MF01/2005
Metodická příručka
pro výkon řídící kontroly
v orgánech veřejné správy
Ministerstvo financí
Centrální harmonizační jednotka pro finanční kontrolu
Josef Svoboda
ředitel
Letenská 15, Praha 1 - Malá Strana, 118 10
Sekretariát tel.: 25704 2381
březen 2005
Ministerstvo financí vydává na základě § 7 odst. 1 zákona č.
320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně
některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších
předpisů, metodickou příručku pro výkon řídící kontroly v
orgánech veřejné správy.
Úvod
Metodická příručka pro výkon řídící kontroly v orgánech veřejné
správy je určena pro vedoucí zaměstnance veřejné správy. Jejím
hlavním cílem je pomoci odpovědným vedoucím zaměstnancům zajistit
v rámci jejich působnosti fungování řídící kontroly ve smyslu § 3
odst. 4 písm. a) a § 25 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční
kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (dále jen
zákon o finanční kontrole) a vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou se
provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné
správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole).
Příručka je členěna na dvě hlavní části: obecnou část a přílohy.
V obecné části jsou charakterizovány hlavní principy řídící
kontroly a v příloze jsou pak uvedeny konkrétní praktické
příklady spojené se zavedením a sledováním řídící kontroly.
Příručka byla napsána na základě požadavků praxe, neboť vedoucí
zaměstnanci veřejné správy si jsou vědomi požadavků kladených na
řídící pracovníky v souvislosti s novými zákonnými ustanoveními a
začlenění ČR do ekonomických struktur EU. Autoři v ní
zevšeobecnili poznatky získané v průběhu své praxe z oblasti
řídící kontroly.
Zpracovatelský tým si při psaní příručky nekladl za cíl vytvoření
teoretické a ryze vědecké práce. Naopak. Po celou dobu jejího
vytváření měli autoři na paměti svoji snahu sestavit jednoduchý a
prakticky použitelný materiál pro řídící pracovníky, který jim má
pomoci zjistit, zda na úseku, za který odpovídají, mají nastavenu
řídící kontrolu a v jakém rozsahu.
Je třeba však upozornit, že jde o obecně aplikovatelnou příručku,
kterou si každý řídící zaměstnanec musí přizpůsobit konkrétním
podmínkám úseku, který řídí a za který nese odpovědnost.
Příručka je kolektivním dílem a byla napsána v rámci
mezinárodního twinningového projektu. Na její realizaci se
podílel tým expertů z české a francouzské veřejné správy.
Za českou stranu se zpracování příručky účastnili:
Ministerstvo financí - Ing. Jiří Kudlík, Ing. Dana Hůrková, CSc.,
Ing. Vladimír Dočkal - Centrální harmonizační jednotka
Ministerstvo kultury - Ing. Marie Hejlová, IA
Ministerstvo práce a sociálních věcí: Ing. Dana Zemánková, Ing.
Hana Kapalová, Ing. Kateřina Urbišová, IA
Ministerstvo vnitra - Ing. Emilie Žábová, Helena Bartůňková,
odbor účetnictví, odbor kontroly !
Ministerstvo zdravotnictví - Ing. Miloslav Polanský, IA
Ministerstvo zemědělství - Ing. Venuše Železná, IA
Finanční ředitelství v Ostravě- Ing. Jaroslava Orkáčová, IA
Finanční ředitelství v Praze - Ing. Marie Burešová, CSc., IA
Krajský úřad Středočeského kraje: Ing. Jaroslav Fejfar, metodik
rozpočetnictví
Krajský úřad Olomouckého kraje: Ing. Jan Zahradníček, IA
Za francouzskou stranu se zpracování příručky účastnili:
Dominique Escoubet - twinningový poradce Ministerstva financí ČR
Bernard Dessimoulie - finanční kontrolor v kraji Poitou -
Charentes
Jean-Louis Martin - finanční kontrolor v kraji Limousin
1 Obecná definice
Řídící kontrola je souhrn organizovaných, formalizovaných a
stálých nástrojů (procesů), které byly vybrány a zavedeny do
užívání vedoucími zaměstnanci na všech úrovních řízení za účelem
dosažení stanovených cílů orgánu veřejné správy a minimalizace
výskytu rizika.
Tyto cíle se mohou týkat různých oblastí. Jedná se zejména o:
- realizaci a optimalizaci, tj. zajištění účelného,
hospodárného a efektivního výkonu veřejné správy,
- soulad s právními předpisy a interními akty řízení,
- ochranu veřejných prostředků (majetek, finanční zdroje,
atd.),
- včasnost a spolehlivost provedení účetních a finančních
operací,
- kvalitu poskytovaných služeb.
2 Hlavní cíle řídící kontroly
Hlavním cílem řídící kontroly ve veřejné správě je:
* ochrana majetku
* zaručení správnosti a pravdivosti finančních operací
* skloubení s rozpočtovými pravidly, finančními a
účetními postupy
* dosažení stanovených cílů organizace a zajištění
kvality prováděných činností
2.1 Ochrana majetku
Řídící kontrola musí zajišťovat řádné hospodaření a nakládání s
majetkem (mimo jiné též uchování majetku před poškozením,
zničením, ztrátou, odcizením nebo zneužitím). Opatření se musí
týkat jak vnitřního zabezpečení jednotlivých operací s majetkem,
tak i vnějšího zabezpečení majetku vůči třetím osobám (jde o
ochranu práv orgánu veřejné správy).
