Cestovní náhrady ve školství - tuzemské pracovní cesty

daňový poradce

Jak vyplývá z § 156 odst. 1 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce“), zaměstnavatel je povinen při pracovní cestě zaměstnanci poskytnout náhradu:

Příslušná úprava je obsažena zejména v § 157 až 160 zákoníku práce. který je zaměstnanec povinen na pracovní cestě použít, a to nejpozději před nástupem na pracovní cestu. Toto rozhodnutí by mělo být uvedeno na cestovním příkaze nebo jiném odpovídajícím dokladu. Zaměstnavatel není při určení dopravního prostředku nijak omezen, žádný obecně platný právní předpis k tomu nějaké bližší okolnosti nebo omezení nestanoví. Samozřejmě i v tomto případě by měly být respektovány oprávněné zájmy zaměstnance.

V případě použití takového dopravního prostředku se poskytují tzn., že výdaje musí být prokázány doklady, které datově odpovídají konání pracovní cesty a současně také určenému dopravnímu prostředku. Obojí musí souhlasit se schválenými podmínkami pracovní cesty. Jedná se o případy použití autobusu, vlaku, letadla, případně ve výjimečných případech lodě.

Pokud by došlo k tomu, že by náklady nebyly prokázány, protože by příslušný doklad, tj. jízdenku či letenku, zaměstnanec nepředložil, může zaměstnavatel postupovat podle ustanovení § 185 zákoníku práce a poskytnout mu náhradu v jím uznané výši, která odpovídá určeným podmínkám. Jako zcela nadbytečná se potom jeví předchozí běžná praxe s předkládáním čestného prohlášení o ztrátě jízdenky či příslušného dokladu, ustanovení § 185 zákoníku práce tuto praxi již zcela nahrazuje.

Častým případem v souvislosti s hromadnými dopravními prostředky, a speciálně vlaky, je zlevněná (skupinová) V tomto případě je nutné vycházet z toho, že je vydán pouze jeden doklad, který hradí pouze jeden zaměstnanec. Je tedy nutné postupovat tak, že tento doklad zahrne do vyúčtování pracovní cesty ten zaměstnanec, který jej uhradil, a jemu jsou náhrady cestovních výdajů také uhrazeny. Ostatní zaměstnanci tyto náhrady nárokovat nemohou, protože jim nevznikly, navíc nemohou doložit ani odpovídající originál jízdenky. Je potřeba upozornit, že postup, kdy je nakoupena hromadná či skupinová jízdenka, bývá kontrolami často pozastavován, domnívám se ale, že i v tomto případě by u ostatních zaměstnanců, kteří doklad nepředloží, měla být možná aplikace ustanovení § 185 zákoníku práce. Nicméně je nutné upozornit, že z vyúčtování by mělo být zřejmé, o jaké zaměstnance se jednalo, a že se tedy jedná o oprávněné nároky na náhradu cestovních výdajů.

Využití taxislužby zřejmě nebude v oblasti školství příliš časté, nicméně pokud k němu dojde, bude postupováno obdobně, jako je tomu u veřejné hromadné dopravy. Náhrady cestovních výdajů budou poskytovány tj. doložené příslušnými doklady. Použití taxislužby by měl zaměstnavatel umožnit a akceptovat např. v případě, kdy se zaměstnanec vrátí z pracovní cesty v nočních hodinách na vlakové či autobusové nádraží a již není možná doprava místní MHD do místa bydliště. I tady platí, že zaměstnavatel musí přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance.

Pokud zaměstnanec na žádost zaměstnavatele použije silniční motorové vozidlo, které není vozidlem zaměstnavatele, přísluší mu za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu.

činí v roce 2015 u jednostopých vozidel a tříkolek 1,00 Kč a u osobních silničních motorových vozidel 3,70 Kč (viz vyhláška MPSV č. 328/2014 Sb.).

