Náležitosti e-faktur z pohledu daně z přidané hodnoty a souvisejících zákonů

Vydáno: 13 minut čtení

Chování většiny firem je motivováno ekonomicky. Výrazným nástrojem k cestě za efektivitou je snižování výdajů a automatizace procesů. To se nevyhýbá ani administrativě a účetnictví. Firmy využívají účetní software, případně za jeho používání platí externímu dodavateli. Trendem posledních let se v oblasti administrativního chodu firmy stalo hledání optimálního řešení přenosu faktur či jiných dokumentů v elektronické podobě v podstatě bez zásahu lidské ruky. To přináší firmám mnohé výhody, například eliminaci možné chyby, která může lehce nastat při ručním přenosu dat do vlastního systému, rychlejší získávání potřebných informací pro rozhodování firmy (aktuální stav závazků, skladového hospodářství apod.) či snížení režijních nákladů na počet osob zpracovávajících administrativu.

Náležitosti e-faktur z pohledu daně z přidané hodnoty a souvisejících zákonů
Ing.
Milan
Mareš,
daňový poradce,
Rödl & Partner
 
Jak se vyměňují data elektronicky?
Elektronická výměna dat v oblasti faktur mezi obchodními partnery v denní praxi probíhá následujícími způsoby:
1.
Vystavení dokladu v listinné podobě (výtisk dokladu z účetního softwaru), naskenování (zpravidla po podpisu odpovědné osoby a zaslání elektronickým způsobem, například e-mailem, datovou schránkou). Vystavený doklad se zakládá do šanonu, kde se archivuje po zákonem stanovenou dobu.
Ve svém důsledku jde o administrativně náročnější způsob zpracování než standardní zaslání dokladu v listinné podobě poštou. Úspora je tak realizována jako snížení výdajů za poštovné.
2.
Generování dokladu přímo z účetního softwaru, uložení do vhodného formátu (zpravidla PDF) a zaslání elektronicky obchodnímu partnerovi (bez fyzického tisku). Účetní jsou zvyklí však takovýto doklad vytisknout a opět založit do šanonu.
Úspora je tak realizována jako snížení výdajů za poštovné.
3.
Využití systému Electronic Data Interchange (elektronická výměna dat, dále jen „EDI“) znamená, že systémy si mezi obchodními partnery vyměňují pouze data.
EDI je tak náročné na zavedení, nicméně běžné provozní náklady jsou ve sr