Podle ustanovení § 164, resp. § 171 zákona č. 262/2006 Sb. , zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZP “ nebo „zákoník práce “) přísluší zaměstnanci náhrada nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to v prokázané výši. Nemůže-li zaměstnanec jejich výši prokázat, přísluší mu náhrada ve výši odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. Praktickým příkladem je např. úhrada parkovného prostřednictvím SMS, kdy zaměstnanec nemá o úhradě žádný písemný doklad, který by mohl k vyúčtování cestovních náhrad přiložit. Vzhledem k tomu, že uvedenou cenu obvyklou lze zejména v zahraničí těžko ověřit, prakticky to znamená ve výši, kterou zaměstnanec uvede ve vyúčtování pracovní cesty. Nicméně zaměstnavatel může, podle důvodové zprávy k zákoníku práce , zaměstnancem uvedenou neprokázanou výši korigovat podle svých zkušeností o cenách věcí a služeb obvyklých v době a místě konání pracovní cesty. Je to sice složitější postup než u jiných druhů cestovních náhrad, kdy zaměstnavatel může postupovat podle § 185 zákoníku práce , ale nezbývá než postup uvedený v § 164 zákoníku práce respektovat.
Nutné vedlejší výdaje při pracovní cestě
Ing.
Karel
Janoušek
Nutné vedlejší výdaje
Pro nutné vedlejší výdaje je podstatné, že jde o
výdaje, které zaměstnanec musel vynaložit a které také v bezprostřední souvislosti s příslušnou konkrétní pracovní cestou skutečně vynaložil
. Aby šlo o nutný vedlejší výdaj, musí být tyto základní podmínky splněny současně. Pokud nejsou splněny, nejde o nutný vedlejší výdaj.Při splnění uvedených podmínek tak
nutným vedlejším výdajem mohou být
např.:–
účastnický poplatek (vložné) na školení, konferenci apod.,
–
vstupné na výstavu, je-li prohlídka výstavy součástí pracovní cesty,
–
v případě použití soukromého vozidla s vědomím zaměstnavatele
–
připojištění sedadel při společné cestě více zaměstnanců,
–
poplatek za parkování,
–
dálniční poplatek,
–
poplatky za použití silnic a tunelů v zahraničí,
–
poplatek za úschovu nutných osobních a pracovních zavazadel, pracovních pomůcek, nářadí apod.,
–
poplatek za použití trezoru v hotelovém pokoji,
–
poplatek za připojení k Wi-Fi,
–
poplatek za úklid pokoje, není-li zahrnut v ceně ubytování,
–
připojištění léčebných výloh zaměstnance při zahraniční pracovní cestě,
–
úhrada očkování při cestě do příslušného státu nehrazeného zdravotní pojišťovnou,
–
povinný test na koronavirus nehrazený pojišťovnou,
–
připojištění zavazadel,
–
poplatek za nadměrnou váhu zavazadla při cestě letadlem na delší zahraniční pracovní cestu,
–
poplatek za směnu poskytnuté zálohy nebo její části v zahraničí na měnu státu, kam byl zaměstnanec na zahraniční pracovní cestu vyslán apod.
Výše uvedené položky mohou, ale nemusí být nutným vedlejším výdajem a mohou jím být i jiné než uvedené případy. Uvedený výčet tedy není a ani nemůže být úplný. Vždy je ale důležité, zda příslušný výdaj byl skutečně vynaložen v přímé souvislosti s danou pracovní cestou. Při rozhodování o poskytování náhrady za nutné vedlejší výdaje je nutno postupovat velmi individuálně, zejména s ohledem na stanovené podmínky konání příslušné pracovní cesty, obsah pracovní činnosti apod. Příkladem individuálního přístupu mohou být např. výdaje na osobní hygienu zaměstnance ubytovaného při zahraniční pracovní cestě v hotelu a řidiče kamionu, pokud mu není poskytnuto kapesné.
