Na tuzemských i zahraničních pracovních cestách používají zaměstnanci k úhradám nebo k výběru hotovosti z bankomatu poměrně často platební karty, a to jak tzv. firemní platební karty (platební karty vystavené bankou k účtu zaměstnavatele na jméno zaměstnance), tak i své soukromé platební karty, tj. karty vystavené na jméno držitele, který je majitelem účtu. Pokud používají firemní platební karty, tak je při vyúčtování cestovních náhrad vše zpravidla bez problémů. Doporučuji ale vyúčtování cestovních náhrad provést až poté, kdy bude k dispozici výpis z účtu k této kartě. Podrobněji se na téma podíváme níže v článku.
Použití soukromé platební karty na zahraniční pracovní cestě
Ing.
Karel
Janoušek
Soukromá platební karta a záloha
Jestliže ale při zahraniční pracovní cestě použije zaměstnanec k úhradám cestovních výdajů svou soukromou platební kartu, nastávají při vyúčtování cestovních náhrad problémy (někdy až konfliktní) s výběrem a použitím kurzu pro přepočet částek hrazených v cizí měně na jinou měnu. Častou otázkou je, zda zaměstnanec může na zahraniční pracovní cestě svou vlastní platební kartu používat. Žádným zákonným předpisem to není zakázáno, takže ano, pokud to zaměstnavatel nezakázal, může.
Jestliže zaměstnavatel neposkytl zaměstnanci na zahraniční pracovní cestu zálohu nebo mu ji poskytl menší, než je celková výše jeho nároku na cestovní náhrady, příp. pokud se s ním zaměstnavatel dohodl, že mu zálohu na pracovní cestu poskytne převodem na jeho účet u banky, pak zaměstnanci zřejmě nezbude zpravidla nic jiného, než svou soukromou platební kartu v zahraničí používat k příslušným platbám (ubytování, jízdní výdaje apod.) anebo k výběru hotovosti z bankomatu.
To tedy také znamená, že zaměstnanec bude mít s použitím své soukromé platební karty spojeny nějaké výdaje (např. poplatky za výběr hotovosti z bankomatu). Takové výdaje jsou v uvedeném případě podle § 171 zákoníku práce nutným vedlejším výdajem. Výdaj na pořízení soukromé platební karty, vedení účtu, ke kterému byla platební karta vydána, srážková daň z úroků apod., však takovým výdajem není. Pokud však zaměstnavatel zaměstnanci poskytne zálohu na pracovní cestu v hotovosti v dostatečné výši a zaměstnanec přesto použije soukromou platební kartu, nejde o případ, kdy by jakékoliv poplatky za použití této soukromé platební karty byly nutným vedlejším výdajem. Totéž platí např. také v případě, kdy byl zaměstnanec před pracovní cestou vyzván k vyzvednutí zálohy z pokladny, ale připravenou zálohu si nevyzvedl.
Vyúčtování náhrad
V etapě vyúčtování cestovních náhrad se všechny druhy cestovních náhrad, které zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě vznikly, zpravidla přepočítávají na měnu, ve které byla zaměstnanci poskytnuta na danou zahraniční pracovní cestu záloha a následně na měnu(y), ve které(ých) bude se zaměstnancem vypořádáván doplatek nebo přeplatek z této zahraniční pracovní cesty. Přitom se k přepočtům částek v jedné měně na jinou měnu používají kurzy uvedené v § 183 a 184 zákoníku práce. V této etapě činností, tj. při vyúčtování cestovních náhrad (nezaměňovat s účtováním o cestovních náhradách) proto
nelze použít
kurzy, které zaměstnavatel používá ve svém účetnictví ani kurz, kterým banka
, u níž má zaměstnanec účet, provedla přepočet
z bankomatu vybrané částky v cizí měně nebo úhrady služby (ubytování apod.) soukromou platební kartou, na českou měnu, i kdyby zaměstnanec tento kurz doložil výpisem ze svého účtu. Je sice pochopitelnou snahou zaměstnance, který použil na zahraniční pracovní cestě k úhradám výdajů svou soukromou platební kartu, aby mu zaměstnavatel uhradil částky ve výši uvedené na výpisu z účtu zaměstnance v Kč, nicméně zákoník práce takový postup, vzhledem ke kurzům uvedeným v § 183 a 184, neumožňuje.
Do vyúčtování cestovních náhrad tak nelze uplatnit částky uvedené ve výpisu z účtu zaměstnance, ale podle mého názoru musí být do vyúčtování cestovních náhrad vždy zahrnuty příslušné
částky uvedené na dokladu o platbě v měně toho státu, ve kterém byl zaměstnanec na zahraniční pracovní cestě
, a k přepočtům měn musí být v této etapě prací (vyúčtování cestovních náhrad) vždy použity pouze kurzy uvedené v § 183 a 184 zákoníku práce. Pokud by do vyúčtování cestovních náhrad byly uplatněny částky v české měně uvedené ve výpisu z účtu zaměstnance, byl by prakticky pro přepočet měn použit komerční kurz banky, která platební kartu k soukromému účtu zaměstnance vydala. A to by bylo v rozporu s uvedenými ustanoveními zákoníku práce.Příklad 1
Zaměstnanci byla poskytnuta na zahraniční pracovní cestu záloha v Kč převodem na účet zaměstnance. Zaměstnanec si cizí měnu vybral v zahraničí v bankomatu. Lze použít při vyúčtování cestovních náhrad k přepočtu na Kč kurz této směny podle výpisu z jeho účtu u tuzemské banky, která mu příslušnou částku z účtu v Kč odečetla?
Pro vyúčtování cestovních náhrad je vždy rozhodující částka uvedená na dokladu o úhradě v příslušné cizí měně. V uvedeném případě je možno k přepočtům měn při vyúčtování cestovních náhrad použít podle § 183 odst. 2 zákoníku práce pouze kurzy vyhlášené ČNB a platné v den poskytnutí zálohy, tj. kurz ČNB platný v den, kdy záloha v Kč byla odeslána z účtu zaměstnavatele na účet zaměstnance. Kurz vyplývající z výpisu z účtu zaměstnance u jeho banky nelze považovat za kurz směny podle § 183 odst. 4 zákoníku práce a nelze ho při vyúčtování cestovních náhrad v žádném případě použít. Při použití soukromé platební karty totiž nejde o směnu poskytnuté měny v zahraničí, ale o přepočet provedený tuzemskou bankou v tuzemsku jejím komerčním kurzem (i když zaměstnanec vybral cizí měnu nebo provedl platbu ze svého účtu platební kartou v zahraničí). Jde v podstatě o kurz tuzemské banky, kterým zaměstnanci cizí měnu prodala.
Příklad 2
Zaměstnanec byl na zahraniční pracovní cestě v Maďarsku. K vyúčtování cestovních náhrad doložil fakturu za ubytování v Maďarsku, na níž je uvedena příslušná částka ve forintech. Protože zaměstnanec nedostal na tuto pracovní cestu zálohu, použil k úhradě ubytování svou soukromou platební kartu. K vyúčtování cestovních náhrad doložil i doklad z terminálu o použití této platební karty. Musí doložit i výpis ze svého soukromého účtu, ve kterém je platba uvedena v české měně?
Výpis ze svého soukromého účtu zaměstnanec v daném případě doložit nemusí, není totiž k vyúčtování cestovních náhrad potřebný. Ve vyúčtování cestovních náhrad nelze k přepočtům měn v etapě vyúčtování cestovních náhrad použít kurz zjištěný z výpisu z účtu zaměstnance, ke kterému je jeho soukromá platební karta vystavena, nelze ani uplatnit částku uvedenou v Kč v tomto výpisu. K přepočtům měn mohou být v daném případě použity pouze kurzy uvedené v § 184 zákoníku práce, tj. kurzy vyhlášené ČNB a platné v den nástupu na tuto zahraniční pracovní cestu.
Příklad 3
Zaměstnanec uhradil v červnu soukromou platební kartou registrační poplatek v USD na zahraniční kongres, který se uskutečnil v září. Zaměstnanec na tuto zahraniční pracovní cestu nedostal zálohu. Pro přepočet tohoto poplatku na českou měnu při vyúčtování cestovních náhrad máme použít kurz ČNB ze dne uhrazení poplatku nebo k datu odjezdu?
Při vyúčtování cestovních náhrad se při přepočtu měn používají kurzy uvedené v § 183 a 184 zákoníku práce. Žádné jiné kurzy v této etapě použít nelze, způsob ani den provedené platby na to nemá zcela žádný vliv. Záleží tedy pouze na tom, zda zaměstnanci byla či nebyla poskytnuta před pracovní cestou záloha, a podle toho použít příslušný kurz. V uvedeném případě to bude kurz vyhlášený ČNB a platný v den nástupu na uvedenou zahraniční pracovní cestu.
To, že zaměstnanec platil před pracovní cestou registrační poplatek ze svého účtu, je jeho věc. Jde sice o nutný vedlejší výdaj, ale s největší pravděpodobností bude platba provedená jeho soukromou platební kartou pro něj nevýhodná. Případnou ztrátu vzniklou z rozdílu mezi komerčním kurzem jeho banky a kurzem ČNB mu však nelze bez daňových problémů nahradit. Zaměstnanec neměl platit registrační poplatek svou soukromou platební kartou a nahrazovat svou neuváženou činností to, co měl udělat zaměstnavatel. Ten měl uhradit uvedený poplatek firemní platební kartou, převodem z účtu nebo jiným způsobem. Pak by žádný problém nevznikl.
Zdroj: Odborný portál DAUC.cz, 2020. Zveřejněno v časopise Daně a právo v praxi 11/2020.