Co změnit, abychom svoji společnost stabilizovali? Jak zvýšit kontrolu nad firemními financemi a proč je tak důležitá?

Objem výdajů, které se točí v agendách kolem řízení firemních financí, nebyl pro řadu společností do této chvíle až tak zásadní. Hodina sem, hodina tam a k tomu nedostatek času na řešení zastaralých, avšak zaběhnutých metod. Vedení firmy se nejdříve snaží zajistit klíčové položky, jako je financování společnosti, dodavatele, mzdy pro zaměstnance, a tak se agenda spojená s řízením firemních financí v pomyslném žebříčku hodnot leckdy umisťovala až třeba na 8. místě. Zdánlivě se totiž jedná o relativně nízké výdaje, které však mohou hrát významnou roli například při vysokém počtu zaměstnanců.

V současné době je přece jen nutné priority přehodnotit a pro velké množství firem se dostane do popředí optimalizace nákladů. Následně přijde na řadu nastavení efektivního provozního módu, kde náklady zůstanou nízké, ale kontrolované. Nebude možné zdlouhavě schvalovat každou korunu, aby firma mohla provozně fungovat a věnovat veškeré své úsilí návratu na svoji pozici na trhu.

A jak si takovou větší kontrolu nad financemi můžeme představit? Nemusí se z vás ze dne na den stát Velký bratr. V jednoduchosti je krása a my si to ukážeme na pár příkladech. Nejprve se seznamte s Karlem. Karel je váš dlouholetý zaměstnanec z oddělení obchodu a zažíváte spolu následující situace:

1. Karel nemá firemní kartu, jelikož jsme ji pořizovali jen několika top manažerům. Během home office zaplatil firemní položky ze svého. Následně nemohl najít účtenky, takže jsme mu nemohli vynaložené výdaje proplatit. Sice mu věříme, ale bez dokladu se nedá nic dělat. Nevyhovuje to ani nám, ani Karlovi.

Proč Karel kartu ještě nemá? Bojíte se, že tak získal přístup k veškerým firemním financím? Vaše obava je zcela na místě. Svěřit klíče od firemní pokladny kdekomu představuje velké riziko. To však neplatí pro Fidoo kartu. S tou se Karel ani nikdo jiný k žádnému vašemu bankovnímu účtu nedostane. Na Fidoo kartu mu dobijete libovolnou částku a zároveň mu z ní můžete peníze kdykoliv stáhnout. Je možné nastavit například měsíční limity anebo při extrémní opatrnosti posílat určité částky ke konkrétním účelům. Zkrátka až si Karel přes mobilní nebo webovou aplikaci zažádá, co chce koupit, můžete mu to takto na dálku taky třeba z mobilu rovnou schválit a odpovídající finance rychlostí blesku rovnou poslat (nežertujeme, akce zabere pár vteřin). A pak je tu výhoda v podobě nahrazení hotovostních plateb kartou, takže se vytrácí nutnost předávání peněz a osobního styku mezi zaměstnanci. A ruku na srdce, to se teď bude kvůli bezpečnosti ještě nějakou chvíli hodit.

2. Jak ale ohlídáme, jestli Karel nenakupuje za firemní peníze osobní věci? Důvěřuj, ale prověřuj.

Fidoo aplikace vám při úkonech s Fidoo kartou (výběr z bankomatu či platba) vše zaznamená přímo do systému a částka jde ke schválení nadřízenému. Takže když si Karel po cestě z práce natankuje benzín do firemního auta a k tomu si přibere bagetu, můžete mu těch 50 Kč za bagetu na konci měsíce strhnout z platu, jelikož ji v systému uvidíte a zařadíte ji pod osobní výdaj. Při výběru z bankomatu musí posléze doložit danou částku účtenkou nebo mu ji následně necháte jako zálohu na příští měsíc či strhnete ze mzdy, to už záleží na vás.

3. Karel si může schválit v rámci svého oddělení finance do 10 000 Kč, ale pokud je částka vyšší, musím mu částku schválit já jakožto jeho nadřízený. Jestliže suma přesáhne 50 000 Kč, je potřeba schválení ještě dalšího nadřízeného. Karla tak poměrně často čeká pěkné schvalovací kolečko.

Ve Fidoo si lze nastavit hierarchii schvalování, třeba obdobně jako je popsáno výše, zkrátka podle norem vaší firmy. Zároveň můžete díky mobilní aplikaci dané výdaje schválit odkudkoliv. To znamená, že Karlovi ušetříte vyběhávání podpisů po celé firmě a on si pak místo toho může utužit zdraví sprintem v přírodě.

4. BONUS: Účetní to bude mít nejen s Karlem o něco jednodušší.

Všechny zaznamenané výdaje putují systémem ihned do účtárny, kde tak mají průběžně o všem přehled. Data lze následně z Fidoo automatizovaně přenést do účetního systému.

Tak a teď si spočítejte, kolik Karlů ve firmě máme. S Fidoo se veškeré transakce propisují a plynule navazují na systém schvalování, takže není potřeba běhat z patra do patra za kolegy, kteří s vaší transakcí mají co dočinění a leckdy zapomenou nějakou tu formalitu. Že vám to ušetří čas i peníze je tedy nesporné. Řešíte s vaším Karlem ještě trochu jinou situaci a nevíte, jestli jej Fidoo vyřeší za vás? To nás zajímá. Kontaktujte nás a řekneme si víc.

Zdroj: Direct Fidoo a.s.

Další aktuality