2.2 Zaručení správnosti a pravdivosti finančních operací
Cílem řídící kontroly je zajistit věrný a poctivý obraz předmětu
účetnictví podle § 8 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v
platném znění.
Řídící kontrola musí umožňovat zajištění správnosti finančních
operací, správnosti a pravdivosti účetních zápisů a kvality
poskytované účetní informace s ohledem na právní realitu. Tento
cíl počítá se zabezpečením prováděných operací a jejich
spolehlivostí při zpracování dat a sestavování roční účetní
závěrky.
2.3 Skloubení řídící kontroly s rozpočtovými, finančními a
účetními postupy
Řídící kontrola se nesmí odklonit od skutečných systémů, vychází
z nich. Nefunguje sama o sobě, ale vždy v návaznosti na
existující stav. Měla by být tedy integrována do všech
finančních, rozpočtových a účetních systémů uplatňovaných v
orgánu veřejné správy. Uplatňuje se v podobě metodiky, opatření
či pravidel pro jednotlivé činnosti, které jsou do daných
postupů integrovány.
2. 4 Dosažení stanovených cílů organizace a zajištění kvality
prováděných činností
Tento cíl odpovídá výkonnosti orgánu veřejné správy a může se
týkat různých oblastí činnosti, např.
- kvality výkonu veřejné správy,
- kvality poskytovaných služeb externím subjektům,
- kvality zpracování veškerých materiálů, dokumentů,
vnitřních normativů apod. uvnitř orgánu veřejné správy,
- rychlosti a dostupnosti zpracovávaných informací.
3 Základní principy řídící kontroly
Mezi základní principy řídící kontroly patří zejména:
* princip organizace
* princip integrace
* princip univerzálnosti
* princip stálosti
* princip informace a dokumentace
3.1 Princip organizace
Princip organizace znamená, že jsou vypracovány a formalizovány
dokumenty, které umožňují nastavení a vykonávání řídící kontroly
v orgánu veřejné správy. Jedná se především o:
Organizační řád
(nebo jiný dokument splňující znaky organizační strukturyjednotlivých útvarů)
Představuje zavedení funkčního schématu (= organizační struktura
jednotlivých útvarů orgánu veřejné správy) vykonávaných operací a
pracovních pozic v orgánu veřejné správy.
Organizační řád musí být koncipován tak, aby vykonávané úkoly a
funkce byly konkrétně, jasně a přesně definovány. Obsahuje
řetězcové zpracování, tj. logický sled navazujících úkonů a
činností, které je třeba vykonat v souvislosti s určitými typy
operací, jak z hlediska předmětu činnosti, tak z hlediska
rozmístění pracovních pozic, vzájemné reciproční kontroly a
plynulosti toků.
Při zavádění systému řídící kontroly je třeba ověřit, zda
organizační řád již existuje a zda splňuje výše uvedené
požadavky.
Při zavádění organizačního řádu (funkčního schématu) musí být
dodrženy následující požadavky. Organizační řád (funkční schéma)
musí být:
1. koncepčně připravený, nesmí vycházet z okamžitého tlaku
okolností a vyplývat z přizpůsobení se podmínkám bez předchozího
uvážení a celkové koncepce,
2. přizpůsobený cílům organizace a zároveň adaptabilní na
vývoj vnějšího prostředí. Musí zohledňovat poslání daného
útvaru orgánu veřejné správy a vliv prostředí, ve kterém
působí,
3. formalizovaný v souladu s existující funkční organizační
strukturou orgánu veřejné správy a zároveň musí být
ověřitelný v kterémkoliv okamžiku porovnáním daného stavu s
koncepcí orgánu veřejné správy.
Vymezení pravomocí a odpovědností
Organizační řád musí obsahovat jasné definování pravomocí a
odpovědností v jednotlivých útvarech orgánu veřejné správy.
Vzájemná kontrola úkolů
Organizační řád musí počítat s rozdělením činností tak, aby se
vzájemně nepřekrývaly a zároveň aby byla zajištěna vzájemná
kontrola.
Vzájemná kontrola je účinná, pokud:
- úkoly přidělené příslušnému pracovišti jsou odlišné od
úkolů přidělených jinému pracovišti,
- toto přidělení je organizováno tak, aby se na trase
řetězce funkce zajišťované určitým pracovištěm integrovaly s
funkcemi dalších pracovišť a nemohly být nikdy zajištěny bez
zásahu těchto dalších pracovišť,
- úkoly realizované jedním pracovištěm fungujícím na
začátku řetězcového zpracování budou podmíněny předchozí
kontrolou a potvrzením platnosti úkolů realizovaných
pracovištěm na horním konci řetězce,
- kontrola prováděná pracovištěm na dolním konci ohledně
úkolů realizovaných pracovištěm na horním konci, je
dostatečně relevantní (bez nadbytečnosti), aby se zajistily
úkoly interní kontroly,
- jedna osoba zajišťuje pouze jednu operaci v celém řetězci
zpracování.
Systém supervize
Organizační řád musí zahrnovat systém supervize (autorizace,
aprobace). Role vedení v orgánu veřejné správy je zásadní.
Vedoucí zaměstnanec má rozhodovací pravomoc v útvaru, za který
zodpovídá dle organizačního řádu. Je na něm, aby prováděl
supervizi (následnou kontrolu) úkolů jemu podřízených
zaměstnanců. Žádný zaměstnanec nesmí plnit svůj úkol, aniž by
nebyl kontrolován nadřízeným zaměstnancem. Proto organizační řád
musí stanovovat rozhodovací úrovně, zejména upřesňovat, kdo bude
čím pověřen a za co bude odpovědný.
