Zákoník práce umožňuje poskytovat zaměstnancům cestovní náhrady formou paušální částky. Využití této možnosti znamená výrazné zjednodušení administrativních činností souvisejících zejména s vyúčtováním cestovních náhrad. Při stanovení paušální částky je však nutno postupovat zcela v souladu s § 182 zákona č. 262/2006 Sb. , ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce ).
Paušalizace cestovních náhrad
Ing.
Karel
Janoušek
Účelem paušalizace cestovních náhrad je dosáhnout zjednodušení administrativních prací při poskytování těch náhrad zaměstnanci nebo skupině zaměstnanců, které jim přísluší
při opakujících se
tuzemských nebo zahraničních pracovních cestách uskutečňovaných za podobných podmínek
, tj. do stejných míst, na přibližně stejnou dobu, obdobným dopravním prostředkem a podobně. Paušální částku je možno poskytovat nejen za náhrady výdajů, které zaměstnancům vznikly při pracovních cestách definovaných v § 42 zákoníku práce, ale i při ostatních cestách uvedených v § 152 zákoníku práce a také při cestách služebních (dále jen pracovní cesty). Paušální částku lze stanovit nebo sjednat jako
měsíční
nebo denní
. Tato částka může obsahovat všechny nebo jen vybrané druhy cestovních náhrad.
Pokud je stanovena za všechny druhy cestovních náhrad vzniklých při uvedených cestách, není již třeba provádět za každou uskutečněnou pracovní cestu vyúčtování cestovních náhrad.Jedním z nejvhodnějších a nejjednodušších případů využívání paušalizace cestovních náhrad je poskytování náhrad jízdních výdajů formou měsíčního paušálu zaměstnancům, kteří uskutečňují pracovní cesty po obci, ve které mají pravidelné pracoviště: např. za cesty na poštu, do banky, za cesty po obci nebo i mimo obec pracovníkům kontrolních útvarů, zaměstnancům sociálních služeb za klienty, zaměstnancům provádějícím kontrolní odběry nebo odečty ve vodárnách a podobně, dále obchodním zástupcům za cesty za obchodními partnery, řidičům nákladních vozidel včetně mezinárodní kamionové dopravy, stavebním dělníkům a dalším zaměstnancům, kteří často konají pracovní cesty do stejných míst v jedné obci nebo i širším území za obdobných podmínek.
Určení
nebo sjednání měsíční
nebo denní paušální částky
cestovních náhrad musí být provedeno písemnou formou
(vnitřní předpis, rozhodnutí zaměstnavatele, dohoda se zaměstnancem) tak, aby bylo jednoznačně zřejmé, kterých zaměstnanců (jmenovitě, profesních skupin a podobně) se stanovená paušální částka týká, které druhy cestovních náhrad obsahuje, při jakých cestách (do kterých míst) a za jakých podmínek konaných (např. druh dopravního prostředku, způsob ubytování atd.). Je třeba také sjednat nebo určit, jak bude její vyplácení příslušným zaměstnancům prováděno, tj. zejména do kolika dnů po stanoveném období, zda v hotovosti, převodem na účet, současně se mzdou a podobně.Jde-li o měsíční paušální částku, musí být stanoven
způsob krácení paušální částky
za dobu, kdy zaměstnanec nevykonával práci např. z důvodu dovolené, nemoci apod., příp. za dobu, kdy byl na pracovní cestě, která není zahrnuta do pracovních cest, jež jsou součástí předmětné paušalizace. Za pracovní cesty, které nejsou předmětem paušalizace, přísluší zaměstnanci cestovní náhrady na základě běžného vyúčtování.Pojem paušalizace není sice v zákoníku práce definován, ale obecně to znamená
stanovit
něco průměrem
, a to z dostatečně velké skupiny homogenních hodnot
. Jinak by nebyl vypočtený průměr spolehlivý a použitelný. Z ustanovení § 182 zákoníku práce je zřejmé, že při stanovení výše paušální částky se vychází z průměrných podmínek konání cest, za které bude paušální náhrada poskytována, ze skutečné výše již vyplacených cestovních náhrad
za tyto cesty a příp. také z předpokládaných průměrných náhrad
v dalším období.Při stanovení výše měsíční nebo denní paušální částky za jeden nebo více druhů cestovních náhrad je tak nutno vycházet vždy ze stejnorodých podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad, tj. údajů:
–
týkajících se příslušného zaměstnance nebo skupiny zaměstnanců,
–
časově, prostorově a věcně souvisejících,
–
zjištěných za dostatečně dlouhou dobu a obdobných podmínek,
–
očištěných o extrémní hodnoty.
Výši paušální částky tedy zaměstnavatel stanoví např. z průměrné doby trvání pracovních cest příslušných zaměstnanců v předchozím období, z průměrných náhrad za ubytování poskytnutých těmto zaměstnancům, z průměrné výše nutných vedlejších výdajů, z průměrné výše jízdních výdajů a podobně, tj. ze skutečné výše již vyplacených cestovních náhrad, příp. také z předpokládaných budoucích průměrných výdajů. V žádném případě
nelze paušální částku stanovit pouze na základě předpokladu či odhadu
.Způsob stanovení výše paušálních částek musí být zaměstnavatel schopen kdykoliv předložit (a zdůvodnit) zaměstnanci a příp. i kontrolnímu orgánu. V Rozsudku Krajského soudu v Ostravě čj. 22Ca 116/2001, který se mimo jiné týká paušalizace cestovních náhrad podle § 19 zákona č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o cestovních náhradách“)je také uvedeno, cituji:
„Základem pro stanovení paušálních náhrad je vždy dostatek výdajových dokladů, na základě kterých je zpracován paušál. Zaměstnavatel je povinen tuto částku, kterou vyjadřuje paušální náhradu, kdykoliv dokázat rozložit a doložit výdajovými doklady. V žádném případě nemůže zaměstnavatel stanovit paušální náhradu pouze na základě jakéhosi kvalifikovaného odhadu bez potřebných výdajových dokladů.“
Uvedený zákon o cestovních náhradách byl sice k 31. 12. 2006 zrušen, nicméně podstata paušalizace cestovních náhrad podle § 182 zákoníku práce je stejná.Podle Pokynu GFŘ D-22, k § 24 odst. 2, bod 41 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDP“), se za prokázané daňové výdaje považují také paušalizované náhrady v případě, že je zaměstnavatel poskytuje zaměstnancům v souladu se zákoníkem práce. Správně stanovené a vyplacené paušální částky cestovních náhrad
jsou
tak daňově uznatelným nákladem
zaměstnavatele.Vzhledem k neustále se měnícím podmínkám by měl zaměstnavatel vždy za určité období stanovenou
paušální částku přezkoumat
, tzn. ověřit, zda se nezměnily podmínky, za kterých bylo o poskytování cestovních náhrad formou paušalizace rozhodnuto a částky paušálních náhrad vypočteny, a případně je upravit. Doporučuji tak učinit alespoň jednou za zdaňovací období. K úpravě paušální částky by tak mělo dojít např. vždy, dojde-li ke změně místa, kam je příslušný zaměstnanec (zaměstnanci) vysílán na pracovní cesty, ke změně používaného dopravního prostředku, času potřebného pro uskutečnění příslušných pracovních cest, cen jízdného, ubytování, pohonných hmot, výše sazeb stravného a podobně.Jakkoliv je používání paušalizace cestovních náhrad administrativně výhodné, neznamená to, že zaměstnanci již nemusí být prokazatelně vysíláni na pracovní cesty. Evidence uskutečněných pracovních cest je např. jedním z podkladů pro stanovení výše nebo změny paušální částky pro následující období. Zaměstnavatel bude muset při kontrole vnějšími orgány také zpravidla prokázat, že paušální částky cestovních náhrad byly zaměstnancům poskytnuty za cesty související se zdaňovanými příjmy zaměstnavatele. V řadě případů je to jednoznačně zřejmé např. z dobře vedené evidence docházky, z evidence používání služebních vozidel (knihy jízd) a podobně. Nemusí ale již být prováděno vyúčtování cestovních náhrad, neboť zaměstnanci bude poskytnuta paušální částka, o jejímž vyplacení bude také účtováno.
Rozhodnutí o paušalizaci cestovních náhrad uvede zaměstnavatel ve vnitřním předpisu nebo jiném písemném rozhodnutí, které předá příslušnému zaměstnanci. Ten má právo nahlédnout do dokladů, na základě kterých byla výše paušální částky stanovena. Vzor rozhodnutí o paušalizaci cestovních náhrad lze nalézt na internetu, např. na
www.kajajan.cz
.Vedle paušálních částek cestovních náhrad zaměstnanci přísluší cestovní náhrady, které stanovený paušál prokazatelně neobsahuje. Bude-li např. pro zaměstnance stanovena měsíční paušální náhrada cestovních výdajů za jeho pracovní cesty do všech organizačních složek zaměstnavatele a uskuteční-li v příslušném měsíci pracovní cestu do jiného místa, pak mu za pracovní cestu do tohoto jiného místa přísluší náhrady cestovních výdajů na základě předloženého vyúčtování. Měsíční paušální částka však bude předem stanoveným odpovídajícím způsobem krácena.
Příklad 1
Paušalizace jízdních výdajů MHD
Podle § 159 odst. 2 zákoníku práce je možno proplácet jízdní výdaje MHD bez doložení jízdenky. Lze z toho dovodit, že při stanovení paušální náhrady jízdních výdajů MHD je možno provést kalkulaci jen na základě platného tarifu MHD?
