Mzdový systém v podnikatelské sféře je způsob poskytování mzdy zaměstnavatelem. Obecně závaznými právními předpisy je upraven pouze rámcově, tím je ponechána značná volnost při jeho konkrétní úpravě i při používání. Má-li mzdový systém plnit svou funkci, je důležité upravit poskytování mzdy tak, aby bylo srozumitelné a jednoznačné a nevedlo ke sporům plynoucím z možnosti různých výkladů prvků mzdového systému. Pravidla pro používání mzdového systému u zaměstnavatele lze zpracovat do vnitřního mzdového předpisu.
Zpracování personální a mzdové agendy v účetních softwarech
Ing.
Hana
Hlaváčková
Každý zaměstnavatel je povinen:
1)
poskytovat mzdu ve výši odpovídající složitosti, odpovědnosti a namáhavosti vykonávané práce, podle obtížnosti pracovních podmínek, pracovní výkonnosti a dosahovaných pracovních výsledků (§ 109 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů [dále jen „ZP“]),
2)
dbát na to, aby podmínky pro poskytování mzdy byly stejné pro muže a ženy a poskytovat stejnou mzdu zaměstnancům, kteří vykonávají stejnou práci nebo práci stejné hodnoty (§ 110 ZP).
Mzdou se rozumí peněžitá plnění nebo plnění peněžité hodnoty (naturální mzda), poskytovaná zaměstnavatelem zaměstnanci za práci, není-li v ZP dále stanoveno jinak, a to podle její složitosti, odpovědnosti a namáhavosti, podle obtížnosti pracovních podmínek, pracovní výkonnosti a dosahovaných pracovních výsledků (§ 109 ZP). Mzda má být sjednána nebo stanovena písemně před započetím práce v pracovní smlouvě, nepostačuje ústní sjednání mzdy (§ 113 ZP). Mzda nesmí být nižší než minimální mzda (výše a podmínky, za kterých mzda náleží zaměstnanci, jsou stanoveny ZP). Pokud by byla v pracovní smlouvě sjednána mzda nižší, než zaměstnanci náleží podle ZP, je pracovní smlouva v této části neplatná.
Za mzdu se považuje například základní mzda, smluvní plat, osobní ohodnocení, periodické prémie, cílové prémie, naturální mzda, příplatky, doplatky, odměny kromě odměn za pracovní pohotovost. Příplatky za přesčasy se nezapočítávají do mzdy, platí se zvlášť. Pracovní pohotovost na pracovišti je podle ZP považována za pracovní dobu.
Formy základní mzdy
I. Časová mzda
se stanoví jako součin hodinové mzdy zaměstnance (jejíž minimální výše je stanovena jako tzv. zaručená mzda) a skutečně odpracované doby. Časová mzda se uplatňuje:
a)
u pracovních činností, u nichž nelze objektivně měřit výsledky práce pomocí technických nebo hodnotových ukazatelů,
b)
u pracovních činností různorodého, tvůrčího nebo řídícího charakteru,
c)
v případě, kdy použití jiné mzdové formy by bylo příliš administrativně náročné, nákladné nebo by mohlo vést k ohrožení bezpečnosti a zdraví při práci.