3.2 Princip integrace
Princip integrace (sjednocení) znamená, že v rámci orgánu veřejné
správy jsou užívány pouze takové postupy, které umožňují:
- křížovou / souvztažnou kontrolu informací,
- vzájemné kontroly mezi jednotlivými články při
zpracování informace,
- nastavení systému účetní revize – znovu-ověření
účetních zápisů porovnáním účetních dokladů s normami,
osnovami, atd.,
- supervizi vedoucího pracovníka.
Princip integrace má za úkol zajistit, že se schvalují a
provádějí pouze ty operace, které jsou v souladu s právními
předpisy. Tento princip je přímo spojen s principem organizace, a
to zejména s pravidly rozdělení úloh, vzájemné kontroly a
supervize.
Uplatnění principu integrace má ujistit, že:
- se schvalují, provádějí, rychle a bezchybně evidují pouze
správné operace a operace vyhovující předpisům,
- veškeré chyby v rozhodování, provádění či evidenci jsou
odhaleny v co nejkratší době (což implikuje systém účetní
revize).
3.3 Princip univerzálnosti
Princip univerzálnosti znamená, že řídící kontrola je vykonávána
u všech činností v rámci orgánu veřejné správy.
V rámci organizace nemohou existovat osoby, oddělení,
činnosti, které by se mohly vyhnout vnitřní kontrole a být tak
výjimkou z přijatých pravidel.
Daný princip implikuje odhalení a nápravu každého
přerušení v řetězci zpracování úkonů a činností a mezi
řetězci zpracování.
Při nedodržení principu univerzálnosti hrozí především tato
rizika:
- existence bodu přerušení,
- existence kontrol, které mají být provedeny, ale nejsou
provedeny.
3.4 Princip stálosti
Princip stálosti se týká doby trvání a fungování orgánu veřejné
správy.
Řídící kontrola je účinná pouze za předpokladu, že
struktura a fungování orgánu veřejné správy jsou stabilizované.
Zavedené postupy řídící kontroly musí být permanentně a
systematicky respektovány.
V praxi to znamená, že řídící kontrola není dostatečně účinná,
pokud se struktura orgánu veřejné správy neustále mění. Řídící
kontrola musí fungovat v určitém časovém období, být prováděna v
potřebném čase, pokrývat veškeré operace, musí vyústit v nápravu
zjištěných chyb a nikdo nesmí být od řídící kontroly osvobozen.
3.5 Princip informace a dokumentace
Princip informace či dokumentace stanoví, že informace, které
mohou mít charakter účetní (účetní deníky, finanční výkazy a
účetní doklady), právní (zakládající listiny organizace, smlouvy,
obecně závazné a interní předpisy, týkající se poslání a
organizace jednotky, delegování podpisového práva atd.) a nebo
správní (metodické pokyny, vývojové diagramy oběhu dokumentů)
musí být:
tříděné (chronologicky, účetně, abecedně,...),
relevantní (odpovídající účelu a použití),
odpovídající účelu a užitkovosti z hlediska výše ceny
(z hlediska významu a důležitosti s ohledem na budoucí
výdaje spojené s jejich uchováním),
objektivní (nestranné) a jasné (bez dvojznačnosti),
ověřitelné a dostupné,
archivovány (v elektronické nebo originální písemné
podobě) při dodržení lhůt pro uchovávání.
Všechny výše uvedené principy musí být dodržovány i při
využívání informačních systémů.
4 Formalizování postupů řídící kontroly
* Popis postupů
* Formalizace provádění operací
4.1 Popis postupů
Popis pracovních postupů je pro řídící kontrolu zásadní, neboť
umožňuje získat vedoucím zaměstnancům průkazné informace
nezbytné pro nastavení a provádění účinné řídící kontroly.
Funkční organizační schéma
Základem při popisu postupů je funkční organizační schéma orgánu
veřejné správy. Znázorňuje rozdělení hlavních funkcí nebo úloh
na jednotlivé útvary a pracoviště a umožňuje vysvětlit vztahy
mezi různými funkcemi, použitými softwarovými aplikacemi a
účetnictvím (či účty), která se vztahují k příslušným úkolům.
Funkční organizační schéma musí:
- být k dispozici všem zaměstnancům
- odpovídat organizačnímu schématu a delegování odpovědnosti
zaměstnanců dle podpisového práva.
Metodický list
Metodický list vyjadřuje detailní popis dílčích aktivit spojených
s konkrétně vykonávanou činností. Při jeho vytváření se vychází z
funkčního organizačního schématu. Součástí metodického listu je
např.:
- podrobný popis dílčí aktivity,
- číslo verze metodického listu,
- odpovědné osoby za vykonávanou aktivitu,
- periodicita, doba trvání, ukončení vykonávané aktivity.
Schéma oběhu dokumentů
grafické nebo tabulkové vyjádření pohybu dokladu/dokumentu v
souvislosti s prováděnou aktivitou popsanou v metodickém listu.
Dokumentace popisující postupy
Postupy musí být popsány a vyhotoveny v písemné podobě (včetně
používaných dokumentů) v manuálech, příručkách, pokynech apod.
Tato dokumentace musí být neustále aktuální.
4.2 Formalizace provádění operací
Formalizace provádění operací znamená zajištění průkaznosti
uskutečněných operací a činností.
Princip zpětné dohledatelnosti finančních operací je
základním elementem řídící kontroly. Je založen na existenci
auditní stopy (audit trail) o provedení finančních/nefinančních
operacích (jejich doložení), jako i existence „ujištění“ o
provedené řídící kontrole.
Uskutečňování operací je potvrzováno vedoucím pracovníkem
či referentem, který je tím pověřen, aby se zajistila zpětná
dohledatelnost.
Osvědčení o uskutečněných operacích může být prováděno
písemně (podpisem dokumentu) anebo elektronicky.
Pokud se děje písemně, formalizace vychází z účetních
dokumentů (účetní deník a účetní doklady) případně jiného
materiálu (např.zápis).
Formalizace finančních operací a kontrol nachází
konkrétní oporu v účetnictví (deníky a účetní doklady),
údajích v elektronické podobě, případně v jakýchkoliv
dalších dokumentech (usnesení, …) umožňující danou operaci
dohledat.
Formalizace provádění operací spočívá na důkazním
systému. Uspokojivý důkazní systém je podmíněn:
číslováním účetních deníků a účetních dokladů, týkajících
se zápisů, jakož i kontrolou použitých číselných řad,
utříděním (chronologické, tématické, abecední
…), archivací a úplnou úschovou dokumentů,
průkazností provedených operací a zejména uskutečněných
kontrol (provedeno písemně s podpisem určitého dokumentu či
elektronicky),
zabezpečením dokumentů (informací).
Takovýto důkazní systém pak umožňuje získávat průkazné informace
i pro účely auditu.
5 Identifikace, analýza a řízení rizik prostřednictvím
řídící kontroly
Riziko představuje pravděpodobnost, že nastane negativní jev,
který ovlivní dosažení cílů organizace.
Analýza rizik spočívá v jejich identifikaci a hierarchizaci
událostí, akcí, situací a chování, které mohou mít vliv na
dosažení cílů orgánu veřejné správy.
Prvky při analýze rizik jsou zejména:
- soulad s právními předpisy, nařízeními a vnitřními
předpisy,
- efektivita provádění operací,
- důvěryhodnost orgánu veřejné správy vůči veřejnosti,
- bezpečnost práce z hlediska vedoucího orgánu veřejné
správy.
Rizika je možné při analýze členit např. dle následujících
kategorií:
- organizační
- operační
- finanční
- rizika spojená se změnami; vnitřní a vnější rizika.
Příklady rizik:
Organizační rizika:
- v rámci útvaru dochází k rozmělnění odpovědností mezi
jednotlivé články řídící struktury,
- nedostatečná vnitřní kontrola – např. nejsou jasně
stanoveny cíle a formalizovány postupy, jak čelit rizikům;
není definován systém, jak reagovat na zjištěné anomálie,
- jsou stanoveny chybné postupy, případně existují postupy,
které nejsou záměrně respektovány.
Operační rizika
- není jasně definovaný postup prováděných operací, je
nedostatečně podchyceno vykonávání operací (např. není správný
dohled nad dodržováním termínů, atd.),
- postup a výstupy jsou stanoveny, ale nepracuje se s nimi
správně (např. jejich pozdní vyhodnocování).
Finanční rizika
- nejsou dostatečně zajištěny finanční transakce u
významných částek proti jejich zneužití (kódy, podpisové vzory),
- nedostatečně zajištěny toky u citlivých operací (např.
komplikované operace, snadné podvody nebo operace) s
následným dopadem při nečinnosti orgánu veřejné správy (např.
úroky z prodlení při pozdní platbě).
Rizika spojená se změnami
- dochází velmi často k vnějším změnám mimo orgán veřejné
správy vlivem např. změny nařízení, právních úprav předpisů,
aplikace technologií,
- jsou vnitřní změny spojené se změnou organizační struktury
a s řízením lidských zdrojů, častou změnou zaměstnanců v
jednotlivých útvarech či celém orgánu veřejné správy (např.
není zohledněna situace přechodu pracovníka z plného úvazku
na částečný, změna pracovního místa, atd.).
Analýza rizik by měla být prováděna vedoucími zaměstnanci orgánu
veřejné správy pravidelně. Vedoucí zaměstnanci se mohou opírat i
o výsledky zjištění interních auditorů.
Rizika, se kterými se nejčastěji vedoucí zaměstnanci setkávají,
mají povahu majetkových (veřejné zakázky, dodávka služeb a
jiné), rozpočtových (není dodržena výše, povaha či charakter
rozpočtové položky), účetních (účetnictví neodráží věrně
realitu) či právních pochybení (nedodržení právního předpisu,
které může vést až k trestnímu postihu zaměstnance).
6 Systém řídící kontroly
Odpovědný vedoucí zaměstnanec by si měl položit otázku, zda je
řídící kontrola zavedena v orgánu veřejné správy a nebo útvaru,
za který je odpovědný a na jaké úrovni. K tomuto účelu
doporučujeme využít dotazník. Jedna z možných variant dotazníku
je uvedena v příloze č. 1. Dotazník může být s ohledem na
konkrétní podmínky orgánu veřejné správy upravován a doplňován.
Při ověření existence řídící kontroly se vedoucí pracovník může
rovněž opřít o výsledky interního auditu.
7 Právní předpisy
(výčet rozhodujících právních předpisů k výkonu řídící kontroly )
- Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné
správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve
znění pozdějších předpisů, § 3, 4, 5, 25-27
- Vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č.