Paušalizace cestovních náhrad se provádí podle § 182 zákoníku práce, tzn., že při sjednání nebo určení paušální měsíční nebo denní částky cestovních náhrad se vychází z průměrných podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad, z výše cestovních náhrad a z očekávaných průměrných výdajů příslušné skupiny zaměstnanců nebo toho zaměstnance, kterého se paušální částka týká. Z toho je zřejmé, že při výpočtu výše paušálu cestovních náhrad se použijí skutečně vyplacené cestovní náhrady a případně také očekávané cestovní náhrady zaměstnance (skupiny zaměstnanců), pro kterého se paušál stanoví.
V předmětném případě stanovení paušálu náhrad jízdních výdajů za používání MHD v obci, ve které má příslušný zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, se tedy pro výpočet výše paušální částky použijí částky skutečně vyplacené zaměstnanci v souladu s § 159 odst. 2 zákoníku práce v předchozím období, tj. prakticky částky nepodložené jízdenkami, protože takové jízdenky zaměstnanec nemusel k vyúčtování cestovních náhrad dokládat.
Příklad 2
Paušalizace cestovních náhrad u cest podle § 152 písm. c) zákoníku práce
Při mimořádných směnách přísluší zaměstnancům náhrada jízdních výdajů na jejich pravidelné pracoviště a zpět a také stravné. Protože vypisovat při takových směnách i tiskopisy cestovní příkaz a provádět u každého zaměstnance vyúčtování a vypořádání cestovních náhrad je administrativně dost náročné, chceme stanovit pro tyto cesty zaměstnancům cestovní náhrady formou paušálu. Je to možné?
Poskytovat cestovní náhrady formou paušální částky je možné u opakovaných cest konaných za podobných podmínek. Jedním z možných případů jsou tak i uvedené cesty podle § 152 písm. c) zákoníku práce, tj. mimořádné cesty v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště zaměstnance. Při stanovení výše paušálu je nutno postupovat v souladu s § 182 zákoníku práce.
Pro uvedené případy mimořádných směn je vhodné stanovit náhradu jízdních výdajů a stravného formou denního paušálu (za 1 směnu). Je však nutno vycházet z cestovních náhrad zjištěných na základě jejich správného vyúčtování a skutečně vyplacených.
Po stanovení paušálu již nebude nutno v dalším období vystavovat pro uvedené pracovní cesty žádné cestovní příkazy ani provádět vyúčtování cestovních náhrad. Pro vyplacení paušální částky (např. současně se mzdou) bude zcela postačovat evidence přítomnosti zaměstnance na mimořádné směně. Tím dojde k výraznému snížení administrativy jak u zaměstnavatele, tak u zaměstnanců.
Příklad 3
Paušalizace jízdních výdajů soukromým vozidlem
Zaměstnavatel ve vnitřní směrnici stanovil, že při použití soukromých vozidel zaměstnanců na pracovních cestách bude náhrada jízdních výdajů stanovena ve výši 6 Kč/km bez nutnosti prokazovat cenu pohonné hmoty. Mohl tak učinit?
Podle § 157 odst. 3 a § 158 zákoníku práce přísluší zaměstnanci za použití soukromého vozidla náhrada jízdních výdajů ve výši základní náhrady a náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty zjištěné tam uvedeným postupem. Pouze takto zjištěné a skutečně vyplacené částky náhrad jízdních výdajů lze použít při pravidelně se opakujících pracovních cestách k určení výše paušální částky náhrad jízdních výdajů za používání soukromého vozidla zaměstnance.
V uvedeném případě zaměstnavatel nestanovil paušální částku za náhradu jízdních výdajů soukromým vozidlem, ale určil pouze výši koeficientu, kterým pro zjištění výše náhrady jízdních výdajů násobí počet ujetých kilometrů soukromým vozidlem zaměstnance za určité období. Z tohoto důvodu je uvedený postup zaměstnavatele zcela nesprávný.
Zaměstnavatel měl zjistit skutečnou výši zaměstnanci vyplacených náhrad jízdních výdajů za určité období (např. za tři měsíce) za použití soukromého vozidla při opakovaných pracovních cestách, za které chce v budoucím období poskytovat náhradu jízdních výdajů formou paušální náhrady, a ze součtu těchto skutečně vyplacených částek vypočíst např. průměrnou měsíční výši těchto náhrad. Tuto průměrnou částku (např. 5 500 Kč/měsíc) pak měl uvést ve svém písemném rozhodnutí o paušalizaci náhrad jízdních výdajů daného zaměstnance jeho soukromým vozidlem do příslušných míst a tomuto zaměstnanci ji pak, s odpovídajícím krácením (za dny nepřítomnosti v práci apod.), poskytovat.
Zdroj: Odborný portál DAUC.cz, 2020. Zveřejněno v časopise Daně a právo v praxi 1/2021.