Pracovní cesty do Německa - daňová a další úskalí

Pracovními cestami se tak zabývají zpravidla jen směrnice k poskytování cestovních náhrad, ty však většinou upravují jen procesy pro vyúčtování cestovních výdajů a nepočítají s podchycením případných souvislostí v oblasti daní a sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění. Tato skupina zaměstnanců je také mnohdy opomíjená proto, že zaměstnanci vyjíždějí do zahraničí nárazově podle potřeb „businessu“, který ne vždy kontaktuje daňové oddělení nebo mzdovou účtárnu. Namísto včasného plánování se pak řeší problémy až tehdy, kdy nastanou.

V případě krátkodobých pracovních cest z České republiky do Německa českým zaměstnancům a jejich zaměstnavatelům zpravidla žádné daňové dopady nevznikají. Přesto však mohou nastat situace, kdy je nezbytné seznámit se s pravidly pro zdanění mzdy ve druhém státě a uvědomit si své povinnosti. A to jak na straně zaměstnavatele, tak i na straně zaměstnance. Pravidla pro zdanění příjmů zaměstnanců v zahraničí jsme již podrobněji rozebírali v měsíčníku Personální a sociálně právní kartotéka (PSK), nyní se zaměříme na praktické situace související s pracovními cestami. Pro zjednodušení rozumíme dále „zaměstnavatelem“ společnost se sídlem na území České republiky.

Zdržuje-li se zaměstnanec na území Německa déle než 183 dní v kalendářním roce, podléhá jeho příjem za činnost vykonanou na území Německa (tj. připadající na pracovní dny strávené v Německu) tamějšímu zdanění, a to podle německých daňových zákonů. Neplatí tak zažitý omyl, že zdanění v Německu nastává až po uplynutí 183 pracovních dní.

Činnost zaměstnanců v rámci pracovní cesty může vést ke vzniku stálé provozovny českého zaměstnavatele v Německu. Okolnosti jejího vzniku jsou upraveny ve smlouvě o zamezení dvojího zdanění mezi Českou republikou a Německem a v německém daňovém zákoně. Rozbor situací, kdy stálá provozovna vzniká, překračuje rozsah tohoto příspěvku. Důležité je zapamatovat si, že v případě dlouhodobějšího poskytování služeb, stavebních a montážních prací nebo užívání pevného místa k podnikání (např. kanceláře), je nezbytné možný vznik stálé provozovny prověřit (viz DHK č. 14-15 a 20/2015). Rizikovou situací by mohla být taktéž dlouhodobá práce zaměstnance žijícího v Německu z jeho domácí kanceláře pro českého zaměstnavatele. Na okraj jen poznamenáváme, že v tomto scénáři není 183 dní (viz výše) rozhodujícím kritériem.

Oblíbeným předmětem daňových kontrol je činnost zaměstnanců na pracovních cestách, kteří „vypomáhají“ u německé mateřské společnosti. Český zaměstnavatel vyplácí nadále mzdu, přičemž mzdové náklady přefakturuje německé společnosti. I nadále má vůči zaměstnanci disciplinární pravomoci. Německá společnost však určuje, kdo u ní bude práci vykonávat, poskytuje pracovní pomůcky, určuje bližší okolnosti výkonu práce. V praxi zaměstnanec reportuje nadřízenému v Německu. Mezi společnostmi je uzavřena smlouva o poskytování služeb nebo smlouva o poradenství. Německé finanční úřady se v těchto případech zaměří na podstatu výkonu činnosti. Výsledkem kontrolní činnosti bývá zjištění, že německá společnost je tzv. ekonomickým zaměstnavatelem, který má povinnost srážet a odvádět německou zálohovou daň z příjmu českých zaměstnanců.

Bylo by neefektivní, aby v Německu docházelo ke zdanění příjmů zaměstnanců na pracovních cestách ve všech situacích. Daňové předpisy a doporučení německého Ministerstva financí proto podrobně uvádějí okolnosti, kdy povinnost odvést zálohovou daň v Německu nevzniká. Příkladem může být obecně činnost kratší než tři měsíce, protože nevznikla dostatečně silná vazba k německé společnosti. Rozhodující však není, zda jsou náklady na zaměstnance přefakturovány českou společností do Německa: z německého pohledu je dostačující okolnost, že náklady přefakturované měly být.

Kromě výše popsané povinnosti tzv. ekonomického zaměstnavatele k odvodu záloh na daň z příjmů v Německu je nutné si uvědomit, že i zaměstnanec má své povinnosti v oblasti daně z příjmů fyzických osob. Na základě činnosti v Německu může mít povinnost podat daňové přiznání a uhradit daň, kterou mu německý finanční úřad vyměří platebním výměrem. Jestliže se dohodne se svým českým zaměstnavatelem, že za něj německou daň zaplatí zaměstnavatel (jako jeden z benefitů souvisejících s pracovní cestou do Německa), bude uhrazená daň považovaná z pohledu německé legislativy za zdanitelný příjem v roce, kdy bude za zaměstnance zaplacena.

Vzhledem k tomu, že daňové zatížení je v Německu vyšší než v České republice, doporučujeme dohodnout se zaměstnanci předem způsob vyššího zdanění; obvykle se v těchto případech využívá tzv. daňové vyrovnání, kdy zaměstnanec nese jen tu část daně, která by odpovídala českému zdanění, a zbytek uhrazuje zaměstnavatel. Jen tak se lze vyhnout nepříjemnému překvapení na straně zaměstnance.

Při výkonu práce na území jiného členského státu je nutné určit správný systém sociálního zabezpečení a být si vědom všech povinností. Z praxe vyplývá, že i krátkodobým pracovním cestám je nutné věnovat pozornost. Německé úřady spolu intenzivně spolupracují a časté jsou případy, kdy německý celní úřad nebo zdravotní pojišťovna požadují při kontrole pracovišť německých podniků předložení formulářů A1 také u zahraničních zaměstnanců. Formulář A1 považují za jednu z indicií, že zaměstnanec nepracuje v Německu nelegálně, jelikož je na tomto dokumentu uvedeno mimo jiné označení a adresa českého zaměstnavatele.

Podle základního principu Nařízení Evropského Parlamentu a Rady č. 883/2004 přísluší zaměstnanci k systému sociálního zabezpečení toho státu, na jehož území vykonávají činnost. Pracují-li zaměstnanci v Německu, přísluší k německému systému sociálního zabezpečení. Evropské předpisy počítají však s tím, že zaměstnanci i zaměstnavatelé mají zájem na setrvání v domácím systému sociálního zabezpečení. Evropská pravidla se vztahují také na pracovní cesty.

V případě pracovních cest je možné využít ustanovení o vyslání (článek 11 zmíněného nařízení), na jehož základě bude zaměstnanec nadále účasten sociálního zabezpečení v České republice i během činnosti v Německu. Je však nutné splnit všechny podmínky: plánovaná činnost zaměstnance nesmí překročit 24 měsíců, zaměstnanec musí mít aktivní pracovní smlouvu uzavřenou s českým zaměstnavatelem a zaměstnanec nesmí nahrazovat u německé společnosti jiného zaměstnance se shodným druhem práce.

Pokud jsou tyto podmínky splněny, požádá zaměstnavatel příslušnou okresní správu sociálního zabezpečení (OSSZ) prostřednictvím standardizované žádosti o vystavení formuláře A1. Vyřízení žádosti o vystavení formuláře trvá obvykle 30 dní. Formulář A1 je vystaven v českém jazyce, ale je unifikovaný pro všechny členské státy EU/EHP a Švýcarska, tj. není nutné zařizovat při cestách do Německa jeho překlad, zaměstnanci postačí mít s sebou českou verzi.

Přestože by se mohlo zdát, že při pracovní cestě na dobu několika dnů není tento formulář nutné zajišťovat, z našich zkušeností však lze jeho vyřízení doporučit i v těchto případech, aby se předešlo případným nedorozuměním ohledně podstaty činnosti zaměstnance v Německu. O formulář je možné požádat také dodatečně, jelikož je jen potvrzením dané situace.

Během vyslání na pracovní cestu do Německa se může zaměstnanec se svým českým zaměstnavatelem domluvit, že bude v některých dnech pracovat na německém projektu ze svého domova v České republice (např. v pátek/ /pondělí). Tyto situace bývají obvyklé např. v oblasti IT, projektových kanceláří aj. V tomto případě nejde z pohledu sociálního zabezpečení o „vyslání“, jak je popsáno výše, ale o souběžný výkon činnosti na území více států (České republiky a Německa). V tomto smyslu je také nutné požádat o vystavení příslušného formuláře A1, a to dle článku 13 zmíněného nařízení EU.

Předpokladem pro setrvání v českém systému sociálního zabezpečení je především bydliště (středisko životních a ekonomických zájmů) v České republice a výkon činnosti v České republice minimálně z 25% pracovní doby. Formulář A1 vystavený dle tohoto článku bude vyžadován především v případech, kdy zaměstnanec zdaňuje v Německu pouze skutečně odpracované dny na území Německa a zbývající dny zdaňuje jako český daňový rezident v České republice.

Počínaje rokem 2015 platí na území Německa zákon o minimální mzdě (tzv. Mindestlohngesetz). V praxi přináší nový zákon řadu otázek a dohadů. Záměr zákonodárců je sice zřejmý, avšak výklad mnoha ustanovení je - a to nejen pro české zaměstnavatele - nejasný.

Tento německý právní předpis se vztahuje na všechny zaměstnance vykonávající činnost na území Německa. S několika málo výjimkami se vztahuje také na zaměstnance českých společností na pracovní cestě (mj. také při účasti na školeních nebo jednáních u mateřské společnosti). Z diskuse německých úřadů, odborových organizací a zaměstnavatelů je patrná názorová neshoda a i nadále se hledá spravedlivé a administrativně nenáročné řešení.

Jasné zatím je, že mzdu ve výši alespoň německé minimální mzdy je nutné poskytovat zaměstnancům pracujícím v Německu již od první odpracované hodiny, tj. například i tehdy, jede-li tam zaměstnanec české firmy na krátkou návštěvu k německému zákazníkovi. Tímto se liší přístup Německa od Rakouska, kde platí určitá karenční doba, díky níž není nutné při krátkodobých pracovních cestách do Rakouska ověřovat výši příjmů zaměstnance ve vztahu k tamější minimální mzdě.

Zákonná minimální mzda činí v Německu 8,50 EUR (zhruba 235 Kč) za hodinu. Tato sazba platí také nejen pro řádnou pracovní dobu, ale také pro přesčasy. Nejasná je pro české zaměstnavatele především otázka, zda lze při ověřování podmínky minimální mzdy zohlednit také další plnění, která jsou zaměstnanci při pracovní cestě poskytována - například stravné hrazené zaměstnavatelem. Dle současného výkladu zákona se zdá, že tato plnění započítávána v těchto případech nejsou. Specifickou otázkou s rozporuplnou odpovědí je pak možnost zahrnout odměny za delší období (například půlroční bonusy) do výpočtu.

Aplikace ustanovení o minimální mzdě přináší při pracovních cestách do Německa řadu problémů, doporučujeme proto zohlednit výše popsané požadavky již při nastavování odměňování zaměstnanců za dobu, kdy pracují v Německu.