320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně
některých zákonů,
- Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších
předpisů,
- Zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně
některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění
pozdějších předpisů,
- Zákon č. 219/2000 Sb., o majetku České republiky a jejím
vystupování v právních vztazích, ve znění pozdějších předpisů,
- Zákon 500/2004 Sb., správní řád,
- Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších
předpisů,
- Zákon č. 129/2000 Sb., o krajích, ve znění pozdějších
předpisů,
- Zákon č. 131/2000 Sb., hlavním městě Praze, ve znění
pozdějších předpisů,
- Vyhláška č. 62/2001 Sb., o hospodaření organizačních složek
státu a státních organizací s majetkem státu, ve znění
pozdějších předpisů
- Vyhláška č. 40/2001 Sb., o účasti SR na financování programu
reprodukce majetku
- Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních
orgánů, ve znění pozdějších předpisů
- Zákon č. 40/2004 Sb., o veřejných zakázkách
- Vyhláška č. 477/2003 Sb., kterou se mění vyhláška 505/2002
Sb.
- Vyhláška 505/2002 Sb., kterou se provádějí některá
ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění
pozdějších předpisů
- Interní akty řízení (nařízení, pokyny, podpisové vzory
apod.)
- a další navazující předpisy
Přílohy:
Níže uvedené přílohy jsou nezávazné příklady, které by mohly
pomoci vedoucím zaměstnancům při zkvalitňování jednotlivých
částí vnitřního kontrolního systému.Příloha 1
DOTAZNÍK charakterizující úroveň řídící kontroly v orgánu veřejné
správy - obecně
--------------------------------------------------------------- ------------- -----------
Otázka ANO NE Poznámka
--------------------------------------------------------------- ------------- -----------
1. Má útvar, za který jste odpovědný/á vypracované
a) funkční organizační schéma s přesným popisem
jednotlivých činností a pracovních pozic
b) metodický list
c) schéma oběhu dokumentů
2. Pokud je odpověď na otázku č.1 ano:
Odpovídají tyto dokumenty reálné situaci v útvaru, za
který jste odpovědný/á?
a) funkční schéma
b) metodický list
c) schéma oběhu dokumentů
3. Jsou tyto dokumenty běžně dostupné zaměstnancům?
a) funkční schéma
b) metodický list
c) schéma oběhu dokumentů
4. Jsou zaměstnanci seznámeni s těmito dokumenty?
5. Jsou v útvaru, za který jste odpovědný/á jasně
definovány úkoly?
6. Pokud je odpověď na otázku č. 5 ano:
Jsou ty úkoly formálně vyjádřeny v oficiálních
dokumentech útvaru?
7. Pokud je odpověď na otázku č. 5 ne:
Z jakého důvodu nejsou úkoly definovány?
8. Jsou v útvaru, za které jste odpovědný/á jasně vymezeny
pravomoci a odpovědnosti?
9. Pokud je odpověď na otázku č. 8 ano:
Jsou zaneseny v oficiálních dokumentech útvaru?
10. Pokud je odpověď na otázku č. 8 ano:
Jsou s nimi zaměstnanci seznámeni?
11. Existuje v útvaru za které jste odpovědný/á dokumentace
(příručky, manuály), ve kterých jsou podrobně popsány
postupy řetězcového zpracování činností?
12. Jsou v útvaru, za který jste odpovědný/á nastaveny
kontrolní mechanismy, které umožňují, že všechny
činnosti vykonávané v útvaru podléhají kontrole?
12. Existuje systém ověřování informací z několika zdrojů?
14. Existuje vzájemná kontrola mezi pracovníky ? (např.
metoda čtyř očí, kontrola navazujících postupů, atd.)
15. Je v útvaru, za který jste odpovědný/á prováděna řídící
kontrola u činností, které vykonávají podřízení
pracovníci?
16. Pokud otázka č. 15 ano:
Je tato kontrola prováděna:
a) u všech činností
b) jen u vybraných činností
V případě, že je vykonávána jen u vybraných činností,:
Z jakého důvodu?
17. Pokud otázka č. 15 ano:
Jak často je tato kontrola prováděna?
a) týdně
b) měsíčně
c) čtvrtletně
d) jiná odpověď, uveďte jak často
18. Pokud otázka č. 15 ne:
Proč tato kontrola není prováděna?
19. Jsou v útvaru, za který jste odpovědný/á jasně
stanoveny postupy řídící kontroly?
20. Jsou tyto postupy a metody popsány a jsou k dispozici
vedoucím zaměstnancům?
21. Jsou v útvaru, za které jste odpovědný/á zavedeny
kontrolní mechanismy, které odhalují každé přerušení
řetězce zpracování jednotlivých operací (činností)?
22. Jak často dochází v útvaru, za který jste odpovědný/á k
organizačním změnám
a) několikrát do roka
b) jednou za rok
c) jednou za 2-3 roky
d) jednou za pět let
e) jiná odpověď, uveďte jak často
23. Jak často dochází v útvaru, za který jste odpovědný/á k
personálním změnám
a) velmi často
b) často
c) zřídka
24. V případě, že dochází k častým personálním změnám, je
vypracován systém zapracování nových zaměstnanců?
25. Informace v útvaru, za které jste odpovědný/á jsou
a) ověřitelné
b) jasné/jednoznačné
c) archivovány
d) dostupné
26. V útvaru, za který jste odpovědný/á je pravidelně
prováděna analýza rizik?