Použití soukromého vozidla
Nutným vedlejším výdajem nejsou výdaje soukromého charakteru
, jako např. pokuta za rychlou jízdu či špatné parkování, úhrada konzumace z minibaru v hotelovém pokoji, půjčení televizoru apod. V případě použití soukromého vozidla
zaměstnance na pracovní cestě nutným vedlejším výdajem není mytí vozidla, běžná údržba, nákup oleje do motoru nebo jiných provozních náplní ani povinné pojištění vozidla apod., neboť tyto výdaje jsou součástí základní náhrady za použití vozidla. Pokud jde o připojištění sedadel
apod., záleží na tom, zda (případně jak) zaměstnavatel stanovil takové pojištění vozidla jako jednu z podmínek konání pracovní cesty a zda zaměstnancem sjednané a uhrazené pojištění splňuje všechny výše uvedené podmínky, tj. zejména jestli bylo uzavřeno a uhrazeno
v bezprostřední souvislosti s danou pracovní cestou
. Pokud bylo uzavřeno dříve, nemůže jít o nutný vedlejší výdaj, a to ani v poměrné výši, neboť žádná poměrná část nebyla uhrazena v přímé souvislosti s příslušnou pracovní cestou. Stejně je nutno posuzovat uhrazení dálničního poplatku
apod. Při používání vozidel na pracovních cestách
je vhodné rozlišovat, zda jde o služební nebo soukromé vozidlo, neboť výdaje, které se týkají povoleného použití soukromého vozidla, jako např. parkovné, dálniční poplatek apod. jsou při splnění uvedených podmínek nepochybně nutnými vedlejšími výdaji při pracovní cestě a jsou tedy součástí cestovních náhrad, o kterých se účtuje na účtu 512-Cestovné. Na tomto účtu nelze ale účtovat např. o nákupu pohonných hmot do služebního vozidla ani o jiných výdajích týkajících se služebního vozidla, o nákupu náhradních dílů, materiálu apod., i když je zaměstnanec uhradil během pracovní cesty. Je tedy vhodnější, aby takové výdaje byly se zaměstnancem vypořádány samostatně, mimo vyúčtování cestovních náhrad, a to zejména při zahraničních pracovních cestách, neboť u těchto výdajů se k přepočtu cizích měn nepoužijí kurzy, které se podle § 183 a 184 zákoníku práce používají při vyúčtování cestovních náhrad. Podobným případem je pohoštění obchodních partnerů
, které zaměstnanec na příkaz zaměstnavatele za partnery uhradil. To by sice mohlo být z hlediska zaměstnance považováno za vedlejší výdaj, který zaměstnavatel musí zaměstnanci uhradit, není ho ale možno považovat za daňově uznatelnou položku [viz § 25 odst. 1 písm. t) zákona č. 586/1992 Sb., zákona o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, dále jen „ZDP“ nebo „zákon o daních z příjmů“]. Nemůže jít ani o součást kapesného, které zaměstnavatel zaměstnanci poskytl, protože způsob použití kapesného nelze zaměstnanci nařídit. Také tyto jiné výdaje je z výše uvedeného důvodu vhodnější vypořádat se zaměstnancem mimo vyúčtování cestovních náhrad. Nutným vedlejším výdajem není ani zaměstnanci poskytnutá náhrada za použití vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce podle § 190 zákoníku práce. Pokud je taková náhrada zaměstnanci poskytnuta v souvislosti s pracovní cestou, měla by s ním být také vypořádána mimo vyúčtování cestovních náhrad.Příklad 1
Připojištění sedadel
Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na pracovní cestu jeho soukromým vozidlem a uložil mu, aby si připojistil sedadla, protože spolu s ním ve vozidle pojedou další zaměstnanci. Může být zaměstnanci takové pojistné proplaceno?
Může, pokud splňuje všechny podmínky nutného vedlejšího výdaje. Jestliže tedy zaměstnavatel zaměstnanci nařídil, aby si připojistil sedadla, a on tak skutečně před pracovní cestou na dobu trvání pracovní cesty učinil, jde o nutný vedlejší výdaj v plné výši. Pokud však takto pojistil vozidlo již dříve, a nikoliv tedy z uvedeného důvodu, o nutný vedlejší výdaj nejde, a to ani v poměrné výši, protože žádnou poměrnou část pojistného bezprostředně před pracovní cestou (z důvodu konání této cesty) nevynaložil.
