Zpracování účetní agendy v účetních softwarech, 1. část

Účetnictví, které zpracovává převážně numerická data, patřilo mezi první oblasti, ve kterých se začalo postupně se zaváděním mechanického a později i automatizovaného zpracování vstupů.

Výpočetní technika prošla mnoha vývojovými etapami. Nástup počítačů první generace řešil jednotlivé účetní operace pouze na úrovni dané agendy a neexistovalo propojení s ostatními celky informačního systému. Postupným zaváděním automatizace a počítačů druhé generace, došlo k propojení jednotlivých účetních operací s operativní evidencí, statistikou apod.

Z počátku docházelo k lokálnímu zpracování dat na centrálním počítači. Lokálním zpracováním dat se rozumí zpracování určité dávky dat, což je skupina dat stejné struktury pevně ohraničená rozsahem dat a periodou zpracování. Jednotlivé informace byly přenášeny pomocí dálkového režimu. Všechny účetní sestavy a operace, které software zpracoval a jež vyžadoval management či jiné oddělení firmy, se mohly zpracovávat pouze na centrálním počítači. Toto zpracování dat bylo však nedostačující. Docházelo zde k izolaci uživatele účetních informací, neboť vstupní data si nepořizoval úsek účetnictví, ale dávala se zpracovávat výpočetnímu středisku. Negativním důsledkem tohoto systému zpracování dat byla nepružnost zpracování účetní agendy a navíc se hlavní důraz kladl na zpracovatelské hledisko, nikoliv na vlastní obsahovou a informační stránku účetnictví.

Díky dalšímu rozvoji minipočítačů a personálních počítačů proběhla další vývojová etapa na úrovní lokální decentralizace zpracování. Tento model je výhodnější, neboť zde přímo uživatelé rozhodují o vlastní metodice, organizaci zpracování, personálním zabezpečení, nejsou již izolování od účetních dokladů. Pracovníci zpracovávající účetnictví si za zpracování ručí během celého postupu a rovnou pořizují příslušné datové sestavy. Z důvodu nedostatečného propojení mezi jednotlivými agendami není tento model zpracování považován za vhodný.

V 90. letech 20. století byly postupně vytvářeny ekonomické informační systémy První verze byly založeny na 16bitové architektuře. Další verze umožňovaly zákazníkům programování vlastních systémových rozšířeních. Později byla implementována podpora několika způsobů ukládání dat: databáze Access nebo MS SQL. V současnosti používané ekonomické informační systémy pracují v rámci operačního systému Microsoft Windows jako komplexní podnikové systémy, s jejichž pomocí lze řešit např. práci s klienty, řízení výroby, řízení nákupu a prodeje zboží a služeb, vedení účetnictví či evidenci majetku. EIS jsou založeny na systému funkčních modulů, které lze provozovat jak samostatně, tak různě kombinovat.

Hlavní podstatou modulárního řešení je rozdělení celé ekonomické a administrativní agendy firmy na menší celky. Tyto mají za úkol zvládnout podrobné zobrazení skutečností odehrávajících se v příslušném úseku. Celky jsou do určité míry na sobě nezávislé, jsou však vzájemně propojeny. Propojení se zakládá na myšlence, že z různých modulů lze provádět zápisy do jednotlivých databázových souborů společných pro více modulů. Každý modul může pracovat sám bez ohledu na ostatní nainstalované moduly téhož účetního softwaru. Tato nezávislost zároveň umožňuje postupné dokupování a přidávání modulů, které firma při prvním pořizování softwaru ještě pro svou činnost nepotřebovala. Jednotlivé moduly mají většinou jednotný formát dat, shodné způsoby ovládání, shodný design a společně využívají některé databáze.

Modul podvojného účetnictví provádí kompletní zpracování dokladů prvotní evidence a jejich kontaci na jednotlivé účty účtové osnovy.

Modul Účetnictví obvykle zastřešuje většinu subsystémů a tvoří hlavní součást účetního softwaru. Je integrujícím modulem, do kterého přecházejí informace pořízené na jiných místech. Tento modul má za úkol vedení účetnictví ve stanovených účetních knihách a předepsanými způsoby, provedení účetní uzávěrky a vytisknutí závěrkových sestav.

Součástí modulu účetnictví bývá také zpracování pokladních a bankovních operací na základě pokladních dokladů a výpisů z účtů.

Modul mezd a personalistiky zajistí kompletní evidenci zaměstnanců, vystavení a evidenci mezd včetně všech výstupních sestav a běžných tiskopisů.

