Jednoduché účetnictví spolků není daňová evidence, kterou vedou podnikatelé - fyzické osoby

Pokud si na internetu zkusíte vyhledat pojem jednoduché účetnictví, často jej najdete ve spojení "Jednoduché , apod., a to i v článcích odborníků, nabídkách školení nebo nabídkách účetního softwaru. V současné době, kdy od 1. 1. 2016 bylo jednoduché účetnictví opět pozdviženo na úroveň plnohodnotného účetnictví, je vhodné připomenout rozdíly mezi těmito dvěma způsoby evidování informací.

Jednoduché účetnictví mohou vést některé spolky, církevní společnosti a honební společenstva; daňovou evidenci vedou fyzické osoby, pokud se tak rozhodly. V obou případech se jedná o evidenci, která vychází z pojmů příjem a výdej (ve smyslu inkasa a výdeje finančních prostředků) a nesleduje výnosy a náklady (na rozdíl od podvojného účetnictví). Základem obou evidencí může být peněžní deník, ze kterého se tyto příjmy a výdaje získávají. Tam však podobnost daňové evidence s jednoduchým účetnictvím končí. V čem tedy spočívají rozdíly?

Daňová evidence je způsob evidování příjmů a výdajů pro potřeby daně z příjmu; nemá žádná formální omezení ani předpisy a eviduje pouze skutečnosti, které jsou potřebné pro účely správného stanovení daně popř. pro prokázání správnosti postupu při výpočtu daně.

Jednoduché účetnictví je systém vycházející z formálních pravidel:

A tato pravidla je potřeba dodržovat nezávisle na tom, zda jsou významná pro stanovení základu daně, či nikoliv. I organizace, které nemají žádné zdanitelné příjmy, musí vést jednoduché účetnictví (pokud se nerozhodly nebo nemusí vést podvojné účetnictví).

Fyzické osoby vedoucí daňovou evidenci nejsou povinny v rámci ukončení roku sestavovat jakékoli výkazy ani je nemusí žádným způsobem zveřejňovat. Pouze některé údaje uvádějí v rámci daňového přiznání svému správci daně.

Neziskové organizace vedoucí jednoduché účetnictví sestavují na konci účetního období výkazy. Do roku 2015 včetně nebyla jejich struktura upřesněna a jejich zveřejňování nebylo požadováno (i když nad zveřejněním výkazů za roky 2014 a 2015 určité diskuze jsou). Počínaje rokem 2016 určuje formát přehledu o majetku a závazcích a přehledu o příjmech a výdajích vyhláška č. 325/2015 Sb. a povinnost zveřejnění u subjektů registrovaných ve veřejném rejstříku je jednoznačná.

Pro účely daňové evidence není potřeba z prvotních dokladů (přijaté faktury, pokladní doklady apod.) vytvářet účetní doklady (opatřovat je náležitostmi, jako je např. podpis oprávněné osoby). Není potřeba vytvářet tzv. interní účetní doklady pro skutečnosti, které se týkají pouze poplatníka (např. odpisy, výběr peněžních prostředků z pokladny apod.). Jediným kritériem je věrohodnost pro účely daně z příjmu (popř. povinnosti spojené s nárokem na odpočet DPH a povinnosti DPH odvést).

Pro účely jednoduchého účetnictví musí být převzaté prvotní doklady vždy doplněny o chybějící náležitosti a ke všem skutečnostem je potřeba vytvářet účetní doklad.

Fyzická osoba, pokud se tak rozhodne, nemusí mít v obchodním majetku peníze v hotovosti, nemusí vést pokladnu. Veškeré přijaté peníze může okamžitě převést do osobního majetku (k osobní spotřebě) a peníze k veškerým provedeným platbám může použít z osobního majetku. Evidenci přitom vede o uskutečněných a přijatých podnikatelských platbách, ale o přemístění peněz mezi obchodním a osobním majetkem doklady nevytváří. Stav podnikatelské pokladny může tedy být vždy nulový.

Pokud nezisková organizace přijímá nebo vydává hotové peníze, musí být tyto peníze evidovány (a měly by být i odděleně uschovány, např. od osobních peněz členů statutárních orgánů) a veškerý přesun musí být podložen účetním dokladem a zaúčtován. Stav pokladny musí být minimálně na konci roku (účetního období) inventarizován.

I v daňové evidenci je potřeba vést skladovou evidenci (pro účely prokázání výdajů na nákup), evidenci drobného majetku (pro účely zdůvodnění případných nákladů na opravy a údržbu), evidenci hmotného a nehmotného majetku (pro účely uplatňování odpisů). Forma a způsob průkaznosti však nejsou žádným předpisem předepsány. Pokud není evidence potřeba pro obhájení základu daně, není potřeba ji vůbec tvořit.

V jednoduchém účetnictví je potřeba veškerý majetek (nejen dlouhodobý) v rámci závěrky inventarizovat a to i v případech, kdy neovlivňuje základ daně.

Ocenění jednotlivých složek majetku u daňové evidence vychází ze zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, u jednoduchého účetnictví ze zákona o účetnictví. I když tyto metody jsou provázané, existuje mezi nimi řada specifických rozdílů. Např. hodnota pohledávky u plátce DPH v daňové evidenci je snížena o DPH odvedené státu, zatímco v jednoduchém účetnictví je hodnota pohledávky vždy včetně DPH. Vstupní cena dlouhodobého majetku pořízeného z se v daňové evidenci uvádí po snížení o dotaci (tedy jen vlastní spoluúčast na pořizování), v jednoduchém účetnictví v plné hodnotě.

V daňové evidenci lze pro přepočet cizích měn použít tzv. jednotný kurs (průměrný kurs zjištěný po ukončení roku); v jednoduchém účetnictví není použití tohoto kursu možné.

V jednoduchém účetnictví se přepočítává pokladna, banka, pohledávky a závazky v cizích měnách v okamžiku závěrky aktuálním kursem a vyčíslují se kursové rozdíly; v daňové evidenci se tyto operace nedělají.

V daňové evidenci se poplatník u výdajů, které mají charakter technického zhodnocení a jsou do 40 000 Kč, může individuálně rozhodovat, zda o ně zvýší cenu majetku (a bude je postupně odpisovat nezávisle na zaplacení) nebo o ně sníží základ daně najednou v roce zaplacení.

V jednoduchém účetnictví se rozhodovat nemůže. Pokud nepřesáhnou limit, který si stanovil pro pořizovací cenu dlouhodobého majetku, musí je uplatnit do výdajů v okamžik zaplacení, pokud limit přesáhnou, musí je zahrnout do pořizovací ceny. Vzhledem k tomu, že limit pro pořízení nemovitého majetku je 0 Kč, bude v jednoduchém účetnictví každý výdaj charakteru technického zhodnocení zvýšením ceny nemovitosti, zatímco v daňové evidenci může být do 40 000 Kč výdajem.

Zcela zvláštní kategorií je dlouhodobý nehmotný majetek, který v daňové evidenci vůbec neexistuje - majetek nehmotného charakteru s dobou využitelnosti delší než rok se nezávisle na ceně neeviduje jako majetek a neodpisuje se, výdaj na jeho pořízení je uznatelným výdajem v okamžik zaplacení. V jednoduchém účetnictví je nehmotný majetek evidován a je odpisován obdobně jako v podvojném účetnictví.

V případě, že poplatník nevede dostatečně evidenci o svých příjmech a výdajích, hrozí doměření daně z příjmu ať už zvýšením o neprokazatelné výdaje, nebo přechodem na pomůcky. To se týká jak fyzických osob vedoucích daňovou evidenci, tak neziskových organizací vedoucích jednoduché účetnictví. Kromě tohoto rizika nehrozí fyzické osobě již žádná další sankce za nevedení nebo nedostatečné vedení daňové evidence.

Za nevedení jednoduchého účetnictví hrozí neziskové organizaci navíc sankce až 100 000 Kč; za nezveřejnění závěrky až 50 000 Kč za každé období. Příjemci dotací se navíc ve smlouvě často zavazují, že povedou účetnictví v souladu s českými právními předpisy, a nedodržení této podmínky (tj. účtování v rozporu se zákonnými normami) může být chápáno jako porušení dotační smlouvy se všemi negativními důsledky (což za chyby v daňové evidenci nehrozí).

Uvedený výčet odlišností není úplný, přesto je však zřejmé, že rozdílů mezi jednoduchým účetnictvím a daňovou evidencí je řada a nejedná se pouze o málo časté výjimky. Většinou platí, že podnikatel - fyzická osoba, který by vedl omylem jednoduché účetnictví místo daňové evidence, se nedopustí (s výjimkou bodu 8.) příliš závažných chyb, tedy že jednoduché účetnictví je jakási "přísnější" forma daňové evidence. Ale nezisková organizace, která by omylem vedla daňovou evidenci místo jednoduchého účetnictví, se může dopustit celé řady velmi nepříjemných chyb, které mohou mít spoustu sankcionovatelných důsledků.