II. Úkolová mzda
je forma základní mzdy daná výkonem pracovníka. Používá se tehdy, jestliže lze stanovit objektivní výkonové normy a vést přesnou evidenci rozsahu a kvality práce. Rozlišujeme tyto druhy úkolové mzdy:
1)
Úkolová mzda přímá
- za určitý výkon je stanovena sazba. Úkolová mzda přímá se vztahuje buď k jednotlivci, který vykonává normovanou práci a který může svým výkonem a intenzitou práce ovlivnit plnění stanovené normy, v takovém případě jde o individuální úkolovou mzdu, nebo se vztahuje k pracovnímu kolektivu, který spolupracuje na splnění zadaného úkolu, a pak jde o kolektivní úkolovou mzdu.2)
Úkolová mzda nepřímá
- používá se pro zaměstnance, kteří obsluhují nebo poskytují své služby jiným zaměstnancům, aby tito mohli lépe plnit své úkoly. Jde například o seřizovače strojů, opraváře nebo údržbáře. Úkolový výdělek obsluhujícího zaměstnance se odvozuje buď od průměrného plnění norem ze strany obsluhovaných zaměstnanců, nebo podle rozsahu snižování jejich ztrátových časů nebo prostojů způsobených poruchami strojů nebo jejich seřizováním. Čím menší je tedy rozsah ztrát u obsluhovaných zaměstnanců v průběhu pracovní doby, tím vyšší je plnění výkonových norem, a tím vyšší je také i výdělek obsluhujících zaměstnanců v rámci daného úkolu. Použitím této formy odměňování se zvyšuje zájem obsluhujícího personálu na výkonech a bezporuchovém chodu strojů. To přispívá jak k možnostem obsluhovaných dělníků dosáhnout vyššího výdělku za předpokladu vyššího plnění norem, tak i k dosažení vyššího výdělku obsluhujících zaměstnanců.3)
Akordní mzda
- je předem dohodnutá částka se skupinou pracovníků za vykonání určitého díla v předem stanoveném termínu. Charakteristickým rysem akordní mzdy je to, že celková odměna je stanovena včetně všech příplatků nebo náhrad (přesčasová práce, čekání na práci apod.), které se pak již dále nesledují. Aby mohla akordní mzda plnit svou funkci, je třeba zajistit: a)
dobrou úroveň přípravy práce (projektovou dokumentaci),
b)
dobrou organizaci práce (bezporuchový přísun a odsun, koordinaci, potřebnou úroveň mechanismů),
c)
kvalitní výkonové normy, podle nichž se stanoví akordní mzda a vypracuje se předběžná kalkulace,
d)
obsazení pracovní čety vhodnými pracovníky podle potřebných profesí a s potřebnou kvalifikací,
e)
kontrolu kvality provedené práce (zjištěné nedostatky musí zaměstnanci odstranit bez nároku na mzdu).
Akordní úkolová mzda se nejčastěji používá ve stavebnictví nebo tam, kde je zájem na včasném dokončení prací. Zásadně se nesmí připustit dodatečné dopisování fiktivních prací nebo předstírání složitějších činností. Tato mzdová forma vede ke zkracování výrobních termínů a k lepší organizaci práce, lepšímu využívání pracovní doby a k upevnění pracovní kázně.
III. Podílová mzda
se určí jako procentní podíl z určité jednotky vyjádřené v Kč (například z tržeb). IV. Provizní mzda
se stanoví jako procentní podíl z realizovaných obchodů, zakázek, z počtu získaných zákazníků, klientů apod. V. Osobní mzda
se zpravidla uplatňuje u pracovníků, kteří mají po delší dobu stabilní pracovní tempo a požadovanou kvalitu práce. Je obvyklejší u dělnických profesí, ale je možná i u vedoucích zaměstnanců a u manažerů. Základní zásady pracovněprávních vztahů
Jde o pravidla s univerzálním dosahem na pracovněprávní vztahy, která jsou v ZP souhrnně uvedena v § 13 a 14:
*
zákaz přenášet riziko z výkonu závislé práce na zaměstnance,
*
zásada rovnosti všech zaměstnanců,
*
zákaz zneužití práva formou neoprávněného zasahování do práv jiných účastníků pracovněprávního vztahu,
*
výkon práv a povinností v souladu s dobrými mravy a vytváření a rozvíjení pracovněprávních vztahů,
*
zákaz peněžních postihů, které by zaměstnavatel ukládal za porušení povinností v pracovněprávním vztahu, to se netýká náhrady škody, za kterou odpovídá zaměstnanec,
*
zákaz diskriminace, zákaz obtěžování, včetně sexuálního obtěžování,
*
zásada stejné mzdy či platu, případně i jiných peněžitých plnění za stejnou práci a za práci stejné hodnoty,
*
zákaz požadovat či sjednat zajištění závazku,
*
zásada komunikace zaměstnavatele se zaměstnanci, tzn. povinnost zaměstnavatele informovat zaměstnance o stavu podniku, o závažných otázkách pracovních podmínek, případně tyto podmínky se zaměstnanci přímo projednávat.
