V návaznosti na rozbor vyhlášky č. 270/2010 Sb. o inventarizaci majetku a závazků (dále jen „vyhláška č. 270/2010 Sb. “) předkládáme několik vzorů a metodiku k zajištění inventarizace v souladu s vyhláškou. Vzory jsou využitelné především u měst a obcí. Obsahem článku je Metodika provádění inventarizace. V dalších vydáních časopisu UNES Vám přineseme směrnice k inventarizaci a vzor inventarizační zprávy. Vzory jsou na metodiku návazné. Vzor plánu inventur nebude popisován, obsahově odpovídá příkazům k inventarizaci, které obce běžně zpracovávají.
Inventarizace od roku 2011 v praxi
Ing.
Ivana
Schneiderová
auditorka, č. osvědčení KAČR 1840
Metodika pro členy inventarizačních komisí a informační povinnosti
Postupy inventur a inventarizace
Obsah:
Fyzické inventury
1.
Inventura pozemků
2.
Inventura budov a staveb
3.
Inventura samostatných movitých věcí a souboru movitých věcí
4.
Inventura drobného dlouhodobého hmotného majetku
5.
Inventura zásob
6.
Inventura pokladní hotovosti, cenin, přísně zúčtovatelných tiskopisů
Dokladové inventury
7.
Finanční majetek dlouhodobý a krátkodobý
8.
Inventura pohledávek a závazků
9.
Ostatní majetek (časové rozlišení, nehmotný majetek, nedokončený majetek)
10.
Vlastní zdroje
11.
Rezervy
12.
Podrozvaha
Definice zbytného majetku
Za zbytný majetek se pro účely této metodiky považuje zejména majetek, který přesahuje potřeby příslušné obce, anebo majetek, na jehož ponechání přestal být veřejný zájem, v případě věcí též takové věci, které pro ztrátu, popřípadě zastarání svých technických a funkčních vlastností nebo pro nepřiměřenou nákladnost provozu nemohou sloužit svému účelu.
Přehled inventarizačních identifikátorů a vedení jejich seznamů
+-------------------------------------+--------------------------------+--------------------------------+----------------------------------+ | Typ majetku | Inventarizační položka | Inventarizační identifikátor | Seznam inventarizačních | | | nebo seskupení | | identifikátorů | | | (syntetický účet) | | | +-------------------------------------+--------------------------------+--------------------------------+----------------------------------+ | Hmotný majetek - dlouhodobý | 031, 021, 022, 025, 029, 028 | Inventární číslo (dále jen | Registr majetku | | a drobný dlouhodobý | a příslušné oprávky (081-088) | „inv. č.“) z registru majetku | | | | a opravné položky (161-168), | | | | | svěřený 903 | | | +-------------------------------------+--------------------------------+--------------------------------+----------------------------------+ | Hmotný majetek - zásoby | 111-139 a příslušné opravné | Č. položky skladové evidence | Skladová evidence | | | položky (181-186) | | | +-------------------------------------+--------------------------------+--------------------------------+----------------------------------+ | Hmotný majetek - pod hranici DDHM1) | 902 | Č. položky evidence DDHM | Evidenci DDHM pod hranicí, | | | | pod hranicí | příp. registr majetku | +-------------------------------------+--------------------------------+--------------------------------+----------------------------------+ | Hmotný majetek - operativní | OTE2) | Č. položky OTE | OTE | | evidence - mimoúčetní | | | | +-------------------------------------+--------------------------------+--------------------------------+----------------------------------+ | Nehmotný majetek - dlouhodobý | 012-019 a příslušné oprávky | Inv. č. z registru majetku | Registr majetku | | a drobný dlouhodobý | (072-079) a opravné položky | | | | | (151-157) | | | +-------------------------------------+--------------------------------+--------------------------------+----------------------------------+ | Nehmotný majetek - pod hranici | 901 | Č. položky evidence DDNM | Evidenci DDNM pod hranicí, | | DDNM3) | | pod hranicí příp. | registr majetku | +-------------------------------------+--------------------------------+--------------------------------+----------------------------------+ | Nehmotný majetek - operativní | OTE | Č. položky OTE | OTE | | evidenci -mimoúčetní | | | | +-------------------------------------+--------------------------------+--------------------------------+----------------------------------+ | Dlouhodobý finanční majetek | 061-069 a příslušné opravné | Popis obsahu, analytické | Příslušné soupisy dlouhodobého | | | položky (171-177) | členění | finančního majetku, účtový | +-------------------------------------+--------------------------------+--------------------------------+----------------------------------+ | Finanční majetek | 2xx | Analytické členění | Soupis analytik 2xx | +-------------------------------------+--------------------------------+--------------------------------+----------------------------------+ | Zúčtovací vztahy (pohledávky | 311-395; 451-459; 462-469 | Číslo dokladu, analytické | Číselné řady dokladů využité | | a závazky) | a příslušné účty oprávek | členění, popis obsahu | v běžném roce, účtový rozvrh, | | | (191-199) | | popis obsahu | +-------------------------------------+--------------------------------+--------------------------------+----------------------------------+ | Vlastní zdroje | 401-432 | Číslo dokladu (401, 406, 431, | Číselné řady dokladů využité | | | | 432), příp. analytické členění | v běžném roce, účtový rozvrh | | | | (405, 406) nebo popis obsahu | s popisem analytik | | | | (403, 407) | | +-------------------------------------+--------------------------------+--------------------------------+----------------------------------+ | Rezervy | 441 | Popis obsahu, čísla dokladu | Číselné řady dokladů, účtový | | | | | rozvrh s popisem analytik | +-------------------------------------+--------------------------------+--------------------------------+----------------------------------+ | Podrozvahové účty ostatní | 992x-98x | Identifikátor dokumentu | Centrální evidence smluv | | | | | a významných dokumentů, | | | | | účtový rozvrh s popisem analytik | +-------------------------------------+--------------------------------+--------------------------------+----------------------------------+ 1) drobný dlouhodobý hmotný majetek 2) operativní evidence
Tabulka pro zajištění přenosu informací ze zjištění v inventurních soupisech do inventurní zprávy
+----------------+---------------------------------------------------------------------------------------------------------------+ | Kód zjištění | Popis kódu | | při inventuře | | +----------------+---------------------------------------------------------------------------------------------------------------+ | 01 | Schodky a manka | | 02 | Inventarizační přebytky | | 03 | Návrhy na změny odpisových plánů (prodloužení, zkrácení - v případech, že hodnota netto neodpovídá opotřebení | | | toto se bude vyhodnocovat jen u významných [např. 0,3-1 % rozvahy] majetkových hodnot) | | 04 | Zjištění rozdílů v ocenění (návrhy na opravné položky k majetku) | | 05 | Zbytný majetek | | 06 | Návrhy změn využití majetku (vč. zjištění neoprávněného využívání) | | 07 | Požadavky na údržbu, opravy a rekonstrukce | | 08 | Zjištěné možnosti výnosů z majetku | | 09 | Nedostatky v ochraně majetku | | 10 | Návrhy na další opravné položky k pohledávkám nad rozsah stanovený vyhláškou č. 410/2009 Sb. | | | (10 % za každých 90 dní po splatnosti; např. konkurz, likvidace dlužníka) | | 11 | Návrhy odpisů pohledávek a závazků | | 12 | Podhodnocené závazky (úhrada v prodlení - úrok a penále, tvorba rezerv) | +----------------+---------------------------------------------------------------------------------------------------------------+
U kódu 01-04, 10-12 se jedná o povinné zjišťování (aktivní) a ověřování při inventurách, výkonnou pravomoc k řešení zjištění však bude mít až ústřední (hlavní) inventarizační komise (dále také „IK“).
U kódu 05-09 se jedná o případy nepovinného ověřování (pasivní), zjištění se uvedou do soupisu, jen pokud k nim dojde. Rozhodnutí o řešení bude v pravomoci rady, potažmo zastupitelstva při vyhodnocení inventarizační zprávy.
Informace pro uživatele o významu tabulky: Tato tabulka by se mohla vyplňovat v každém inventurním soupisu. Příklad vyplnění a práce s tabulkou u soupisu, např. část účtu 022: (podmínka - sloupec „směrnice“ a sloupec „zjištění IK“ - obě zároveň ano, pak popis zjištění a přenos nejprve do dodatečného soupisu, z dodatečného soupisu v případě zjištění pak přenos do inventarizační zprávy).
