Registry vedené obcemi

Vydáno: 9 minut čtení

Jak uvádí zákon1, obec je základním územním samosprávným společenstvím občanů; tvoří územní celek, který je vymezen hranicí území obce. Obec spravuje své záležitosti samostatně Státní orgány a orgány krajů mohou do samostatné působnosti zasahovat, jen vyžaduje-li to ochrana zákona, a jen způsobem, který zákon stanoví. Rozsah samostatné působnosti může být omezen jen zákonem. Státní správu, jejíž výkon byl zákonem svěřen orgánu obce, vykonává tento orgán jako svou přenesenou působnost. Z takto vymezeného právního rámce plyne pro obec řada práv, ale také povinností. Jedním z těchto práv je i právo např. vybírat poplatky. I toto právo je samozřejmě upraveno zákonem.

Registry vedené obcemi
JUDr.
Václav
Bartík
JUDr.
Eva
Janečková
Ze zákona č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "zákon o místních poplatcích"), totiž vyplývá, že obce jsou oprávněny vybírat poplatky, jejichž správa jim náleží podle zákona o místních poplatcích. Upravit podrobnosti o zavedení a vybírání místních poplatků obecně závaznou vyhláškou je právem obce, vycházejícím z ustanovení § 14 odst. 2 zákona o místních poplatcích. Tento zákon stanoví, které místní poplatky může obec zavést.
Je také zřejmé, že s vybíráním poplatků musí být spojena nějaká evidence o tom, že poplatky jsou placeny povinnými osobami, které v řadě poplatků představují i fyzické osoby. Poplatková povinnost je totiž v řadě případů spojena s pobytem v obci (např. poplatek za provoz systému shromažďování, sběru, přepravy, třídění, využívání a odstraňování komunálních odpadů), nebo z aktivity, která má k obci nějaký vztah (např. poplatek za zhodnocení stavebního pozemku možností jeho připojení na stavbu vodovodu nebo kanalizace) nebo vlastnictvím (např. poplatek ze psů). Zákon o místních poplatcích sice stanoví rozsah údajů, které je povinná osoba (poplatník nebo plátce) povinna v případě ohlášení uvádět, nicméně v zákoně o místních poplatcích není žádné ustanovení, které by stanovovalo, jak a jakým způsobem poplatky evidovat. Ovšem tuto možnost, resp. povinnost, stanoví jiný právní předpis. Jedná se o zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "daňový řád"). Ten totiž v § 2 odst. 3 písm. a) uvádí, že daní se pro účely tohoto zákona rozumí také peněžité plnění, které zákon označuje jako daň, clo nebo poplatek. Dále pak v § 9 odst. 3 je uvedeno, že
správce daně,
tedy v našem případě poplatku,
může shromaždbvat osobní údaje a jiné údaje, jsou-li potřebné pro správu daní, a to jen v rozsahu, který je nezbytný pro dosažení cíle správy daní,
a konečně § 11 odst. 2 uvádí, že správce daně pro účely správy daní může zřídit a vést registry a evidence daňových subjektů a jejich daňových povinností.
Ve vztahu k zákonu č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "ZoOU"), výše uvedené znamená, že je zvláštním právním předpisem stanoven účel poplatku, jeho správce (který je také správcem osobních údajů ve smyslu ZoOU) a také možnost, resp. povinnost, pro správu poplatků vést potřebnou evidenci, přičemž rozsah zpracovávaných osobních údajů je také stanoven, a to právě nezbytností správy poplatkové povinnosti. Nicméně vždy se i na správu poplatků a zpracování osobních údajů bude ZoOU vztahovat, neboť zvláštní zákony žádná speciální ustanovení o zpracování osobních údajů vlastně neobsahují, pomineme-li zákonem stanovenou povinnost osobní údaje zpracovávat. A to logicky bez souhlasu subjektu údajů, neboť se v každém případě bude jednat o aplikaci § 5 odst. 2 písm. a) ZoOU2.
Nicméně je zřejmé, že obec, resp. obecní úřad, by "své" poplatníky nebo plátce měl i znát. Je totiž v souladu s § 16 zákona o místních poplatcích nadán pravomocí využívat pro správu poplatku, resp. pro účely řízení o místních poplatcích, jak referenční údaje ze základního registru obyvatel, tak i údaje z informačního systému evidence obyvatel.
V prvně uvedeném případě, tedy ze základního registru, jsou využívanými údaji příjmení, jméno, popřípadě jména, adresa místa pobytu, datum, místo a okres narození; u subjektu údajů, který se narodil v cizině, datum, místo a stát, kde se narodil, datum, místo a okres úmrtí; jde-li o úmrtí subjektu údajů mimo území České republiky, datum úmrtí, místo a stát, na jehož území k úmrtí došlo; jeli vydáno rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého, den, který je v rozhodnutí uveden jako den smrti, popřípadě jako den, který nepřežil, a datum nabytí právní moci tohoto rozhodnutí a státní občanství, popřípadě více státních občanství.
Z informačního systému evidence obyvatel jsou využívanými údaji jméno, popřípadě jména, příjmení, rodné příjmení, datum narození, místo a okres narození, v případě narození v cizině místo a stát, rodné číslo, státní občanství, popřípadě více státních občanství, adresa místa trvalého pobytu, počátek trvalého pobytu, popřípadě datum zrušení údaje o místu trvalého pobytu nebo datum ukončení trvalého pobytu na území České republiky a konečně jméno, popřípadě jména, příjmení, rodné příjmení a adresa místa pobytu zákonných zástupců.
Je tedy zřejmé, že obec, resp. obecní úřad, má dostatek údajů pro případná řízení o poplatcích i když vezmeme v úvahu omezení stanovení stejným ustanovením, tedy že z údajů lze v konkrétním případě použít vždy jen takové údaje, které jsou nezbytné ke splnění daného úkolu. Nicméně i tak se jedná o maximální rozsah možného zpracování osobních údajů, vztaženo k ZoOU podle § 5 odst. 1 písm. d), podle něhož lze shromažďovat osobní údaje odpovídající pouze stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanového účelu.
Vzhledem k rozsahu údajů, které obec, resp. obecní úřad, má k dispozici, např. o obyvatelích obce a jejich poplatkových povinnostech, mohlo by se zdát dobrým nápadem vytvořit jednoduchou evidenční databázi, v níž by byli uvedení jednotliví poplatníci nebo i plátci, k uvedeným identifikačním údajům jednotlivých osob by byla jednoduše po řadě přiřazována plnění poplatkových povinností. Vznikla by tak jednoduchá přehledná databáze, kde by se jednoduše dohledávaly a evidovaly povinné platby podle jednotlivých právních titulů, např. tedy různých druhů poplatků, vydaných povolení a případně i jiných informací. To však možné není. Jednalo by se totiž o zakázané sdružování osobních údajů (plátci a poplatníky ve výše uvedeném textu máme samozřejmě na mysli pouze fyzické osoby, tedy subjekty údajů).
Povinností správce nesdružovat osobní údaje, které byly získány k rozdílným účelům, obsaženou v ustanovení § 5 odst. 1 písm. h) ZoOU, vytvořil zákonodárce zákonnou překážku pro to, aby správce mohl libovolně sdružovat osobní údaje, které jsou předmětem jeho zpracovávání pro jím stanovený účel s osobními údaji, které jsou předmětem jiného jeho zpracovávání pro naplnění odlišného účelu.3
Takovým sdružením by totiž mohlo dojít k citelnému zásahu do soukromého a osobního života subjektu údajů.
Spojením informací totiž vzniká nová kvalita osobního údaje, jež obvykle není v této podobně nikde k dispozici a která může výrazně více vypovídat o soukromí fyzické osoby a přesahuje tak zákonný vymezený rámec.
Tato zákonná zábrana se týká zejména správců, kteří vykonávají například řadu činností v oblasti výkonu státní správy nebo samosprávy a pro každou takovouto činnost musí nezbytně i zpracovávat osobní údaje.
Častou snahou těchto správců je vytvářet si jakési společné databáze, jejichž základem často bývá databáze evidence obyvatel, do které mají zvláštním zákonem umožněn přístup pro opět zvláštním zákonem stanovený účel. K takto získaným osobním údajům jsou dále přiřazovány další osobní údaje, které orgány státní správy a samosprávy získaly díky jiné své kompetenci, a které jsou mu zpřístupněny z jiného registru.4
Takovéto chování bývá často odůvodňováno tím, že čím více údajů bude příslušný úředník mít k dispozici, tím více se zlepší a zrychlí vyřizování záležitostí subjektu údajů"5. Je však pravdou, že ani efektivita, či zdánlivá jednoduchost a přístupnost evidencí nesmí být důvodem, který by opravňoval k takovým zakázaným jednáním. Možnost sdružovat údaje z jednotlivých evidencí vedených k rozdílným účelům je totiž zvláštními zákony vyhrazena jen některým institucím, jako jsou policie nebo tajné služby.
Zákaz sdružování osobních údajů vedených v rozdílných evidencích tak platí pro obce, resp. obecní úřady, obecně, i když v rámci svěřených působností vykonávají řadu jiných činností, ať už se jedná o výkon samostatné nebo přenesené působnosti (např. evidenci v oblasti dopravně správních agend, matriční evidence apod.).6
Závěrem je snad vhodné konstatovat, že úředníci vykonávající příslušnou agendu, by si měli být vědomi toho, že se případně nestačí mechanicky a za pomoci výpočetní techniky se naučit poplatky vybírat, ale že jejich činění má reálný právní základ a že i v tak relativně jednoduché věci, jako je problematika místních poplatků s jedním zákonem, jak je z výše uvedeného zřejmé, nevystačí. Je totiž třeba aplikace hned několika zákonů najednou a ve vzájemných souvislostech.
Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů.
Správce může zpracovávat osobní údaje pouze se souhlasem subjektu údajů. Bez tohoto souhlasu je může zpracovávat, jestliže provádí zpracování nezbytné pro dodržení právní povinnosti správce.
Kučerová, A.; Bartík, V.; Peca, J.; Neuwirt, K.; Nejedlý, J.: Zákon o ochraně osobních údajů. Komentář. 1. vydání. Praha: C.H.Beck, 2003, s. 75 a násl.
Tamtéž.
Bartík, V.; Janečková, E.: Zákon o ochraně osobních údajů s komentářem. Nakladatelství ANAG, Olomouc, 2010, s. 83 a násl.
Bartík, V.; Janečková, E.: Zpracování osobních údajů obcemi. Nakladatelství Wolters Kluwer, Praha 2013, s. 82 a násl.