Nejčastější chyby a omyly při poskytování cestovních náhrad

Cestovní náhrady jsou poskytnuty i jiným osobám než zaměstnancům příslušného subjektu, přitom ve smyslu § 151 zákoníku práce¹⁾ poskytuje cestovní náhrady zaměstnavatel zaměstnanci, tj. svému zaměstnanci. Výjimkou je poskytování cestovních náhrad osobám uvedeným v § 188 odst. 4 zákoníku práce, osobám, které jsou pro účely zákona o daních z příjmů za zaměstnance podle § 6 odst. 1 a 2 ZDP²⁾ považovány a osobám uvedeným ve speciálních zákonech (viz např. § 184 školského zákona³⁾, § 15 zákona o vysokých školách⁴⁾ apod.).

Osobám, se kterými je sjednána dohoda o provedení práce nebo dohoda o pracovní činnosti, jsou poskytovány cestovní náhrady, i když to v dohodě není sjednáno a není současně dohodnuto pravidelné pracoviště. Takový postup je v rozporu s § 155 zákoníku práce.

Cestovní náhrady jsou poskytovány i při jiných cestách, než uvedených v § 152 zákoníku práce.

Cestovní náhrady jsou poskytovány i při cestách souvisejících se zvyšováním kvalifikace zaměstnance. To je v rozporu s § 42 zákoníku práce, podle kterého je pracovní cestou cesta za účelem výkonu práce, přičemž zvyšování kvalifikace je překážka v práci na straně zaměstnance, nikoliv výkon práce.

Jsou-li poskytnuty cestovní náhrady při jiných cestách než pracovních, není následně provedeno správné daňové řešení a jde tak také o rozpor s ustanovením § 6 odst. 7 písm. a), příp. i § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP.

Cestovní náhrady jsou poskytovány i za cestu mezi bydlištěm a pravidelným pracovištěm zaměstnance, což je možné pouze v případě cest podle § 152 písm. c) zákoníku práce.

Nejsou poskytovány cestovní náhrady při cestách podle § 152 písm. c) zákoníku práce, tj. při cestách k výkonu práce v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště zaměstnance mimo jeho pracovní dobu.

Jako místo nástupu a ukončení pracovní cesty je určováno nádraží (zastávka), jako začátek pracovní cesty je považován odjezd vlaku, autobusu apod. a jako konec pracovní cesty jeho příjezd. Takový postup není v souladu zejména s § 153 zákoníku práce, podle kterého je zaměstnavatel při stanovení podmínek konání pracovní cesty povinen přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance.

Průjezd obcí, která je pravidelným pracovištěm zaměstnance, za účelem výkonu práce mimo tuto obec, není považován za součást pracovní cesty.

Při vyúčtování cestovních za pracovní cestu jsou zaokrouhlovány jednotlivé druhy náhrad nebo náhrady v jednotlivých dnech trvání pracovní cesty. Podle § 183 odst. 3 a 5 se u cestovních náhrad zaokrouhluje pouze přeplatek nebo doplatek za pracovní cestu, je-li v české měně, a to vždy na celé koruny směrem nahoru, přičemž se dílčí částky ani částky v cizích měnách nezaokrouhlují.

Doba výkonu práce během pracovní cesty mimo pracovní dobu zaměstnance není považována za práci přesčas. Přitom za práci přesčas se podle § 78 odst. 1 písm. j) zákoníku práce považuje práce konaná mimo rámec rozvrhu pracovních směn.

Do odpracované doby se započítává i doba cesty mimo pracovní dobu, při které práce není vykonávána. To je v rozporu zejména s § 210 zákoníku práce.

V případě, kdy zaměstnavatel podle § 157 odst. 2 zákoníku práce povolil zaměstnanci použít místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy soukromé vozidlo, není do náhrady jízdních výdajů k ceně jízdného určeným hromadným dopravním prostředkem připočítána cena MHD. To je v rozporu s § 159 odst. 1 zákoníku práce, podle kterého zaměstnanci přísluší náhrada jízdních výdajů za MHD i vedle náhrady podle § 157 odst. 2 zákoníku práce.

Při stanovení výše náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty při použití vozidla podle § 157 odst. 3 a dalších zákoníku práce, není k výpočtu použita kombinovaná spotřeba paliva daného vozidla podle norem EU, i když je v technickém průkazu uvedena, ale spotřeba průměrná.

Místo stravného jsou poskytovány menu stravenky, přitom stravné, které zaměstnanci podle § 163, resp. 176 zákoníku práce přísluší, nelze nahradit žádným způsobem.

Snížení stravného při bezplatně poskytnutém jídle zaměstnanci během pracovní cesty není prováděno anebo není prováděno v souladu s § 163, resp. § 176 zákoníku práce a zahraničního stravného podle § 170, resp. 179 zákoníku práce.

Od stravného je při bezplatně poskytnutém jídle odpočítávána jeho hodnota.

Stravné (zahraniční stravné) je po snížení za bezplatně poskytnuté jídlo zaokrouhlováno na celé koruny, přitom u cestovních náhrad se zaokrouhluje pouze přeplatek neb doplatek, je-li v české měně.

V případě, kdy zaměstnavatel vyslal zaměstnance k výkonu práce do jeho bydliště (bytu) anebo s tím předem souhlasil, a toto bydliště není místem výkonu práce nebo pravidelným pracovištěm zaměstnance, není za dobu výkonu práce poskytováno stravné. To je v rozporu s § 163 odst. 6, příp. § 170 odst. 7 zákoníku práce.

Při povoleném přerušení pracovní cesty ze soukromých důvodů zaměstnance je zaměstnanci poskytováno stravné (zahraniční stravné) i během tohoto přerušení, tj. během soukromé doby zaměstnance. To je v rozporu s § 163 odst. 5, resp. § 170 odst. 6 zákoníku práce.

Při použití soukromé platební karty zaměstnance je k přepočtům částek v cizích měnách v rozporu s § 183 a 184 zákoníku práce použit komerční kurz banky, která platební kartu k účtu zaměstnance vydala.

K přepočtům částek v cizí měně v etapě vyúčtování cestovních náhrad je v rozporu s § 183 a 184 zákoníku práce použit kurz z vnitřní účetní směrnice zaměstnavatele určený pro účtování o účetních případech uskutečněných v cizí měně.

Částky uhrazené zaměstnancem nebo vyfakturované poskytovatelem služby při tuzemské pracovní cestě v cizí měně, jsou přepočteny na koruny komerčním kurzem poskytovatele příslušné služby nebo jeho banky, anebo kurzem stanoveným pro přepočet měn při zahraniční pracovní cestě, přitom kurzy uvedené v zákoníku práce jsou určeny pouze pro přepočet měn při zahraniční pracovní cestě, nikoliv při cestě tuzemské.

Paušalizace cestovních náhrad je provedena v rozporu s § 182 zákoníku práce, a to tak, že příslušný paušál je stanoven pouze podle předpokládaných výdajů (tj. odhadem), nikoliv na základě skutečných výdajových dokladů, tj. ze skutečně vyplacených cestovních náhrad.