliště a zpět a doba výkonu práce.

Bylo-li zaměstnanci v průběhu zahraniční části pracovní cesty bezplatně poskytnuto jídlo, mu , příp. mu stravné nepřísluší.

Stejně jako u tuzemské pracovní cesty, považuje se za každé jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře (případně i druhá večeře), které bylo zaměstnanci poskytnuto zaměstnavatelem, jinou organizací, obchodním partnerem nebo jinou osobou a které zaměstnanec ze svých prostředků nezakoupil ani na ně finančně nepřispěl.

Při bezplatně poskytnutém jídle v tuzemsku i zahraničí se snižuje samostatně stravné tuzemské a samostatně zahraniční stravné, a to podle počtu bezplatně poskytnutých jídel během příslušné části pracovní cesty.

Podle ustanovení § 179 odst. 3 zákoníku práce zaměstnanci ve státní a příspěvkové sféře :

Při více než jednom bezplatně poskytnutém jídle se uvedená procenta sčítají, tzn. že např. při pracovní cestě trvající déle než 18 hodin a třech bezplatně poskytnutých jídlech, přísluší zaměstnanci zahraniční stravné snížené o 3 x 25 %, tj. o 75 %.

Současně zákoník práce v § 179 odst. 4 stanoví, že zahraniční stravné zaměstnanci , byla-li mu během zahraniční pracovní cesty, která trvá:

Zaměstnanci zaměstnavatele v podnikatelské sféře přísluší podle § 170 odst. 5 zákoníku práce :

Také v tomto případě se při více než jednom bezplatně poskytnutém jídle stanovená snížení sčítají.

Jestliže zaměstnavatel nejpozději před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu snížení zahraničního stravného o nižší než uvedenou maximální míru, zaměstnanci příslušnou , tj. o 70 %, 35 %, příp. 25 % za jedno bezplatně poskytnuté jídlo.

Poskytne-li ale zaměstnavatel zaměstnanci , než za stejných podmínek přísluší zaměstnanci zaměstnavatele ve státní a příspěvkové sféře, tj. , je a také pro pojistné na všeobecné zdravotní pojištění a vyměřovacího základu pro pojistné na sociální pojištění a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti. zaměstnanci zahraniční stravné , je rozdíl .

Zaměstnavatel může podle § 166 odst. 2 zákoníku práce poskytnout při zahraniční pracovní cestě svému zaměstnanci i jiné cestovní náhrady než uvedené v odstavci 1, tzn. že mu také . Není přitom zákoníkem práce (až na zákaz diskriminace) nijak omezen, a jakákoliv výše kapesného poskytnutá zaměstnanci je u uvedeného zaměstnavatele daňově uznatelným nákladem. Bude-li však , bude podle § 6 odst. 7 písm. a) ZDP rozdíl příjmem, který je předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti a funkčních požitků zaměstnance. Stejná částka bude také součástí vyměřovacího základu pro pojistné na všeobecné zdravotní pojištění a vyměřovacího základu pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti.

Zaměstnavatel podle ustanovení § 180 zákoníku práce poskytovat zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě až do výše stanoveného podle § 170 odst. 3 a § 179 zákoníku práce.

Dikce § 180 zákoníku práce nedoznala k 1. 1. 2012 žádné změny, z čehož někteří vyvozují, že se kapesné i nadále vypočítává stejně jako do konce roku 2011, tj. ze zahraničního stravného bez vlivu bezplatně poskytnutého jídla, tj. bez jeho krácení (snížení) za bezplatně poskytnuté jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře. Stejně to posuzuje i MPSV, když v odpovědích na dotazy ke kapesnému uvádí, cituji:

Podle mého názoru je takový postup (odpověď MPSV) v rozporu se zákonem, protože v ustanovení § 180 zákoníku práce je jednoznačně uvedeno, že „zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout kapesné do výše 40 % zahraničního stravného poskytnutého zaměstnanci podle § 170 odst. 3 a § 179“. To znamená zjištěného s použitím celého § 179 zákoníku práce, který byl s účinností od 1. 1. 2012 doplněn o . Odkaz na to, že se nepoužije § 170 odst. 5 zákoníku práce je zavádějící, protože toto ustanovení se v případě státní a příspěvkové sféry nepoužívá vůbec (viz § 179 odst. 1 zákoníku práce). Zcela jiná situace by byla, pokud by v § 180 bylo uvedeno, že § 179 odst. 3 a 4 se nepoužijí. To tam však uvedeno není. To, že MPSV přiznalo chybu (viz citovaná odpověď MPSV), neznamená, že tím byl změněn zákon. Do změny zákona je tedy nutno postupovat podle současné dikce § 180 zákoníku práce.

Také v zápisu z Koordinačního výboru s Komorou daňových poradců ČR ze dne 4. 4. 2012 je v příspěvku č. 362/04.04.12 na základě stanoviska MPSV [podle kterého je ve smyslu § 1a písm. a) zákoníku práce v pochybnostech třeba příslušné ustanovení aplikovat ve prospěch zaměstnance a vznikla-li tedy pochybnost o výši kapesného, kterou lze zaměstnanci poskytnout, je nutné vyjít ze základní zásady zákoníku práce a z účelu kapesného, který se nezměnil] uvedeno, že lze poskytovat zaměstnancům kapesné do výše 40 % zahraničního stravného určeného podle délky doby v zahraničí, nikoliv ze zkráceného zahraničního stravného z důvodu poskytnutého bezplatného jídla.

Podle mého názoru ale v dikci ustanovení § 180 není žádná pochybnost, neboť toto ustanovení zní zcela jednoznačně a je z něho také jednoznačně zřejmé, že zaměstnavatel ve státní a příspěvkové sféře může zaměstnanci poskytnout kapesné do výše 40 % zahraničního stravného (podle § 170 odst. 3 a § 179) (ne před jeho krácením, jak tomu bylo do konce roku 2011), tj. ze zahraničního stravného, které zaměstnanci za příslušný kalendářní den skutečně přísluší. A pokud zaměstnanci v kalendářním dni zahraniční stravné nepřísluší (viz § 170 odst. 3 a § 179 odst. 4 zákoníku práce), nelze mu za tento den poskytnout ani kapesné.

Kapesné slouží k soukromé potřebě zaměstnance a jeho čerpání zaměstnanec zaměstnavateli nijak neprokazuje.

Zaměstnavatel může zaměstnanci povolit , anebo přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance . Zákoník práce nazakazuje přerušení pracovní cesty ze soukromých důvodů během trvání pracovní cesty.

Při takovémto přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance přísluší zaměstnanci , a to do výše, která by zaměstnanci náležela v případě, že by k přerušení pracovní cesty nedošlo.

, tj. náhrada výdajů za ubytování, náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů ani stravné, zahraniční stravné a kapesné za dobu přerušení pracovní cesty . Nárok na tyto náhrady tak při povoleném přerušení pracovní cesty před výkonem práce vznikají zaměstnanci až od okamžiku započetí výkonu práce a při povoleném přerušení pracovní cesty po ukončení výkonu práce končí ukončením výkonu práce. Stejně se postupuje při povoleném přerušení zahraniční pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance po ukončení výkonu práce i při případném povolení přerušení pracovní cesty v jejím průběhu. Podle § 162 odst. 2 zákoníku práce není zaměstnavatel povinen zaměstnanci poskytnout za dobu předem povoleného přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance náhradu výdajů za ubytování, a to ani v případě, kdy musel zaměstnanec po uvedenou dobu s ohledem na podmínky konání pracovní cesty anebo ubytovací služby ubytování uhradit.

Vzhledem k možným sporným situacím a následným komplikacím je vhodné stanovit pravidla příslušného povoleného přerušení pracovní cesty vždy co nejpřesněji a samozřejmě před nástupem zaměstnance na pracovní cestu.

Paušalizací cestovních náhrad lze dosáhnout výrazného zjednodušení administrativních prací při zjišťování a vypořádávání cestovních náhrad se zaměstnanci, kteří s určitou pravidelností uskutečňují pracovní cesty za podobných podmínek do stejných míst, tj. na přibližně stejnou dobu, obdobným dopravním prostředkem apod. Postup při paušalizaci těchto náhrad upravuje ustanovení § 182 zákoníku práce.

Formou paušálu je možno stanovit náhrady za cestovních náhrad, za všechny opakující se cesty anebo jen za cesty do určitých míst, za tuzemské pracovní cesty i za pracovní cesty zahraniční.

Po stanovení správné výše paušálu a jeho vyplácení zaměstnanci již není potřeba provádět za každou pracovní cestu vyúčtování cestovních náhrad, neboť zcela postačuje např. vhodný záznam v evidenci docházky, ze kterého je zřejmé, kam a kdy příslušný zaměstnanec odešel (odjel) a kdy se vrátil.