Příklad 2
Pravidelná lékařská prohlídka řidiče soukromého vozidla
Zaměstnanec, kterému bude letos 65 let a který používá se souhlasem zaměstnavatele na pracovních cestách své soukromé vozidlo, zaplatil za lékařský posudek o zdravotní způsobilosti k řízení motorových vozidel 550 Kč. Tuto částku uplatnil jako nutný vedlejší výdaj. Můžeme mu ji proplatit?
Poplatek za pravidelnou lékařskou prohlídku podle § 87 odst. 3 zákona č. 361/2000 Sb., o silničním provozu, ve znění pozdějších předpisů, nemůžete uvedenému zaměstnanci proplatit, protože podle odst. 6 uvedeného ustanovení hradí náklady na tuto prohlídku příslušná osoba, nikoliv zaměstnavatel.
Příklad 3
Nepovinné očkování při cestě do zahraničí
Zaměstnanec byl vyslán na dlouhodobou zahraniční pracovní cestu do Indie a na základě doporučení lékaře se nechal naočkovat proti hepatitidě typu A a B, břišnímu tyfu, choleře, vzteklině, meningokokovým a pneumokokovým nákazám, japonské encefalitidě a malárii, za což zaplatil 14 000 Kč. Zdravotní pojišťovna mu na uvedená očkování dala příspěvek 1 500 Kč. Můžeme mu proplatit i rozdíl do celkově uhrazené částky za tato nepovinná očkování?
Nutným vedlejším výdajem jsou výdaje, které zaměstnanec musel vynaložit a které vynaložil v souvislosti s příslušnou pracovní cestou. Pokud tedy zaměstnavatel uložil nebo doporučil zaměstnanci, anebo uznal za vhodné, že by se měl před cestou nechat naočkovat i proti uvedeným neléčitelným nebo těžko léčitelným nákazám, pak je podle mého názoru možno zaměstnanci výdaje za tato očkování jako nutné vedlejší výdaje související s uvedenou pracovní cestou poskytnout, i když nejde o očkování povinné.
Příklad 4
Poplatek za směnu vlastní cizí měny v zahraničí
Zaměstnanec byl vyslán na pracovní cestu do Maďarska, zálohu dostal v EUR. K vyúčtování přiložil doklad o směně USD na HUF v Maďarsku a uplatňuje proplacení poplatku za tuto směnu. Můžeme tento poplatek zahrnout mezi nutné vedlejší výdaje?
Jestliže byla zaměstnanci poskytnuta záloha v EUR, pak v případě, že by tuto měnu směnil na měnu státu, do kterého byl na pracovní cestu vyslán, byl by poplatek za směnu nutný vedlejší výdaj. Poplatek za směnu jiné měny, než ve které mu byla záloha poskytnuta, je jeho soukromou záležitostí a proplatit mu ho tak nelze. To by bylo možné pouze v případě, že by mu poskytnutá záloha nepostačovala k úhradě cestovních výdajů.
Příklad 5
Náhrada za použití vlastních lyží na lyžařském výcviku
Pedagog byl vyslán na lyžařský výcvik studentů jako instruktor lyžování. Před odjezdem na tuto pracovní cestu si nechal ve SKI servisu zkontrolovat a připravit vlastní lyže. Musíme mu poskytnout náhradu výdajů, které za přípravu lyží vynaložil?
Nutným vedlejším výdajem souvisejícím s pracovní cestou pedagoga jako lyžařského instruktora budou nejen uvedené výdaje na kontrolu a přípravu lyží, ale např. také půjčovné lyží a lyžařské výstroje, pokud pedagog vlastní lyže nemá a škola mu je na lyžařský výcvik neposkytla. V případě, že by škola pedagogovi poskytla za používání jeho vlastní lyžařské výzbroje a výstroje náhradu podle § 190 zákoníku práce, by mu žádná výše uvedená náhrada nepříslušela.
Zdroj: Odborný portál DAUC.cz, 2021. Zveřejněno v časopise Daně a právo v praxi 6/2021.