Životopis z pohledu zákona č. 101/2000 Sb.

Odpověď:

V případě zasílání nevyžádaných životopisů žadatelů o zaměstnání se jedná o typický příklad nahodilého shromažďování osobních údajů podle § 3 odst. 4 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“), který říká, že tento zákon se nevztahuje na nahodilé shromažďování osobních údajů, pokud tyto údaje nejsou dále zpracovávány.

V případě, že došlé životopisy ihned vrátíte nebo zlikvidujete, budete se pohybovat mimo režim zákona o ochraně osobních údajů. Situace, kdy budete chtít životopisy uchovat, je složitější. Podle § 5 odst. 2 zákona o ochraně osobních údajů je možné osobní údaje zpracovávat pouze se souhlasem subjektu údajů. Zaslání životopisu se dá považovat za konkludentní formu souhlasu se zpracováním údajů za účelem provedení výběrového řízení. Z dané situace však nevyplývá, jak dlouho budou údaje uchovávány, když aktuálně firma žádné výběrové řízení neprovádí. Doporučovala bych proto u životopisů, které Vás zaujaly a neobsahují souhlas s uchováním údajů např. na půl roku, kontaktovat žadatele o zaměstnání a takový souhlas si vyžádat. Ostatní životopisy neprodleně vrátit nebo zlikvidovat.

Pokud jde o životopis, který je součástí přihlášky do výběrového řízení na konkrétní pracovní místo, jedná se o zpracování podle § 5 odst. 2 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů. Ten uvádí, že bez souhlasu je možné údaje zpracovávat, jestliže je zpracování nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro jednání o uzavření nebo změně smlouvy uskutečněné na návrh subjektu údajů. V případě náboru zaměstnanců se jedná právě o takový případ.

Obecně bývá pravidlem, že zaměstnavatel, hledající nové pracovní síly dá tuto skutečnost najevo veřejným sdělením, nejčastěji v podobě nabídkového inzerátu, který bývá zveřejněn v denním tisku a také na různých specializovaných informačních stránkách na internetu. Zveřejňovány bývají většinou pouze základní požadavky na pracovní místo, požadován bývá strukturovaný životopis a sdělení kvalifikačních předpokladů a je ponecháno na uchazeči, jaké údaje o sobě v požadovaných dokumentech skutečně uvede.

Výsledkem je více či méně rozsáhlá „databáze“, kterou tvoří zaslané dokumenty jednotlivých uchazečů o zaměstnání a která obsahuje osobní údaje jednoho každého z nich, ač vnitřní struktura jednotlivých dokumentů bude zpravidla různá, i když víceméně obdobná. Tento soubor osobních údajů uchazečů o zaměstnání splňuje kritéria definice podle § 4 písm. m) zákona o ochraně osobních údajů a je evidencí, která je dále zpracovávána za účelem výběru vhodného uchazeče, a konečným cílem a účelem zpracování je uzavření pracovní smlouvy s vybraným kandidátem. Je tedy zřejmé, že je naplněna litera ustanovení § 5 odst. 2 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů, neboť se prakticky jedná o jednání o uzavření smlouvy, byť je toto jednání v pouhém zahajovacím stadiu. Není tedy třeba, aby zaměstnavatel takové údaje zpracovával s „formalizovaným“ souhlasem subjektů údajů, uchazečů o zaměstnání. Je přitom zřejmé, že uchazeči jsou seznámeni s účelem (prostřednictvím zveřejněných informací), k němuž poskytují své osobní údaje, a komu. Je jim znám i rozsah údajů, neboť na základě rámcové informace je poskytují sami o své vůli a v rozsahu často i větším, než je požadováno. Mohou do značné míry také dovodit, na jak dlouhou dobu je poskytují (do doby, než bude vybrán vhodný uchazeč), a jsou s těmito skutečnostmi srozuměni.

Současně to však neznamená, že zaměstnavatel nemusí plnit další dotčená ustanovení zákona o ochraně osobních údajů. Tedy musí zpracovávané osobní údaje uchazečů zejména chránit před zneužitím (§ 13 zákona o ochraně osobních údajů) a použít je jen k účelu, k němuž byly shromážděny, a to jen po dobu nezbytně nutnou k dosažení stanoveného účelu. To tedy také znamená, že v okamžiku, kdy je vybrán vhodný uchazeč a je s ním uzavřena pracovní smlouva, pominul důvod, pro který byly shromážděny osobní údaje všech ostatních uchazečů. V tomto okamžiku končí oprávnění zaměstnavatele dále zpracovávat tyto osobní údaje bez souhlasu subjektu údajů, tedy si je ponechat pro nějaké potenciální budoucí využití, neboť žádná z ostatních výjimek v ustanovení § 5 odst. 2 zákona o ochraně osobních údajů není aplikovatelná. Je tedy povinen buď zaslané nabídky (životopisy a případné další písemnosti) neúspěšným uchazečům vrátit, anebo je zlikvidovat. Pokud si však zaměstnavatel bude chtít pro potřeby dalšího využití zaslané osobní údaje ponechat, může tak učinit jen se souhlasem dotčených osob. Takový souhlas pak musí beze zbytku splňovat podmínky, které pro tento úkon stanoví § 4 písm. n) ve spojení s § 5 odst. 4 zákona o ochraně osobních údajů.

Účel tohoto využití pak musí být nově stanoven, např. jako databáze potenciálních zaměstnanců, kteří sice obecně splňují představy vhodnosti pracovního uplatnění, avšak není pro ně v daném okamžiku volné místo, jež se však v budoucnu uvolnit může. Na takové zpracování pak beze zbytku dopadají všechna další ustanovení zákona o ochraně osobních údajů, tedy zejména základní povinnosti uvedené v § 5 odst. 1. Pozornost bude třeba věnovat době, po kterou mají být takové údaje uchovávány [§ 5 odst. 1 písm. e)]. Přiměřenou dobu uchování osobních údajů v databázi potenciálních zaměstnanců pak lze odhadnout na cca 6 měsíců. Lze předpokládat, že za 6 měsíců se již na straně uchazeče mohou okolnosti změnit natolik, že evidování jeho údajů ztratí pro zaměstnavatele smysl. A bude opět platit, že po uvedené době již nebude mít právo takovými údaji disponovat, tedy je zpracovávat, a bude povinen je zlikvidovat, pokud se se subjektem údajů nedohodne jinak. Tedy zejména že údaje a podklady mu budou vráceny.

Protože žádný právní předpis neukládá zaměstnavatelům, aby zřizovali a vedli evidence potenciálních pracovníků, bude se na zpracování osobních údajů potenciálních zaměstnanců vztahovat oznamovací povinnost podle § 16 zákona o ochraně osobních údajů.