ZP mezi základními zásadami uvádí i některá konkrétní práva a povinnosti, která ale ve skutečnosti povahu základních obecných principů nemají. Jde o tyto případy:
*
zaměstnavatel je povinen seznamovat zaměstnance s kolektivní smlouvou a vnitřními předpisy,
*
zaměstnavatel nesmí dočasně přidělit zaměstnance k výkonu práce k jiné právnické nebo fyzické osobě,
*
právo zaměstnance na přidělování práce v rozsahu příslušné pracovní doby a na rozvržení pracovní doby předem,
*
zaměstnanec nesmí v dalším pracovním poměru nebo na základě dohod u téhož zaměstnavatele vykonávat práce, které jsou stejně druhově vymezeny.
Personální a mzdová evidence
Personální evidence
je spojena s přijetím fyzické osoby do pracovního poměru. Zaměstnavatel má povinnost založit a vést tuto evidenci o každém novém zaměstnanci. Forma a systém vedení této evidence nejsou předepsány. V personální evidenci se uvádí jméno a příjmení, titul, datum a místo narození, rodinný stav, místo trvalého bydliště, rodné číslo, vznik a ukončení pracovního poměru, doba pracovní neschopnosti zaměstnance pro nemoc, doba mateřské, neomluvené pracovní dny, údaje o výši odvedeného pojistného, zda zaměstnanec pobírá důchod, dále pak jméno a příjmení, rodné číslo, datum a místo narození, místo trvalého bydliště nezaopatřených dětí, na něž uplatňuje daňové zvýhodnění. Součástí personální evidence je mzdový list, evidenční list důchodového zabezpečení, podepsané daňové prohlášení, údaje o vyplacených náhradách za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti náležející za pracovní úraz nebo nemoc z povolání. Evidence pracovní doby
je základním podkladem pro zúčtování mzdy (§ 94 ZP). ZP ukládá zaměstnavateli povinnost vést evidenci odpracované pracovní doby, práce přesčas, pracovní pohotovosti, kterou zaměstnanec držel i odpracované doby v rámci pracovní pohotovosti a noční práce u jednotlivých zaměstnanců. Za nejvhodnější se považuje vyznačování časových údajů začátku a konce pracovní doby s uvedením odpracované doby v každé směně, doby práce přesčas, v noci, ve svátek, popřípadě v dalších podmínkách, za něž jsou poskytovány příplatky. Pro zúčtování mzdy je potřebné evidovat dobu překážek v práci a jejich důvod, dovolenou, náhradní volno za práci přesčas a za práci ve svátek, neomluvenou absenci. Zúčtovací a výplatní listina
Sestavuje se na konci každého měsíce pro každého zaměstnance.
Mzdové listy
Zaměstnavatel (plátce daně z příjmu) má povinnost vést mzdové listy pro všechny zaměstnance (poplatníky daně z příjmů), kterým sráží zálohu na daň z příjmu ze závislé činnosti nebo srážkovou daň.
Náležitosti mzdového listu:
1)
poplatníkovo jméno a příjmení (i dřívější),
2)
rodné číslo,
3)
u daňového nerezidenta datum narození, číslo pasu nebo jiného dokladu prokazujícího jeho totožnost, kód státu, jehož je rezidentem, a bylo-li mu tímto státem přiděleno, i daňové identifikační číslo a rodné číslo,
4)
bydliště,
5)
jméno, příjmení a rodné číslo osoby, na kterou poplatník uplatňuje nárok pro snížení daně, nezdanitelnou část základu daně a daňové zvýhodnění a dále výši jednotlivých nezdanitelných částek a daňového zvýhodnění s uvedením důvodu jejich uznání,
6)
za každý kalendářní měsíc:
a)
úhrn zúčtovaných mezd bez ohledu na to, zda jsou vypláceny v penězích nebo naturáliích;
b)
částky osvobozené od daně z příjmu z úhrnu zúčtovaných mezd uvedeného v předchozím bodě;
c)
pojistné;
d)
základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby;
e)
nezdanitelné částky základu daně;
f)
zdanitelná mzda;
g)
záloha na daň nebo daň podle zvláštní sazby daně;
h)
výše měsíčního daňového zvýhodnění, měsíční slevy na dani, měsíčního daňového bonusu a zálohy po slevě;
i)
součet údajů uvedených v předchozích bodech.