27. V případě, že ano: Analýza rizik je prováděna
a) osobně vedoucím zaměstnancem
b) k tomuto účelu je speciálně pověřený
tým/zaměstnanec
--------------------------------------------------------------- ------------- -----------
Poznámka:
V případě, že na některé otázky odpovíte NE nebo odpovíte JEN
ČÁSTEČNĚ, je potřeba otázku dodatečně analyzovat a vyvodit z ní
závěry. Např. zavést efektivní systém řídící kontroly, zpracovat
potřebné dokumenty, formalizovat procesy atd.
Příloha 2
Vývojový diagram pro výkon řídící kontroly v oblasti
účetnictví orgánu veřejné správy (OVS)/ verze č. X/ROK -
konkrétní příklad
Příloha 3
Funkční schéma na příkladu oddělení XXX - svodné, odboru XY -
účetnictví
verze č. X/ROK, podpis zpracovatele, datum vyhotovení
den/měsíc/rok
(jedná se o fiktivní příklad)
v oddělení je zaměstnáno 6 osob
fond týdenní pracovní doby na 1 pracovníka = 40 hodin
měsíční fond pracovní doby na 1 pracovníka = 168 hodin
-------------------------------------------------------------------------- -----------------------
Vykonávané Výkon činnosti - Vztah k právním Vazba na ostatní Používané počítačové
činnosti procento z normám útvary (v rámci MF, aplikace
využití pracovní ostatní) Vlastní/Celostátní
doby
-------------------------------------------------------------------------- -----------------------
100 2 osoby, 80% Zákony Vazba na Vlastní:
Koncepce prac. doby č. 563/1991 Sb. Odbor XY: Speciální počítačový
dlouhodobéh 63 hod.- týdně č. 218/2000 Sb. Oddělení XY.1 - program (název)
o vývoje 252 hod. - č. 250/2000 Sb. Metodiky účetnictví Celostátní:
účetnictví měsíčně č. 219/2000 Sb. podnikatelů například:
č. 320/2001 Sb. XY.2 - metodiky EDIS
č. 40/2004 Sb. účetnictví finančních ISPROFIN
Směrnice Komory institucí ASPI
auditorů - XY.3 - Metodiky
auditorské účetnictví veřejného
směrnice sektoru - především
Úřad vlády spolupráce s tímto
oddělením
Orgán veřejné správy:
Odbor A
Odbor B
Odbor C
Vně orgánu veřejné
správy:
například
Parlament ČR
Úřad vlády
Komora auditorů
Vybrané ekonomické
odbory ministerstev
především z oblastí,
kde existují výjimky
MV, MZd., MZ
200 1 osoba, 100% Zákon Vazba na Celostátní:
Tvorba pracovní doby č. 563/1991 Sb. Odbor XX : například
právních 40 hod. - týdně Vyhlášky XX.3 EDIS
předpisů v 160 hod. - č. 477/2003 Sb. Orgán veřejné správy: ISPROFIN
oblasti měsíčně č. 16/2001 Sb. a Odbor A ASPI
účetnictví provázanost na Odbor B
zákon č. 218/2000 Odbor C
Sb. a č. 250/2000 Vně orgánu veřejné
Sb. správy:
například
Parlament ČR
Úřad vlády
Komora auditorů
Vybrané ekonomické
odbory ministerstev
především z oblastí,
kde existují výjimky
MV, MZd., MZ
300 1 osoba, 30% Evropské směrnice z Vazba na Vlastní:
Harmonizace 12 hod. - týdně oblasti účetnictví Odbor XX : například
právních 48 hod. - č.XY XX.2 Speciální počítačový
předpisů s měsíčně INTOSAI XX.3 program (název)
právem ES Mezinárodní Uvnitř orgánu veřejné VIOLA
standardy správy: Celostátní:
účetnictví Odbor X6 například
Odbor X5 EDIS
Odbor X8 ISPROFIN
Odbor X9 ASPI
Vně orgánu veřejné
správy
například
Úřad vlády
Komora auditorů
Vybrané ekonomické odbory ministerstev především z oblastí, kde existují výjimky
MV, MZd., MZ
400 2 osoby, 10% Zákony Vazba na Vlastní:
Stanovení 8 hod. - týdně č. 563/1991 Sb. Odbor XX: Speciální počítačový
směrné 32 hod. - č. 320/2001 Sb. Oddělení XX1 program (název)
účtové měsíčně Vyhlášky Oddělení XX2 Celostátní:
osnovy č. 477/2003 Sb. Oddělení XX3 - například
č. 16/2001 Sb. Uvnitř orgánu veřejné EDIS
č. 416/2004 Sb. správy: ISPROFIN
Odbor A ASPI
Odbor B
Odbor C
Odbor D
Vně orgánu veřejné
správy
Například
Parlament ČR
Úřad vlády
Komora auditorů
Vybrané ekonom. odbory
ministerstev především
z oblastí, kde
existují výjimky
MV, MZd., MZe
500 2 osoby, 5% České účetní Vazba na Celostátní:
Rozšíření 4 hod. - týdně standardy Odbor XX: ASPI
českých 16 hod. - Oddělení XX1
účetních měsíčně Oddělení XX2
standardů Oddělení XX3
Uvnitř orgánu veřejné
správy:
Odbor A
Odbor B
Odbor C
Odbor D
Odbor E
600 1 osoba, 10% Změna zákona č. Uvnitř orgánu veřejné
Projednávání 4 hod. - týdně 563/1991 Sb. správy:
a 16 hod. - měsíčně Zákon č.218/2000 Sb. Vytypované odbory k
schvalování Zákon č. 250/2000 Sb. připomínkovému řízení
nových Nařízení vlády XY k Odbor D
právních postupům v oblasti Odbor H
předpisů v nových právních Odbor Z
oblasti předpisů
účetnictví
700 1 osoba, 30% České účetní Uvnitř orgánu veřejné Celostátní:
Vedení 12 hod. - standardy správy: ASPI
registru týdně Auditorské Odbor XX
českých 48 hod. - směrnice
účetních měsíčně
standardů
800 6 osob, 25% Směrnice orgánu Uvnitř orgánu veřejné Vlastní :
Vyřízení 49 hodin - veřejné správy č. správy: Intranet
dotazů a týdně XY Všechny odbory s Celostátní:
interpelací 294 hod. - Směrnice orgánu ohledem na ASPI
v oblasti měsíčně veřejné správy - problematiku
účetnictví oběh dokumentů,
a FKSP písemnosti
(doplnit č.