Paušální částku může podle § 182 zákoníku práce zaměstnavatel stanovit (nebo sjednat) jako nebo náhradu. Rozhodnutí o paušalizaci cestovních náhrad (vybraného druhu cestovních náhrad) musí být provedeno (vnitřní předpis, rozhodnutí, dohoda) tak, aby bylo jednoznačně zřejmé, kterých zaměstnanců (jmenovitě, profesních skupin apod.) se paušalizace týká, při jakých pracovních cestách (do kterých míst) a za jakých podmínek konaných (např. druh dopravního prostředku, způsob ubytování), které druhy cestovních náhrad paušál obsahuje, zda jde o denní nebo měsíční paušální náhradu, jak bude paušální částka krácena při nepřítomnosti zaměstnance v práci (dovolená, nemocenská apod.) a jak bude jeho vyplácení příslušným zaměstnancům (do kolika dnů po stanoveném období, v hotovosti, při vyúčtování mzdy apod.) prováděno.

Z ustanovení § 182 zákoníku práce je zřejmé, že při se vychází z průměrných podmínek konání příslušných cest, za které bude paušální náhrada poskytována, ze skutečné výše již vyplacených cestovních náhrad a příp. také z předpokládaných průměrných náhrad v dalším období. Výši paušálu tedy zaměstnavatel nemůže odhadnout či jen dohodnout, ale musí k jeho stanovení použít z pracovních cest, které chce v dalším období zaměstnanci nebo skupině zaměstnanců formou paušálu poskytovat. Tuto skutečnou výši vyplacených cestovních náhrad může případně doplnit nebo upravit o .

za jeden nebo více druhů cestovních náhrad, je tak nutno vycházet vždy ze stejnorodých podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad, tj. údajů:

Musí přitom vždy jít o dostatečně velkou skupinu homogenních hodnot, protože jinak by zjištěný průměr nebyl použitelný.

Způsob stanovení výše paušálních částek včetně dokladů, které k tomu použil, musí být zaměstnavatel schopen kdykoliv předložit (a zdůvodnit) zaměstnanci a příp. i kontrolnímu orgánu.

Zaměstnavatel by měl vždy za určité období stanovený , tzn. ověřit, zda nedošlo ke změně podmínek, za kterých bylo o paušalizaci rozhodnuto a výše paušálu stanovena. Pokud se podmínky změnily, měl by rozhodnutí upravit tak, aby paušál odpovídal nové situaci. Ke změně paušálu by tak mělo dojít např. vždy, dojde-li ke změně místa, kam je příslušný zaměstnanec (zaměstnanci) vysílán na pracovní cesty, ke změně používaného dopravního prostředku, času potřebného pro uskutečnění příslušných pracovních cest, cen jízdného, ubytování, pohonných hmot, výše sazeb stravného apod.

Jakkoliv je používání paušálu administrativně výhodné, neznamená to, že zaměstnanci již nemusí být prokazatelně vysíláni na pracovní cesty, že nemusí být vedena evidence pracovních cest apod. Evidence uskutečněných pracovních cest je např. jedním z podkladů pro změnu paušálu pro následující období.

Vedle paušálních částek cestovních náhrad zaměstnanci přísluší prokazatelně . Bude-li např. pro zaměstnance stanovena měsíční paušální náhrada cestovních výdajů za jeho pracovní cesty do všech organizačních složek zaměstnavatele a uskuteční-li v příslušném měsíci pracovní cestu do jiného místa, pak mu za pracovní cestu do tohoto jiného místa přísluší náhrady cestovních výdajů na základě předloženého vyúčtování. Měsíční paušální částka však bude předem stanoveným odpovídajícím způsobem krácena.

Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci na cestovní náhrady až do jejich předpokládané výše, pokud se nedohodne se zaměstnancem, že záloha poskytnuta nebude. Jelikož zákoník práce pro formu této dohody nestanoví žádná pravidla ani postupy, nemusí být písemná. Také v tomto případě platí, že odjel-li zaměstnanec na pracovní cestu bez zálohy, má se za to, že s neposkytnutím zálohy souhlasil.

