Zákoník práce umožňuje zaměstnavateli povolit zaměstnanci přerušení tuzemské i zahraniční pracovní cesty z důvodů ze strany zaměstnance. Přestože stanoví, že během takového přerušení zaměstnanci cestovní náhrady nepřísluší, poskytují zaměstnavatelé poměrně často zaměstnancům cestovní náhrady, zejména stravné a zahraniční stravné, i za část doby tohoto přerušení.
Přerušení pracovní cesty ze soukromých důvodů zaměstnance
Ing.
Karel
Janoušek
Přerušení pracovní cesty
Podmínky konání pracovní cesty, tedy i její začátek a konec určuje zaměstnavatel a zaměstnanec je povinen je dodržet. Mohou však nastat případy, kdy zaměstnanec chce ze soukromých důvodů do určeného místa odjet dříve anebo tam zůstat déle, než určil zaměstnavatel (chce jít na koncert, sportovní utkání, zůstat tam na dovolené apod.). Přerušením pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance není ale případ, kdy zaměstnavatel vyšle zaměstnance do určeného místa např. o den dříve proto, aby si zaměstnanec před výkonem práce mohl po dlouhém cestování, řízení vozidla apod., odpočinout a mohl tak řádně vykonávat práci. Přerušením pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance není ani doba odpočinku, bezpečnostní přestávka řidiče, doba strávená na pracovní cestě v nepracovní den ani případ, kdy byl výkon práce na pracovní cestě přerušen vlivem nepříznivého počasí, kalamity či jiné nahodilé události anebo z důvodu špatné organizace práce, nedostatku materiálu apod.
Zákoník práce umožňuje zaměstnavateli povolit přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance (dále jen přerušení) před začátkem výkonu práce anebo po ukončení výkonu práce na pracovní cestě, nezakazuje přerušení během pracovní cesty. Zaměstnavatel takové přerušení povolit může, ale nemusí. Možné je i přerušení pracovní cesty před i po výkonu práce. Pokud zaměstnavatel přerušení povolí (proč ne?), měl by z praktických důvodů, zejména v zájmu jednoznačnosti nároků zaměstnance na cestovní náhrady, k zamezení vzniku možných komplikací při určování jejich výše a řešení případných pozdějších nesrovnalostí, také co nejpřesněji
před pracovní cestou
dohodnout anebo určit
nejen podmínky konání pracovní cesty, ale také v souladu se zákoníkem práce podmínky takového přerušení. Pro cestovní náhrady vychází zákoník práce v zásadě z toho, že během přerušení
, tj. během soukromé doby, zaměstnanci cestovní náhrady nepřísluší
. Je-li povoleno přerušení po ukončení výkonu práce, začíná soukromá doba ukončením výkonu práce, což zcela logicky znamená, že od okamžiku ukončení výkonu práce, tj. v soukromé době zaměstnance, již zaměstnanci cestovní náhrady nepřísluší. Je-li povoleno přerušení pracovní cesty před začátkem výkonu práce, je soukromou dobou zaměstnance celá doba před začátkem výkonu práce a cestovní náhrady tak zaměstnanci přísluší až od konce této soukromé doby, tj. až od okamžiku zahájení výkonu práce na pracovní cestě. Mimořádný význam proto má při přerušení před výkonem práce konec tohoto přerušení a při přerušení po ukončení výkonu práce jeho začátek.
