Určitým nešvarem, zejména některých hotelů v Praze (i v jiných městech v ČR) je, že požadují uhradit ubytování v eurech a i fakturu či jiný doklad o ceně ubytování vystavují v této měně. V některých případech na vystaveném dokladu uvádí přepočet částky v eurech na české koruny, a to svým kurzem. Takový postup nelze z hlediska poskytování cestovních náhrad při tuzemských pracovních cestách akceptovat, protože při tuzemské pracovní cestě se všechny výdaje ve vyúčtování cestovních náhrad uvádí v české měně a doplatek nebo přeplatek se vypořádává se zaměstnancem v české měně. Do vyúčtování cestovních náhrad z tuzemské pracovní cesty nelze zahrnovat částky v cizí měně, není je totiž jak přepočítat na české koruny. Kurzy k přepočtu měn uvedené v § 183 a 184 zákoníku práce jsou kurzy určené pro přepočet měn při zahraničních pracovních cestách a nelze je tedy použít k jakémukoliv přepočtu měn při tuzemské pracovní cestě. Nelze k tomu ani použít kurz, který k přepočtu případně použil příslušný hotel, jiné ubytovací zařízení anebo zprostředkovatel ubytování.
Úhrada ubytování při tuzemské pracovní cestě v cizí měně
Ing.
Karel
Janoušek
Úhrada ubytování v ČR v cizí měně
Příklad 1
Zaměstnanec uhradil ubytování při tuzemské pracovní cestě v EUR. Jaký kurz máme při vyúčtování cestovních náhrad použít k přepočtu částky uvedené na dokladu vystaveném ubytovacím zařízením v EUR na Kč?
Do vyúčtování cestovních náhrad z tuzemské pracovní cesty je nutno vždy zahrnout částku uvedenou na dokladu o úhradě v Kč. Částku v cizí měně nelze do vyúčtování cestovních náhrad uvést, protože doplatek či přeplatek z tuzemské pracovní cesty se vypořádává vždy v české měně a pro přepočet měn při tuzemské pracovní cestě nejsou v zákoníku práce uvedeny žádné kurzy (jsou tam pouze kurzy týkající se zahraničních pracovních cest) a není tedy jak částky v cizí měně přepočítat na Kč.
Pokud přesto zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování chcete poskytnout, pak je nejrozumnější postupovat tak, jako by zaměstnanec výdaje za ubytování neprokázal (nepředloží doklad o úhradě ubytování) a použít § 185 zákoníku práce, tj. poskytnout mu náhradu výdajů za ubytování v Kč ve výši, kterou uznáte podle stanovených podmínek konání pracovní cesty za vhodnou.
Stejně tak je nutno postupovat v případě, kdy na dokladu je uvedena cena v EUR přepočtená na Kč kurzem ubytovacího zařízení. Komerční kurz ubytovacího zařízení či zprostředkovatele ubytování nelze ve vyúčtování cestovních náhrad z tuzemské pracovní cesty v žádném případě použít.
Příklad 2
Podobné je to v případě, kdy zaměstnanec uhradil částku v EUR soukromou platební kartou a banka, u které má zaměstnanec účet, k němuž je vystavena uvedená platební karta, provedla přepočet svým komerčním kurzem.
K uvedenému případu, tj. k tomu, jaký kurz má být použit k přepočtu částky v cizí měně na českou měnu při tuzemské pracovní cestě, byl také zaslán dotaz i na MPSV, které v odpovědi mj. uvedlo, cituji: „
Podle ustanovení § 13 zákona č. 6/1993 Sb., o České národní bance, ve znění pozdějších předpisů, je peněžní jednotkou v České republice koruna česká, zkratka „Kč“. Koruna se dělí na sto haléřů. Podle § 16 odst. 1 citovaného zákona jsou platné bankovky a mince vydané Českou národní bankou zákonnými penězi ve své nominální hodnotě při všech platbách na území České republiky. Z tohoto ustanovení vyplývá povinnost všech subjektů na území České republiky přijímat peníze vydané Českou národní bankou.
