Dne 1. 7. 2016 nabyl účinnosti zákon č. 340/2015 Sb. , o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv); dále jen „zákon o registru smluv“, který přinesl mimo jiné povinnost některých subjektů zveřejňovat soukromoprávní smlouvy, smlouvy o poskytnutí dotace nebo návratné finanční výpomoci. Je nepochybné, že smlouvy obsahují celou řadu osobních údajů, a že je proto nutné respektovat právní úpravu tak, aby tyto údaje byly dostatečně ochráněny.
Zveřejňování smluv podle zákona o registru smluv a ochrana osobních údajů
JUDr.
Eva
Janečková
Povinné subjekty
Povinnost se vztahuje také na územní samosprávné celky, včetně městských částí nebo městských obvodů územně členěného statutárního města nebo městské části hlavního města Prahy. Kromě státu a jeho složek se tedy subjekty povinnými podle tohoto zákona staly i kraje a obce. Ustanovení § 3 odst. 2 písm. l) zákona o registru smluv však uvádí, že povinnost uveřejnit prostřednictvím registru smluv se nevztahuje na smlouvu, jejíž alespoň jednou smluvní stranou je obec, která nevykonává rozšířenou působnost, příspěvková organizace touto obcí zřízená nebo právnická osoba, v níž má taková obec sama nebo s jinými takovými obcemi většinovou účast. Povinnost uveřejňovat v registru smluv se tak nevztahuje na obce I. a II. typu. Nejedná se však o zákaz smlouvy zveřejňovat. Tyto obce proto mohou smlouvy také uveřejnit, pokud chtějí. Ke zveřejňování bude tak docházet pouze na základě dobrovolnosti.
Výjimky z povinnosti uveřejnit smlouvy
Zákon o registru smluv v § 3 odst. 1 konstatuje, že prostřednictvím registru smluv se neuveřejňují informace, které nelze poskytnout při postupu podle předpisů upravujících svobodný přístup k informacím. V registru smluv se tedy nebudou uveřejňovat informace, které nelze poskytnou podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o svobodném přístupu k informacím“).
Mezi informace, které nelze poskytovat, patří především:
a)
utajované informace (§ 7 zákona o svobodném přístupu k informacím);
b)
osobní údaje (§ 8a a 8b zákona o svobodném přístupu k informacím);
c)
obchodní tajemství (§ 9 zákona o svobodném přístupu k informacím);
d)
informace o majetkových poměrech (§ 10 zákona o svobodném přístupu k informacím);
e)
informace, které se neposkytují podle § 11 zákona o svobodném přístupu k informacím.
Ochrana osobních údajů
Zákon o registru smluv neobsahuje speciální úpravu v oblasti ochrany osobních údajů. Pouze v již zmiňovaném § 3 odst. 1 odkazuje na zákon o svobodném přístupu k informacím, který dále v § 8a obsahuje odkaz na zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“). Je proto nutné vycházet z obecné právní úpravy tohoto zákona.
Zákon o svobodném přístupu k informacím v případě poskytování či zveřejňování osobních údajů v zásadě rozlišuje dvě skupiny osob:
-
příjemce veřejných prostředků (§ 8b zákona o svobodném přístupu k informacím);
-
ostatní.
Pokud jde o příjemce veřejných prostředků, zákon o svobodném přístupu k informacím v § 8b říká, že povinný subjekt poskytne základní osobní údaje o osobě, které poskytl veřejné prostředky. Toto se nevztahuje na poskytování veřejných prostředků podle zákonů v oblasti sociální, poskytování zdravotních služeb, hmotného zabezpečení v nezaměstnanosti, státní podpory stavebního spoření a státní pomoci při obnově území. Základní osobní údaje je možné poskytnout pouze v tomto rozsahu: jméno, příjmení, rok narození, obec, kde má příjemce trvalý pobyt, výše, účel a podmínky poskytnutých veřejných prostředků.
K rozšíření rozsahu zveřejňovaných osobních údajů není možné využít ani § 5 odst. 2 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů, který správci umožňuje v odpovídajícím rozsahu shromažďovat a zpracovávat osobní údaje svého smluvního partnera, fyzické osoby, pokud je takové zpracování nezbytné k jednání o uzavření či změně smlouvy nebo k jejímu plnění.
K problematice se vyslovil i Úřad pro ochranu osobních údajů, který uvedl, že
„daný titul je možné aplikovat při vztahu správce s dotčenou osobou, druhou smluvní stranou, kdy správce z pochopitelných důvodů i bez explicitního souhlasu může zpracovávat její osobní údaje v rozsahu nezbytném pro uzavření, změnu či plnění smlouvy. V případě, kdy rozsah identifikačních údajů fyzické osoby použitelných i ve smlouvě upravuje obecný předpis občanského práva, konkrétně § 3019 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, pak je správce na základě § 5 odst. 2 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů oprávněn údaje v tomto rozsahu využívat. Právní titul upravený v § 5 odst. 2 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů však nedopadá na zpracování údajů za účelem plnění povinnosti subjektů veřejné sféry informovat o svém hospodaření tak, jak jim to ukládá zákon o registru smluv.
Jinak řečeno, ač v dané smlouvě bude fyzická osoba, příjemce veřejných prostředků, identifikována v širším rozsahu, zveřejnit lze jakýmkoliv způsobem, na individuál ní žádost, z vlastního rozhodnutí povinného subjektu či v registru smluv, pouze údaje vymezené v § 8b zákona o svobodném přístupu k informacím“.
1) Co se týče ostatních osob, kromě příjemců veřejných prostředků stanoví § 8a zákona o svobodném přístupu k informacím, že informace týkající se osobnosti, projevů osobní povahy, soukromí fyzické osoby a osobní údaje povinný subjekt poskytne jen v souladu s právními předpisy upravujícími jejich ochranu. Základním předpisem je tady proto zákon o ochraně osobních údajů a zveřejnění údajů bude možné pouze v případech, kdy správce bude moci uplatnit některý z právních titulů uvedených v tomto zákoně.
Prvním právním titulem je podle § 5 odst. 2 písm. a) zákona o ochraně osobních údajů
právní povinnost
.Druhým podle § 5 odst. 2 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů je
zpracování nezbytné pro plnění smlouvy
. Jak již bylo uvedeno výše, v tomto případě je možné zpracovávat osobní údaje bez souhlasu pouze za účelem plnění ze smlouvy, za účelem uzavření či změny smlouvy. Není však titulem pro zveřejnění osobních údajů.Třetím podle § 5 odst. 2 písm. c) zákona o ochraně osobních údajů je
zpracování, jehož je nezbytně třeba k ochraně životně důležitých zájmů subjektu údajů.
Nikoliv však v jakémkoliv zájmu a za jakékoliv situace. Musí se jednat o situaci absolutní nezbytnosti. Jinak řečeno, musí se jednat o situaci, kdy to vyžaduje nezbytnost a významný (životně důležitý) zájem subjektu údajů.Čtvrtým právním titulem podle § 5 odst. 2 písm. d) zákona o ochraně osobních údajů je, jedná-li se o oprávněně zveřejněné osobní údaje v souladu se zvláštním právním předpisem. Tento důvod bude jedním z nejvyužívanějších. Proto je třeba upozornit, že nikoliv každý osobní údaj zpřístupněný zejména hromadnými sdělovacími prostředky, jiným veřejným sdělením nebo jako součást veřejného seznamu musí být zároveň oprávněně zveřejněným osobním údajem. Pojem „oprávněně zveřejněný osobní údaj“ podle § 5 odst. 2 písm. d) zákona o ochraně osobních údajů je tedy užší než pojem „zveřejněný osobní údaj“, který je vymezen v § 4 písm. l) zákona o ochraně osobních údajů.
Pátým právním titulem podle § 5 odst. 2 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů je
zpracování nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů správce, příjemce nebo jiné dotčené osoby.
Tento právní titul bude velmi lákavý, neboť za uvedený důvod lze schovat téměř cokoliv. Jeví se proto jako snadná cesta, jak vyřešit nutnost anonymizace zveřejňovaných smluv. Zákon však stanoví limit pro využití tohoto ustanovení, když uvádí, že takové zpracování osobních údajů nesmí být v rozporu s právem subjektu údajů na ochranu jeho soukromého a osobního života.Šestým právním titulem podle § 5 odst. 2 písm. f) zákona o ochraně osobních údajů je
zveřejnění osobních údajů o veřejně činné osobě, funkcionáři či zaměstnanci veřejné správy, které vypovídají o jeho veřejné anebo úřední činnosti, o jeho funkčním nebo pracovním zařazení.
I tento právní titul bude hojně využívaný, jak vyplývá z důvodové zprávy k zákonu o registru smluv.Posledním právním titulem, který však bude pro účely zveřejňování smluv nevyužitelný,
je zpracování výlučně pro účely archivnictví podle zvláštního zákona.
Ve výjimečných případech lze uvažovat i o souhlasu dotčené osoby s takovým zpracováním jejích údajů. Souhlas fyzické osoby k takovému zpracování osobních údajů lze samozřejmě získat, avšak tento souhlas by musel splňovat všechny požadavky stanovené zákonem o ochraně osobních údajů. Zejména se jedná o podmínky uvedené v § 4 písm. n) zákona o ochraně osobních údajů (musí se tedy jednat o svobodný a vědomý projev vůle subjektu údajů) a v § 5 odst. 4 zákona o ochraně osobních údajů (musí se jednat o informovaný souhlas), tzn., že souhlas se zpracováním osobních údajů, který by byl podmíněn např. poskytnutím určité služby, nebo při jehož vyžadování nebyly subjektu údajů sděleny všechny potřebné informace ve smyslu § 5 odst. 4 zákona o ochraně osobních údajů, by mohl být považován za vynucený projev vůle, který nelze v žádném případě považovat za svobodně učiněný, a tedy platný. Souhlas subjektu údajů se zpracováním osobních údajů musí být správce schopen prokázat po celou dobu zpracování.
Anonymizace uveřejňované smlouvy
Údaje, které nemají být podle zákona o svobodném přístupu k informacím, resp. podle zákona o ochraně osobních údajů, zveřejněny, je nutné před odesláním smlouvy do registru smluv znečitelnit.
„Povinnost takové znečitelnění provést je stanovena tomu, kdo smlouvu k uveřejnění v registru smluv zasílá. Jedná se o poměrně sofistikovanou správu dokumentu, který je nezbytné projít a prostudovat, a výše uvedené skutečnosti ze smlouvy vymazat nebo znečitelnit. Praktické znečitelnění doporučujeme provést přímo v textovém editoru, kde se příslušné části smlouvy vymažou a na jejich místech se uvedou např. křížky. Tato činnost nemusí probíhat až po uzavření smlouvy, ale již v průběhu vyjednávání o smlouvě. Skutečnost, že smlouva musí být uveřejněna, dopadá i na smluvního partnera, čili, je-li text smlouvy navrhován z jeho strany, je dobré jej vést k tomu, že pro naplnění zákonné povinnosti je nezbytné některé údaje znečitelnit.
Text smlouvy uveřejněný v registru smluv tedy nemusí zcela přesně odpovídat textu smlouvy, která je uzavřena, neboť se při uveřejnění smlouvy může pro verzi pro uveřejnění uplatnit celá řada zákonných výjimek, na základě kterých bude
2) de facto
text smlouvy znečitelněním jejích částí pozměněn.“Metadata
Podle § 5 odst. 1 zákona o registru smluv se uveřejněním smlouvy prostřednictvím registru smluv rozumí vložení elektronického obrazu textového obsahu smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu a rovněž metadat podle odstavce 5 do registru smluv.
Metadata mají podle zákona obsahovat:
a)
identifikaci smluvních stran,
b)
vymezení předmětu smlouvy,
c)
cenu, a pokud ji smlouva neobsahuje, hodnotu předmětu smlouvy, lze-li ji určit,
d)
datum uzavření smlouvy.
Jak vyplývá z metodického návodu k aplikaci zákona o registru smluv, v metadatech mají být uvedeny pouze základní údaje o smluvních stranách, a to s označením názvu. Další údaje identifikující smluvní strany nebudou muset být povinně vyplněny. Jsou jimi - identifikátor datové schránky, útvar, odbor nebo organizační složka, identifikační číslo, adresa. Metadata identifikace smluvních stran nemusí subjekty uvedené v § 2 odst. 1 písm. e), k), l) nebo n) vyplňovat vždy, neboť zákon o registru smluv stanoví, že se nevyplní, jsou-li obchodním tajemstvím.
Ministerstvo vnitra dále uvádí:
„Bude-li smluvní stranou fyzická osoba jednající v rámci své podnikatelské činnosti, pak se vyplní název, pod kterým podniká, popř. nepovinné údaje uvedené výše. Je-li smluvní stranou fyzická osoba, která nejedná v rámci podnikatelské činnosti, a je-li možné její osobní údaje uveřejnit (existuje průlom do ochrany osobních údajů), pak se vyplní její osobní údaje v rozsahu, ve kterém jsou uvedeny ve smlouvě; u těchto fyzických osob je nutné vycházet z požadavků stanovených zákonem o ochraně osobních údajů na nezbytnost a účelnost zpracování a měly by být uvedeny toliko ty údaje, které jsou nezbytné pro identifikaci dané osoby pro účely zákona o registru smluv. Určitě se v registru smluv nesmí objevit rodné číslo takové fyzické osoby. Neexistuje-li průlom do ochrany osobních údajů, tedy typicky, nevyslovila-li fyzická osoba se zpracováním osobních údajů souhlas nebo není možné aplikovat některé z ustanovení § 5 odst. 2 zákona o ochraně osobních údajů, pak není možné osobní údaje takové fyzické osoby zpracovávat a v metadatech se uvedou toliko např. její iniciály nebo se do tohoto pole uvede, že se uplatňuje výjimka, a tudíž se fyzická osoba neidentifikuje (výjimku tvoří osobní údaje v rozsahu § 8b odst. 3 zákona o svobodném přístupu k informacím ve vztahu k příjemcům veřejných prostředků; je-li smlouva uzavřena s příjemcem veřejných prostředků, pak je možné uvést jako tato metadata jméno, příjmení, rok narození, obec, kde má příjemce trvalý pobyt).“
3)S tímto výkladem by bylo možné polemizovat. Jestliže zákon o registru smluv jednoznačně uvádí, že metadata obsahují identifikaci smluvních stran, bude dle názoru autorky průlom do ochrany osobních údajů existovat vždy. Zákon o registru smluv je v tomto případě zvláštní právní úpravou vůči zákonu o ochraně osobních údajů a bude aplikován § 5 odst. 2 písm. a), podle něhož je možné zpracovávat osobní údaje bez souhlasu, jestliže je prováděno zpracování nezbytné pro dodržení právní povinnosti správce.
Nicméně i Úřad pro ochranu osobních údajů se ve svém stanovisku přiklonil k Ministerstvu vnitra, když uvedl, že
„ve zveřejněných metadatech mohou být obsaženy osobní údaje nejvýše ve stejném rozsahu, jako jsou obsaženy ve zveřejňovaných verzích smluv. Ostatně opačný výklad, kdy by některé osobní údaje ve smlouvě zveřejněné v registru smluv z důvodu ochrany soukromí dotčených osob, která je zaručena shora zmíněnými právními předpisy, obsaženy nebyly, nicméně ve veřejně dostupných metadatech k této smlouvě již ano, by byl zjevně protismyslný, vedl by k neoprávněnému zásahu do práv dotčených osob a bylo by možné jej označit za obcházení zákona“.
4)1 Dostupné z: www.uoou.cz, Ochrana osobních údajů v souvislosti se zákonem o registru smluv, https://www.uoou.cz/ochrana-osobnichudaju-v-souvislosti-se-zakonem-o-registru-smluv/d-20322/p1=1099.
2 Metodický návod k aplikaci zákona o registru smluv, dostupný z: C:\Users\eva.janeckova\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content. IE5\Y049Q2PY\Metodicky_navod_k_aplikaci_ZRS-metodika_1-3.pdf.
3 Metodický návod k aplikaci zákona o registru smluv, dostupný z: C:\Users\eva.janeckova\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content. IE5\Y049Q2PY\Metodicky_navod_k_aplikaci_ZRS-metodika_1-3.pdf.
4 Dostupné z: www.uoou.cz, Ochrana osobních údajů v souvislosti se zákonem o registru smluv, https://www.uoou.cz/ochrana-osobnichudaju-v-souvislosti-se-zakonem-o-registru-smluv/d-20322/p1=1099.