259/2012 Sb.
VYHLÁŠKA
ze dne 20. července 2012
o podrobnostech výkonu spisové služby
Změna: 283/2014 Sb.
Změna: 85/2019 Sb. (část)
Změna: 85/2019 Sb.
Změna: 504/2021 Sb.
Změna: 504/2021 Sb. (část)
Ministerstvo vnitra stanoví podle § 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví
a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb. a zákona
č. 167/2012 Sb., (dále jen „zákon“) k provedení § 9 odst. 2, § 15 odst. 1, § 19 písm.
g), § 64 odst. 2, § 66 odst. 6, § 69a odst. 4 a § 70 odst. 1 zákona:
Příjem dokumentů
§ 2
(1) Veřejnoprávní původce přijímá doručené dokumenty v podatelně. V případě
doručeného dokumentu předaného veřejnoprávnímu původci mimo podatelnu a dokumentu
vytvořeného z podání nebo podnětu učiněného ústně, který se považuje za dokument
doručený, veřejnoprávní původce zajistí jeho bezodkladné předání podatelně nebo bezodkladné
provedení úkonů stanovených touto vyhláškou v souvislosti s příjmem, označením a
evidencí dokumentů příslušnou organizační součástí veřejnoprávního původce.
(2) Veřejnoprávní původce vybaví podatelnu zařízením umožňujícím příjem datových
zpráv1) doručovaných na elektronické adresy podatelny zveřejněné podle odstavce 3
písm. c), doručovaných na přenosných technických nosičích dat zveřejněných podle
odstavce 3 písm. g), doručovaných prostřednictvím datové schránky podle odstavce
3 písm. d), má-li ji veřejnoprávní původce zřízenu a zpřístupněnu, a doručovaných
jinými prostředky elektronické komunikace2), pokud je veřejnoprávní původce připouští.
Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém
systému spisové služby, je příjem datových zpráv součástí elektronického systému
spisové služby nebo na něj má automatizovanou vazbu; to neplatí pro veřejnoprávního
původce, u něhož to neumožňuje zvláštní povaha jeho působnosti.
(3) Veřejnoprávní původce s výjimkou veřejnoprávního původce, u něhož
to neumožňuje zvláštní povaha jeho působnosti, zveřejní na své úřední desce, a nezřizuje-li
ji, na svých internetových stránkách, informace o provozu podatelny a o podmínkách
přijímání dokumentů s tím, že alespoň uvede
a) adresu pro doručování dokumentů v analogové podobě, která je současně
adresou pro doručování dokumentů v digitální podobě doručovaných na přenosných technických
nosičích dat,
b) úřední hodiny podatelny,
c) elektronickou adresu podatelny, kterou je adresa elektronické pošty,
d) identifikátor datové schránky, má-li ji veřejnoprávní původce zřízenu
a zpřístupněnu, popřípadě identifikátory dalších datových schránek, má-li je veřejnoprávní
původce zřízeny a zpřístupněny, spolu s informací o organizační součásti, agendě
nebo činnosti původce, pro které jsou další datové schránky určeny,
e) další možnosti elektronické komunikace, pokud je veřejnoprávní původce
připouští,
f) přehled dalších datových formátů dokumentů obsažených v datové zprávě,
ve kterých veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě, včetně jejich
technických, popřípadě jiných parametrů,
g) přehled přenosných technických nosičů dat, na kterých veřejnoprávní
původce přijímá dokumenty v digitální podobě, včetně jejich technických parametrů,
h) způsob nakládání s datovými zprávami, u kterých byl zjištěn výskyt
chybného datového formátu nebo počítačového programu, který je způsobilý přivodit
škodu na informačním systému nebo na informacích zpracovávaných veřejnoprávním původcem
(dále jen „škodlivý kód“),
i) důsledky vad dokumentů podle § 4 odst. 2 a 3.
§ 3
(1) Veřejnoprávní původce zaznamená datum doručení dokumentu. V případě dokumentu
v digitální podobě s výjimkou dokumentu v digitální podobě doručeného na přenosném
technickém nosiči dat veřejnoprávní původce zaznamená rovněž čas doručení dokumentu
s přesností na sekundy.
(2) Veřejnoprávní původce bezodkladně opatří doručený dokument v analogové
podobě, popřípadě jeho obálku otiskem podacího razítka, popřípadě technologickým
prostředkem obdobného určení jako podací razítko.
(3) Vyplněný otisk podacího razítka nebo technologický prostředek obdobného
určení jako podací razítko obsahuje
a) název veřejnoprávního původce, kterému byl dokument doručen,
b) datum doručení dokumentu, a stanoví-li jiný právní předpis povinnost
zaznamenat čas doručení dokumentu, rovněž čas jeho doručení,
c) číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů,
pod kterými veřejnoprávní původce doručený dokument eviduje,
d) počet listů doručeného dokumentu,
e) počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popřípadě
počet svazků listinných příloh dokumentu a
f) počet a druh příloh dokumentu, pokud jsou v nelistinné podobě.
§ 4
(1) Veřejnoprávní původce zjistí, zda je doručený dokument v analogové podobě
úplný a čitelný. Veřejnoprávní původce zjistí, zda je doručený dokument v digitální
podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, úplný, lze jej zobrazit uživatelsky
vnímatelným způsobem, neobsahuje škodlivý kód, je v datovém formátu, ve kterém veřejnoprávní
původce přijímá dokumenty v digitální podobě, a je uložen na přenosném technickém
nosiči dat, na kterém veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě,
je-li k doručení dokumentu užito přenosného technického nosiče dat.
(2) Pokud veřejnoprávní původce zjistí, že doručený dokument v analogové
podobě je neúplný nebo nečitelný, a je schopen určit odesílatele tohoto dokumentu
a kontaktní údaje odesílatele, vyrozumí odesílatele o zjištěné vadě dokumentu a stanoví
další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se veřejnoprávnímu původci vadu doručeného
dokumentu ve spolupráci s jeho odesílatelem odstranit, veřejnoprávní původce dokument
dále nezpracovává. Není-li veřejnoprávní původce schopen určit odesílatele doručeného
dokumentu, který je neúplný nebo nečitelný, a kontaktní údaje odesílatele, dokument
dále nezpracovává.
(3) Veřejnoprávní původce postupuje podle odstavce 2 obdobně, pokud zjistí,
že doručený dokument v digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, je
neúplný, nelze jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, obsahuje škodlivý kód,
není v datovém formátu, ve kterém veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální
podobě, nebo není uložen na přenosném technickém nosiči dat, na kterém veřejnoprávní
původce přijímá dokumenty v digitální podobě, je-li k doručení dokumentu užito přenosného
technického nosiče dat.
(4) Veřejnoprávní původce zjistí, zda je doručený dokument v digitální podobě
včetně datové zprávy, v níž je obsažen, podepsán uznávaným elektronickým podpisem26),
zapečetěn uznávanou elektronickou pečetí27), označen uznávanou elektronickou značkou28)
nebo opatřen kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem29).
(5) Veřejnoprávní původce ověří platnost
a) uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu pro
elektronický podpis, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen,
b) uznávané elektronické pečetě a kvalifikovaného certifikátu pro elektronickou
pečeť, na kterém je uznávaná elektronická pečeť založena,
c) uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu,
na kterém je uznávaná elektronická značka založena, a
d) kvalifikovaného elektronického časového razítka.
(6) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě
v elektronickém systému spisové služby, zaznamená údaje o výsledcích zjištění podle
odstavce 1 věty druhé a odstavce 4 a výsledku ověření podle odstavce 5 v elektronickém
systému spisové služby. Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné
podobě, zaznamená tyto údaje způsobem stanoveným ve spisovém řádu na dokument v analogové
podobě vzniklý převedením doručeného dokumentu v digitální podobě, jehož se provedená
zjištění týkají.