Rekapitulace zjištění v průběhu inventur pro inventarizační rozdíly:
+-----+---------------------------------------------------------------------+---------------------+------------+-------------------+ | Kód | Popis kódu | Směrnice | Zjištění | Obsah zjištění | | | | (povinnost ověření) | obsahu IK | a vyjádření | | | | | | odpovědných osob | +-----+---------------------------------------------------------------------+---------------------+------------+-------------------+ | 1 | Schodky a manka | ano | ano | ano | | 2 | Inventarizační přebytky | ano | ne | x | | 3 | Návrhy na změny odpisových plánů (prodloužení, zkrácení - | ano | ne | x | | | v případech, že hodnota netto neodpovídá opotřebení, a to pokud | | | | | | bude zjištěno). Toto se bude vyhodnocovat jen u významných | | | | | | (1 % rozvahy) majetkových hodnot. | | | | | 4 | Zjištění rozdílů v ocenění (návrhy na opravné položky k majetku) | ano | ne | x | | 5 | Zbytný majetek | vhodné | ne | x | | 6 | Návrhy změn využití majetku (vč. zjištění neoprávněného využívání) | vhodné | ne | x | | 7 | Požadavky na údržbu, opravy a rekonstrukce | vhodné | ne | x | | 8 | Zjištěné možnosti výnosů z majetku | vhodné | ne | x | | 9 | Nedostatky v ochraně majetku | vhodné | ne | x | | 10 | Návrhy na další opravné položky k pohledávkám nad rozsah | ne | x | x | | | stanovený vyhláškou č. 410/2009 Sb. (10 % za každých 90 dní | | | | | | po splatnosti; např. konkurz, likvidace dlužníka) | | | | | 11 | Návrhy odpisů pohledávek a závazků | ne | x | x | | 12 | Podhodnocené závazky (úhrada v prodlení - úrok a penále, | ne | x | x | | | tvorba rezerv | | | | +-----+---------------------------------------------------------------------+---------------------+------------+-------------------+ | Zjištění: | +-----+---------------------------------------------------------------------+------------------------------------------------------+ | kód | Popis zjištění | Stanovisko odpovědných osob za majetek | +-----+---------------------------------------------------------------------+------------------------------------------------------+ | 1 | 1x nenalezen skútr | Skútr byl darován DSO4) Krkonoše, předávací protokol | | | | nebyl s podpisem od DSO Krkonoše vrácen zpět, | | | | byl zaslán 28. 9. 201X, jeho potvrzení se očekává | | | | každým dnem. Na základě potvrzeného předávacího | | | | protokolu bude skútr z majetku vyřazen. | +-----+-------------------------------------------------------------- ------+------------------------------------------------------+
Zjištění:
kód 1
Popis zjištění
1x nenalezen skútr
Stanovisko odpovědných osob za majetek
Skútr byl darován DSO4) Krkonoše, předávací protokol nebyl s podpisem od DSO Krkonoše vrácen zpět, byl zaslán 28. 9. 201X, jeho potvrzení se očekává každým dnem. Na základě potvrzeného předávacího protokolu bude skútr z majetku vyřazen.
Společné ustanovení k inventuře pozemků, budov a staveb a dlouhodobých věcí, případně jejich souborů:
U jednotlivých pozemků, objektů nebo jejich skupin, které jsou nebo mohou být komerčně využívány, se provede před zahájením inventur (kvůli dostatku časového prostoru) zhodnocení využití (kapacita, účelnost), příp. výnosu z majetku, variantní řešení možnosti dalšího využití majetkového potenciálu včetně určení zbytného majetku, kde jsou k tomu vytvořeny podmínky. Kde toto nebude efektivní provést před zahájením inventur (např. u věcí), je možné zajistit při inventurách. Zpráva o přehledu formy nakládání s majetkem bude předložena radě obce případně zastupitelstvu k rozhodnutí o dalším nakládání s majetkem.
Oprávněný orgán (např. rada) rozhodne o změně nájemného, záměrech prodeje, možnostech zvýšení intenzity využívání pro naplnění kapacity apod.
Vyhodnocení využívání, pokud bude zjištěno při inventurách, bude rovněž uvedeno v inventurním soupisu s převodem do inventarizační zprávy.
FYZICKÉ INVENTURY
1. Inventura pozemků (účet 031)
Jednoznačná identifikace majetku a ocenění: číslo listu vlastnictví, parcelní číslo, druh pozemku, výměra, cena v Kč.
Vzor struktury přílohy inventurního soupisu (úprava možná dle SW):
(Vzor soupisu částí inventarizačních položek)
Příloha č. ... INVENTURNÍHO SOUPISU č. ...
+------------------+---------------+---------+--------------+------------+ | LV číslo/Inv. č. | Číslo parcely | Výměra | Druh pozemku | Cena v Kč | +------------------+---------------+---------+--------------+------------+ | 10001/xxxx | 627/2 | 404 | zahrada | | | 10001/xxxx | 628/1 | 191 | louka | | | CELKEM | | | | | +------------------+---------------+---------+--------------+------------+
Zkratky:
LV - list vlastnictví vedený v katastru nemovitostí, Inv. č. - inventární číslo
Inventární číslo samozřejmě může mít vlastní sloupec!
Soupis dokladů k přecenění reálnou hodnotou majetku určeného k prodeji:
Příloha č. ... INVENTURNÍHO SOUPISU č. ...