směrnic)
Celkem hodin 192 hod. - týdně
866 hod. - měsíčně
Analýza týdenní pracovní doby:
Týdenní pracovní doba ………………………………… 40 hodin
Týdenní pracovní doba 6 pracovníků ………………….240 hodin
Využití týdenní pracovní doby 6 pracovníků ………….192 hodin
(na 80%)
Rezerva na ostatní práce v rámci útvaru ……………….48 hodin
(20 %)
Příloha 4
Metodický list pro aktivitu 100, verze č. X/ROK, podpis
zpracovatele, datum vyhotovení den/měsíc/rok
(jedná se o fiktivní příklad)
----------------------------------------------------------------------------- -----------------------
Aktivita Periodicita Doba Doba Odpovědné Informatické Forma výstupu
úkolu trvání ukončení osoby aplikace
úkolu úkolu (databáze)
(týdny)
100 Roční N+ 48 N + 48 ŘO
Koncepce nebo dle (80 % využití
dlouhodobého požadavku pracovní doby)
vývoje vlády N- počátek úkolu
účetnictví x- doba trvání
úkolu
Dílčí úkoly:
100.1 2 týdny N+2 referent INTERNET - ASPI Vlastní podklady
prostudování EDIS
stávajících ISPROFIN
materiálů
100.2 2 týdny N+ 4 referent INTERNET -ASPI Vlastní podklady
porovnání s Mezinárodní
evropskými účetní standardy
standardy - knihovna MF
100.3 2 týdny N+ 6 referent INTERNET -ASPI Vlastní podklady
porovnání s České účetní
českými standardy -
účetními knihovna MF
standardy
100.4 2 týdny N + 8 referent INTERNET -ASPI Vlastní podklady
porovnání s České účetní
auditorskými standardy -
směrnicemi knihovna MF
100.5 6 týdnů N + 14 referent MS office Písemná informace pro VO
vyhodnocení a ŘO
stávajících
materiálů s
ohledem na
body 100. 2-
100.4
100.6 8 týdnů N + 22 VO, ŘO Písemný návrh koncepce
vypracování
návrhu
koncepce
100.7 3 dny N +22 Referent, VO Rozeslání k připomínkám,
projednání návrhu konzultace
koncepce v
rámci odboru
100.8 1 týden N + 23 Referent, VO Písemný materiál
zapracování
připomínek v
rámci odboru
100.9 1 den N + 24 Referent, VO Vypracování interního
předání k sdělení
připomínkám v
rámci MF
100.10 2 týdny N + 26 Referent, VO Písemný materiál
zapracování
připomínek
100.11 1 den N + 26 Referent, VO Vypracování Interního
předání k vnějšímu sdělení
připomínkovému řízení
(vně MF)
100.12 2 týdny N + 28 Referent, VO Písemný materiál
zapracování připomínek z
vnějšího připomínkového
řízení
100.13 předání 1 den N + 29 Referent, VO Referátník
k podpisu
ŘO
100.14 1 týden N + 30 ŘO, NM Písemné zdůvodnění
Předání poradě vedení MF návrhu, návrh opatření
pro poradu vedení
100.15 6 týdnů N + 36 NM INTERNET - ASPI, EDIS
Zpracování změny zákona ISPROFIN
Komora auditorů - auditní
postupy- knihovna MF
České účetní standardy -
knihovna MF
Mezinárodní účetní standardy - knihovna
Odborná literatura, časopis účetnictví knihovna MF
100.16 1 týden N + 37 Kancelář ministra Průvodní dopis
Předání
úřadu vlády
100.17 1 týden N + 37 Legislativní rada vláda Průvodní dopis s
Předání k společně s MF oznámením o projednání
odsouhlasení na Úřadu vlády a
parlamentu doručení Parlamentu
100.18 2 týdny N + 39 Přednesení X Podpisy pod zákon
Podepsání návrhu p. (ministr, předseda
zákona ministrem v parlamentu, president)
ministrem Parlamentu
financí
Celkem Měsíčně-210 hodin N+39
odpracovaná ročně- 2500 hodin
doba (měsíční)
-------------------------------------------------------------------------- -----------------------
Příloha 5
Schéma oběhu dokumentu - Předání k připomínkám v rámci MF -
aktivita 100.9/verze č. X/ROK (metodický list), podpis
zpracovatele, datum vypracování den/měsíc/rok
(jedná se o fiktivní příklad)
------------------------------------------------------ --------------------------------------------------
Aktivita Odbor A Odbory MF Zpětná vazba Poznámky
------------------------------------------------------ --------------------------------------------------
Předání k Oddělení Průvodní dopis ŘO A Předání připomínek k datu Akceptace i připomínek
připomínká A1, A2, A3 (písemná, e-mailová stanoveném v průvodním zaslaných do dvou dnů
m v rámci - průvodní dopis forma) s přesným dopise. po stanoveném termínu
MF VO A4 datem uvedení zaslání Vypořádání připomínek na
připomínek předepsaném formuláři a
Odbor B - Státní zapracování do změny
rozpočet zákona
Odbor C - Financování
územních rozpočtů
Odbor D - CHJ
Odbor E -
majetkoprávní
Odbor F - Finanční
Odbor G -
legislativní
a další odbory dle
rozhodnutí ŘO A
------------------------------------------------------ --------------------------------------------------
Příloha 6
Příklad dotazníku pro výkon řídící kontroly v oblasti
účetnictví dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění
pozdějších změn a doplňků, včetně rizik
------------------------------------------------------ ------------------------------------------
Dotaz Odpověď Zpracoval Poznámka
ano/ne dne
------------------------------------------------------ ------------------------------------------
Má organizace ve které jste zaměstnaný/á vypracovaný
organizační řád?