(7) Zaznamenanými údaji o výsledku zjištění podle odstavce 4 a výsledku
ověření podle odstavce 5 jsou alespoň
a) název nebo obchodní firma kvalifikovaného poskytovatele služeb vytvářejících
důvěru nebo akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb,
b) údaj o době, na kterou byl certifikát vydán, popřípadě, pokud jsou
známy, datum a čas jeho zneplatnění,
c) identifikační číslo certifikátu,
d) jméno, popřípadě jména, a příjmení, název nebo obchodní firma podepisující,
označující nebo pečetící osoby, popřípadě pseudonym, byl-li použit,
e) údaj o tom, zda se jedná o kvalifikovaný elektronický podpis nebo
zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický
podpis nebo kvalifikovanou elektronickou pečeť nebo zaručenou elektronickou pečeť
založenou na kvalifikovaném certifikátu pro elektronickou pečeť,
f) datum a čas rozhodné pro ověření platnosti uznávaného elektronického
podpisu nebo uznávané elektronické pečetě, a certifikátů, na nichž jsou založeny,
g) výsledek, datum a čas ověření platnosti uznávaného elektronického
podpisu, uznávané elektronické pečetě, uznávané elektronické značky, kvalifikovaného
elektronického časového razítka a certifikátů, na nichž jsou založeny, a
h) číslo seznamu zneplatněných certifikátů, vůči kterému byla platnost
certifikátu ověřována, nebo způsob, jakým byla platnost certifikátu ověřována, nebylo-li
seznamu zneplatněných certifikátů k ověření platnosti certifikátu užito.
(8) Pokud je veřejnoprávní původce schopen z dokumentu v digitální podobě
včetně datové zprávy, v níž je obsažen, doručeného na elektronickou adresu podatelny
podle § 2 odst. 3 písm. c) zjistit adresu elektronické pošty odesílatele, potvrdí
na základě výsledků zjištění podle odstavce 1 věty druhé a odstavce 4 a výsledku
ověření podle odstavce 5 odesílateli na tuto adresu, že dokument byl doručen a splňuje
podmínky pro jeho další zpracování. Součástí zprávy o potvrzení doručení je alespoň
a) datum a čas doručení dokumentu s uvedením hodiny a minuty, popřípadě
sekundy a
b) charakteristika datové zprávy, v níž byl dokument obsažen, umožňující
její identifikaci.
§ 5
(1) Pokud je v adrese na obálce doručené veřejnoprávnímu původci uvedeno
nad názvem veřejnoprávního původce jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby,
předá veřejnoprávní původce obálku adresátovi, popřípadě jím určené fyzické osobě,
neotevřenou. Zjistí-li adresát po otevření obálky, která mu byla předána, že obsahuje
dokument úředního charakteru, zabezpečí bezodkladně, aby bylo ve vztahu k tomuto
dokumentu dále postupováno podle této vyhlášky. Pokud je v adrese na obálce doručené
veřejnoprávnímu původci uvedeno jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby
pod názvem veřejnoprávního původce nebo vedle něj, veřejnoprávní původce postupuje,
jako by údaje o fyzické osobě nebyly na obálce uvedeny. Pokud byl dokument v digitální
podobě úředního charakteru zaslán na adresu elektronické pošty zřízenou veřejnoprávním
původcem, která nebyla veřejnoprávním původcem zveřejněna podle § 2 odst. 3 písm.
c) jako elektronická adresa podatelny, postupuje adresát obdobně podle věty druhé.
(2) Veřejnoprávní původce ponechá obálku dokumentu v analogové podobě
u dokumentu, pokud
a) je dokument v souladu s jiným právním předpisem5) doručován původci
do vlastních rukou,
b) je to nezbytné pro určení, kdy byl dokument podán k poštovní přepravě
nebo kdy byl veřejnoprávnímu původci doručen jiným způsobem,
c) údaje na ní uvedené jsou rozhodné pro stanovení adresy odesílatele,
d) je opatřena otiskem podacího razítka, popřípadě technologickým prostředkem
obdobného určení jako podací razítko, nebo jiným jednoznačným identifikátorem veřejnoprávního
původce.
(3) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě
v elektronickém systému spisové služby, obálku doručeného dokumentu v analogové podobě
zpravidla převede do digitální podoby.
§ 6
(1) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě,
převede doručený dokument v digitální podobě autorizovanou konverzí dokumentů24)
nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do dokumentu v analogové podobě.
Veřejnoprávní původce opatří otiskem podacího razítka, popřípadě jiným technologickým
prostředkem obdobného určení jako podací razítko dokument v analogové podobě vzniklý
převedením doručeného dokumentu v digitální podobě.
(2) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě
v elektronickém systému spisové služby, zpravidla převede doručený dokument v analogové
podobě autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení podle § 69a
zákona do dokumentu v digitální podobě.
(3) Veřejnoprávní původce může doručený dokument, který byl převeden podle
odstavce 1 nebo 2, zničit bez výběru archiválií.
§ 7
Označování dokumentů
(1) Jednoznačný identifikátor obsahuje zejména označení veřejnoprávního původce,
popřípadě zkratku označení veřejnoprávního původce, a alfanumerický kód. Je-li jako
jednoznačný identifikátor užit otisk podacího razítka, popřípadě jiný technologický
prostředek obdobného určení jako podací razítko, nemusí obsahovat alfanumerický kód.
Jednoznačný identifikátor musí být neoddělitelně spojen s dokumentem, který označuje.
(2) Veřejnoprávní původce neoznačuje jednoznačným identifikátorem doručený
dokument v digitální podobě, který byl převeden podle § 6 odst. 1.
(3) Veřejnoprávní původce opatří doručený dokument v digitální podobě a dokument
v digitální podobě vyhotovený veřejnoprávním původcem jednoznačným identifikátorem,
který je s dokumentem spojen prostředky elektronického systému spisové služby.
(4) Veřejnoprávní původce zachová při převedení dokumentu v analogové podobě
do dokumentu v digitální podobě podle § 6 odst. 2, při změně datového formátu dokumentu
v digitální podobě nebo při převedení dokumentu v digitální podobě do dokumentu v
analogové podobě s výjimkou převedení podle § 6 odst. 1 označení převáděného dokumentu
i pro dokument vzniklý převedením.
(5) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě,
označování a evidence dokumentů se provádí současně.
Evidence dokumentů
§ 8
(1) Veřejnoprávní původce eviduje dokumenty v základní evidenční pomůcce.
Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v elektronické podobě v elektronickém
systému spisové služby je elektronický systém spisové služby. Základní evidenční
pomůckou spisové služby vykonávané v listinné podobě je podací deník; podací deník
je kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem veřejnoprávního
původce, pro něhož je vedena, časovým obdobím, v němž je užívána, a počtem všech
listů.
(2) Stanoví-li tak jiný právní předpis10) nebo veřejnoprávní původce ve spisovém
řádu, veřejnoprávní původce eviduje dokumenty stanovené jiným právním předpisem nebo
spisovým řádem v samostatné evidenční pomůcce, kterou je samostatná evidence dokumentů;
dokumenty evidované v samostatné evidenci dokumentů veřejnoprávní původce neeviduje
v základní evidenční pomůcce. Samostatná evidence dokumentů vedená v elektronické
podobě musí být v souladu s požadavky stanovenými národním standardem. Samostatná
evidence dokumentů v listinné podobě je kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných
listů tiskopisů, označená názvem veřejnoprávního původce, pro něhož je vedena, druhem
dokumentů, které jsou v ní evidovány, časovým obdobím, v němž je užívána, a počtem
všech listů.
(3) Tvoří-li veřejnoprávní původce spisy pomocí sběrného archu, eviduje dokumenty
tvořící spis v samostatné evidenční pomůcce, kterou je sběrný arch; dokumenty evidované
ve sběrném archu s výjimkou iniciačního dokumentu veřejnoprávní původce neeviduje
v základní evidenční pomůcce nebo v samostatné evidenci dokumentů.
(4) Veřejnoprávní původce uvede ve spisovém řádu výčet užívaných evidenčních
pomůcek podle odstavců 1 a 2, a to v členění podle jejich formy na evidenční pomůcky
vedené v listinné podobě a evidenční pomůcky vedené v elektronické podobě.
(5) Veřejnoprávní původce zabezpečí evidenční pomůcku proti odcizení, ztrátě,
pozměňování, neoprávněnému nebo nahodilému přístupu, zničení nebo neoprávněnému zpracování
údajů, jakož i proti jinému zneužití.
(6) Veřejnoprávní původce provede zápis v evidenční pomůcce srozumitelně
a přehledně a v evidenční pomůcce vedené v listinné podobě také čitelně a způsobem
zaručujícím trvanlivost zápisu. Je-li evidenční pomůcka vedena v listinné podobě,
veřejnoprávní původce škrtne chybný zápis způsobem zaručujícím čitelnost zápisu i
po provedení škrtu a v případě potřeby jej doplní správným zápisem; u provedené opravy
veřejnoprávní původce zabezpečí uvedení data opravy, jména, popřípadě jmen, příjmení
a podpisu fyzické osoby, která opravu provedla.
(7) Pokud veřejnoprávní původce používá při zapisování do evidenční pomůcky
podle odstavců 1 a 2 zkratky, uvede v evidenční pomůcce jejich seznam s vysvětlivkami.
§ 9
(1) Pokud je dokument zaevidován veřejnoprávním původcem v jedné evidenční
pomůcce a poté evidenčně převeden do jiné evidenční pomůcky, veřejnoprávní původce
původní evidenční záznam ukončí poznámkou o přeevidování dokumentu včetně uvedení
nového čísla jednacího nebo evidenčního čísla dokumentu ze samostatné evidence dokumentů.
(2) Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogové podobě, k nevratnému
poškození nebo ke zničení dokumentu v digitální podobě anebo nelze-li dokument v
digitální podobě zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, poznamená veřejnoprávní
původce tuto skutečnost do evidenční pomůcky včetně čísla jednacího dokumentu nebo
evidenčního čísla dokumentu ze samostatné evidenční pomůcky, kterým byla ztráta,
poškození nebo zničení řešena.
(3) Dokumenty, které nemají úřední charakter, nepodléhají evidenci dokumentů.
§ 10
(1) Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v podacím deníku tyto údaje:
a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v podacím deníku,
b) datum doručení dokumentu veřejnoprávnímu původci, a stanoví-li jiný
právní předpis povinnost zaznamenat čas doručení dokumentu, rovněž čas jeho doručení,
nebo datum vytvoření dokumentu veřejnoprávním původcem; datem vytvoření dokumentu
veřejnoprávním původcem se rozumí datum jeho zaevidování v podacím deníku,
c) údaje o odesílateli v rozsahu údajů stanoveném pro vedení údajů o
odesílateli dokumentu ve jmenném rejstříku; jde-li o dokument vytvořený veřejnoprávním
původcem, uvede se slovo „Vlastní“,
d) identifikace dokumentu z evidence dokumentů odesílatele, je-li jí
dokument označen,
e) údaje o kvantitě dokumentu v rozsahu
1. počet listů, jde-li o dokument
v listinné podobě,
2. počet listů nebo počet svazků příloh v listinné podobě,
3. počet
a druh příloh v nelistinné podobě včetně příloh v digitální podobě; u dokumentu v
digitální podobě se počet a druh příloh uvádí pouze v případě, že je povaha dokumentu
umožňuje určit,
f) stručný obsah dokumentu,
g) označení organizační součásti veřejnoprávního původce, které byl dokument
přidělen k vyřízení; pokud je veřejnoprávním původcem určena k vyřízení dokumentu
fyzická osoba, uvede veřejnoprávní původce současně její jméno, popřípadě jména,
a příjmení,
h) údaje o vyřízení dokumentu v rozsahu
1. způsob vyřízení,
2. identifikace
adresáta v rozsahu údajů stanovených pro vedení údajů o adresátovi dokumentu ve jmenném
rejstříku,
3. datum odeslání,
4. počet a druh odeslaných příloh; u dokumentu v digitální
podobě se počet a druh příloh uvádí pouze v případě, že je povaha dokumentu umožňuje
určit, a
i) spisový znak a skartační režim, který vyplývá z přiděleného skartačního
znaku, skartační lhůty, popřípadě z roku zařazení dokumentu do skartačního řízení
a jiné skutečnosti, kterou veřejnoprávní původce stanoví jako spouštěcí událost.
(2) Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v elektronickém systému spisové
služby údaje stanovené v odstavci 1 a dále
a) jednoznačný identifikátor dokumentu,
b) informaci o tom, zda jde o dokument v digitální podobě nebo dokument
v analogové podobě,
c) informaci o tom, zda byl dokument zařazen do výběru archiválií a zda
byl dokument vybrán jako archiválie, a
d) identifikátor, který dokumentu v digitální podobě, který byl vybrán
jako archiválie, přidělil Národní archiv nebo digitální archiv.
(3) Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v samostatné evidenci dokumentů
vedené v listinné podobě alespoň údaje stanovené v odstavci 1 písm. b), c), f) a
i). Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v samostatné evidenci dokumentů vedené
v elektronické podobě alespoň údaje stanovené v odstavci 1 písm. b), c), f) a i)
a v odstavci 2.
(4) Pořadová čísla v evidenční pomůcce tvoří číselnou řadu, která začíná
číslem 1 a je složena z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích. V základní
evidenční pomůcce je číselná řada vedena od prvního kalendářního dne časového období,
které veřejnoprávní původce stanoví pro vedení číselné řady (dále jen „určené časové
období“), a to před zahájením určeného časového období.
(5) V podacím deníku veřejnoprávní původce po uplynutí určeného časového
období prázdné řádky pod posledním zápisem na konci stránky proškrtne a doplní záznam
o datu provedení posledního zápisu a posledním použitém pořadovém čísle v podacím
deníku; záznam se uvede ve tvaru „Ukončeno dne ..... pořadovým číslem .....“. Veřejnoprávní
původce dále zabezpečí připojení jména, popřípadě jmen, příjmení a podpisu fyzické
osoby pověřené vedením podacího deníku k záznamu.
(6) Elektronický systém spisové služby neumožní, aby byl proveden zápis dalšího
dokumentu s pořadovým číslem zápisu dokumentu v elektronickém systému spisové služby,
které již bylo přiděleno v rámci tohoto určeného časového období, nebo aby po ukončení
určeného časového období byl proveden zápis dokumentu nebo spisu, jehož evidence
náleží do následujícího určeného časového období.
(7) Ustanovení odstavce 6 se pro evidenci dokumentu v již vytvořeném sběrném
archu podle § 12 odst. 3 nepoužije.
