Komu cestovní náhrady přísluší a komu je lze poskytnout

Z úpravy uvedené v zákoníku práce vyplývá, že poskytování cestovních náhrad je pracovněprávní záležitostí a že se tak týká osob v pracovněprávním anebo podobném vztahu, tj. při vykonávání tzv. závislé práce. To je zdůrazněno také § 151 zákoníku práce, podle kterého je poskytovat náhradu výdajů, které zaměstnanci vzniknou v souvislosti s výkonem práce v rozsahu a za podmínek uvedených v části sedmé (§ 151 až 190) zákoníku práce. Za se přitom podle § 156 odst. 3 zákoníku práce Zaměstnanci je tedy jejich zaměstnavatel, při splnění podmínek uvedených v zákoníku práce, povinen cestovní náhrady poskytnout. Zaměstnanec přitom nemůže zaměstnavatele zprostit povinnosti mu tyto náhrady poskytnout (viz § 346c zákoníku práce). Z uvedených ustanovení také prakticky vyplývá, co cestovní náhrady jsou, kdo, komu, za jakých podmínek a kdy je poskytuje. V zákoníku práce je však řada dalších důležitých ustanovení, která se cestovních náhrad přímo či nepřímo týkají. Přestože je to jednoznačné, je zřejmě neustále třeba připomínat, že poskytuje cestovní náhrady, nikoliv jiný subjekt, a tedy také, že poskytuje cestovní náhrady , nikoliv osobě, která jeho zaměstnancem není (některé výjimky jsou uvedeny níže).

Podle § 6 zákoníku práce je zaměstnancem fyzická osoba vykonávající závislou práci v základním pracovněprávním vztahu, kterým je podle § 3 zákoníku práce pracovní poměr a právní vztahy založené dohodami o pracích konaných mimo pracovní poměr. Zaměstnavatel je tedy, za podmínek uvedených v zákoníku práce, povinen cestovní náhrady poskytovat těmto osobám:

Výjimkou z uvedené základní zásady je podle § 188 odst. 4 zákoníku práce povinnost poskytnout stravné zaměstnanci zahraničního subjektu, který byl do tuzemska vyslán na základě se zahraničním subjektem, pokud je v této dohodě poskytování stravného sjednáno.

Přestože při poskytování cestovních náhrad platí důležitá zásada, že cestovní náhrady poskytuje zaměstnavatel svému zaměstnanci, a tedy že je nemůže poskytnout jiné osobě než svému zaměstnanci, umožňují některé právní předpisy poskytnout cestovní náhrady podle zákoníku práce i jiným osobám. Jde např. o případy uvedené v ustanoveních:

Níže uvedené osoby nejsou sice zaměstnanci podle § 6 zákoníku práce, nicméně zákon o daních z příjmů k nim podle svého § 6 odst. 2 přistupuje jako k zaměstnancům. Jestliže jsou těmto osobám v souvislosti s jejich příslušnou činností poskytnuty cestovní náhrady jako ostatním zaměstnancům, jde o daňově uznatelný náklad příslušné společnosti. Podle § 6 odst. 1 písm. b) a c) ZDP jde zejména o tyto osoby:

Protože zákoník práce se na tyto osoby nevztahuje (nejsou to zaměstnanci podle § 6 zákoníku práce), nelze říct, že jim cestovní náhrady podle zákoníku práce přísluší. Z hlediska ZDP pouze jim stejné jako zaměstnancům.

Tak jako u běžných zaměstnanců není pracovní cestou cesta z místa pobytu do místa pravidelného pracoviště, není u uvedených osob za pracovní cestu považována cesta z místa pobytu do sídla společnosti a zpět. Vyplývá to také z pokynu Ministerstva financí D-22 k ZDP, podle kterého nelze cesty uvedených osob do sídla společnosti považovat za pracovní cesty, a tedy jim ani za takovéto cesty nelze poskytovat cestovní náhrady.

Je-li v rámci projektů a podobných akcí financovaných z fondů Evropské unie přizván organizátorem, kterým může být podle povahy projektu kterákoliv firma, organizace, vysoká škola, veřejná výzkumná instituce apod., , poskytuje mu cestovní náhrady příslušný organizátor, a to na základě sjednaného pracovněprávního vztahu nebo smluvního vztahu. ale , postupuje se podle pravidel stanovených pro tyto případy příslušným fondem a předpisy Evropské unie. Jde zejména o zahraniční experty přizvané v rámci fondů Evropské unie na konference, přednášející na krátkodobých vzdělávacích kurzech, o krátkodobě hostující zahraniční specialisty apod. Takovému zahraničnímu expertu pak přísluší při cestě do České republiky náhrada jízdních výdajů do České republiky a zpět v prokázané výši a diety. Tyto (per diems) obsahují v jedné částce stravné, náhradu výdajů za ubytování a náhradu jízdních výdajů po České republice. Sazba na kalendářní den je stanovena pro příslušný stát předpisem Evropské unie. Diety se tedy v žádném případě neposkytují zaměstnancům, poskytují se v uvedených případech pouze zahraničním expertům, se kterými není uzavřen žádný pracovněprávní ani smluvní vztah.

Podle ustanovení § 152 zákoníku práce poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, tj. náhrady výdajů, které mu vznikly při:

Pro účely cestovních náhrad se za považují nejen cesty uvedené v § 42 zákoníku práce, ale také cesty uvedené v § 152 písm. b) a c) zákoníku práce (viz § 156 odst. 2 zákoníku práce).

Kromě uvedených případů se zaměstnanci poskytuje náhrada jízdních výdajů při cestě k návštěvě rodiny (§ 161, § 168, § 187 zákoníku práce) a stravné v případě, kdy je zaměstnanec vyslán na pracovní cestu do svého bydliště (§ 163 odst. 6, § 170 odst. 7 zákoníku práce).

Pro cestovní náhrady poskytované při platí jiné předpisy než zákoník práce, nicméně např. zákon č. 234/2014 Sb., o státní službě, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 361/2003 Sb., o služebním poměru příslušníků bezpečnostních sborů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 221/1999 Sb., o vojácích z povolání, ve znění pozdějších předpisů, a další. Tyto právní normy na některá ustanovení zákoníku práce odkazují. Základní východiska platná pro služební cesty jsou však jiná než ta, která se týkají pracovních cest.

Zdroj: Odborný portál DAUC.cz, 2021. Zveřejněno v časopise Daně a právo v praxi 5/2021.