Z výše uvedeného je tedy zřejmé, že není žádný důvod k tomu, aby zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších přepisů (dále jen „zákoník práce“), obsahoval způsob přepočtu cizích měn na území České republiky. Jestliže zaměstnanec hradil ubytování na území České republiky v Kč (k jiné měně není žádný důvod), pak mu ubytovatel musí vystavit účetní doklad na cenu ve měně, kterou ubytování hradil. Pokud tak neučinil, je to věcí nepozornosti zaměstnance a ten je povinen zaměstnavateli podle § 183 zákoníku práce předložit potřebné doklady k vyúčtování cestovních náhrad. Musí tedy požadovat po ubytovateli vystavení řádného dokladu, který osvědčí skutečnou platbu v Kč.“.
K tomu je třeba podle mého názoru ještě uvést, že doklad, na kterém je uvedena jako prvotní částka v EUR a ta je přepočtena na Kč kurzem ubytovatele, takovým řádným dokladem není, a do vyúčtování cestovních náhrad nelze uplatnit částku uvedenou v Kč, protože je zjištěna za použití jakéhosi kurzu ubytovatele. Takový kurz použít nelze nikdy, a to ani při zahraniční pracovní cestě.
MPSV v předmětné odpovědi na dotaz dále také uvedlo, cituji:
„Podle § 153 zákoníku práce určuje podmínky konání pracovní cesty předem písemně zaměstnavatel. Bližší podmínky může určit též ve vnitřním předpise. Je tedy na zaměstnavateli, aby usměrnil postup zaměstnanců tak, aby byl v souladu s právním řádem České republiky a aby mohl zaměstnavatel řádně cestovní náhrady vyúčtovat v zákonných penězích a zamezil tak nesrovnalostem, které vznikly nedostatečným určením podmínek, za kterých se má zaměstnanec ubytovat, …“
S tím nelze, než zcela souhlasit. Takže uvedený způsob vystavení dokladu ubytovatelem je v rozporu s předpisy platnými v České republice a zaměstnanec by měl trvat na tom, aby byla faktura či jiný doklad za ubytování vystaven pouze v Kč. Je třeba potřeba poučit zaměstnance, že v ČR se platí všechny výdaje v zásadně v Kč, nikoliv v cizí měně. Zaměstnanec nemůže postupovat, jak by chtěl, musí dodržovat příslušné předpisy a v uvedeném případě si musel být vědom, že postupuje v rozporu se zákoníkem práce. Že se nechal k takovému postupu přemluvit ubytovatelem, je jeho problém.
K doporučení, které je uvedeno v řešení příkladu, tj. k poskytnutí náhrady výdajů za ubytování bez prokázání uhrazené částky dokladem, připomínám, že ve smyslu § 185 zákoníku práce může zaměstnavatel zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování, jejichž výši zaměstnanec neprokáže, poskytnout v jím uznané výši, která odpovídá zaměstnavatelem určeným podmínkám pro ubytování na příslušné pracovní cestě. Jde o daňově uznatelný náklad zaměstnavatele, protože jde o postup v souladu se zákoníkem práce. Odpočet DPH ale uplatnit z této částky bez dokladu nelze.
V případě, že by ubytování uhradil převodem z účtu zaměstnavatel anebo by ho zaměstnanec uhradil tzv. firemní platební kartou, by žádný problém nevznikl, protože částka za ubytování by se ve vyúčtování cestovních náhrad provedeného zaměstnancem vůbec neobjevila (zaměstnanci žádný výdaj za ubytování nevznikl) a v účetnictví zaměstnavatele by bylo účtováno podle výpisu z účtu a tato částka by tak nebyla ani předmětem vyúčtování a vypořádání cestovních náhrad se zaměstnancem.
Zdroj: Odborný portál DAUC.cz, 2020. Zveřejněno v časopise Daně a právo v praxi 05/2020.