§ 11
Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů
(1) Dokument zaevidovaný v elektronickém systému spisové služby nebo v podacím
deníku označuje veřejnoprávní původce číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje označení
nebo zkratku označení veřejnoprávního původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v
základní evidenční pomůcce a označení určeného časového období, kterým je zpravidla
kalendářní rok, popřípadě označení nebo zkratku označení organizační součásti veřejnoprávního
původce nebo jiné znaky charakterizující skutečnosti související s dokumentem. Eviduje-li
veřejnoprávní původce dokument ve sběrném archu podle § 12 odst. 3, uvede v čísle
jednacím za pořadovým číslem zápisu dokumentu v základní evidenční pomůcce pomlčku
nebo lomítko a pořadové číslo zápisu dokumentu ve sběrném archu.
(2) Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu evidovanému v samostatné evidenci
dokumentů evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů; strukturu evidenčního
čísla stanoví veřejnoprávní původce ve spisovém řádu. Evidenční číslo ze samostatné
evidence dokumentů musí splňovat minimálně podmínky stanovené pro jednoznačný identifikátor.
(3) Pokud veřejnoprávní původce k jednomu doručenému dokumentu vyhotovuje jeden
vyřizující dokument, může ho připojit k doručenému dokumentu a označit ho stejným
číslem jednacím nebo stejným evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů jako
doručený dokument.
§ 12
Tvorba spisu
(1) Veřejnoprávní původce vytváří spis spojováním dokumentů nebo pomocí sběrného
archu.
(2) Pokud veřejnoprávní původce vytváří spis spojováním dokumentů, nový dokument
zaeviduje v evidenční pomůcce a přidělí mu číslo jednací nebo evidenční číslo ze
samostatné evidence dokumentů. Veřejnoprávní původce poznamená v evidenční pomůcce
u předcházejícího i nového dokumentu vzájemné odkazy. Součástí spisu je soupis vložených
dokumentů s jejich čísly jednacími nebo evidenčními čísly ze samostatné evidence
dokumentů.
(3) Pokud veřejnoprávní původce vytváří spis pomocí sběrného archu, zaeviduje
iniciační dokument v základní evidenční pomůcce nebo samostatné evidenci dokumentů
spolu s uvedením informace o vzniku spisu a současně zaeviduje iniciační dokument
ve sběrném archu jako první dokument v pořadí. Následující dokumenty spisu eviduje
veřejnoprávní původce pouze ve sběrném archu. Veřejnoprávní původce vede ve sběrném
archu údaje stanovené v § 10 odst. 1, 2 nebo 3, a to podle druhu evidenční pomůcky,
ve které je dokument evidován. Sběrný arch je součástí spisu.
(4) Veřejnoprávní původce vede v elektronickém systému spisové služby nebo
v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě údaje o spisu v rozsahu
a) jednoznačný identifikátor spisu,
b) stručný obsah spisu,
c) spisová značka spisu,
d) datum založení spisu,
e) datum uzavření spisu,
f) spisový znak spisu,
g) skartační režim spisu,
h) údaje o uložení spisu, kterými jsou počet uložených listů dokumentů
v listinné podobě tvořících spis, popřípadě svazků příloh v listinné podobě dokumentů
tvořících spis,
i) informace o tom, zda spis obsahuje dokumenty v analogové podobě a jejich
fyzické umístění,
j) informaci o tom, zda byl spis zařazen do výběru archiválií a zda byl
spis vybrán jako archiválie, a
k) identifikátor, který spisu obsahujícímu dokumenty v digitální podobě,
který byl vybrán jako archiválie, přidělil Národní archiv nebo digitální archiv.
(5) Vykonává-li veřejnoprávní původce spisovou službu v listinné podobě, údaje
uvedené v odstavci 4 s výjimkou údajů podle písmen a), i), j) a k) uvede na obálce
spisu.
(6) Vyžaduje-li to jiný právní předpis11) nebo to z jiných důvodů považuje
veřejnoprávní původce za účelné, označí spis spisovou značkou, pod níž je také evidován.
Spisovou značkou je
a) v případě tvorby spisu spojováním dokumentů číslo jednací nebo evidenční
číslo ze samostatné evidence dokumentů prvního nebo posledního evidovaného dokumentu,
b) v případě tvorby spisu pomocí sběrného archu číslo jednací nebo evidenční
číslo ze samostatné evidence dokumentů iniciačního dokumentu bez pořadového čísla
zápisu tohoto dokumentu ve sběrném archu, nebo
c) jiné označení.
(7) Součástí vyřízeného spisu je záznam o jeho vyřízení a dokument, kterým
byl spis vyřízen, pokud byl spis vyřízen dokumentem podle § 14 odst. 2 písm. a).
(8) Veřejnoprávní původce uspořádá dokumenty v analogové podobě ve spisu chronologicky,
a to vzestupně nebo sestupně. V odůvodněných případech může veřejnoprávní původce
dokumenty uspořádat jiným způsobem; pravidla pro takové uspořádání stanoví veřejnoprávní
původce ve spisovém řádu.
(9) Veřejnoprávní původce uvede způsob tvorby spisu a spisové značky ve spisovém
řádu.
§ 13
Rozdělování a oběh dokumentů
(1) Podatelna provede rozdělení dokumentů mezi organizační součásti veřejnoprávního
původce, popřípadě fyzické osoby určené k jejich vyřízení bezodkladně po jejich zaevidování.
Veřejnoprávní původce stanoví způsob rozdělování doručených dokumentů ve spisovém
řádu.
(2) Veřejnoprávní původce zajistí oběh dokumentů a spisů způsobem umožňujícím
sledovat veškeré úkony s dokumenty a spisy, identifikovat fyzické osoby, které úkon
provedly, a určit datum, kdy byly úkony provedeny.
§ 14
Vyřizování dokumentů a spisů
(1) Veřejnoprávní původce zajistí vyřízení dokumentu, popřípadě spisu jím pověřenou
fyzickou osobou nebo, umožňuje-li to povaha věci, automatizovaně.
(2) Veřejnoprávní původce vyřídí dokument, popřípadě spis
a) dokumentem,
b) postoupením,
c) vzetím na vědomí,
d) záznamem na dokumentu,
e) dalšími způsoby, které stanoví veřejnoprávní původce ve spisovém řádu.
(3) Veřejnoprávní původce zaznamená v příslušné evidenční pomůcce způsob vyřízení
dokumentu, popřípadě spisu a údaje identifikující adresáta vyřízení dokumentu, popřípadě
spisu. Byl-li dokument vyřízen spolu s jiným dokumentem, veřejnoprávní původce uvede
tuto skutečnost v příslušné evidenční pomůcce.
(4) Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu nejpozději při jeho vyřízení spisový
znak a skartační režim podle spisového a skartačního plánu účinného v době vyřízení
dokumentu. U dokumentů stejného druhu zařazených ve spisu může veřejnoprávní původce
převzít spisový znak a skartační režim ze spisu. Veřejnoprávní původce přidělí spisu
nejpozději při jeho vyřízení spisový znak a skartační režim podle spisového a skartačního
plánu účinného v době vyřízení spisu.
§ 15
Podrobnosti zpracování a struktura spisového a skartačního plánu
(1) Veřejnoprávní původce uvede přehled spisových znaků ve spisovém a skartačním
plánu.
(2) Strukturu spisového a skartačního plánu tvoří hierarchicky uspořádané věcné
skupiny. Věcné skupiny na nejnižší úrovni obsahují dokumenty a spisy uspořádané podle
věcných charakteristik. Věcné skupiny spisového a skartačního plánu jsou označeny
spisovým znakem. Věcné skupiny spisového a skartačního plánu uvedené na nejnižší
úrovni hierarchie obsahují skartační režim. Dokumenty nebo spisy se řadí do věcných
skupin, které mají uveden skartační režim.