Mzdový list vede podnikatel pro každého zaměstnance za kalendářní rok a má povinnost tento doklad uschovat minimálně po dobu předepsanou zákonem o daních z příjmů pro daňovou evidenci.
Evidenční list důchodového zabezpečení
Organizace jsou povinny vést pro každého zaměstnance evidenční list po dobu, po kterou pojištění trvá, pokud nejde o pracujícího poživatele starobního důchodu. Pro každý kalendářní rok se vede vždy nový evidenční list důchodového zabezpečení.
Účast na důchodovém pojištění nevzniká a evidenční list důchodového zabezpečení není třeba vést, pokud se jedná o výdělečnou činnost, která svým rozsahem nezakládá účast na nemocenském pojištění (dohoda o provedení práce).
Evidenční list důchodového pojištění musí obsahovat identifikační údaje organizace, identifikační údaje pojištěnce, průběh pojištění v daném roce (kód, pojištění od-do, počet dnů, vyloučené dny), datum a podpis pojištěnce, podpis a razítko organizace a datum, podpis a razítko příslušné správy sociálního zabezpečení.
Přehled účetních případů týkajících se mezd a zúčtování se zaměstnanci
Tabulka 1 – zúčtování se zaměstnanci
+---------+----------------------------------------------------+------------------------+ | Doklad | Text | Účtovací předpis MD/D | +---------+----------------------------------------------------+------------------------+ | VPD | Výplata zálohy mezd 3 | 35/211 | | VÚD | Vyúčtování hrubých mezd | 521/331 | | VÚD | Srážka zálohy na daň z příjmů ze závislé činnosti | 331/342 | | VÚD | Srážka sociálního pojištění | 331/336.1 | | VÚD | Srážka zdravotního pojištění | 331/336.2 | | VÚD | Nárok na dávky nemocenského pojištění | 336/331 | | VÚD | Srážky na spoření a půjčky | 331/379 | | VÚD | Příspěvek penzijního pojištění | 427/379 | | VÚD | Odstupné | 548/333 | | VÚD | Zúčtování zálohy na mzdy | 331/335 | | VBÚ | Výplata doplatku mezd | 331/221 | +---------+----------------------------------------------------+------------------------+
Tabulka 2 – zúčtování sociálního a zdravotního pojištění hrazeného zaměstnavatelem
+---------+----------------------------------------------------+------------------------+ | VÚD | Sociální pojištění | 524.1/336.1 | | VÚD | Zdravotní pojištění | 524.2/336.2 | +---------+----------------------------------------------------+------------------------+
Tabulka 3 – úhrada sociálního a zdravotního pojištění, daně z příjmů
+---------+----------------------------------------------------+------------------------+ | VBÚ | Sociální pojištění | 336.1/221 | | VBÚ | Zdravotní pojištění | 336.2/221 | | VBÚ | Daň z příjmů ze závislé činnosti | 342/221 | +---------+----------------------------------------------------+------------------------+
Zkratky dokladů:
VBÚ - výpis z bankovního účtu
PPD - příjmový pokladní doklad
VPD - výdajový pokladní doklad
VÚD - vnitřní účetní doklad
Seznam účtů:
221-Bankovní účty
331-Zaměstnanci
333-Ostatní závazky vůči zaměstnancům
335-Pohledávky za zaměstnanci
336-Zúčtování s institucemi sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění
342-Ostatní přímé daně
379-Jiné závazky
427-Ostatní fondy
521-Mzdové náklady
524-Zákonné sociální pojištění
Zpracování personální a mzdové evidence v účetních softwarech
Zpracování personální a mzdové agendy probíhá v účetních softwarech ve třech fázích:
1)
vytvoření karty zaměstnance,
2)
výpočet mzdy za příslušný měsíc,
3)
zaúčtování mezd k poslednímu dni v měsíci.
Zpracování probíhá v modulu Mzdy, který zpravidla nabízí zpracování v těchto agendách: personalistika, nepřítomnosti, docházka, výpočet mezd. Modul Mzdy nabízí různé přehledy: pracovní poměry, příplatky, sazby daně z příjmů a pojistné na příslušný rok, mzdový číselník, pracovní kalendář.
