Archivace dokumentů
Plné znění otázky
Jsme příspěvkovou organizací a nyní provádíme archivaci dokumentů a zajímalo by mne:
• zda je nutné při předávání dokumentů do spisovny, která je v budově instituce (bez akreditovaného archivu), sundávat z účetních dokladů všechny kancelářské sponky i kancelářské svorky (jsou zde umístěny i kvůli tomu, aby se účetní doklady nepoztrácely)? Jedná se o dokumenty, které budou uchovány na budově ve spisovně a čeká je během následujících deseti let (za dohledu archiváře z NA) skartace (některé i dříve) - nebudou tedy předávány k archivaci do Národního archivu. Pokud ano, kde je to prosím uvedeno?
• hovoří se v zákoně, nebo ve vyhláškách o archivnictví o zákazu dvojí evidence? Týkalo by se to například situace, kdy by docházelo k evidenci např. přijaté faktury ve spisové službě, kde dostává číslo jednací, ale dále je evidována v účetním softwaru, kde má svou jinou číselnou řadu. S číslem jednacím z podatelny se dále již nepracuje a je užíváno pouze číslo, které jí bylo přiděleno účetním softwarem. Je to tak možné, nebo je to nedovolený způsob evidence dokumentů?