(3) Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje
způsob posouzení dokumentu ve skartačním řízení. Skartačním znakem „A“ (archiv) veřejnoprávní
původce označí dokument trvalé hodnoty, který se do skartačního řízení zařazuje s
návrhem k vybrání za archiválii. Skartačním znakem „S“ (stoupa) veřejnoprávní původce
označí dokument bez trvalé hodnoty, který se do skartačního řízení zařazuje s návrhem
na zničení. Skartačním znakem „V“ (výběr) veřejnoprávní původce označí dokument,
který se ve skartačním řízení posoudí a navrhne k vybrání za archiválii nebo ke zničení.
(4) Skartační lhůta se vyjadřuje číslem doplněným za skartačním znakem. Veřejnoprávní
původce stanoví ve spisovém a skartačním plánu spouštěcí událost, kterou je okamžik
rozhodný pro počátek plynutí skartační lhůty. Skartační lhůta se určuje počtem celých
roků počítaných od 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce,
v němž nastala spouštěcí událost.
(5) Pokud spis obsahuje dokument se skartačním znakem „A“, veřejnoprávní původce
označí spis skartačním znakem „A“. Pokud spis obsahuje dokumenty se skartačním znakem
„V“ a „S“, veřejnoprávní původce označí spis skartačním znakem „V“. Pokud spis obsahuje
pouze dokumenty se skartačním znakem „S“, veřejnoprávní původce označí spis skartačním
znakem „S“. Veřejnoprávní původce stanoví skartační lhůtu spisu podle dokumentu v
tomto spisu, který má být zařazen do skartačního řízení nejpozději.
(6) Veřejnoprávní původce, který vykonává spisovou službu v elektronické podobě
v elektronickém systému spisové služby, zpracovává spisový a skartační plán v elektronické
podobě ve struktuře určené pro zaslání podle schématu XML pro export a import spisového
a skartačního plánu stanoveného národním standardem.
§ 16
Vyhotovování dokumentů
(1) Dokument vyhotovený veřejnoprávním původcem a určený k odeslání obsahuje
označení původce, které zpravidla tvoří název nebo obchodní firma a adresa sídla
nebo jiná adresa veřejnoprávního původce.
(2) Veřejnoprávní původce na jím vyhotoveném dokumentu určeném k odeslání
dále vyznačí
a) číslo jednací dokumentu nebo evidenční číslo dokumentu ze samostatné
evidence dokumentů,
b) číslo jednací doručeného dokumentu nebo evidenční číslo doručeného dokumentu
ze samostatné evidence dokumentů, pod kterými je doručený dokument evidován u svého
odesílatele, je-li vyhotovovaný dokument odpovědí na doručený dokument a pokud je
v doručeném dokumentu toto číslo uvedeno,
c) datum podpisu dokumentu nebo datum, kdy byl dokument vyřízen automatizovaně,
d) počet listů, jde-li o dokument v listinné podobě,
e) počet příloh; u dokumentu v digitální podobě se počet příloh vyznačuje
pouze v případě, že ho povaha dokumentu umožňuje určit,
f) počet listů příloh nebo počet svazků příloh v listinné podobě a počet
a druh příloh v digitální nebo jiné nelistinné podobě, jsou-li přílohou dokumentu
v analogové podobě,
g) jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce fyzické osoby pověřené jeho
podpisem; stanoví-li to jiný právní předpis12), lze údaj o funkci fyzické osoby pověřené
podpisem dokumentu nahradit jejím služebním číslem.
(3) Veřejnoprávní původce si zpravidla ponechá pro výkon spisové služby prvopis
vyhotoveného dokumentu, popřípadě jeden ze stejnopisů prvopisu vyhotoveného dokumentu.
Veřejnoprávní původce vyhotoví dokument podle věty první v podobě, v jaké vykonává
spisovou službu, ledaže povaha dokumentu takové vyhotovení vylučuje. Prvopisem je
originální dokument zaznamenávající projev vůle osoby, který je osvědčen jejím vlastnoručním
podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem stanoveným jiným právním předpisem13).
Stejnopisem je jedno ze shodných násobných vyhotovení dokumentu nesoucí s tímto dokumentem
shodné autentizační prvky; za shodné násobné vyhotovení dokumentu v analogové podobě
se považuje rovněž doslovně shodné vyhotovení dokumentu v digitální podobě a naopak,
pokud autentizační prvky k nim připojila tatáž osoba; za stejnopis se považuje rovněž
druhopis, pokud tak stanoví jiný právní předpis14). Druhopisem je dokument odvozený
od prvopisu, se kterým je obsahově shodný, avšak projev vůle osoby obsažený v druhopisu
není osvědčen podpisem této osoby, ale vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním
prvkem osoby stanovené jiným právním předpisem15), popřípadě zvláštním autentizačním
prostředkem stanoveným jiným právním předpisem16).
(4) Veřejnoprávní původce odesílá adresátu vyhotoveného dokumentu zpravidla
stejnopis prvopisu tohoto dokumentu, nebo druhopis, případně stejnopis druhopisu
tohoto dokumentu.
(5) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě
v elektronickém systému spisové služby, musí jím vyhotovovaný statický textový dokument
v digitální podobě nebo statický kombinovaný textový a obrazový dokument v digitální
podobě obsahovat strojově čitelný text (textovou vrstvu), a bylo-li příslušné schéma
XML stanoveno národním standardem, také metadata ve formátu XML. Veřejnoprávní původce
zajistí soulad obsahu dokumentu ve výstupním datovém formátu s obsahem strojově čitelného
textu a metadat ve formátu XML. Věty první a druhá se nepoužijí v případě, je-li
dokument určen pouze pro komunikaci mezi informačními systémy.
§ 17
Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek
(1) Veřejnoprávní původce určí fyzické osoby oprávněné k podepisování jím vyhotovovaných
dokumentů, fyzické osoby oprávněné k užívání úředních razítek17) a technické prostředky
pro vytváření elektronických pečetí. Veřejnoprávní původce stanoví podmínky podepisování
jím odesílaných dokumentů v analogové podobě ve spisovém řádu.
(2) Veřejnoprávní původce vede evidenci úředních razítek obsahující otisk razítka
s uvedením jména, popřípadě jmen, příjmení a funkce fyzické osoby, která úřední razítko
převzala a užívá, datum převzetí, podpis přebírající fyzické osoby, datum vrácení
úředního razítka, datum vyřazení úředního razítka z evidence; v případě ztráty úředního
razítka veřejnoprávní původce vede v evidenci rovněž záznam o ztrátě obsahující datum
ztráty, popřípadě předpokládané datum ztráty úředního razítka.
(3) Veřejnoprávní původce bezodkladně oznámí ztrátu úředního razítka Ministerstvu
vnitra. V oznámení uvede datum, od kdy je razítko postrádáno, rozměr a popis razítka.
Ministerstvo vnitra vede a na svých internetových stránkách zveřejňuje seznam ztracených
úředních razítek, který obsahuje údaje o ztracených úředních razítkách uvedených
v oznámeních.
(4) Veřejnoprávní původce vede evidenci certifikátů vydaných kvalifikovanými
poskytovateli služeb vytvářejících důvěru nebo akreditovanými poskytovateli certifikačních
služeb, na nichž jsou založeny jím užívané uznávané elektronické podpisy, uznávané
elektronické pečetě a uznávané elektronické značky, do které zaznamená alespoň
a) identifikační číslo certifikátu,
b) počátek a konec platnosti certifikátu,
c) datum, čas a důvod zneplatnění certifikátu,
d) název nebo obchodní firmu kvalifikovaného poskytovatele služeb vytvářejících
důvěru nebo akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb a stát, ve kterém
je kvalifikovaný poskytovatel služeb vytvářejících důvěru nebo akreditovaný poskytovatel
certifikačních služeb usazen, a
e) údaje identifikující podepisující nebo označující anebo pečetící osobu.