Jak vyplývá z § 175 zákoníku práce, je tato sazba pro zaměstnavatele ve veřejné sféře závazná. Při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zaměstnavatel sazbu základní náhrady za 1 km jízdy zvýší nejméně o 15%. Sazbu základní náhrady u nákladních automobilů, autobusů nebo traktorů zaměstnavatel poskytne zaměstnanci nejméně ve dvojnásobné výši, tj. v roce 2015 7,40 Kč.

určí zaměstnavatel násobkem ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty. Cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Není tedy bezpodmínečně nutné, aby se doklad o nákupu datově shodoval s datem konání pracovní cesty, je proto možno tolerovat doklad, který např. o den předchází nebo následuje dni konání pracovní cesty, protože lze předpokládat, že pohonné hmoty byly spotřebovány na pracovní cestě. Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem cen prokázaných zaměstnancem. Jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty zaměstnavateli neprokáže, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu příslušné pohonné hmoty stanovenou příslušnou vyhláškou MPSV ČR. Pro rok 2015 se jedná o výše uvedenou vyhlášku č. 328/2014 Sb., pro benzin Natural 95 je cena stanovena na 35,90 Kč a pro motorovou naftu na 36,10 Kč.

silničního motorového vozidla vypočítá zaměstnavatel z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu použitého vozidla, které je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit. Jestliže technický průkaz vozidla tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců. Při určení spotřeby pohonné hmoty použije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropských společenství. Není-li tento údaj v technickém průkazu uveden, vypočítá zaměstnavatel spotřebu pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů uvedených v technickém průkazu. Lze ale konstatovat, že v případě novějších vozidel je tento údaj již v technických průkazech obsažen, o to by tak výpočet měl být jednodušší.

Náhrada za spotřebované PHM se vypočte podle vzorce N = (cena benzinu x spotřeba na 100 km/100).

Z výše uvedeného příkladu je vidět, že určitým problémem bude zaokrouhlení, zákoník práce ale tuto problematiku nijak neřeší. Je proto vhodné tuto oblast upravit v příslušné směrnici či předpisu a postupovat jednotně ve všech případech.

Co se týká výše uvedeného příkladu, domnívám se, že je možné postupovat tak, že se zjistí zvlášť základní náhrada a zvlášť náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Stejně tak je ale možné postupovat tak, že se zjistí celková náhrada za 1 km a ta se pak pronásobí počtem ujetých km.

Při samotném výpočtu náhrad za použití soukromého vozidla se vychází z údajů uvedených v příslušné evidenci, zpravidla knize jízd. Tyto údaje pak samozřejmě musí korespondovat s údaji uvedenými na cestovním příkaze.

Z výše uvedeného vyplývá, že Přesto tato situace podle mých osobních zkušeností v praxi relativně často nastává. Vždy je nezbytnou podmínkou předchozí žádost zaměstnavatele a následná dohoda se zaměstnancem o tomto použití vozidla.

Jinak co se týká použití motorového vozidla zaměstnance k uskutečnění pracovní cesty, je vhodné doplnit, že:

Náhrada jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy náleží zaměstnanci Opět tedy platí, že zaměstnanec musí mít příslušný doklad, ale současně opět platí § 185 zákoníku práce o možnosti poskytnout náhradu v obvyklé výši při neprokázání dokladů.

Povinnost prokazování ale neplatí při použití místní hromadné dopravy při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce. V tomto případě zaměstnavatel poskytne náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného platného v době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaje prokazovat. Tento postup je upraven v § 159 odst. 2 zákoníku práce.

Náhrada výdajů za ubytování je upravena v § 162 zákoníku práce. musí být které datově odpovídají konání pracovní cesty a stanovenému způsobu ubytování. Obojí musí souhlasit se schválenými podmínkami pracovní cesty. V opačném případě nelze výdaje považovat za prokázané a jejich náhradu vyplatit, i když by i v tomto případě mělo být samozřejmě možné uplatnit postup podle § 185 zákoníku práce. Co se týká náležitostí dokladů, je možné konstatovat, že by měl vždy obsahovat uvedení zaměstnance, který byl ubytován, naopak uvedení školského zařízení jako zaměstnavatele není v tomto případě nutné. To samozřejmě platí při platbě v hotovosti, kterou realizuje na místě zaměstnanec.

Protože cenové rozpětí a škála ubytovacích zařízení je velmi široká, je na zaměstnavateli, aby předem stanovil v podmínkách pracovní cesty, v jakém typu ubytovacího zařízení a v jaké cenové relaci se má zaměstnanec ubytovat. Pokud tak neučiní, měl by akceptovat postup zaměstnance a uhradit jím prokázané výdaje v plné výši bez ohledu na další okolnosti. Také je vhodné upravit postup pro případ, že si zaměstnanec ubytování v odpovídající úrovni není schopen z objektivních důvodů zabezpečit.

je poskytováno za každý kalendářní den pracovní cesty. Pro zaměstnavatele ve veřejné sféře je stravné stanoveno v intervalu, sazby stravného se stanovují pro každý rok nově vyhláškou MPSV ČR.

Pro rok 2015 je to opět vyhláška č. 328/2014 Sb. Pro rok 2015 platí, že zaměstnavatel poskytne zaměstnanci stravné ve výši:

Zaměstnavatel tedy musí před každou pracovní cestou stanovit, v jaké výši bude stravné v rámci intervalu poskytovat. Může postupovat tak, že na každou pracovní cestu určí výši stravného jinak, ale stejně tak, že stravné bude stejné, např. v horní nebo dolní hranici intervalu. Pak je vhodné toto pro zjednodušení zakotvit do vnitřního předpisu. Jinak ale zaměstnavatel není nijak v této oblasti limitován, jedinou podmínkou je, že stravné musí být poskytnuto v rámci stanoveného limitu odpovídajícího délce trvání pracovní cesty.

V souladu s § 176 odst. 5 zákoníku práce, pokud zaměstnavatel před vysláním na pracovní cestu neurčí nebo nesjedná výši stravného, poskytne ho ve výši dolní sazby rozpětí.

Při pracovní cestě, která trvá méně než 5 hodin, se stravné obecně neposkytuje, ale § 176 odst. 2 zákoníku práce dává zaměstnavateli možnost i tak poskytnout stravné ve výši stravného pro pracovní cestu 5 až 12 hodin. Podmínkou je, že zaměstnavatel vysláním na tuto pracovní cestu znemožní zaměstnanci stravovat se obvyklým způsobem.

Standardně platí, že se pro účely stravného posuzuje Výjimka je pouze v ustanovení § 163 odst. 4 zákoníku práce, podle kterého se při pracovní cestě, která spadá do dvou kalendářních dnů, upustí se od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu, je-li to pro zaměstnance výhodnější.

Jinak ale také platí, že

Další důležitou otázkou je

Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, bude zaměstnavatel za každé uvedené jídlo stravné krátit o hodnotu:

Současně platí, že stravné zaměstnanci nepřísluší, pokud mu během pracovní cesty, která trvá 5 až 12 hodin, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla, a která trvá 12 až 18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla. Tato skutečnost je výslovně upravena v § 176 odst. 4 zákoníku práce, ale sama o sobě vyplývá již z výše uvedeného krácení za bezplatně poskytnutá jídla.

Případné poskytnuté drobné pohoštění nebo občerstvení, které nemá charakter výše uvedených jídel, nemá na krácení stravného vliv, nepovažuje se za bezplatné stravování. Zaměstnanec nemá nárok na úhradu skutečně prokázaných výdajů na stravování, pokud se liší od výše uvedených hodnot stravného. To znamená, že zaměstnanec nemá nárok na úhradu stravování, ale pouze na stanovené stravné.

V souvislosti s krácením stravného je potom nutné dobře vyřešit situaci, kdy zaměstnanec uhradí stravování a následně požaduje jeho proplacení.

Pokud však z dokladu není zřejmá hodnota příslušného jídla, nelze ji oddělit od ostatních nákladů. Pak je nutné postupovat tak, že bude uhrazena celá částka a příslušné stravné pak bude odpovídajícím způsobem kráceno.

musí být prokázány doklady, které datově odpovídají konání pracovní cesty a stanovenému způsobu jejího konání. Aby bylo možno tento výdaj proplatit, musí se jednat o výdaj nutný, a o tom, zda se jedná o nutný výdaj, rozhoduje zásadně zaměstnavatel. Současně se musí jednat o výdaj, který vzniká v přímé souvislosti s pracovní cestou. V praxi se může např. jednat o výdaje za telefonní hovory, o výdaje za úschovu zavazadel, pojištění, parkovné, dálniční poplatky atd. V žádném případě nelze hradit výdaje soukromého (osobního) charakteru a pokuty, případně jiné výdaje sankčního charakteru.

Pokud výjimečně dojde k tomu, že zaměstnanec nemůže výši výdajů prokázat, poskytne mu zaměstnavatel náhradu odpovídající obvyklé ceně věcí a služeb v době a místě konání pracovní cesty.