+-------------------+---------------+----------+---------------+--------------------------+ | LV číslo/ Inv. č. | Číslo parcely | Ocenění | Přecenění +/– | Konečná hodnota = 407.xx | +-------------------+---------------+----------+---------------+--------------------------+ | 10001/xxx | 627/2 | | | | | 10001/xxx | 628/1 | | | | | CELKEM | | | | | +-------------------+---------------+----------+---------------+--------------------------+
V oddělené analytice se provede inventura pozemků určených k jištění závazků (zástavy) a pozemků, na kterých je věcné břemeno - omezení vlastnických práv (Český účetní standard č. 701).
Postup zjišťování skutečného stavu:
Skutečný stav pozemků se zjišťuje fyzickou i dokladovou inventurou.
Dokladovou inventurou
pozemků se odsouhlasuje existence vlastnictví na evidenci v listu vlastnictví u katastrálního úřadu. Jedná se o správnost údajů týkajících se identifikace vlastníka (názvu, adres), označení katastrálního území, čísla parcely, druhu pozemku, výměry v metrech čtverečních, omezení vlastnických práv. Rozdíly v evidenci je nutno podrobně prošetřit a uvést v inventarizačním soupisu s přenosem do inventarizační zprávy a přijmout opatření k nápravě = souladu evidence KN na LV na skutečnou existenci vlastnictví. Rozdíly významné by měly být i obsahově uvedeny v textové části přílohy účetní závěrky.Opatřením k odstranění rozdílu je mimo jiné např. zpracování návrhu na změny v evidenci nemovitostí na KN, zajištění souhlasných prohlášení apod.
Dokladovou inventurou se rovněž doloží přecenění majetku určeného k prodeji na reálnou hodnotu.
KN = katastr nemovitostí
Při fyzické inventuře pozemků
se zjišťuje skutečný stav v terénu. V následujícím uvedeném rozsahu je možné provést fyzickou inventuru pozemků jen u účetních jednotek s vlastnictvím do 20-40 parcel. U obcí s vlastnictvím velkého množství pozemků se jedná o činnosti, které by měla zahrnovat správa majetku obce (starosta, odbor správy majetku, technik, lesník).Rozsah fyzického zjišťování skutečnosti při správě majetku obce:
*
zjištění, zda jsou pozemky v terénu řádně vyznačeny v souladu s geometrickými plány,
*
zjištění stavu pozemků, způsob jejich využívání, popř. zjištění závad, jako je využívání pozemků jinými subjekty, zamokření, zalesnění, devastace, ekologické znečištění aj.,
*
zajištění ochrany pozemků a stavu jejich udržování (oplocení, zábrany před povodněmi, škůdci, zastavění pozemku, změna účelu využití oproti evidenci v katastru nemovitostí),
*
při mimořádných inventarizacích zjištění škod na pozemcích v důsledku živelných událostí.
V případě, že při běžné správě majetku dojde k negativním zjištěním, které k datu zpracování prvotní nebo rozdílové inventury nebudou dořešeny, uvedou se tato zjištění do inventurního soupisu s přenosem do inventarizační zprávy s návrhy na odstranění nedostatků nebo řešení negativních stavů. V případě významných rozdílů se rovněž uvedou zjištění do přílohy účetní závěrky. V případě zjištění snížení hodnoty pozemků vlivem znehodnocení se provedou opravné položky k majetku (účet 161).
U jednotlivých pozemků nebo skupiny pozemků se provede zhodnocení využití, příp. výnosu z majetku, variantní řešení možnosti dalšího využití majetkového potenciálu včetně určení zbytného majetku, kde jsou k tomu vytvořeny podmínky, a dále potřebné finanční prostředky pro udržení hodnoty majetku.
Vyhodnocení využívání bude rovněž uvedeno v inventurním soupisu s převodem do inventarizační zprávy.
Doporučení:
Fyzickou inventuru pozemků, případně s pomocí ortofotomapy nebo www.mapy.cz, je vhodné ověřit alespoň u pozemků, kde existuje významné riziko nebo které jsou oceněny ve významné hodnotě, zda nejsou zastavěny nepovolenou stavbou, zda nevznikají nepovolené skládky a další skutečnosti, které je možné snadno ověřit z fotonáhledů (toto je přínosné i přes zpožděné aktualizace fofomap).
Přehled zjištění vypsaných do inventurních soupisů u pozemků:
Kód
01 Manka (rozdíly v KN)
02 Inventarizační přebytky
04 Zjištění rozdílů v ocenění (návrhy na opravné položky k majetku)
Pokud dojde ke zjištění, tak se dále uvede do soupisu:
05 Zbytný majetek
06 Návrhy změn využití majetku
07 Požadavky na údržbu a rekonstrukce (u pozemků např. odstranění znehodnocení, černých staveb)
08 Zjištěné možnosti výnosů z majetku
09 Nedostatky v ochraně majetku (např. poškozené zaplocení, nedodržení ochranného pásma u vodních zdrojů...)
2. Inventura budov a staveb (021)
2.1 Budovy (021, 081, 163)
Jednoznačná identifikace majetku a ocenění: číslo listu vlastnictví, CZ-CPA nebo CZ-CC, typ stavby, konkrétní název, číslo popisné, cena v Kč.
Vzor struktury přílohy inventurního soupisu (úprava možná dle SW):
Příloha INVENTURNÍHO SOUPISU č. ...
+------------------+--------------+-------------------------------+---------+-------------+---------------+----------+----------------+ | LV číslo/Inv. č. | CZ-CPA/CZ-CC | Typ budovy – využití | Číslo | Ocenění | Oprávky (081) | OP (163) | Netto hodnota | | | | | popisné | v Kč (021) | | | (021–081–163) | +------------------+--------------+-------------------------------+---------+-------------+---------------+----------+----------------+ | 10001/xxx | 122012 | Administrativní, radnice 238 | | | | | | | 10001/xxx | 126211 | Knihovna 6 | | | | | | | CELKEM | xxx | xxxx | xxx | | | | | +------------------+--------------+-------------------------------+---------+-------------+---------------+----------+----------------+
2.2 Stavby (021, 081, 163)
+----------------+----------------------+---------------------------------------------+-------------+---------------+----------+----------------+ | CZ-CPA nebo | Typ stavby | Určení stavby | Ocenění | Oprávky (081) | OP (163) | Netto hodnota | | CZ-CC/Inv. č. | | | v Kč (021) | | | (021–081–163) | +----------------+----------------------+---------------------------------------------+-------------+---------------+----------+----------------+ | 222119/xxxx | vedení trubní místní | Plynovod parcela č. x/x lokalita Mašov | | | | | | 126291/xxxx | Oplocení | Oplocení zděné na p.č. x/x budova knihovna | | | | | +----------------+----------------------+---------------------------------------------+-------------+---------------+----------+----------------+
Soupis dokladů k přecenění reálnou hodnotou majetku určeného k prodeji:
Příloha č. . INVENTURNÍHO SOUPISU č. ...
+---------------+---------------+----------+---------------+---------------------------+ | LV č./Inv. č. | Popis majetku | Ocenění | Přecenění +/– | Konečná hodnota = 407.xx | +---------------+---------------+----------+---------------+---------------------------+ | 10001/xxx | Budova č.p. | | | | | Bez/xxx | Plynovod | | | | | CELKEM | | | | | +---------------+---------------+----------+---------------+---------------------------+
V oddělené analytice se provede inventura budov a staveb určených k jištění závazků (zástavy) a budov a staveb, na kterých je věcné břemeno - omezení vlastnických práv.
Poznámka:
Očekáváme od 1. 1. 2012, že majetek oceněný reálnou hodnotou bude mít vlastní syntetický účet (ve skupině 03x).
BUDOVY
Postup zjišťování skutečného stavu budov:
Dokladová inventura viz pozemky (LV = list vlastnictví a RH = reálná hodnota)
Fyzická inventura budov zahrnuje:
*
Prohlídku jednotlivých objektů na místě, kontrolu jejich celkového stavu a provedení.
*
Zajištění ochrany majetku (oplocení, možnost uzamykání, bezpečnostní zařízení).
*
Ověření, zda hodnota netto souhlasí na stav budovy ve vztahu k jejímu opotřebení, případně ve vztahu k ostatním skutečnostem (omezení využití kvůli vnějším vlivům), významnější rozdíly (nad 10 %) uvést do inventurního soupisu.
*
Ověřit pokud možno, zda provedené nástavby, přístavby či vestavby jsou zachyceny v registru majetku, sledování i částečné likvidace objektu.
*
Vypsat do inventurního soupisu významně opotřebené, staticky narušené budovy, které vyžadují běžnou nebo střední opravu, příp. rekonstrukci (zajištění udržení hodnoty majetku).
*
Předmětem fyzické inventury je také skutečný stav majetku, který nemá vybraná účetní jednotka ve vlastnictví nebo nemá k němu příslušnost hospodaření, ale který se nachází na pozemcích, v budovách nebo jiných prostorech, které má tato vybraná účetní jednotka ve vlastnictví nebo k nim má příslušnost hospodaření, pokud mohou z této skutečnosti vznikat pro vybranou účetní jednotku práva nebo povinnosti (§ 6 odst. 5 vyhlášky č. 270/2010 Sb.).
Poznámka:
Lze aplikovat pouze se zaměřením na neoprávněné používání pozemků a budov a staveb, případně zajištění kontroly přiměřenosti ekologické zátěže skladovaných materiálů, případně provést ověření využívání majetku pronajatého nebo vypůjčeného na smluvní vztahy.
*
U jednotlivých budov je možné provést zhodnocení využití, příp. výnosu z majetku, variantní řešení možnosti dalšího využití, kde jsou k tomu vytvořeny podmínky, a dále potřebné finanční prostředky pro udržení, příp. zhodnocení majetku (popis zjištění v inventurním soupisu s předáním informací do inventarizační zprávy).
K jednotlivým budovám by měly být základní informace o budově vedeny na samostatných kartách, případně pasportech budov, přibližně s tímto obsahem:
*
charakteristické technické ukazatele, např. stavební materiál, základní rozměry, zastavěnou plochu, užitkovou plochu, počet podlaží,
*
příslušenství budov (vodovodní, kanalizační, plynovodní a elektrické rozvody a vedení, počty radiátorů, sanitární vybavení, vestavěný nábytek, žaluzie, markýzy, rolety apod.),
*
provedené nástavby, přístavby či vestavby, jiná technická zhodnocení, změny vnitřních dispozic včetně pořizovací ceny technického zhodnocení (cena, o kterou byla navýšena vstupní cena stavby).
Při inventuře budov by se měli členové inventarizačních komisí seznámit s údaji o budově. Pokusit se odsouhlasit údaje na pasportu budovy (na kartě) na skutečnost.
Doporučení:
Obce by měly provést fyzickou inventuru v popsaném rozsahu u všech budov. Jedná se o hodnotově nejvýznamnější část majetku obcí. Větší města by měla výše popsané práce provádět v průběhu běžné správy budov. Do inventurních soupisů pak vypsat jen negativní zjištění k datu inventur nevypořádané, příp. předat informace oprávněným orgánům k rozhodnutí o dalším nakládání s majetkem.
Upozornění:
Dle vyhlášky č. 270/2010 Sb. není nutné ověření existence vizuálně, když se majetek běžně užívá (jedná se však o diskutabilní ustanovení - co je to běžné užívání - jestli jen obecní úřad nebo i všechny komunikace a veřejné osvětlení - určitě může být více variant výkladů - jedná se o § 6 odst. 4.
Budovy a stavby v pronájmu nebo ve výpůjčce, svěřený majetek příspěvkovým organizacím
(dále jen „PO“):3 možnosti:
1.
Inventují inventarizační komise obce.
2.
Inventarizace je zajištěna prostřednictvím jiných osob - ředitele a zaměstnanců PO (jsou provedeny inventurní soupisy včetně příloh).
3.
Ověření existence majetku na základě potvrzení o existenci majetku osobou, která majetek užívá (§ 6 odst. 3 vyhlášky č. 270/2010 Sb. nejsou provedeny inventurní soupisy, jen potvrzení o existenci majetku).
Poznámka:
Obdobně platí pro ostatní majetek, příp. závazky, a další inventarizační položky.
Příloha k soupisu
pro organizační složky a organizace, které majetek využívají pro svou činnost (PO, nájemci).Přehled k záznamu pohybu majetku a závazků
+----------------+-----------+--------+--------------+ | Počáteční stav | Přírůstky | Úbytky | Konečný stav | +----------------+-----------+--------+--------------+ | | | | | +----------------+-----------+--------+--------------+
Poznámka:
O možnostech fyzické inventarizace budov platí rovněž, že není možné vždy zajistit zjišťování v plném požadovaném rozsahu. Zanedbáním fyzické inventury budov však může dojít k velkým škodám na majetku, např. při napadení dřevomorkou, zanedbáním údržby apod. Podrobnou fyzickou inventuru včetně vnitřního vybavení budov nebo prostor je třeba udělat vždy při předání prostor nájemci a řádně protokolárně zaznamenat pro případné vyžadování uvedení majetku do původního stavu nebo pro případ soudních sporů s nájemcem a také pro řešení výše úhrady za případné technické zhodnocení provedené nájemcem. Vhodná je i fotodokumentace předávaných prostor.
STAVBY
Postup zjišťování skutečného stavu staveb:
Dokladová inventura viz pozemky pouze v případech evidence v KN.
Fyzická inventura staveb zahrnuje:
*
prohlídku jednotlivých objektů na místě, kontrolu jejich celkového stavu a provedení (kde je to možné - mimo stavby umístěné v zemi),
*
zajištění ochrany majetku (oplocení, možnost uzamykání, bezpečnostní zařízení),
*
ověření, zda hodnota netto souhlasí na stav objektu ve vztahu k jeho opotřebení, případně ve vztahu k ostatním skutečnostem (omezení využití kvůli vnějším vlivům), významnější rozdíly (nad 10 % hodnoty majetku) uvést do inventurního soupisu,
*
ověřit pokud možno, zda provedená technická zhodnocení jsou zachycena v registru majetku, je třeba sledovat i částečné likvidace objektu,
*
vypsat do inventurního soupisu významně opotřebené stavby, které vyžadují běžnou nebo střední opravu, příp. rekonstrukci (zajištění udržení hodnoty majetku),
*
u jednotlivých staveb je možné provést zhodnocení využití, příp. výnosu z majetku, variantní řešení možnosti dalšího využití, kde jsou k tomu vytvořeny podmínky, a dále potřebné finanční prostředky pro udržení, příp. zhodnocení majetku (popis zjištění v inventurním soupisu s předáním informací do inventarizační zprávy).
K jednotlivým stavbám by měly být základní informace vedeny na samostatných kartách, případně pasportech budov, přibližně s tímto obsahem:
*
charakteristické technické ukazatele, např. stavební materiál, základní rozměry, zastavěná plocha, užitková plocha, počet podlaží,
*
příslušenství staveb,
*
provedená technická zhodnocení v průběhu užívání a jejich charakter včetně pořizovací ceny technického zhodnocení (cena, o kterou byla navýšena vstupní cena stavby).
Upozornění:
Povinnost vlastníka komunikací z vyhlášky č. 104/1997 Sb.,
kterou se provádí zákon o pozemních komunikacích, ve znění pozdějších předpisů.§ 5 Evidence komunikací
(1) Základní evidencí komunikací je pasport, který vedou jejich správci.
(2) Rozsah a způsob vedení pasportu dálnic a silnic stanoví vlastník (§ 9 odst. 2 zákona).
(3) Nejmenší rozsah evidence místních komunikací zahrnuje délku místních komunikací I. až III. třídy v km, počet a celkovou délku mostů na nich v km a objem finančních prostředků vynaložených na jejich výstavbu a zvlášť na jejich údržbu.
Při inventuře staveb by se měli členové inventarizačních komisí seznámit s údaji o stavbách. Pokusit se odsouhlasit údaje na pasportu stavby (na kartě) na skutečnost.
Doporučení:
Obce by měly provést fyzickou inventuru v popsaném rozsahu u všech významných staveb, které je možné fyzicky ověřit. Větší města by měla výše popsané práce provádět v průběhu běžné správy majetku. Do inventurních soupisů pak větší města vypíší jen negativní zjištění k datu inventur nevypořádané, příp. předají informace oprávněným orgánům k rozhodnutí o dalším nakládání s majetkem.
Přehled zjištění vypsaných do inventurních soupisů u budov a staveb:
Kód
01 Manka (rozdíly v KN)
02 Inventarizační přebytky
03 Návrhy na změny odpisových plánů (prodloužení, zkrácení - v případech, že hodnota netto neodpovídá opotřebení, a to pokud bude zjištěno; toto se bude vyhodnocovat jen u významných [1 % rozvahy] majetkových hodnot)
04 Zjištění rozdílů v ocenění (návrhy na opravné položky k majetku)
Pokud dojde ke zjištění, tak se dále uvede do soupisu:
05 Zbytný majetek
06 Návrhy změn využití majetku
07 Požadavky na údržbu, opravy a rekonstrukce
08 Zjištěné možnosti výnosů z majetku
09 Nedostatky v ochraně majetku (např. poškozené zaplocení, zamykání, přístupy...)
3. Inventura samostatných movitých věcí a souboru movitých věcí
Jednoznačná identifikace majetku a ocenění: inventární číslo, CZ-CPA, v některých případech CZ-CC, název majetku, cena v Kč.
Vzor struktury přílohy inventurního soupisu (úprava možná dle SW):
Příloha INVENTURNÍHO SOUPISU č. ...
+-------------+---------+---------------------------+-------------+---------------+----------+----------------+ | CZ-CPA nebo | Inv. č. | Určení stavby | Ocenění | Oprávky (081) | OP (163) | Netto hodnota | | CZ-CC | | | v Kč (021) | | | (022–082–164) | +-------------+---------+---------------------------+-------------+---------------+----------+----------------+ | 28.30.23 | | Traktor | | | | | | 29.10.22 | | Osobní automobil Octavia | | | | | | CELKEM | | XXX | | | | | +-------------+---------+---------------------------+-------------+---------------+----------+----------------+
Součástí přílohy (případně soupisu) by mělo být toto PROHLÁŠENÍ:
Fyzická inventura veškerého majetku, za který jsem odpovědný, byla provedena za mé účasti a prohlašuji, že jsem žádný majetek nezatajil.