§ 18
Odesílání dokumentů
(1) Veřejnoprávní původce odesílá dokumenty prostřednictvím výpravny, která
opatří odesílaný dokument náležitostmi potřebnými k jeho odeslání.
(2) Veřejnoprávní původce vybaví výpravnu zařízením umožňujícím odesílání datových
zpráv z elektronických adres podatelny zveřejněných podle § 2 odst. 3 písm. c), odesílání
datových zpráv prostřednictvím datové schránky podle § 2 odst. 3 písm. d), má-li
ji veřejnoprávní původce zřízenu a zpřístupněnu, a odesílání datových zpráv jinými
prostředky elektronické komunikace, pokud je veřejnoprávní původce připouští.
(3) Vykonává-li veřejnoprávní původce spisovou službu v elektronické podobě
v elektronickém systému spisové služby, je odesílání datových zpráv součástí elektronického
systému spisové služby, pokud není zprostředkováno automatizovanou vazbou na tento
systém; to neplatí pro veřejnoprávního původce, u něhož to neumožňuje zvláštní povaha
jeho působnosti.
(4) Veřejnoprávní původce zajistí před odesláním datové zprávy kontrolu případného
výskytu škodlivého kódu.
§ 19
Ukládání dokumentů
(1) Veřejnoprávní původce ukládá uzavřené spisy a vyřízené dokumenty podle
věcných skupin a spisových znaků způsobem stanoveným ve spisovém a skartačním plánu
ve spisovně. Veřejnoprávní původce stanoví ve spisovém řádu podrobnosti postupu ukládání
dokumentů.
(2) Veřejnoprávní původce před uložením kontroluje uzavřený spis a vyřízený
dokument, jsou-li úplné, zda jsou v evidenční pomůcce správně zpracovány všechny
povinné údaje a zda jsou dodrženy podmínky uzavření spisu. Předmětem kontroly je
zejména
a) označení doručeného dokumentu v analogové podobě podacím razítkem a
úplnost jeho vyplnění,
b) označení dokumentu v analogové podobě jednoznačným identifikátorem zajišťujícím
identifikaci a nezaměnitelnost tohoto dokumentu v elektronickém systému spisové služby
původce, je-li dokument v analogové podobě v tomto systému evidován nebo zpracováván,
c) kompletnost spisu obsahujícího dokumenty v analogové podobě v rozsahu
dokumentů uvedených v soupisu dokumentů podle § 12 odst. 2 nebo ve sběrném archu
podle § 12 odst. 3,
d) počet listů dokumentu v listinné podobě, počet listinných příloh dokumentu
a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu;
u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,
e) celkový počet listů, popřípadě počet svazků listinných příloh podle
písmene d) spisu u dokumentů v analogové podobě,
f) převedení dokumentu v digitální podobě do výstupního datového formátu,
g) uvedení spisového znaku a skartačního režimu u všech dokumentů a spisů,
h) zápis v evidenční pomůcce a jeho úplnost, a to podle druhu evidence,
ve které je dokument evidován,
i) uložení dokumentů a spisů v obalech, které zaručují jejich neporušitelnost
a zachování jejich čitelnosti,
j) uložení dokumentů v digitální podobě zpracovávaných před vyřízením na
přenosných technických nosičích dat v elektronickém systému spisové služby nebo jejich
převedení podle § 6 odst. 1 a opatření doložkou podle § 24.
(3) Veřejnoprávní původce vede ve spisovně evidenci uložených dokumentů a spisů
obsahující zejména jejich stručný obsah (předmět, věc), označení příslušného spisového
a skartačního plánu, spisové znaky a skartační režim. Pokud veřejnoprávní původce
vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby,
je evidence uložených dokumentů a spisů jeho součástí.
(4) Spisovna vede evidenci o zapůjčování a nahlížení do dokumentů a spisů.
Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém
systému spisové služby, vede evidenci v tomto systému. Veřejnoprávní původce stanoví
postup při zapůjčování a nahlížení do dokumentů a spisů a podrobnosti vedení evidence
ve spisovém řádu.
Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení
§ 20
(1) Veřejnoprávní původce zařadí do skartačního řízení dokumenty a spisy,
kterým uplynula skartační lhůta. Veřejnoprávní původce do skartačního řízení zařadí
také úřední razítka vyřazená z evidence.
(2) Veřejnoprávní původce zařadí do skartačního řízení dokumenty obsahující
utajované informace19), které byly označeny skartačním znakem „S“, bez zrušení stupně
utajení; pokud je pro účely posouzení dokumentů v rámci skartačního řízení nutné
seznámit se s jejich obsahem a k jejich výběru není oprávněn příslušný bezpečnostní
archiv, veřejnoprávní původce tyto dokumenty ze skartačního řízení vyřadí, změní
u nich skartační lhůtu a zařadí je do skartačního řízení po zrušení stupně utajení
a pominutí důvodu pro utajení informace. Veřejnoprávní původce nezařadí do skartačního
řízení dokumenty obsahující utajované informace, které byly označeny skartačním znakem
„A“, u nichž nelze zrušit stupeň utajení, po dobu trvání důvodů utajení, pokud není
k jejich výběru oprávněn příslušný bezpečnostní archiv.
(3) Veřejnoprávní původce stanoví způsob přípravy a průběh skartačního řízení
ve spisovém řádu. Přípravy skartačního řízení se vždy účastní fyzická osoba odpovědná
veřejnoprávnímu původci za provedení skartačního řízení, popřípadě fyzická osoba
pověřená vedením spisovny nebo správního archivu. Pokud veřejnoprávní původce zařadí
do skartačního řízení dokumenty obsahující utajované informace, u nichž nelze zrušit
stupeň utajení, jeho přípravy a průběhu se účastní pouze fyzické osoby, které splňují
podmínky přístupu k utajované informaci pro stupeň utajení, který mají dokumenty
s nejvyšším stupněm utajení zařazené do skartačního řízení.
(4) Veřejnoprávní původce sestaví zpravidla z evidence dokumentů vedené v
listinné podobě seznam dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení. V seznamu
dokumentů, které uspořádá podle spisových znaků, veřejnoprávní původce uvede odděleně
dokumenty se skartačním znakem „A“ a dokumenty se skartačním znakem „S“. Dokumenty
se skartačním znakem „V“ veřejnoprávní původce posoudí a zařadí k dokumentům se skartačním
znakem „A“ nebo k dokumentům se skartačním znakem „S“. V seznamu veřejnoprávní původce
dále uvede zejména celkový rozsah zařazených dokumentů a spisů, charakteristiku obsahu
dokumentů a spisů, období, z něhož pocházejí (rozsah let), jejich skartační režim
a odkaz na označení jejich uložení při skartačním řízení.
(5) Veřejnoprávní původce sestaví z elektronického systému spisové služby
nebo ze samostatné evidence dokumentů vedené v elektronické podobě seznam dokumentů
určených k posouzení ve skartačním řízení. Tento seznam je tvořen podle schématu
XML pro vytvoření datového balíčku SIP stanoveného národním standardem a obsahuje
metadata podle schématu XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku
SIP stanoveného národním standardem.
§ 21
(1) Veřejnoprávní původce předloží skartační návrh na vyřazení dokumentů,
spisů a úředních razítek, včetně seznamů sestavených podle § 20 odst. 4 nebo § 20
odst. 5 příslušnému archivu.
(2) Příslušný archiv provede na základě předloženého skartačního návrhu
odbornou archivní prohlídku dokumentů, spisů a úředních razítek navrhovaných k vyřazení.
