Jak nastavit vnitřní kontrolní systém VZ - veřejní zadavatelé, 3. část

Vydáno: 19 minut čtení

Vnitřní kontrolní systém veřejných zakázek (dále také "VZ") je jedním ze základních prvků řádné správy subjektů veřejné správy. Zákon č. 320/2001 Sb. , o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů (dále jen "ZFK"), ho daným subjektům (z pohledu zákona č. 137/2006 Sb. , o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů [dále jen "ZVZ"]) veřejným zadavatelům ukládá zavést a udržovat. Nyní navazujeme na předchozí část příspěvku v časopise UNESč. 9/2013.

Jak nastavit vnitřní kontrolní systém VZ* - veřejní zadavatelé III. část
Mgr.
Pavel
Bláha
 
Analýza identifikovaných rizik v procesu VZ
Analýza identifikovaných rizik je druhým krokem řízení rizik v procesu VZ. Klade si za cíl zjistit, z jakého důvodu nejspíše rizika v procesu VZ vznikají.
Sama analýza je samozřejmě výrazně odvislá od:
*
Zda je či není kontrolní systém agendy VZ zaveden a jaká je jeho úroveň. Zda úroveň kontrolního systému vnímá všechny okolnosti procesu VZ (potřeby a vstupy; průběh výběrových řízení; ekonomické, právní a rozpočtové souvislosti; finanční kontrolu...). Zda a jakým způsobem případně zavedený kontrolní systém veřejného zadavatele VZ funguje, jaké vykazuje nedostatky, jejich povaha a příčiny.
*
Vnímání kontrolního systému zadavatele v procesu VZ jen jako sice velmi důležitého prostředku (ale pouze prostředku) k naplnění cílů zadavatele. Zadavatel by si měl být vědom, že sám musí mít oprávněný, často zákonný, důvod pro svou potřebu vypsat VZ. Nebo důvod, který je v souladu se záměry a potřebami daného veřejného zadavatele. Ze by měl předem uvedenou potřebu přesně specifikovat co do obsahu, zákonných a zvláštních podmínek, parametrů... Ze by do této potřeby měl zahrnout minimálně v rámci účetního období (rozpočtového roku) všechna spolusouvisející plnění, která v rámci účetního období hodlá zadat. Ze by měl mít předpokládané plnění po celou dobu rozpočtově pokryto. A toto vše vstupuje do zadávacího řízení jako předmět a podmínky (technické a obchodní) předmětu VZ. Další dokumenty a úkony zadavatele v průběhu výběrového řízení jsou pak jen prostředkem k naplnění požadovaného cíle VZ. Tzn. vnímání cílového pojetí v intencích oprávněných potřeb zadavatele, v intencích finančního vykazování a konečně i v intencích správnosti operací v procesu VZ by mělo být pro zadavatele zásadní. Do vnímání cílového pojetí vstupuje nakonec i dodané plnění. To znamená, zda veškeré požadované plnění bylo řádně a včas dodáno, v požadovaných termínech, parametrech i kvalitě. Tedy zda jsou naplňovány cíle konkrétních VZ.
*
Dále analýzu rizik VZ ovlivňují věcné (v předmětu VZ) a odborné (v oblasti zadávacích řízení dle ZVZ) znalosti zaměstnanců zadavatele zapojených do procesu přípravy a realizace zadávacího řízení, míra a úspěšnost jejich přípravy, zaškolení a zapracování. Kromě přípravy zaměstnanců jsou zásadní i praktické zkušenosti zadavatele a jeho zaměstnanců s procesem zadávání VZ.
*
Analýza rizik musí nutně vzít v úvahu i strukturu organizačních složek a útvarů zadavatele a míru jejich spoluúčasti a zapojení do procesu zadávacích řízení.
*
Analýza musí vnímat i zapojení externích poradenských a právních subjektů do procesu zadávání VZ a skutečná praktická erudice uvedených subjektů. Veřejní zadavatelé často řeší svoji nezkušenost se zadáváním VZ tím, že si najmou externí poradenské a právní subjekty, aby pro ně tyto subjekty VZ zorganizovaly a zajistily k nim veškerý poradenský a právní servis. Zadavatel si však musí uvědomit, že z pohledu ZVZ ani smluvním přenesením části úkonů v zadávacím ř