Po dobu přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance, tj. před výkonem práce nebo po výkonu práce,
totiž zaměstnanci cestovní náhrady v zásadě
nepřísluší
. To se týká, podle povahy přerušení, i doby cestování do místa, kam byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán, příp. doby cesty zpět. Cestování se totiž v takovém případě uskutečňuje v době přerušení pracovní cesty, tj. v době před nebo po výkonu práce. Uvedené přerušení vždy v zásadě bezprostředně předchází výkonu práce nebo následuje po ukončení výkonu práce
. Proto také cestovní náhrady zaměstnanci přísluší až od začátku výkonu práce
, příp. do ukončení výkonu práce
podle toho, zda bylo přerušení povoleno před začátkem nebo po ukončení výkonu práce. Cestovní náhrady se tedy v případě povoleného přerušení pracovní cesty před začátkem výkonu práce neposkytují od okamžiku, kdy měl zaměstnanec podle příkazu k pracovní cestě na pracovní cestu nastoupit, ani od odjezdu dopravního prostředku, který zaměstnanec použil, ale až od
okamžiku skutečného začátku výkonu práce
, kterou byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán vykonat. Při přerušení po ukončení výkonu práce pak do
skutečného okamžiku ukončení výkonu práce
, poté již, a to ani během cesty zpět, cestovní náhrady nepřísluší.Výjimkou je
náhrada jízdních výdajů
vynaložených zaměstnancem za cestování v době dohodnutého přerušení pracovní cesty, tj. v jeho soukromé době, do místa, kam byl vyslán vykonat práci anebo za cestu zpět. Tuto náhradu je ale zaměstnavatel povinen zaměstnanci podle § 160 zákoníku práce poskytnout pouze do výše, která by mu náležela v případě, že by k přerušení pracovní cesty nedošlo
.Náhrada výdajů
Náhradu výdajů za ubytování
není podle § 162 odst. 2 zákoníku práce zaměstnavatel po dobu uvedeného přerušení pracovní cesty povinen zaměstnanci poskytnout, a to ani v případě, že ubytování musel zaměstnanec, s ohledem na podmínky konání pracovní cesty a ubytovacích služeb, případně i po tuto dobu hradit. Náhrada výdajů za ubytování tak zaměstnanci přísluší při přerušení pracovní cesty před nástupem výkonu práce až ode dne začátku výkonu práce a v případě přerušení pracovní cesty po ukončení výkonu práce na pracovní cestě pouze do posledního dne výkonu práce.Náhrada
nutných vedlejších výdajů
přísluší podle § 164 zákoníku práce zaměstnanci pouze v případě, že mu takové výdaje vznikly v přímé souvislosti s pracovní cestou. Náhrada výdajů, které zaměstnanci vznikly v souvislosti s přerušením
pracovní cesty ze soukromých důvodů, zaměstnanci nepřísluší
. Pokud tedy např. zaměstnanec použil s vědomím zaměstnavatele jako dopravní prostředek soukromé vozidlo, pak mu např. náhrada výdajů za parkování v době povoleného přerušení pracovní cesty nepřísluší.Stravné
ani zahraniční stravné
zaměstnanci po dobu přerušení
pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance nepřísluší
. V ustanovení § 163 odst. 5 (§ 170 odst. 6) zákoníku práce je jednoznačně uvedeno, že doba rozhodná pro právo na stravné (zahraniční stravné) začíná začátkem výkonu práce (jde-li o přerušení před výkonem práce) a končí ukončením výkonu práce (jde-li o přerušení po výkonu práce). Doba přerušení pracovní cesty ze soukromých důvodů zaměstnance tak v zásadě bezprostředně předchází nebo navazuje na výkon práce. Ve smyslu těchto ustanovení se stravné (zahraniční stravné) zaměstnanci při pracovní cestě s dohodnutým přerušením před výkonem práce poskytuje až od okamžiku začátku výkonu práce
a při dohodnutém přerušení po výkonu práce do okamžiku ukončení výkonu práce
. Před začátkem výkonu práce, příp. po ukončení výkonu práce se tedy stravné (zahraniční stravné) v zásadě neposkytuje. Z toho je jednoznačně zřejmé, že za dobu cestování
(ani jinou dobu) v době povoleného přerušení pracovní cesty, tj. v soukromé době zaměstnance, se stravné (zahraniční stravné) neposkytuje
.Okamžik zahájení a ukončení pracovní cesty
Podle uvedených ustanovení zákoníku práce lze pro stanovení výše stravného (zahraničního stravného) dohodnout i jinou dobu než okamžik zahájení či ukončení výkonu práce, ale ta musí zcela logicky s výkonem práce bezprostředně souviset. Takovým okamžikem tak může být např. začátek pracovní doby zaměstnance a při povoleném přerušení po ukončení výkonu práce pak např. konec pracovní doby zaměstnance. Nedoporučuji jako rozhodnou dobu stanovit např. půlnoc či podobnou dobu, protože pak nastávají praktické problémy např. s určováním, zda a jak se bude případně snižovat stravné, když snídaně je součástí ceny ubytování z předchozího dne apod. V žádném případě nedoporučuji jako rozhodnou dobu určovat původně předpokládanou dobu nástupu na pracovní cestu nebo jejího ukončení ani odjezdu (příjezdu) dopravního prostředku, který měl zaměstnanec k pracovní cestě použít. Takovým způsobem by se zcela odstranila souvislost se zahájením (ukončením) výkonu práce a prakticky by tak došlo k obcházení zákona.