Jsou v organizačním řádu rozděleny pravomoci a odpovědnosti na
jednotlivé útvary?
Byli zaměstnanci seznámeni s přidělenou pravomocí a
odpovědností (pracovními náplněmi)?
Jsou vypracovány interní předpisy k oběhu účetních dokladů?
Obsahuje oběh účetních dokladů stanovení odpovědností a
pravomocí, včetně vzoru dokladů?
Existují oblasti, které nejsou zachyceny v oběhu účetních
dokladů?
Jsou součástí interního předpisu podpisové vzory?
Je nastavena řídící kontrola dle zákona č. 320/2001 Sb., o
finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů
(dále jen zákon o finanční kontrole) v interním předpisu oběhu
účetních dokladů (tj. příkazce, správce rozpočtu, hlavní
účetní)?
Jsou dodržovány požadavky na srozumitelnost (jazyková
srozumitelnost, jednoznačné určení obsahu účetního záznamu) a
na trvalost účetních záznamů (zpracování a úschova účetních
záznamů)?
(§ 8 zákona o účetnictví)
Jsou opravy účetních záznamů prováděny tak, aby bylo možné
určit osobu odpovědnou za každou opravu, okamžik provedení
opravy a obsah opravovaného účetního záznamu před a po opravě?
(§ 35 zákona o účetnictví)
Byla vůči útvaru v minulosti uplatněna sankce?
(§ 37 zákona o účetnictví)
Je stanovena povinnost úschovy a uschovací lhůty jednotlivých
účetních záznamů?
Je při tvorbě vnitřních předpisů zajištěn soulad s obecně
závaznými právními předpisy i s normami stejného a vyššího
stupně ?
Zajišťují vydané vnitřní předpisy jednotný metodický postup
při provádění finančních a majetkových operací a sledování
skutečností?
Průkazný účetní záznam má písemnou nebo technickou formu ?
(§ 33a a § 34 zákona o účetnictví)
Je provedena aktualizace vnitřních předpisů, včetně oprávnění,
povinnosti a odpovědnosti osob vztahující se k připojování
podpisového (identifikačního) záznamu?
(§ 33a odst. 9 zákona o účetnictví ve vazbě na vyhlášku č.
505/2002 Sb., v platném znění)
------------------------------------------------------ ------------------------------------------
Příloha 7
Příklad analýzy rizik - účetnictví
Závažnost rizika, pravděpodobnost výskytu rizika a dopad
rizika stanoví řídící zaměstnanec na základě vlastní
znalosti prostředí
-----------------------------------------------------------------------------
Název rizika Pravděpodobnost Dopad Celkové vyhodnocení
výskytu rizika rizika rizika
sl. 1 sl. 2 sl. 3 = sl. 1 x sl. 2
-----------------------------------------------------------------------------
Porušení zákonů 1 3 3
Porušení interních 2 3 6
předpisů
Nedostatečná ochrana 1 2 2
dat
Rizika spojená s 3 2 6
rozdělením pravomocí a
odpovědností
Selhání lidského 1 1 1
faktoru
Celkové riziko ze stanoveného nejvyššího 18
rizika
-----------------------------------------------------------------------------
Hodnocení:
1 – nízká
2 – střední
3 – vysoká
nejvyšší celkové riziko u jednoho faktoru je 9 bodů
nejnižší celkové riziko u jednoho faktoru je 1 bod
nejvyšší celkové riziko je 45 (tj. 9x5)
Doporučená literatura
1. Allen S.: Financial Risk Management, Wiley, 2003
2. Dvořáček, J. : Interní audit a kontrola, C.H. Beck,
Praha 2000
3. Ochrana F.: Manažerské metody ve veřejném sektoru,
terapie, praxe metodika uplatňování, Ekopress, Praha,
2002
4. Pickett K.H.S.: The Internal Auditing Handbook, Wiley,
1997
5. Public Internal Financial Control in the Czech
Republic, Report of the SIGMA Peer Review Team, 2003
6. Ratliff R.L., Reding K.F.: Úvod k provádění auditorské
činnosti: Logika, zásady a technika, 2003
7. Rektořík, J., Šelešovský, J. a kol.: Kontrolní systémy
veřejné správy a veřejného sektoru. Ekopress, 2003
8. Ricchiute D.N.: Audit, Victorial Publishing, Praha,
1994
9. Smejkal V., Rais, K.: Řízení rizik, Grada publishing,
Praha, 2003
10. Auditorská zpráva PricewaterhouseCoopers, Praha, 2004
11. Odborný časopis Interní auditor