Fakturace tvoří jednu z nejdůležitějších částí firemní administrativy. Zpracování této agendy bylo spojeno s velkým objemem ruční práce. Účetní programy umožňují co nejjednodušší a nejrychlejší zadávání dat na fakturách, podporují rozúčtování a evidenci DPH podle zákonných požadavků a umožňují vazby na účetnictví a ostatní související doklady. Perfektní vzhled tištěných faktur podporuje image firmy.
Zpracování faktur v účetních softwarech – část III.
Ing.
Hana
Hlaváčková
Ve 3. účtové třídě se zobrazuje převážná část zúčtovacích vztahů podniku k vnějšímu prostředí. Tyto vztahy mají podobu pohledávky nebo závazku. Podstatou vzniku obchodních pohledávek a závazků je časový nesoulad mezi okamžikem provedení výkonů (dodávky výrobků, poskytnutí služeb) a okamžikem úhrady těchto výkonů. Tento nesoulad je zřejmý z faktur, kde datum vystavení faktury je spojeno s okamžikem provedení výkonu, datum splatnosti faktury je zpravidla po 15 dnech ode dne, ke kterému byla faktura vystavena. Doba splatnosti pohledávek a závazků není řešena právními předpisy, proto je nutná dohoda platebních podmínek mezi obchodními partnery v obchodní smlouvě. Platební podmínkou je termín platby (platba předem, platba při dodání zboží nebo služeb, platba po dodání zboží nebo služeb), místo úhrady (udání čísla účtu a banky) a způsob úhrady (v hotovosti, nebo bezhotovostně, směnkou apod.). Uzavřené obchodní smlouvy a jejich náležitosti jsou důležité v případě soudního vymáhání úhrady pohledávky nebo v případě soudního sporu, například o termín dodávky, kvalitu dodávky apod. Při nedodržení doby splatnosti vzniká dodavateli nárok na úrok z prodlení - na základě penalizační faktury.
V účetnictví podnikatelského subjektu nelze v zásadě kompenzovat pohledávky a závazky. Výjimku tvoří pouze vzájemné vyrovnání pohledávek a závazků mezi dvěma stejnými subjekty, ve stejné měně a se splatností do jednoho roku. Tento vzájemný zápočet musí být stvrzen oběma obchodními partnery písemně.
Faktury vystavené (odběratelské) – vznik pohledávky
Pohledávky představují práva (nároky) podniků vůči jiným subjektům na příjem peněžních prostředků, popřípadě věcná plnění od těchto subjektů. Mají úvěrový charakter.
Vznikají z různých důvodů:
1.
Z obchodních styků
- tj. dodávek výrobků, zboží, prací a služeb, pokud odběratel tyto výkony platí s časovým odstupem po jejich uskutečnění. Pohledávky vznikají při obchodním styku i vůči dodavatelům při placení předem nebo poskytování záloh na dodávky zboží. Jsou důležitou složkou majetku podniků z ekonomických důvodů. Například odběratel neprovádí úhradu ihned při dodávce, protože sám dosud nerealizoval své výrobky. Využívá úvěru z obchodního vztahu, aby se nezpomalil reprodukční proces.2.
Z ostatních důvodů
– vznikají jako nároky na dotace
, odpočty daní, z půjček zaměstnancům a jiným subjektům, jako nároky na splácení kapitálu společníky, nároky na úhradu ztrát společníky. Některé pohledávky vznikají na základě soudních rozhodnutí.Ocenění pohledávek
Pohledávky se při vzniku oceňují jmenovitou hodnotou, při nabytí za úplatu nebo vkladem pořizovací cenou. Podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZU“), se pořizovací cenou rozumí cena, za kterou byl majetek pořízen, plus náklady s jeho pořízením související. Prováděcí vyhláška č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, v § 50 upřesňuje, že součástí pořizovací ceny pohledávek jsou přímé náklady s pořízením související, například náklady na znalecké ocenění nakupovaných pohledávek, odměny právníkům a provize.
Účtování pohledávek z obchodních vztahů
Pohledávky za odběrateli se zachycují na účtu 311-Odběratelé. Vznikají dodáním služeb, zboží nebo výrobků. Se vznikem pohledávky vznikají současně výnosy. Podkladem pro účtování jsou vystavené faktury, při úhradě pohledávky výpisy z bankovního účtu nebo příjmové pokladní doklady.
+------------------------------------------------------------------------------------+--------------+--------------------------+----------------+ | Účetní případ | Částka (Kč) | MD | D | +------------------------------------------------------------------------------------+--------------+--------------------------+----------------+ | Vystavená faktura odběrateli na dodávku výrobků, poskytnutí služby, dodávku zboží | 10 000 | | 601, 602, 604 | | DPH (20 %) | 2 000 | | 343 | | Celková fakturovaná částka | 12 000 | 311 | | | Úhrada pohledávky převodem na bankovní účet, v hotovosti | 12 000 | 221 | 311 | | | 12 000 | 211 | 311 | +------------------------------------------------------------------------------------+--------------+--------------------------+----------------+
Poskytnuté provozní zálohy
Jako pohledávky se sledují poskytnuté zálohy dodavatelům před uskutečněním dodávky provozního charakteru. Na účet 314-Poskytnuté provozní zálohy se zúčtovávají částky zaplacené dodavateli před splněním smluv z jeho strany, se souvztažným zápisem na straně Dal účtu 221-Bankovní účty. Po uskutečnění dodávky se záloha přeúčtuje na závazkový účet 321-Dodavatelé, kde se celý závazek také vyrovná. Poskytnutá záloha obsahuje daň z přidané hodnoty, která se může zaúčtovat až po obdržení daňového dokladu od dodavatele. Dodavatel jej vystavuje k okamžiku přijetí platby.
+------------------------------------------------------------------------------------+--------------+--------------------------+----------------+ | Účetní případ | Částka (Kč) | MD | D | +------------------------------------------------------------------------------------+--------------+--------------------------+----------------+ | Zaplacení zálohy na nákup energie | 12 000 | 314 | 221 | | Daňový doklad od dodavatele | 2 000 | 343 | 314 | | Faktura přijatá za energii | 20 000 | 502 | | | DPH (20 %) | 4 000 | 343 | | | Celková fakturovaná částka | 24 000 | | 321 | | Zúčtování zaplacené zálohy | 10 000 | 321 | 314 | | | 2 000 | 321 | 343 | | Úhrada zbývající fakturované částky | 12 000 | 321 | 221 | +------------------------------------------------------------------------------------+--------------+--------------------------+----------------+
Pohledávky spojené s používáním směnek
Směnky zde vystupují v roli platebního prostředku. V dodavatelsko-odběratelských vztazích se uvádějí tyto základní druhy směnek:
*
směnka vlastní
, která obsahuje závazek výstavce (dlužníka) zaplatit věřiteli stanovenou částku,*
směnka cizí
, kdy výstavce směnky (dlužník) přikazuje třetí osobě (peněžnímu ústavu, směnečníkovi), aby zaplatil věřiteli částku uvedenou na směnce,*
směnka cizí na vlastní řad
, kdy směnku vystavuje věřitel a dlužník ji akceptuje, čímž potvrzuje svůj závazek vůči věřiteli.+------------------------------------------------------------------------------------+--------------+--------------------------+----------------+ | Účetní případ | Částka (Kč) | MD | D | +------------------------------------------------------------------------------------+--------------+--------------------------+----------------+ | Vznik pohledávky | 1 000 | 311 | 604 | | Přijetí směnky na úhradu pohledávky | 1 000 | 253, 256 | 311 | | Předpis úroku | 40 | 253, 256 | 662 | | Úhrada směnky dlužníkem | 1 040 | 221 | 253, 256 | +------------------------------------------------------------------------------------+--------------+--------------------------+----------------+
V případě, že účetní jednotka potřebuje mít k dispozici peněžní prostředky a nechce čekat až do splatnosti směnky, může směnku předložit k eskontu bance (eskontem směnky se rozumí koupě směnky bankou přede dnem její splatnosti s příslušným úrokem). Poté nastane přeměna směnečné pohledávky v pohledávku vůči bance za eskontovanou směnku. Pro zachycení této pohledávky slouží účet 313-Pohledávky za eskontované cenné papíry.
Faktury přijaté (dodavatelské) – vznik závazku
Závazek je povinnost podnikatele zaplatit do určitého data dlužnou částku. Závazky vznikají na straně odběratele vůči dodavateli.
Ocenění závazků
Závazky se oceňují jmenovitou hodnotou. Pokud se při inventarizaci zjistí, že hodnota závazků je vyšší (případně nižší) než jejich výše v účetnictví, uvedou se závazky v účetnictví a v účetní závěrce v tomto zjištěném ocenění.
Účtování závazků z obchodních vztahů
K účtování o závazcích slouží účtová skupina 32-Závazky (krátkodobé). Obsahuje účty pro evidenci krátkodobých závazků z obchodních vztahů, jako jsou závazky vůči dodavatelům, závazky plynoucí ze směnek, prostřednictvím nichž má být dodavatelům placeno, závazky z titulu přijatých krátkodobých záloh od odběratelů a ostatní závazky vyplývající z obchodních vztahů. Dlouhodobé závazky se účtují v účtové třídě 4 - Závazky z obchodních vztahů na základě přijaté faktury se účtují ve prospěch účtu 321-Dodavatelé a na vrub různých účtů (aktivních nebo nákladových) v závislosti na tom, co je předmětem dodavatelské faktury.
+------------------------------------------------------------------------------------+--------------+--------------------------+----------------+ | Účetní případ | Částka (Kč) | MD | D | +------------------------------------------------------------------------------------+--------------+--------------------------+----------------+ | Faktura přijatá od dodavatele | 10 000 | 111, 131, 041, 042, 5xx | | | DPH (20 %) | 2 000 | 343 | | | Celková fakturovaná částka | 12 000 | | 321 | | Úhrada závazku převodem z bankovního účtu, v hotovosti | 12 000 | 321 | 221 | | | 12 000 | 321 | 211 | +------------------------------------------------------------------------------------+--------------+--------------------------+----------------+
Přijaté provozní zálohy
Na účtu 324-Přijaté zálohy se evidují závazky účetní jednotky vůči odběratelům z přijatých záloh na budoucí dodávku. Jakmile je záloha přijata na účet, je dodavatel povinen odběrateli vystavit daňový doklad. Na jeho základě se účtuje daňová povinnost na účtu 343-DPH. Souvztažný zápis se provede na účet 324.
+------------------------------------------------------------------------------------+--------------+--------------------------+----------------+ | Účetní případ | Částka (Kč) | MD | D | +------------------------------------------------------------------------------------+--------------+--------------------------+----------------+ | Přijetí zálohy od odběratele | 12 000 | 221 | 324 | | Vystavení daňového dokladu | 2 000 | 324 | 343 | | Faktura vystavená - za výrobky | 20 000 | | 601 | | DPH (20 %) | 4 000 | | 343 | | Celková fakturovaná částka | 24 000 | 311 | | | Zúčtování zaplacené zálohy | 10 000 | 324 | 311 | | | 2 000 | 343 | 311 | | Úhrada zbývající fakturované částky | 12 000 | 221 | 311 | +------------------------------------------------------------------------------------+--------------+--------------------------+----------------+
Směnky k úhradě
Na účtu 322-Směnky k úhradě se evidují dosud neuhrazené závazky z obchodního styku, které byly převedeny na závazky směnečné. Ve prospěch účtu se zaúčtuje závazek převedený z účtu 321-Dodavatelé zvýšený o úrok, který představuje náklad zúčtovaný na účtu 562-Úroky.
+------------------------------------------------------------------------------------+--------------+--------------------------+----------------+ | Účetní případ | Částka (Kč) | MD | D | +------------------------------------------------------------------------------------+--------------+--------------------------+----------------+ | Vznik závazku | 1 000 | 518 | 321 | | Vystavení směnky na úhradu závazku | 1 000 | 321 | 322 | | Předpis úroku | 40 | 562 | 322 | | Úhrada směnky dlužníkem | 1 040 | 322 | 221 | +------------------------------------------------------------------------------------+--------------+--------------------------+----------------+
Zpracování faktur v účetním softwaru
Modul
Fakturace
obsahuje nástroje pro zpracování přijatých a vystavených faktur, pokladních dokladů, dokladů platebních příkazů bance a dokladů výpisů o provedených platbách. Nedílnou součástí této úlohy je evidence a tvorba daňových dokladů pro oblast DPH. Modul poskytuje nástroje párování plateb banky na příslušné doklady faktur a úhrad faktur pokladnou, včetně párování na příslušné doklady. Informační servis modulu poskytuje údaje o stavu úhrad a stavu saldokonta k jednotlivým zákazníkům. Bezprostřední vazba je i na objednávky a skladové doklady.Faktury vystavené
Tato úloha umožňuje vystavovat a evidovat daňové doklady faktur vystavených včetně opravných dokladů dobropisu a storna. Slouží také k vystavení a evidenci zálohových listů a proforma faktur (= neúčetní písemnost, která předchází účetní doklad - fakturu, má pouze informativní charakter a slouží například jako podklad pro rozhodnutí o uzavření obchodní operace). Informační servis modulu
Fakturace – faktury vystavené
poskytuje údaje o stavu zaplacení, zobrazí veškeré doklady úhrad a evidované údaje slouží jako zdroj dat pro tvorbu výkazu DPH a příslušného soupisu dokladů tvorby DPH.Nastavení parametrů fakturace
Před začátkem zpracování faktur je dobré pro zjednodušení pozdější práce provést základní nastavení parametrů - například v nabídce
Uživatelské nastavení
nebo Globální nastavení
v sekcích Pohledávky a závazky
. V některých programech lze nastavení parametrů provést přímo v modulu Fakturace. Ve formulářích pro nastavení parametrů je možné zvolit hodnoty, které se automaticky vyplní při otevření nové faktury. Nejčastěji používané jsou předkontace, členění DPH, text a konstantní symbol. V Parametrech je také možné přednastavit například splatnost pohledávky, slevu v %, zaokrouhlení DPH a dokladu.Vystavení faktury
V modulu
Fakturace
zvolíme agendu Faktury vystavené
a do editačního formuláře vyplníme tyto hlavní údaje (některé mohou být přednastaveny v Parametrech nebo v Uživatelské konfiguraci):*
datum vystavení, splatnosti a zdanitelného plnění,
*
text (popis hospodářské operace),
*
variabilní symbol (u vystavených faktur se automaticky generuje další pořadové číslo),
*
způsob úhrady (převodem, v hotovosti, složenkou),
*
členění DPH,
*
předkontaci,
*
odběratele (výběrem z Adresáře),
*
fakturovanou částku (základ daně v příslušné sazbě, DPH, cena celkem).
Faktury přijaté
Závěr
Vztahy podniku s vnějším ekonomickým prostředím jsou jedny z nejzákladnějších, ale patří mezi velmi složité. Výběr dodavatele je pro firmu klíčový a zpravidla mu předchází dlouhý proces hodnocení. Odběratelé zajišťují odbyt výrobků, zboží a služeb a pro podnik je především důležité, zda jsou pohledávky hrazeny do termínu splatnosti. Vztahy mezi účetní jednotkou, dodavateli a odběrateli jsou součástí účetnictví, ve kterém vhodně zvolený účetní software umožňuje rychlé a bezchybné zpracování účetních dokladů a vytváření výstupních sestav, které jsou podkladem pro analýzu dodavatelsko-odběratelských vztahů.
Seznam použitých účtů:
041-Pořízení dlouhodobého nehmotného majetku
042-Pořízení dlouhodobého hmotného majetku
111-Pořízení materiálu
131-Pořízení zboží
211-Pokladna
221-Bankovní účty
253-Dluhové cenné papíry k obchodování
256-Dluhové cenné papíry se splatností do jednoho roku držené do splatnosti
311-Odběratelé
314-Poskytnuté provozní zálohy
321-Dodavatelé
322-Směnky k úhradě
324-Přijaté zálohy
343-Daň z přidané hodnoty
502-Spotřeba energie
518-Ostatní služby
562-Úroky
601-Tržby za vlastní výrobky
602-Tržby z prodeje služeb
604-Tržby za zboží
662-Úroky