Podmínky
Je tedy skutečně velmi důležité, jaké podmínky přerušení pracovní cesty zaměstnavatel předem prokazatelně dohodne nebo určí. Pokud nebyly předem dohodnuty nebo stanoveny žádné podmínky přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance, přísluší zaměstnanci stravné až od skutečného začátku výkonu práce. Obdobně se postupuje při povoleném přerušení po ukončení výkonu práce. Vzhledem k uvedenému musí být při vyúčtování cestovních náhrad v souvislosti s povoleným přerušením pracovní cesty uvedena také skutečná doba začátku, případně ukončení výkonu práce. uvedený např. na cestovním příkazu v podmínkách jejího konání se nemění, jen jsou podmínky doplněny o souhlas s přerušením pracovní cesty před či po ukončení výkonu práce, tj. o souhlas s dřívějším odjezdem nebo pozdějším návratem.
Kapesné
, pokud ho zaměstnavatel zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě poskytuje, se stanoví (jeho maximální výše) podle § 180 zákoníku práce, a to zpravidla určeným procentem ze zahraničního stravného. Protože po dobu uvedeného přerušení pracovní cesty zaměstnanci zahraniční stravné nepřísluší, nelze mu za tuto dobu poskytnout ani kapesné. Praxe neustále ukazuje, že je potřeba příslušné podmínky
dohodnout nebo stanovit prokazatelně před pracovní cestou
, např. v příkazu k pracovní cestě nebo jiným způsobem. To ale neznamená, že pracovní cesta začne dříve nebo skončí později, než bylo před povolením přerušení pracovní cesty určeno. Stanovený začátek a konec pracovní cesty
Příklad 1
Přerušení pracovní cesty před začátkem výkonu práce
Zaměstnanci byla nařízena pracovní cesta do Prahy s předpokládaným výkonem práce od 31. 8. 2020 v 9 hod. do 2. 9. do 13 hod. Nástup na pracovní cestu byl určen na neděli 30. 8. ve 14 hod. a ukončení dne 2. 9. 2020. Jak může být povoleno přerušení pracovní cesty ze soukromých důvodů zaměstnance před výkonem práce a od kdy do kdy pak bude mít nárok na stravné a proplacení ubytování? Přerušení pracovní cesty ze soukromých důvodů zaměstnance může být povoleno před výkonem práce, který začíná dne 31. 8. v 9 hod. (tj. do zahájení výkonu práce), s povoleným dřívějším soukromým odjezdem do určeného místa podle volby zaměstnance, pokud odjezd nespadá do jeho pracovní doby (zaměstnanec odjede do Prahy např. v pátek 28. 8. večer). Pak zaměstnanci přísluší stravné od skutečného zahájení výkonu práce dne 31. 8. (nebo jinak stanovené doby, např. od začátku pracovní doby) do ukončení pracovní cesty a náhrada výdajů za ubytování od 31. 8. do 2. 9. (2 noci). Před zahájením výkonu práce, tj. v tomto případě v soukromé době zaměstnance, zaměstnanci žádné cestovní náhrady, s výjimkou náhrady jízdních výdajů do Prahy, nepřísluší.
Příklad 2
Přerušení pracovní cesty po ukončení výkonu práce
Pracovní cesta zaměstnance se uskutečnila od 1. 9. do 9. 9. 2020 (předpokládaný začátek výkonu práce byl dne 2. 9. od 9 hod. a konec dne 4. 9. v 15 hod.). Bylo povoleno přerušení pracovní cesty ze soukromých důvodů od 5. 9. v 0:00 hod. do 7. 9. ve 24:00 hod. Odlet letadla z Prahy byl dne 1. 9. ve 14 hod., přílet do Prahy dne 9. 9. v 11:50 hod. Náhrada výdajů za ubytování byla poskytnuta od 1. 9. do 5. 9. (4 noci) a 7. 9. až 9. 9. (2 noci). Zahraniční stravné bylo poskytnuto od odletu letadla dne 1. 9. do 4. 9. do 24:00 hod. a od 8. 9. v 0:00 hod. do 9. 9. do příletu letadla v 11:50 hod. Jde o správný postup?
Jde o zcela nesprávný postup. Pracovní cesta měla být nařízena od 1. 9. do 5. 9. Přerušení ze soukromých důvodů zaměstnance mělo být povoleno od 4. 9. v 15 hod., tj. od ukončení výkonu práce (příp. od konce pracovní doby dne 4. 9.). Ve dnech 5. 9. až 9. 9. měl mít zaměstnanec dovolenou (náhradní volno, neplacené volno). Náhrada výdajů za ubytování měla být poskytnuta od 1. 9. do 4. 9. (3 noci) a zahraniční stravné od odletu letadla dne 1. 9. do 4. 9. do doby ukončení práce v 15 hod. (příp. do ukončení pracovní doby). Od tohoto okamžiku již zaměstnanec žádný výkon práce neprovádí, začíná přerušení pracovní cesty ze soukromých důvodů a zaměstnanci již žádné cestovní náhrady (s výjimkou náhrady jízdních výdajů za cestu zpět) nepřísluší.
Příklad 3
Stravné za dobu cesty zpět po přerušení pracovní cesty
Zaměstnanec byl vyslán na konferenci do USA, počátek pracovní cesty byl určen na 1. 11. 2020 a ukončení 15. 11. 2020. Konference, které se zúčastnil, začala dne 2. 11. a skončila dne 6. 11. Z důvodu dovolené bylo zaměstnanci povoleno přerušení pracovní cesty od 9. 11. Zpět do ČR přiletěl dne 15. 11. v 19:30 hod. Proč nelze zaměstnanci poskytnout za dobu letu zpět zahraniční stravné, když v případě, že by k přerušení nedošlo, by mu stravné příslušelo i za dobu cesty zpět? Přerušení pracovní cesty by mělo mít nejen začátek, ale i konec, např. nastoupením do letadla. Cesta letadlem zpět by tak, aby zaměstnanec nebyl poškozen, byla součástí pracovní cesty.
V uvedeném případě jde o přerušení pracovní cesty ze soukromých důvodů zaměstnance po výkonu práce. Přerušení tak bezprostředně navazuje na ukončení výkonu práce. Podle § 170 odst. 6 zákoníku práce doba rozhodná pro zahraniční stravné končí v uvedeném případě ukončením výkonu práce. Protože po ukončení výkonu práce má zaměstnanec dovolenou a během ní cestuje zpět (žádný výkon práce bezprostředně před cestou zpět nevykonává), nemůže mu být v jeho soukromé době začínající ukončením výkonu práce dne 6. 11., tj. ani za cestu zpět, zahraniční stravné poskytnuto. Pokud by po dovolené následoval výkon práce, šlo by, kromě uvedeného přerušení po výkonu práce, také o přerušení před tímto výkonem práce. To se však v daném případě nestalo. Cesta zpět tak není nijak bezprostředně spojena s výkonem práce a navazuje jen na soukromý pobyt zaměstnance v zahraničí. Zaměstnanec není podle mého názoru poškozen, ale naopak silně zvýhodněn, protože je mu prakticky poskytnuta náhrada jízdních výdajů na dovolenou a z dovolené. Zaměstnanec si musí rozmyslet, jestli chce takové přerušení pracovní cesty realizovat. Pokud nechce respektovat pro něho značně výhodné podmínky, tak ať o přerušení nežádá a bezprostředně po konferenci (po výkonu práce) se vrátí zpět. Pak mu bude příslušet stravné až do ukončení pracovní cesty, tedy i za dobu cestování zpět. A teprve poté, co ukončí pracovní cestu v bydlišti, nechť jede na dovolenou, přičemž si sám bude hradit i jízdní výdaje tam a zpět. V daném případě měla být pracovní cesta nařízena od 1. 11. do 7. 11. a teprve pak povoleno přerušení ze soukromých důvodů od 6. 11. (od ukončení konference) a dovolená od 7. 11. do 15. 11. Původní nařízení doby trvání pracovní cesty se nemění, jen se následně povolí její přerušení ze soukromých důvodů zaměstnance (dovolená). Pracovní cesta nemůže být v uvedeném případě nařízena do 15. 11., když konference končí dne 6. 11. a když má zaměstnanec od 7. 11. dovolenou.
Zdroj: Odborný portál DAUC.cz, 2020. Zveřejněno v časopise Daně a právo v praxi 10/2020.