Rizika při vedení účetnictví bez smlouvy?

Obdobně to platí i u firem, které nejsou účetní jednotkou dle výše uvedeného zákona. Jedná se například o podnikatele – fyzickou osobu, která vede daňovou evidenci dle zákona č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů.

Jestliže se tedy účetní jednotka nebo podnikatel – fyzická osoba (dále jen ) rozhodne pověřit vedením účetnictví účetní firmu, ať už je to právnická či fyzická osoba, je nutné, aby tento vztah byl upraven smlouvou. Bohužel stále se setkávám s tím, že některé účetní firmy se svými zaměstnanci, případně účetní, kteří pracují sami pro podnikatele, často nemají uzavřenou smlouvu na vedení účetnictví. A vždy mě překvapí, že smlouvu po takové účetní či účetní firmě účetní jednotka nepožaduje. Je velice důležité mít takový vztah písemně uzavřený.

Pokud nebudou písemnou formou jasně nastavená pravidla, práva a povinnosti obou smluvních stran, může dojít k problémům. Za své dlouholeté praxe jsem se s tím mnohokrát setkala. U mnoha klientů, kteří se na mě obrátili s tím, abych jim provedla kontrolu účetnictví, protože začínají mít problémy s finančním úřadem nebo mají dokonce i pochybnosti o znalostech své účetní, jsem pak musela provést rekonstrukci účetnictví. Bylo totiž v takovém stavu, že nebylo možné provést jen určité opravy. Často také účetní nebo účetní pracovník, kteří účetnictví vedli, přestali se svým klientem komunikovat a ve firmě už je neviděli. Vysvětlíme si teď, co by taková smlouva na vedení účetnictví měla obsahovat, a také proč. Na základě toho uvidíme i možná rizika, která vyplynou ze situace, když smlouva není uzavřená.

Doporučuji co nejpřesněji vymezit předmět smlouvy, aby nedocházelo k nedorozumění obou smluvních stran. Jestliže se předmět smlouvy vymezí nepřesně, např. pouze „zpracování účetnictví“, může se stát, že bude chtít po účetní firmě zpracovat nejen finanční účetnictví, ale také bude požadovat zpracování mezd, vedení pokladní knihy, knihy pohledávek a dluhů, evidenci majetku, vypracování vnitropodnikových směrnice, inventarizaci majetku a závazků apod. A samozřejmě, že toto vše bude chtít za tu cenu, která bude stanovena ve smlouvě. Účetní firma se však domnívala, že bude pouze provádět zpracování a zaúčtování předložených účetních dokladů a k tomu zpracuje příslušná daňová přiznání. A už je zde první problém.

Stanovení termínů pro předávání dokladů považuji pro obě smluvní strany za nutné. Značná část klientů se totiž často chová tak, že si myslí, že oni jsou jediní, kterým se zpracovává v účetní firmě účetnictví. Doklady by nejraději předávali ke zpracování dva nebo dokonce i jeden den před termínem pro podání daňových přiznání.

Na druhou stranu však i potřebuje určitý čas k tomu, aby mohl podat např. daňové přiznání k DPH vč. dalších hlášení, případně sehnat peníze pro zaplacení své daňové povinnosti, pokud by například byl v druhotné platební neschopnosti. Nepovažuji za slušné vůči klientovi předat mu zpracované účetnictví a daňové přiznání k DPH 25. dne v měsíci ráno. Jestliže nedodrží termín předání dokladů, nemůže očekávat, že účetní budou po nocích a o víkendech zpracovávat účetnictví tak, aby se dodržel původně stanovený termín. I toto se musí ve smlouvě ošetřit.

Je nutné stanovit formu a místo plnění, resp. zpracování a zaúčtování účetních dokladů. Jsou dvě možnosti. Buď se smluvní strany domluví tak, že účetní bude vést účetnictví na svém účetním software ve své kanceláři, nebo ho bude vést na software, který má , tedy přímo u svého klienta. Pokud je zvolena druhá varianta, často to znamená, že si sám zadává data z dokladů do účetního software (on nebo jeho zaměstnanci), účetní pak dokončí účetnictví za daný měsíc a zpracuje a podá příslušná daňová přiznání a hlášení. Ale tady musíme dát pozor na to, jakým způsobem toto probíhá.

Mnoho firem čím dál více volí systém, kdy účetní má povolen dálkový přístup do účetnictví klienta, a tak účetnictví zpracuje pouze ze své kanceláře. Bohužel, doklady už nevidí, spoléhá se pouze na zaúčtovaná data. Tento systém v žádném případě nedoporučuji, je potřeba každý doklad řádně zkontrolovat a případné chyby nechat opravit. Pokud doklady nezkontroluji, nemám jistotu, že je vše zaúčtováno v účetním software správně.

Je nutné jasně stanovit práva a povinnosti obou smluvních stran. Občas se setkávám s takovými smlouvami, kdy má stanovena práva a téměř žádné povinnosti, naopak účetní má pouze povinnosti a skoro vůbec žádná práva. Je to tak rozsáhlá část smlouvy, že se tomuto problému budeme věnovat samostatně v dalším článku. Jen ve zkratce: jedná se například o vytvoření vhodných podmínek pro výkon činnosti, součinnost, mlčenlivost, o prokazatelnost a úhradu vzniklých škod, vymezení odpovědnosti apod.

Doporučuji velmi precizně stanovit odměnu za poskytnuté služby, aby to odpovídalo Předmětu smlouvy. Záleží, jak se obě strany domluví, zda bude odměna za vedení účetnictví stanovená paušálem či za jednotlivé úkony. V každém případě by však zde měl být také stanoven postup pro případ, že klientovi vzroste počet dokladů, které je nutné zaúčtovat. Pokud na to nebude ve smlouvě pamatováno, může nastat situace, kdy bude odmítat zvýšený počet zaúčtovaných dokladů uhradit. Může nastat i obrácená situace, kdy klientovi naopak z nějakého důvodu počet dokladů klesne, a pak by bylo slušné ze strany účetní, aby cenu za vedení účetnictví snížila. O případech, kdy tohle není ve smlouvě ošetřeno a pak dochází zbytečně ke konfliktům, na svých přednáškách od posluchačů často slyším.

S valorizací je to obdobné jako v bodu 5. Ceny rostou, tím i náklady účetních. Pokud nemají ve smlouvě sjednanou valorizaci, vedou účetnictví za stále stejnou cenu, jako například před deseti lety, kdy smlouvu uzavírali. To však není v pořádku.

V každé smlouvě je nutné stanovit nejen dobu trvání smlouvy, ale také doporučuji, aby byla stanovena i možnost ukončení smlouvy kteroukoliv ze smluvních stran. Měla by být sjednána také možnost okamžitého ukončení smlouvy, a to z důvodu porušení povinností kterékoliv ze smluvních stran. Doporučuji stanovit i možnost okamžitého odstoupení od smlouvy v průběhu prvních tří měsíců. Nejen u jedné, ale i u druhé strany se totiž mohou objevit neočekávané problémy. Je například možné, že ze spolupráce vyplynou neshody a pak bude vhodné ukončit spolupráci ještě v této „zkušební“ lhůtě. I s takovými případy jsem se ve své dlouholeté praxi setkávala často. Pokud tato situace není ve smlouvě ošetřena, je pak problém činnost ukončit.

Dále je vhodné, aby ve smlouvě byla také sjednaná možnost odstoupení od smlouvy ze strany účetních. Toto ustanovení se využije v případě, kdy přestane včas hradit faktury účetním za provedené práce, nebo je hradí hodně dlouho po splatnosti.

Platební morálka některých firem nebývá dobrá. Stále více přibývají klienti, kteří platí pozdě nebo neplatí vůbec. V účetní firmě se doklady pro klienta zpracovávají, dostává přiznání k dani z přidané hodnoty, případně i k ostatním daním, různá hlášení apod. většinou sice plní povinnosti vůči státu, avšak je dlužníkem účetní firmy. Ta musí vyplatit mzdy svým zaměstnancům a musí hradit režii, ale za nějaký čas už nemá na tyto úhrady prostředky, když jí klienti dluží.

Ještě bych chtěla upozornit na to, že jestliže dluží peníze účetní firmě za zpracování účetnictví, má možnost účetní firma zadržet mu účetní sestavy, případně i daňová přiznání, avšak nemá možnost zadržovat mu jeho účetní doklady. Dost často se s tímto chybným postupem setkávám. Je potřeba si uvědomit, že účetní doklady jsou stále majetkem klienta – já mu však nemusím předat výsledky své práce, pokud mi ji neuhradí. I to doporučuji do smluv uvést.

Zdroj: Odborný portál DAUC.cz, 2021. Zveřejněno v časopise Daně a právo v praxi 4/2021.