Při odborné archivní prohlídce
a) posoudí, zda dokumenty a spisy se skartačním znakem „A“ odpovídají
požadavkům stanoveným zákonem k výběru za archiválie; pokud zjistí, že trvalou hodnotu
nemají, přeřadí je k dokumentům a spisům navrženým ke zničení,
b) posoudí, zda dokumenty a spisy se skartačním znakem „S“ nemají trvalou
hodnotu; pokud zjistí, že trvalou hodnotu mají, přeřadí je mezi dokumenty a spisy
navržené k výběru za archiválie,
c) posoudí zařazení dokumentů a spisů se skartačním znakem „V“ mezi dokumenty
a spisy navržené k výběru za archiválie nebo navržené ke zničení,
d) posoudí, zda úřední razítka zařazená do skartačního řízení mají trvalou
hodnotu,
e) stanoví v součinnosti s veřejnoprávním původcem dobu a způsob předání
archiválií k uložení do příslušného archivu.
(3) Příslušný archiv po provedené archivní prohlídce vyhotoví protokol o
provedeném skartačním řízení.
(4) Veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu do péče dokumenty a spisy
v analogové podobě a úřední razítka vybrané jako archiválie; jedná-li se o dokumenty
v analogové podobě evidované v elektronickém systému spisové služby, veřejnoprávní
původce předá rovněž metadata k nim náležející. V případě, že jsou jako archiválie
vybrány dokumenty nebo spisy v digitální podobě, veřejnoprávní původce předá příslušnému
archivu jejich repliky a k nim náležející metadata. Tyto repliky a metadata veřejnoprávní
původce předá příslušnému archivu zpracované podle schématu XML pro vytvoření datového
balíčku SIP stanoveného národním standardem a schématu XML pro zaznamenání popisných
metadat uvnitř datového balíčku SIP stanoveného národním standardem
(5) Příslušný archiv vyhotoví o předání úřední záznam, který obsahuje
alespoň
a) název nebo obchodní firmu, adresu sídla a identifikační číslo osoby
veřejnoprávního původce, bylo-li přiděleno, a další údaje upřesňující identifikaci
veřejnoprávního původce, popřípadě jeho organizační součásti, u které byla odborná
archivní prohlídka provedena,
b) název archivu, kterému budou dokumenty, spisy a úřední razítka vybrané
jako archiválie svěřeny do péče, adresu sídla archivu a kontaktní údaje fyzické osoby
pověřené archivem provedením odborné archivní prohlídky,
c) množství a popis stavu předávaných dokumentů a spisů v analogové podobě
a úředních razítek vybraných jako archiválie a replik předávaných dokumentů a spisů
v digitální podobě vybraných jako archiválie,
d) datum předání,
e) jméno, popřípadě jména, příjmení a funkci fyzické osoby pověřené příslušným
archivem k podpisu úředního záznamu a její podpis.
(6) Pokud příslušný archiv při zpracování úředního záznamu zjistí, že stav
předávaných replik dokumentů nebo spisů v digitální podobě vybraných jako archiválie
neodpovídá požadavkům na jejich předání stanoveným v národním standardu nebo že tyto
repliky obsahují škodlivý kód, vyzve veřejnoprávního původce k odstranění zjištěných
nedostatků.
(7) Součástí úředního záznamu je soupis předávaných dokumentů, spisů a úředních
razítek vybraných jako archiválie zpracovaný veřejnoprávním původcem v rozsahu údajů
stanovených v § 20 odst. 4 s výjimkou uvedení skartačního znaku a skartační lhůty.
Jestliže jsou dokumenty evidované v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné
evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě, veřejnoprávní původce předá dokumenty,
spisy a úřední razítka vybrané jako archiválie na základě seznamu vytvořeného archivem
podle schématu XML pro zasílání údajů o rozhodnutí ve skartačním řízení a potvrzení
přejímky s identifikátory digitálního archivu původci stanoveného národním standardem.
Příslušný archiv sepíše úřední záznam po předání dokumentů a spisů v analogové podobě
a úředních razítek vybraných jako archiválie do příslušného archivu a po potvrzení
úspěšného přenosu dokumentů a spisů v digitální podobě vybraných jako archiválie
do digitálního archivu.
(8) Veřejnoprávní původce postupuje při zničení dokumentů, které nebyly vybrány
za archiválie, a úředních razítek, která nebyla vybrána za archiválie, tak, že dokumenty
v analogové podobě nebo úřední razítka znehodnotí do podoby znemožňující jejich rekonstrukci
a identifikaci obsahu. V případě dokumentů v digitální podobě veřejnoprávní původce
provede jejich zničení smazáním z elektronického systému spisové služby a dalších
úložišť. Obdobně veřejnoprávní původce postupuje při zničení dokumentů v digitální
podobě, které byly vybrány jako archiválie a jejichž repliky předal veřejnoprávní
původce do digitálního archivu.
§ 22
Spisová rozluka
(1) Předávací seznam v případě předávaných vyřízených dokumentů a uzavřených
spisů obsahuje pořadové číslo, spisový znak, druh dokumentů, popřípadě spisu, dobu
jejich vzniku a množství (například slova „2 svazky“), jméno, popřípadě jména, a
příjmení fyzické osoby odpovědné za provedení spisové rozluky a její podpis. Předávací
seznam v případě předávaných nevyřízených dokumentů a neuzavřených spisů obsahuje
dobu jejich vzniku, rozsah (počet listů a příloh), jméno, popřípadě jména, a příjmení
fyzické osoby odpovědné za provedení spisové rozluky a její podpis.
(2) Ten, na koho přešla působnost k vyřízení předávaných nevyřízených dokumentů
a neuzavřených spisů, zaeviduje tyto dokumenty a spisy do své evidenční pomůcky jako
doručené.
(3) Pokud ti, kteří mezi sebou provádějí spisovou rozluku, vykonávají spisovou
službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, provedou spisovou
rozluku a předání dokumentů v digitální podobě prostředky elektronického systému
spisové služby.
§ 23
Výstupní datové formáty dokumentů v digitální podobě
(1) Výstupním datovým formátem dokumentů v digitální podobě se rozumí
a) datový formát výstupu z elektronického systému spisové služby,
b) datový formát dokumentu ukládaného ve spisovně, která je součástí elektronického
systému spisové služby,
c) datový formát pro předávání do digitálního archivu.
(2) Výstupním datovým formátem statických textových dokumentů a statických
kombinovaných textových a obrazových dokumentů je datový formát Portable Document
Format for the Long-term Archiving (PDF/A, ISO 19005). Verze PDF/A-3 a vyšší je výstupním
datovým formátem statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových
a obrazových dokumentů, neobsahuje-li dokument v datovém formátu, který není výstupním
datovým formátem, a dokument obsahující další dokumenty.
(3) Výstupním datovým formátem statických obrazových dokumentů je
a) datový formát Portable Network Graphics (PNG, ISO/IEC 15948),
b) datový formát Tagged Image File Format (TIF/TIFF, revize 6 - nekomprimovaný),
c) datový formát Joint Photographic Experts Group File Interchange Format
(JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918).
(4) Výstupním datovým formátem dynamických obrazových dokumentů je
a) datový formát Graphics Interchange Format (GIF),
b) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle
standardu Moving Picture Experts Group Phase 1 (MPEG-1, ISO/IEC 11172),
c) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle
standardu Moving Picture Experts Group Phase 2 (MPEG-2, ISO/IEC 13818),
d) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle
standardu Moving Picture Experts Group Phase 4 (MPEG-4, ISO/IEC 14496-3).