Vytvoření karty zaměstnance
V modulu Mzdy je třeba zvolit agendu Personalistika (Zaměstnanci), která nabízí seznam současných zaměstnanců a je zde možné zadat a vyplnit personální kartu nového zaměstnance. Tato
agenda
zobrazuje a uchovává základní údaje o zaměstnancích:1)
osobní údaje,
2)
mzdové údaje - tj. sazby (hodinová, měsíční), druh pracovního poměru, příplatky, slevy na dani z příjmů a daňové zvýhodnění na děti, údaje nutné pro správné platby záloh a vyúčtování mezd.
Ze seznamu zaměstnanců je možné tisknout přehled zaměstnanců, jejich mzdové listy, potvrzení čistých příjmů, evidenci důchodového pojištění, potvrzení o zdanitelných příjmech a zápočtové listy.
Výpočet mzdy
Pro vlastní zpracování mezd slouží seznam mzdových karet - zobrazují se zde vytvořené mzdy všech zaměstnanců. Tento seznam lze použít i v případě potřeby opravy již hotových mezd. Při tvorbě nové mzdy programy nejprve nabídnou seznam zaměstnanců, který lze potvrdit (v případě, že nedochází ke změně), nebo je možné označit a vybrat zaměstnance, u kterých je třeba provést úpravu příslušné mzdy například zadat nepřítomnosti, výši prémií atd. Zadáním těchto údajů jsou mzdy zaměstnanců připraveny k závěrečnému zpracování.
Zaúčtování mezd
Zaúčtování mezd je možné ve většině účetních programů provést v rámci modulu Mzdy přímo příkazem Zaúčtovat mzdu. V některých programech se zaúčtování mezd provádí v modulu Účetnictví v agendě Interní doklady. V obou případech programy nabídnou sestavu kompletního zaúčtování příslušných měsíčních mezd, kterou uživatel potvrdí.
Výstupy mzdové agendy v účetních programech (tiskové sestavy)
Pro vytvořené a zpracované mzdy existuje řada tiskových sestav. Jedná se o listinu záloh, vyúčtování mezd, vyúčtování zdravotních pojišťoven, sociálního pojištění, zákonného pojištění, daně z příjmů fyzických osob, srážkové daně z příjmů, přehled nepřítomností, přehled o počtu zaměstnanců a výčetku záloh a mezd. Po vypočtení mezd je nutné zaměstnanci vytisknout výplatní lístek. Další důležitou tiskovou sestavou je měsíční rekapitulace mezd. V tomto formuláři jsou zobrazeny mzdy všech zaměstnanců, uvedené na jednoho zaměstnance i celkově, navíc jsou zde uvedeny i náklady zaměstnavatele na jednotlivé zaměstnance a celkem. K tisku formuláře pro zdravotní pojišťovnu je určena sestava Vyúčtování zdravotních pojišťoven, pro potřeby správy sociálního zabezpečení je nutné vytisknout sestavu Vyúčtování sociálního pojištění. Také je možné z této nabídky formuláře odeslat požadované údaje e-mailem ve formátu PDF.
Ukázky mzdové agendy v programu Ekonom
Osobní údaje zaměstnance v programu Ekonom
Mzdové údaje zaměstnance v programu Ekonom
Seznam mzdových položek zaměstnance v programu Ekonom
Zaúčtování mezd v programu Ekonom
Závěr
Mzdová politika firmy je vázána na trh práce v regionu, ve kterém působí, přičemž musí respektovat mzdové předpisy státu a stanovenou minimální mzdu. Dále je třeba sledovat míru inflace, úroveň mezd v konkurenčních firmách, nabídku a poptávku po pracovnících určitých profesí a způsob hodnocení určité profese v regionu. Stanovením optimální úrovně mezd může firma získat kvalitní strukturu zaměstnanců, kteří mají vysokou zainteresovanost na řešení cílů hospodářské činnosti firmy. Jestliže podnik udrží celkový objem mezd na optimální úrovni, má větší šance v konkurenčním boji. Pokud by došlo ke zvyšování mzdových nákladů, aniž by byly kompenzovány vyšší kvalitou činnosti hospodářského subjektu, byla by efektivnost činnosti subjektu ohrožena v důsledku konkurence. Podklady pro správné rozhodování v oblasti mzdové politiky firmy poskytuje mzdové účetnictví.