Záloha na cestovní náhrady může být zaměstnanci poskytnuta v hotovosti, zapůjčením firemní platební karty, cestovním šekem, převodem na účet zaměstnance u banky apod. Záloha v hotovosti by měla být při zahraniční pracovní cestě v zásadě poskytnuta v měně státu, kam byl pracovník na pracovní cestu vyslán, nikoliv nezbytně v měně, ve které se vypočítává zahraniční stravné. Zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy prakticky v kterékoliv měně (tedy i v Kč), která je ve státě, kam byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán, volně směnitelná. Jinak by záloha v podstatě neměla žádný smysl.

Poskytnutí zálohy v hotovosti je nutno provést prostřednictvím pokladny s cizí měnou (tzv. ), kterou účetní jednotka pro tyto účely musí mít v souladu s účetními předpisy zřízenu a správně vedenu.

Zaměstnanec je povinen po ukončení pracovní cesty, nebo v jiné dohodnuté lhůtě, předložit zaměstnavateli a vrátit nevyúčtovanou zálohu. Jako součást vyúčtování musí zaměstnanec uvést také časový průběh pracovní cesty. Nejvhodnějším způsobem je vyplnění tiskopisu, který obsahuje místo pro uvedení příslušných údajů a všech druhů náhrad. Je však vnitřní záležitostí zaměstnavatele, zda (příp. jaký) tiskopis k tomuto účelu používá.

Každou pracovní cestu by měl zaměstnanec vyúčtovat samostatně. To však nevylučuje použití tzv. souhrnných tiskopisů, na kterých je uvedeno vyúčtování více pracovních cest. Pokud je používán souhrnný tiskopis, musí být proveden výpočet přeplatku či doplatku za každou pracovní cestu samostatně, i když bude vyrovnání se zaměstnancem provedeno např. jedenkrát měsíčně za všechny pracovní cesty.

Po předložení všech potřebných dokladů zaměstnancem je zaměstnavatel povinen , není-li se zaměstnancem dohodnuta jiná lhůta, vypořádat práva zaměstnance na cestovní náhrady (rozdíl proti případně poskytnuté záloze).

Nedodržení uvedených desetidenních, nebo jiných dohodnutých lhůt neznamená zánik práva zaměstnance na cestovní náhrady.

Při má významnou úlohu záloha poskytnutá zaměstnanci na cestovní náhrady. Tato záloha se zpravidla vyúčtovává v měně, ve které byla poskytnuta. V případě, kdy zaměstnanci byla poskytnuta záloha vyšší, než je jeho nárok na cestovní náhrady, vrací zaměstnanec zaměstnavateli příslušnou částku ():

Pokud byla zaměstnanci poskytnuta nižší záloha, než je skutečná výše cestovních náhrad, anebo pokud záloha poskytnuta nebyla, proplácí se zaměstnanci , příp. v jiné dohodnuté měně. Přitom přeplatek (jeho část), který se týká příslušné pracovní cesty a který zaměstnanec zaměstnavateli vrací . Stejně tak se na celé koruny nahoru zaokrouhluje doplatek poskytovaný za příslušnou pracovní cestu zaměstnanci v české měně (viz § 183 odst. 3 a 5 zákoníku práce). Přeplatek nebo doplatek v cizí měně se nezaokrouhluje, případné drobné částky cizí měny se vypořádávají v české měně.

Aby bylo možno zjistit, zda zaměstnanec má doplatek nebo přeplatek, musí být provedeno srovnání poskytnuté zálohy s nárokem zaměstnance na celkovou výši cestovních náhrad, nejlépe ve stejné měně, ve které byla záloha poskytnuta. Nároky zaměstnance na cestovní náhrady se tedy stanoví vždy v příslušných měnách a poté se přepočtou na měnu, ve které byla zaměstnanci poskytnuta záloha a nebyla-li záloha poskytnuta, na českou měnu.

Pro přepočet měn se přitom použijí kurzy uvedené v ustanoveních § 183 a § 184 zákoníku práce, tj. v případě, kdy zaměstnanci:

Výpočet výše doplatku nebo přeplatku není ještě účetním případem, a proto nelze pro zjištění výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady, a tedy na výši doplatku či přeplatku, v zásadě použít kurzy, které účetní jednotka používá ve svém účetnictví, ani kurz, kterým příslušnou měnu od devizového místa (banky, směnárny) nakoupila. Takové kurzy použije účetní jednotka v souladu s účetními předpisy pro účtování o uskutečněném účetním případu, tj. např. o pohybu cizí měny ve valutové pokladně, nikoliv však k výpočtu výše uvedeného nároku (doplatku, přeplatku) zaměstnance.