(5) Výstupním datovým formátem zvukových dokumentů je
a) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle
standardu MPEG-1 Audio Layer II nebo MPEG-2 Audio Layer II (MP2),
b) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle
standardu MPEG-1 Audio Layer III nebo MPEG-2 Audio Layer III (MP3),
c) datový formát Waveform audio format (WAV), modulace Pulse-code modulation
(PCM).
(6) Výstupním datovým formátem pro databáze a datové věty je datový formát
Extensible Markup Language Document (XML), kde součástí předávaného dokumentu v datovém
formátu XML je popis jeho struktury pomocí schématu XML nebo Document Type Definition
(DTD), o kterém veřejnoprávní původce vede dokumentaci.
(7) Výstupním datovým formátem pro účetní záznamy v elektronické podobě, jejichž
obsahem je elektronická faktura, je datový formát Information System Document (ISDOC)
verze 5.2 a vyšší nebo datový formát, který je v souladu s evropskou normou pro sémantický
datový model základních prvků elektronické faktury a syntaxí podle směrnice Evropského
parlamentu a Rady č. 2014/55/EU ze dne 16. dubna 2014 o elektronické fakturaci při
zadávání veřejných zakázek.
(8) Výstupním datovým formátem metadat, jimiž jsou opatřovány dokumenty v elektronickém
systému spisové služby, je datový formát Extensible Markup Language Document (XML)
podle schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem
spisové služby stanoveného národním standardem nebo datový formát Extensible Markup
Language Document (XML) podle schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP stanoveného
národním standardem, který obsahuje metadata podle schématu XML pro zaznamenání popisných
metadat uvnitř datového balíčku SIP stanoveného národním standardem.
(9) Veřejnoprávní původce může pro výstup z elektronického systému spisové
služby podle odstavce 1 písm. a) současně použít také jiný datový formát.
§ 24
Údaje týkající se převedení nebo změny datového formátu dokumentu
(1) Údaje týkající se převedení dokumentu v analogové podobě do dokumentu
v digitální podobě jsou
a) název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který převedení provedl,
b) počet listů, z nichž se skládá převáděný dokument,
c) informace o existenci viditelného prvku, který nelze plně přenést na
dokument v digitální podobě,
d) datum vyhotovení ověřovací doložky,
e) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení provedla.
(2) Údaje týkající se převedení dokumentu v digitální podobě do dokumentu
v analogové podobě jsou
a) název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který převedení provedl,
b) informace o existenci viditelného prvku, který nelze plně přenést na
dokument v analogové podobě,
c) datum vyhotovení ověřovací doložky,
d) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení provedla.
(3) Údaje týkající se změny datového formátu dokumentu v digitální podobě
jsou
a) název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který změnu datového
formátu provedl,
b) původní datový formát,
c) datum vyhotovení ověřovací doložky,
d) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která změnu datového
formátu provedla.
§ 25
Jmenný rejstřík
(1) V případě, že jsou o odesílateli dokumentu doručeného veřejnoprávnímu původci
vedeny údaje ve jmenném rejstříku, veřejnoprávní původce při příjmu dalšího dokumentu
doručeného týmž odesílatelem ověří správnost vedených údajů, popřípadě doplní neúplné
údaje podle rozsahu údajů stanoveného pro vedení jmenného rejstříku; obdobně se postupuje
při odesílání dokumentů.
(2) Veřejnoprávní původce ověřuje přesnost údajů vedených ve jmenném rejstříku
o odesílatelích a adresátech dokumentů evidovaných v evidenčních pomůckách, popřípadě
tyto údaje doplňuje ze zdrojů souvisejících s plněním úkolů v jeho působnosti.
(3) Veřejnoprávní původce určí fyzické osoby oprávněné k přístupu do jmenného
rejstříku.
(4) Veřejnoprávní původce stanoví specifické podmínky ochrany osobních údajů
vedených ve jmenném rejstříku a prostředky zpracovávání údajů vedených ve jmenném
rejstříku ve spisovém řádu.
§ 26
Vedení spisové služby v mimořádných situacích
(1) Veřejnoprávní původce v případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové
nebo jiné havárie anebo jiné mimořádné situace, v jejichž důsledku je veřejnoprávnímu
původci znemožněno po omezené časové období vykonávat spisovou službu způsobem podle
§ 2 až 25, vede spisovou službu náhradním způsobem v listinné podobě a eviduje dokumenty
ve zvláštní evidenční pomůcce v listinné podobě, kterou je náhradní evidence dokumentů
(dále jen „náhradní evidence“), a to v rozsahu podle § 10 odst. 1. Veřejnoprávní
původce stanoví podrobnosti výkonu spisové služby v mimořádné situaci, zejména označování
a evidenci dokumentů, způsob jejich vyřizování, odesílání a ukládání ve spisovém
řádu.
(2) Veřejnoprávní původce uzavře náhradní evidenci bezodkladně po ukončení
mimořádné situace.
(3) Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci
a) méně než 48 hodin, veřejnoprávní původce evidenčně převede dokumenty
evidované v náhradní evidenci do evidenční pomůcky, ve které obvykle dokumenty eviduje,
b) déle než 48 hodin, veřejnoprávní původce je ponechá zaevidované v náhradní
evidenci a ty dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci, eviduje v evidenční
pomůcce, ve které obvykle dokumenty eviduje.
(4) Veřejnoprávní původce uloží dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci
ve spisovně společně s ostatními dokumenty veřejnoprávního původce.
§ 26a
Použití pravidel týkajících se dokumentů na spis
Ustanovení § 2 až 11, § 13 až 16 a § 18 až 26 týkající se dokumentu se použijí
na spis obdobně, ledaže to vylučuje jeho povaha.
§ 27
Zrušovací ustanovení
Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, se zrušuje.
Ministr:
Kubice v. r.
Vybraná ustanovení novel
Čl.II vyhlášky č. 96/2023 Sb.
neplatil
1) § 2 písm. d) zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých
dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění zákona č. 440/2004 Sb. a
zákona č. 167/2012 Sb.
2) § 2 písm. i) zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích a o změně
některých souvisejících zákonů (zákon o elektronických komunikacích).
5) Například § 40 zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, § 334 odst. 1 a 2 zákona
č. 262/2006 Sb., zákoník práce, § 113 odst. 3 zákona č. 183/2006 Sb., o územním plánování
a stavebním řádu (stavební zákon), § 19 až 21 zákona č. 500/2004 Sb.
10) Například § 69 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění zákona
č. 179/2010 Sb. a zákona č. 55/2012 Sb., § 16 zákona č. 21/2006 Sb., o ověřování
shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých
zákonů (zákon o ověřování), ve znění zákona č. 301/2008 Sb.
11) Například § 17 zákona č. 500/2004 Sb., ve znění zákona č. 413/2005 Sb., §
64 zákona č. 280/2009 Sb., § 23 zákona č. 328/1999 Sb., o občanských průkazech, ve
znění zákona č. 559/2004 Sb. a zákona č. 136/2006 Sb.
12) § 69 odst. 1 věta první zákona č. 500/2004 Sb.
13) Například § 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb.
14) Zákon č. 500/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů.
15) § 69 odst. 1 věta druhá zákona č. 500/2004 Sb.
16) Například § 8 zákona č. 21/2006 Sb., ve znění zákona č. 301/2008 Sb., § 25
zákona č. 300/2008 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb.
17) Například § 6 zákona č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky
a o změně některých zákonů.
19) § 2 písm. a) zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o
bezpečnostní způsobilosti.
24) § 22 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi
dokumentů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb.
26) § 6 zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické
transakce.
27) § 9 zákona č. 297/2016 Sb.
28) § 19 odst. 9 zákona č. 297/2016 Sb.
29) Čl. 3 odst. 34 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze
dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru
pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES.