KPI ve státní správě - management a systém řízení, 2. část

Politické tlaky na personální obsazení managerů OSS budou obrovské. A tím také tlaky na případné změny. Manager OSS ale musí mít nejen sociální, ale především výkonnostní jistotu, že nebude muset podléhat v řízení OSS politickému nátlaku.

směřují k tomu, aby byli „superúředník“ i jednotliví úředníci chráněni před politikem, ale už To je ovšem minimálně stejně důležité. Rozhodně nestačí navrhovaná „úřednická zkouška“, klíčovým nástrojem musí být permanentně měřená výkonnost. Politik totiž může být ve svých velmi dobrých a prospěšných snahách omezen tím, že jeho aparát nebude schopen plnit úkoly a dosáhnout cílů. Odpovědnost se potom bezezbytku rozplyne ve slovním ping pongu mezi Generálním ředitelstvím státní správy, státním tajemníkem (nebo jak se bude manager jmenovat) a politickou representací. K plné profesionalitě správy OSS je tedy zcela nezbytné dosáhnout toho, první podmínkou potom samozřejmě je, aby tato výkonnost byla vůbec identifikovatelná, tj. měřená.

Orgán SMaSS by měl být správcem a výkonným orgánem systému řízení OSS. Protože to bude orgán fungující mimo politickou representaci je i formálně zaručeno, že bude moci (a smět) využívat pouze nepřímé nástroje řízení. V praxi tedy celou soustavu KPI pro každý řízený subjekt a nebude jich málo. Současně bude muset mít přístup k zadání, které politická representace stanoví. To samo o sobě bude vynikající nástroj nepřímého řízení -bude existovat soubor definovaných a měřitelných cílů.

Změna obsazení managerského místa tak musí být nezávislá na konkrétní politické representaci a naopak musí být přímým důsledkem ztráty výkonnosti (produktivity). To je ovšem velmi složité zadání. Kdo tedy může managera odvolat a kdo určí jeho nástupce? Jedině SMaSS nebo podobný orgán. Je ovšem možně představit si, že ke jmenování (změně) během probíhajícího volebního období bude potřeba kontrasignace politické representace.

V článku se věnujme pouze managerům OSS, ale naprosto stejný problém je ve státních podnicích. Tam je ovšem konstrukce souboru KPI daleko jednodušší, lze ji odvodit od celých systémů, určených pro komerční sféru. Měření a růst produktivity zdrojů je tam určitě nezpochybnitelný a může (a měla by) to být podmínka cenotvorby tam, kde je státním zájmem pracovat s regulovanou cenou. Platí to bez výjimky i pro podniky, řízené magistrátem, nebo podniky polostátní. To rozhodně není málo a je s podivem, že tyto prostředky dosud nikomu nechybí.

Za rozhodující je ale potřeba považovat skutečně kvalitní a dlouhodobou přípravu na výkon takové funkce. A to nejen v užším významu řízení specifické organizace, ale také v souvislosti se společenským postavením a “veřejností„ výkonu funkce.

SMaSS bude mít za úkol obsazovat managerská místa skutečně kvalifikovanými lidmi, a ty si musí umět také připravit. Popustíme-li uzdu fantazii (ale opravdu jen trochu) naskýtá se tu obrovská příležitost ke spolupráci s vysokými školami, uplatnění absolventů atd. (viz Závěr). Zahrneme-li do těchto úvah i státní a magistrátní podniky, je to už výkonný systém.

Manager se ale musí učit a vzdělávat kontinuálně. To dnes ví každý. Bude to platit i pro managery ve státní správě. Nejen tedy prvotní kvalifikace, ale také systém permanentního vzdělávání a tréninku bude jednou z podmínek úspěšnosti celého systému. A platí to také pro střední managery.

Jednou z akcí, která by tomu rozhodně pomohla, je společné hodnocení výsledků. Bude to skutečně managerská akce, politická representace tam může být maximálně v roli pozorovatele. A výsledky tohoto hodnocení budou veřejné, to bude také efektivní kontrola práce SMaSS.

Nad identifikovanými nedostatky je potom už v podstatě dost jednoduché organizovat další potřebné zvyšování kvalifikace. Běžná hospodářská praxe má opravdu mnoho takových nástrojů, postupů a také subjektů, které se tomu věnují. Na úrovni OSS to nebude jiné, jen jde o to, aby to byl systémový nástroj a ne nekoordinované aktivity.

Úplný a domyšlený systém řízení s KPI přímo nabízí a zakládá další, podrobnější metodiku řízení uvnitř každé OSS (controllingové postupy a nástroje). Manager se skutečně může (a měl by) rozdělit o svěřenou pravomoc. Řídit podřízené pomocí KPI však nelze, není-li celý systém na nejvyšší úrovni skutečně správně domyšlen a implementován.

Po účinném delegování pravomocí a odpovědností se potom může manager věnovat tomu nejcennějšímu, a to Zatím je to spíše hudba budoucnosti, ale ne zas až tak vzdálené. Vedení lidí k tomu, aby měřená a dosahovaná výkonnost byla jejich základní sociální jistotou (a nikoliv nějaký služební zákon, konstruovaný jako obrana před politickou zvůlí) je úkol skutečně dlouhodobý, v podstatě nekonečný (permanentní).

A nebude to jinak ani v OSS. Takové sebevědomí ovšem nelze získat v systému, který je založen na potřebě poklonkovat politickému šéfovi, kterého navíc mohou za pár týdnů odvolat.

V předchozích článcích na téma KPI ve státní správě jsme volali po tom, aby KPI nebyly považovány za samostatný systém, ale aby byly vnímány jako součást jakéhosi daleko většího systému a souboru pravidel a vztahů. Nepochybným základem takového systému bude schopnost efektivně dovodit odpovědnost.

Za opravdu managerský systém lze považovat pouze systém, který zaručuje reakci na měřené nechtěné stavy. V tomto článku máme dvě hladiny základních kompetencí:

Orgán SMaSS - bude permanentně hodnocen podle celkové efektivity obsazení managerských míst ve státní správě (přimlouvám se, aby ihned od začátku byly zahrnuty i státní podniky). Nástrojem bude domyšlený a konstruovaný systém na podkladě Balanced scorecard.

Rozhodujícím vztahem je:

Manager státní správy - bude permanentně hodnocen podle úplného sytému KPI, sestaveného na základě měření výkonnosti konkrétního subjektu. Nástrojem bude úplný systém controllingu. Rozhodujícím vztahem je:

Metodologie Balanced scorecard i úplného systému controllingu jsou připraveny a dnes jsou s nimi i dostatečné zkušenosti z hospodářské praxe.

Závěrem se pokusme určit, jak by se asi mohla jednotlivá kriteria úspěšnosti managera OSS vyvíjet a jak stanovit požadované hodnoty a trendy v soustavě KPI.

Jedná se o ukazatele typu „počet“, např. počet studentů, důchodců, nemocnic, stanic lékařské pohotovosti a rychlé záchranné služby, počet policejních stanic atd. (bude jich asi opravdu hodně). Požadované hodnoty jsou jednoznačně záležitostí úspěšné predikce a hlavně politických rozhodnutí. Je tedy jasné, že Je samozřejmě možné a žádoucí, aby se manager OSS, nebo státního podniku na predikcích podílel a účinně spolupracoval, ale rozhodnutí a také odpovědnost je na politicích.

Tyto ukazatele musí mít stoupající trend (odpovědnost managera), ale rozhodně mohou mít jednorázové klesavé skoky (jednorázové ovšem ve smyslu „během roku nebo i dvou“). Takový skok - mohutné investice do samotné existence - bude také mj. dost závislý na metodice účtování rozpracovaných, nedokončených investic a také prodeji nepotřebných majetků. Ukazatele v období skokové změny budou hodnoceny zvlášť a ve většině případů proti chtěným hodnotám, přechodně tedy nikoliv proti trendu. V období těsně po skokové změně budeme očekávat rychlejší růst (investici děláme proto, aby produktivita vzrostla) později, mezi skokovými změnami lze požadovat mírně stoupavý trend. Hodnotit se ale bude především úspěšnost politických rozhodnutí.

I zde budeme tolerovat občasný, ale daleko mírnější klesavý skok, ale rozhodně ne delší než jeden až dva kvartály. Jinak je ovšem stoupavý trend jasným požadavkem a je měřením skutečně efektivního vybavení subjektu k tomu, aby mohl produktivně pracovat. protože utrácí dlouhodobé prostředky, aniž by dbal na jejich využití a může nadělat opravdu hodně škody. Hlavními ukazateli budou výkony/odpisy, výkony/nájem, výkony/fixní aktiva a ev. výkony/dlouhodobá cizí pasiva.

Zde je požadavek permanentního růstu už mimo diskusi a sledovat jej budeme s vyšší frekvencí než jeden rok. Pokles je v zásadě nepřijatelný. Výjimku bude tvořit zásadní změna, vyplývající z koncepčního zadání z politické úrovně (sloučení nebo rozdělení agend OSS, nebo celých OSS, ale také zásadní změna předmětu podnikání státního podniku). Konstrukce pohyblivé složky mezd bude tedy zárukou trendu těchto ukazatelů a současně elitním nástrojem motivace v neposlední řadě také velmi dobrým nástrojem konstrukce rozpočtů v těchto položkách.

U těchto ukazatelů je už stoupající trend zcela rozhodující podmínkou. I zde se dají konstruovat závislosti a nástroje řízení tak, aby náklady pracovního komfortu nebyly při neplnění výkonnosti v plné výši k dispozici, ale hlavní smysl spočívá v tom, aby sama OSS hledala výkony (a jejich růst), kterými by náklady pracovního komfortu ospravedlnila.

Celý postup vede k tomu, aby se bezhlavě nešetřilo „ať to stojí, co to stojí“, ale Tato sdružená položka se také výborně hodí pro další členění pravomocí a odpovědností uvnitř OSS, zejména k měření produktivity zdrojů na úrovni středního managementu.

Tato sada ukazatelů bude mít velmi jednoduché měření a hodnocení. Norma a její stanovení je jednoznačně politickým zadáním (jedná se vždy o tzv. mandatorní výdaje) a jednoduše musí být plněna přesně. Každá odchylka je špatně. Klíčem k řízení bude určení hodnot fyzických výkonů (viz první odstavec této části).

Zdá se, že myšlenka využití KPI ve státní správě nemá v podstatě žádný “teoretický„ problém. Nástrojů, vhodných k její realizaci je opravdu dost, jsou prakticky ověřené a vyzkoušené. Bylo by jen žádoucí, aby se kompetentní lidé obrátili k hospodářské praxi.

A čím méně politického vlivu, tím lépe.

V delší praxi takového systému si lze dokonce docela dobře představit i určitou specializaci už na vysokých školách s domyšlenou praktickou částí výuky.

Shrneme-li celou sérii článků o využití KPI, můžeme identifikovat hlavní nebezpečí asi takto:

Naopak přínosy budou obrovské:

Nebezpečí tedy nejsou malá, ale přínosy obrovské a nezpochybnitelné. Před státní správou stojí úkol ne menší, než skutečně hluboká strategická změna. Jednou ale bude muset nastat, a proto nelze než popřát celému systému státní správy, aby plně pochopila, že: