Zřizovatel provedl v příspěvkové organizaci kontrolu účetnictví a poukázal na některé účetní doklady nevykazují náležitosti účetního dokladu dle § 11 odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb. , o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "ZU"), a zároveň nejsou doloženy potřebnými doklady dle § 33a odst. 1 písm. b) ZU. Jednalo se např. o: převedení volných finančních prostředků z běžného účtu na účet se spořícím režimem (převod učinil v internetovém bankovnictví ředitel organizace, na samotném účetním dokladu byl text, který popisoval provedenou transakci), nebo použití rezervního fondu na úhradu potřeb nezajištěných příspěvkem zřizovatele (popis byl na účetním dokladu opět uveden). Podobně byl posouzen účetní doklad na odběratele (311.6xx), k tomu přiložena vystavená faktura. Při úhradě byl dle bankovního výpisu vystaven účetní doklad 241.311, jehož textová část popisovala účetní případ a odkazovala na vystavenou fakturu. Je opravdu nutné, aby ke splnění požadavku průkaznosti účetnictví se prvotní doklady dokládaly ke každému účetnímu dokladu, často se opakovaně kopírovaly, text na dokladu nestačí?
Účetní doklady
Vydáno:
2 minuty čtení
Účetní doklady
Ing.
Jiří
Vychopeň
Odpověď:
Podle ustanovení § 8 odst. 4 ZU je účetnictví účetní jednotky průkazné, jestliže všechny účetní záznamy tohoto účetnictví (tj. zejména účetní doklady a účetní zápisy) jsou průkazné. Základním předpokladem průkaznosti účetního záznamu je podle ust. § 33a odst. 1 písm. a) ZU to, že jeho obsah odpovídá skutečnosti, kterou tento záznam prokazuje. Podle ustanovení § 33a odst. 1 písm. b) ZU se účetní záznam považuje za průkazný i v tom případě, kdy je jeho obsah prokázán obsahem jiných průkazných účetních záznamů. Účetní záznamy týkající se výhradně skutečností uvnitř jedné účetní jednotky se podle ustanovení § 33a odst. 1 písm. c) ZU považují za průkazné, je-li k nim připojen podpisový záznam osoby oprávněné a odpovědné podle § 33a odst. 10. Aby mohl být konkrétní účetní doklad (přijatá nebo vystavená faktura, doklad o platbě v hotovosti nebo o převodu peněžních prostředků z bankovního účtu apod.) považován za průkazný účetní záznam, musí obsahovat všechny náležitosti stanovené v § 11 odst. 1 ZU. Pokud je tomu tak, není nutné jeho průkaznost dokládat jinými doklady. Naopak, chybíli na účetním dokladu některá ze stanovených obsahových náležitostí, je pro jeho průkaznost nutno tuto chybějící náležitost doložit jiným dokladem, který ji obsahuje. To platí i v případě, kdy např. z textu uvedeného na přijaté či vystavené faktuře není dostatečně jasný a srozumitelný obsah daného účetního případu nebo nejsou dostatečně přesně označeni účastníci tohoto účetního případu.
K okopírování prvotního účetního dokladu by měl být nějaký konkrétní důvod, přičemž může jít i o to, že způsob vyhotovení tohoto dokladu nezaručuje jeho dostatečnou trvanlivost po stanovenou dobu úschovy účetního dokladu (hrozí postupné ztrácení čitelnosti dokladu působením světla apod.).
Domníváme se, že z výše uvedených skutečností vyplývá, že jste jako účetní jednotka nepochybila a k vytýkané závadě nedošlo.