Modul mzdy a personalistika patří mezi nejobsáhlejší subsystémy účetního softwaru. Tento modul musí obsáhnout legislativu upravující daně z příjmu, zdravotní a sociální pojištění, zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. Z rozsahu legislativních předpisů upravujících tuto oblast je zřejmé, že pro kvalitní manuální zpracování by se účetní pracovník musel orientovat ve všech předpisech a jejich změnách. Manuální zpracování by tedy trvalo velmi dlouho, proto může v této oblasti kvalitně zpracovaný program účetnímu velmi pomoci.

Modul Mzdy a personalistika nebývá nedílnou součástí některých účetních programů. Lze ho zvlášť přikoupit. Tento modul pak většinou mívá automatické propojení přímo na hlavní modul.

Tento modul má jako svůj hlavní úkol evidenci dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku. Dlouhodobý majetek představuje velkou část prostředků každé firmy, jeho správná a přehledná evidence je nezbytnou podmínkou pro dobré hospodaření firmy.

Zároveň modul majetek umožňuje provádět a sledovat základní operace s majetkem, měl by umožnit sledovat využívání dlouhodobého majetku a tím přispět k nižšímu podílu fixních nákladů na realizovaných tržbách. Pokud má účetní jednotka větší počet položek majetku, bude pro ni pořízení tohoto modulu efektivní investicí.

Nezbytnost skladové evidence vyplývá z toho, že zásoby představují především u obchodních firem důležitou část majetku firmy. Sklad eviduje stavy a pohyby jednotlivých složek zásob. Sledování stavu zásob na skladě může přinést podniku významné efekty. V zásobách je vložena velká část zdrojů financování firmy, proto je třeba sledovat jejich stav i strukturu, dobu obratu, datum pořízení, možnou dobu skladování apod. Firma by měla mít na skladě optimální množství zásob a k jeho určení by měl přispět i modul Sklad.

Modul Fakturace zpracovává velké objemy operací, tvoří nejdůležitější podklady pro výsledek hospodaření většiny organizací. Tento modul slouží k primárnímu zachycení dokladů při dodavatelsko-odběratelských vztazích. Jeho základním úkolem je zpřehlednění a urychlení evidence došlých a vydaných faktur a zajištění jejich následujícího zaúčtování.

Doplňkové moduly rozšiřují evidenci a poskytují další potřebné informace, napomáhající kvalitnějšímu řízení firmy. Jedná se např. o modul Finanční analýza, Objednávky, Prodejna, Evidence jízd, Pošta aj.

Modul Finanční analýza by měl poskytovat informace o časových řadách nákladů a výnosů, příjmů a výdajů na různé časové úseky, finanční výhled včetně daňových plateb, přehled stálých plateb a přehledy dodavatelů a odběratelů podle množství nakoupeného či prodaného zboží.

Modul Objednávky umožňuje evidovat vystavené objednávky vůči dodavatelům a jejich plnění. Přecházejí sem informace z modulu Sklad. V případě přijetí zakázky na zboží, které není na skladě nebo v případě nedostatečného množství zboží na skladě se v modulu Objednávky nabídne možnost objednání zboží.

Modul Prodejna zajišťuje vedení místně oddělené prodejny. Tento modul umožňuje prodej zboží na fakturu i na pokladní doklad, evidenci prodejní pokladny, zajišťování efektivního přenosu dat a komunikaci s celým informačním systémem, umožňuje také vstup informací snímáním čárového kódu.

Modul Evidence jízd by měl splňovat požadavky evidence o motorových vozidlech, řidičích, druzích jízd apod.

Modul Pošta zajišťuje evidenci došlé a odeslané pošty. Tento modul by měl umožňovat tisk nejrůznějších poštovních dokladů, např. poštovní poukázky, dobírkové poukázky, obálky, poštovní průvodky apod.

Nejdůležitějším požadavkem na účetní program je splnění všech podmínek definovaných v platných zákonných předpisech týkajících se zejména účetnictví, daní, odvodů pojistného a veškeré evidence, kterou musí podnikatel vést. V souvislosti s častými změnami zákonných norem je nutné, aby byl daný software z tohoto pohledu snadno modifikovatelný, aby se přizpůsobil těmto změnám. Pokud chce dodavatelská firma uspět se svým softwarovým produktem, měla by úzce spolupracovat se zkušenými odborníky z oblasti účetní teorie i praxe a navíc by měla být otevřená připomínkám svých zákazníků, od kterých může čerpat hodně podnětů pro další zlepšování softwaru. Je velmi důležité, aby dodavatelská firma byla stabilní a byl u ní reálný předpoklad, že bude pokračovat ve své činnosti. Jedině tak bude schopna dodávat svým zákazníkům nové aktualizované verze účetního softwaru, které budou reagovat na změny legislativních podmínek.

Pokud si firma vybere software, který nesplňuje všechny legislativní požadavky, hrozí jí sankce uvedené v zákoně č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.

Je třeba porovnávat náklady na pořízení účetního softwaru s tím, jakým přínosem bude pro firmu. Software může pomoci k nastolení pořádku v účetnictví. Dojde tak ke zvýšení věrnosti zobrazení tím, že bude umožněna efektivnější kontrola plnění jednotlivých zakázek, pohledávek, závazků a jiných ekonomických procesů, urychlí se vyhledávání v archivu účetních písemností. Všechny tyto kladné efekty ve svém souhrnu budou znamenat vyšší efektivnost činnosti firmy s vlivem na finanční ukazatele. Je však možné, že k těmto efektům vůbec nedojde a nebo nastanou úplně opačné efekty. To vše záleží na tom, jak nový software splňuje požadavky uživatelů, jak proběhlo zaškolení pracovníků, jak byly zpracovány směrnice pro provádění účetnictví, atd.

Posouzení kvality a ceny je tedy možné až s časovým odstupem, kdy bude možné vyčíslit změnu efektivnosti činnosti firmy.

Každý dobrý účetní software by měl být vybaven rozsáhlým systémem nápovědy. Nutná je i optimalizace kontaktu pracovníka s počítačem na základě komfortního ovládání programu za pomoci standardních kláves, existence řádku s nápovědou nejpoužívanějších kláves, systematické členění jednotlivých dostupných obrazovek, jejich barevné vyplnění, správné rozdělení a setřídění zpracovávaných dat dle číselných údajů a oddělování řádků.

Nápověda bývá standardní výbavou většiny ekonomických programů. Měla by zahrnovat obsah, funkci vyhledávání a kontextovou nápovědu vztahující se k místu odkud je nápověda požadována. Právě prováděná operace by měla být popsána s návazností na její důsledky a s načrtnutím dalších možností zpracování výsledků či jejich kontroly.

Součástí každého programu by měla být dokumentace pro potřeby uživatele, většinou zpracovaná v uživatelské příručce nebo v manuálu. Tyto prostředky mají sloužit uživateli k rychlejšímu pochopení logiky programu, ke zvládnutí způsobů jeho ovládání a k vyřešení nejasností, s nimiž se uživatel při práci s programem může setkat. Proto by měl být manuál dobře strukturován. Měl by obsahovat výkladový slovník použitých odborných termínů, dostatečné množství konkrétních případů, popis a využití jednotlivých funkcí, chybových hlášení a nákresy možných obrazovek, které program vytváří. Důležitá je aktuálnost daných uživatelských příruček v souvislosti se změnami v zákonech.

Důležitým požadavkem, který by měl účetní program splňovat, je zálohování dat. Data zpracovaná v účetnictví každé jednotky jsou pro tuto jednotku velmi cenná. Pokud by účetní software neumožňoval zálohování dat, mohlo by se v případě poruchy stát, že by účetní jednotka přišla o všechna zaúčtovaná data. To by pro účetnictví firmy mělo katastrofální důsledky.

Kvalitní účetní software by měl odstranit opakované vkládání vstupních dat, což bývá velmi častou příčinou vzniku chyb. Měl by zabezpečit rychlost a přesnost zpracování. K tomu přispívá standardní formulace dat v jednotlivých dokladech a formulářích programu.

Téměř všechny účetní programy na českém trhu používají číselníky mající podobu databázových souborů. Zde se evidují data, která se často vyskytují v různých dokladech. Záleží na každém uživateli, jak si strukturu těchto číselníků rozvrhne. Je dobré tuto strukturu dobře propracovat, aby číselníky mohly být využívány všemi pracovníky ve všech modulech.

Výstupy pro externí uživatele by měly splňovat předepsaný obsah i formu dle závazných vzorů. Výstupní sestavy pro vnitřní potřeby by měly zohledňovat požadavky firmy. Některé programy umožňují i definice vlastních sestav.

Základním požadavkem na účetní software je vlastní definice všech dokladů, které každá firma vystavuje. Formuláře by měly být snadno editovatelné a měla by existovat možnost zařadit do nich grafické prvky jako je logo firmy apod.

Výpočetní technika přináší do oblasti zpracování dat především rychlost, přesnost, přehled a úsporu pracovních sil. Využití účetních programů přináší účetním jednotkám řadu výhod, z nichž některé jsou přímo měřitelné - jedná se např. o:

Výhodné je, aby používaný program ve firmě byl komplexní a jedním produktem šlo řešit celou agendu firmy. V současné době se v organizacích stále více používají ekonomické informační systémy, které zajišťují komplexní zpracování dat ve vzájemném propojení.