Jakým způsobem můžeme zajistit splnění § 11 zákona č. 563/1991 Sb. , o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZÚ “), tj. povinnosti vyhotovování příslušných účetních dokladů? Co je v případě automatických, systémem zajišťovaných procesů přenosu a účtování faktur považováno za účetní doklad?
Automatické zaúčtování faktur
Ing.
Martin
Děrgel,
ID 14472
Odpověď:
V souladu s § 6 odst. 2 ZÚ jsou účetní jednotky povinny zaznamenávat účetní případy v účetních knihách (dále jen „účetní zápisy“) pouze na základě účetních záznamů podle odst. 1, tj. pouze na základě účetních dokladů. Obvyklá posloupnost událostí je:
1.
Nastala skutečnost, která je předmětem účetnictví ve smyslu § 2 ZÚ, např. prodej zboží (má totiž vliv na stav a pohyb majetku, a rovněž na výnosy).
2.
Čímž vznikl účetní případ, který je potřeba nějak zúřadovat, zachytit, vyjádřit v účetnictví.
3.
Pročež je nutno vystavit účetní doklad, tj. vyhotovit souhrnný účetní záznam s předepsanými náležitostmi.
4.
A nakonec je třeba provést účetní zápis, tj. zaúčtovat účetní doklad podle účetních metod do účetní knihy.
ZÚ definuje účetní doklady jako průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat několik minimálních obsahových náležitostí.
V souladu s § 33 ZÚ mohou mít i tyto účetní záznamy - účetní doklady - formu:
a)
listinnou - účetní záznam provedený na analogový nosič rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný,
b)
technickou - účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem nespadajícím pod písm. a), který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný,
c)
smíšenou - účetní záznam v listinné formě obsahující též informace v technické formě pro fyzickou osobu nečitelné, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.
Významný je požadavek průkaznosti účetního záznamu (dokladů), který podrobně vymezuje § 33a ZÚ.
Minimální obsahové náležitosti, které musí mít každý účetní doklad, jsou podle § 11 odst. 1 ZÚ tyto:
1)
označení účetního dokladu, pokud bude mít firma ve své vnitropodnikové účetní směrnici stanoveno, že za účetní doklady považuje příjmový pokladní doklad označovaný zkratkou „PD“, výdajový pokladní doklad „VD“, faktury přijaté „FP“, faktury vystavené „FV“, bankovní výpisy „BV“ a interní doklady „ID“ - pak nemusí na každý účetní doklad vypisovat plné slovní označení jako např. „faktura vystavená“, ale postačí zkratka „FV“,
2)
obsah účetního případu neboli co se tímto dokladem fakticky dokládá, jaká účetní skutečnost, např. koupě kancelářských potřeb za hotové, prodej výrobků tzv. na fakturu, vznik závazku z titulu přijetí opravy firemního vozidla apod.,
3)
účastníci účetního případu jde-li o obchodní záležitost, pak je nutno identifikovat jednající smluvní strany (přiměřeně, po zákaznících z řad veřejnosti samozřejmě nebude prodejce požadovat předložení občanského průkazu),
4)
peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství z podstaty a logiky věci se má na mysli účetně
relevantní
částka, resp. hodnota týkající se dotyčného účetního případu, tj. např. kupní cena stroje, u plátce DPH v rozlišení na DPH a na cenu bez daně,5)
okamžik vyhotovení účetního dokladu třebaže by pro naplnění obecných účetních principů postačoval rok, má se zde na mysli datum (den),
6)
okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení dokladu zde záleží na povaze účetního případu, může jít např. o den, kdy došlo ke splnění dodávky zboží/služby, k platbě závazku, k inkasu pohledávky, kdy byla přijata, resp. uhrazena záloha (závdavek), apod.,
7)
podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ ZÚ výslovně požaduje (§ 33a odst. 10 ZÚ), aby každá účetní jednotka stanovila svým vnitřním předpisem oprávnění, povinností a odpovědnosti jejich osob kompetentních k podpisu a tím i k osvědčení průkaznosti jednotlivých účetních dokladů (vlastnoručně, elektronicky, razítkem atd.),
8)
podpisový záznam osoby odpovědné za zaúčtování, pokud se nejedná o stejnou osobu, jaká je odpovědná za samotný účetní případ (bod 7), obvykle půjde o pracovníka, který má na starosti samotné účtování.
Naproti tomu ZÚ nevyžaduje podpis ani razítko osob jednajících za protistranu (zvyšují ale průkaznost...).
Zmíněný § 11 odst. 1 ZÚ dále umožňuje určitá zjednodušení dokladové administrativy:
a)
Každá z nutných náležitostí jednoho účetního dokladu, může být obsažena na více účetních záznamech. Např. z dodacího listu netřeba na účetní doklad přepisovat rozsah dodávky, ze smlouvy o dílo účastníky.
b)
Informace o obsahu účetního případu, o jeho účastnících, o peněžní částce (tj. ad 2, 3 a 4) se mohou týkat i více účetních případů. Netřeba je opisovat, musí být ale zaručena jejich vzájemná vazba (dohledatelnost).
c)
Podpisové záznamy mohou být společné pro více účetních dokladů. Není tak nutno pracně podpisovat každý účetní doklad, ale např. jedním podpisem osvědčit a potvrdit přijaté faktury č. 1 až 50 apod.