Opravy chyb v účetnictví

Vydáno: 32 minut čtení

Možnost vzniku chyb nelze úplně vyloučit v žádné firmě. Nemělo by však jít o standardní či systémové chyby nebo pravidelně se opakující situace. Nastavením vnitřních pravidel a jejich dodržováním lze chybám výrazným způsobem předejít. Základní a nezastupitelnou složkou vnitřního kontrolního systému je účetnictví za předpokladu, že je vedeno správně a v souladu s právními předpisy. Je to zejména proto, že obsahuje vlastní kontrolní mechanismy vycházející z účetních zásad a principů. Zejména jde o zásadu správnosti a úplnosti účetnictví, akruální princip, princip podvojnosti a souvztažnosti, dokladovosti a inventarizace, zákazu kompenzace, stálosti metod, bilanční kontinuitu. Chyby mohou zahrnovat omyly ve výpočtech, nesprávnou aplikaci účetních metod, přehlédnutí nebo chybnou interpretaci faktů a podvody. Při posuzování otázky, zda se jedná, či nejedná o chybu, je třeba především posoudit, zda bylo možno účtovat o dotčené skutečnosti do okamžiku sestavení účetní závěrky za aktuální účetní období nebo zda se jedná o novou skutečnost následujícího účetního období.

Opravy chyb v účetnictví
Ing.
Jiří
Koch
Ačkoliv se v této souvislosti zpravidla hovoří o tzv. „účetních chybách“ (nelze samozřejmě vyloučit, že půjde výhradně o použití nesprávného postupu účtování, matematickou chybu nebo duplicitní zaúčtování jednoho dokladu, např. faktury, popř. její nezaúčtování), fakticky se jedná o způsob zachycení ekonomické reality, přičemž podstatná je zásada, že způsob účtování není tou skutečností, která je určující. Účetnictví musí být chápáno jako disciplína a určitý systém, který je schopen zobrazovat ekonomickou realitu, a to zejména v souladu s předmětnými právními předpisy.
Pokud je ekonomická realita zkreslena, nemůže to napravit nebo vyřešit postup účtování
. Účtárna nezaúčtuje skutečnost, o které se nedozví, nebo ji zaúčtuje nesprávně, pokud se o ní dozví v nesprávné nebo neúplné podobě, popř. s větší či menší časovou prodlevou až na základě následných indikací, kterými mohou být v lepším případě např. neidentifikované položky na bankovním výpisu, upomínky k zaplacení závazku apod. Je logické, že bez relevantního dokladu předaného účtárně s jasným a srozumitelným popisem příslušné skutečnosti nelze účtovat o vzniklých nákladech, výnosech, dohadných položkách, rezervách či pohledávkách a závazcích aj. V případě uzavřených smluv závisí posouzení skutečnosti na správném vyhodnocení smluvních podmínek a porozumění jim. Zde může být potencionálně slabé místo, protože v řadě případů nejsou smlouvy dostatečně jasně specifikované a formulované, dostatečně nepostihují záměr smluvních stran či obsahují právnické rébusy. Tyto skutečnosti nemůže posoudit účetní, takže pro správné zaúčtování účetního případu je nezbytné, aby manažer firmy, tj. osoba odpovědná za ekonomickou realitu – účetní případ, zajistil jasné a nezpochybnitelné doklady se srozumitelným a správným popisem. Obdobně to platí o zápisech a protokolech z jednání orgánů společnosti. Mnoho nesrovnalostí s dopadem do účetnictví také bývá zjištěno při přebírání zpracovávání účetnictví po jiném zaměstnanci či účetní firmě.
Ne všechny chyby opravit lze
, protože v některých případech v podstatě nejde provést rekonstrukci jednotlivého správného postupu. Jedná se například o:
celoroční opakované chybné používání kursů pro přepočet majetku a závazků vyjádřených v cizí měně (např. kursy komerčních bank),
opomenutí přepočtu majetku a závazků v cizí měně k rozvahovému dni v minulých letech,
chybné ocenění zásob na skladě (např. nedokončená výroba a výrobky se oceňují jen podle receptur, tj. jen na úrovni přímých materiálových nákladů),
chyby spočívající v nerespektování okamžiku – data vzniku účetního případu,
prodej zásob dřív, než byly převzaty na sklad (vykazování záporného stavu skladu), např. opožděným vystavováním příjemek aj.
Pokud se jedná o účetnictví, které je zpracováno kompletně špatně, nelze opravovat jednotlivé chyby a je nutné přistoupit k celkové
rekonstrukci účetnictví
, resp. k obnovení jeho průkaznosti, což je samostatná, velmi obsáhlá kapitola. Obecně lze jen říci, že účetnictví je kontinuální proces a zůstatky rozvahových účtů na sebe navazují z jednoho účetního období do druhého. Proto rekonstrukce účetnictví musí vycházet ze znalosti jeho historie. Jen ten, kdo někdy tuto práci skutečně dělal, tj. účtoval, dovede posoudit její náročnost a současně i nevděčnost. Na rekonstrukci vždy navazuje podání dodatečných daňových přiznání, a to zpravidla za několik let zpět.
Nejde-li o neřešitelnou situaci, kterou prakticky nelze „zpětně“ napravit,
je třeba chybu po jejím zjištění opravit v souladu se zjištěnou skutečností
.
V účetních předpisech není obecně definován rozdíl mezi „chybou“ a „opravou odhadu“ a z toho vyplývající rozdíl jejich účetního řešení. Je zcela legální, že
v účetnictví v rámci některých účetních metod jsou prováděny odhady
, a to odhady částek, odhady času, případně obou těchto veličin. Tyto odhady se uplatňují zejména u účetních metod tvorby a použití rezerv, opravných položek, odpisů a při účtování o dohadných položkách nebo uplatnění významnosti při použití časového rozlišení. Odhad z hlediska účetnictví znamená, že účetní jednotka má zpravidla povinnost posoudit konkrétní skutečnosti, které buď ještě nenastaly, nebo není jisté kdy, případně zda, skutečně nastanou, anebo účetní jednotka nemá k okamžiku účtování k dispozici všechny informace o této skutečnosti (obsahu účetního případu). Provádění odhadů je tedy