Datum a podpis osoby odpovědné za majetek (pokud je určena): ..............................................................................
Postup zjišťování skutečného stavu:
Fyzická inventura zahrnuje kontrolu:
*
případného označení věcí inventárními čísly,
*
ověření řádné údržby a využívání majetku,
*
úplnosti příslušenství,
*
všech částí souboru,
*
ověření, zda hodnota netto souhlasí na stav věci ve vztahu k jejímu opotřebení, případně ve vztahu k ostatním skutečnostem (omezení využití kvůli vnějším vlivům), významnější rozdíly (nad 10 % hodnoty majetku) se uvedou do inventurního soupisu.
Při inventuře se sleduje:
*
zda se nejedná o věci zcela opotřebované a předměty nepotřebné (zbytné), příp. neefektivně využívané,
*
u technologií i např. rezervy ve využití jejich kapacity,
*
u jednotlivých věcí se provede zhodnocení využití, příp. výnosu z majetku, variantní řešení možnosti dalšího využití, kde jsou k tomu vytvořeny podmínky, a dále potřebné finanční prostředky pro udržení, příp. zhodnocení majetku (popis zjištění v inventurním soupisu s předáním informací do inventarizační zprávy).
Dokladově se ověřují věci, které jsou v době provádění inventury v opravě, případně v držení třetích osob.
Poznámka:
Analogicky postupujeme u účtu 029 (oprávky 089).
Přehled zjištění vypsaných do inventurních soupisů u věcí a souborů:
Kód
01 Manka
02 Inventarizační přebytky
03 Návrhy na změny odpisových plánů [prodloužení, zkrácení - v případech že hodnota netto neodpovídá opotřebení, a to pokud bude zjištěno; toto se bude vyhodnocovat jen u významných (1 % rozvahy) majetkových hodnot].
04 Zjištění rozdílů v ocenění (návrhy na opravné položky k majetku)
Pokud dojde ke zjištění, tak se dále uvede do soupisu:
05 Zbytný majetek 06 Návrhy změn využití majetku (např. při zjištění nedostatečného využití kapacity)
07 Požadavky na údržbu, opravy a rekonstrukce
08 Zjištěné možnosti výnosů z majetku
09 Nedostatky v ochraně majetku (např. ochrana vozidel proti krádeži, zamykání, přístupy...)
4. Inventura drobného dlouhodobého hmotného majetku (028, 088)
Jednoznačná identifikace majetku a ocenění: inventární číslo, název majetku, cena v Kč.
Vzor struktury přílohy inventurního soupisu (úprava možná dle SW):
Příloha INVENTURNÍHO SOUPISU č. ...
+---------+-----------------+--------------------+----------------+ | Inv. č. | Určení majetku | Ocenění v Kč (028) | Oprávky (088) | +---------+-----------------+--------------------+----------------+ | XX | Notebook acer | | | | XX | Skříň šatní | | | | CELKEM | XXX | | | +---------+-----------------+--------------------+----------------+
Poznámka:
Účet 088 by se měl vždy rovnat od roku 2012 účtu 028 (pokud bude zvláštní účet pro majetek určený k prodeji přeceněný reálnou hodnotou).
Součástí přílohy by mělo být toto PROHLÁŠENÍ:
Fyzická inventura veškerého majetku, za který jsem odpovědný, byla provedena za mé účasti a prohlašuji, že jsem žádný majetek nezatajil.
Datum a podpis osoby odpovědné za majetek (pokud je určena): ..............................................................................
Postup zjišťování skutečného stavu:
Fyzická inventura zahrnuje kontrolu:
*
případného označení věcí inventárními čísly,
*
ověření řádné údržby a využívání,
*
úplnosti příslušenství,
*
všech částí souboru.
Při inventuře se sleduje:
*
zda se nejedná o věci zcela opotřebované a předměty nepotřebné (zbytné), příp. neefektivně využívané,
*
u jednotlivých věcí se provede zhodnocení využití, příp. výnosu z majetku, variantní řešení možnosti dalšího využití, kde jsou k tomu vytvořeny podmínky, a dále potřebné finanční prostředky pro udržení, příp. zhodnocení majetku (popis zjištění v inventurním soupisu s předáním informací do inventarizační zprávy). Dokladově se ověřují věci, které jsou v době provádění inventury v opravě, případně v držení třetích osob.
Dokladově lze rovněž doložit přecenění na RH (viz příklad u pozemků a budov a staveb).
Přehled zjištění vypsaných do inventurních soupisů DDHM:
Kód
01 Manka
02 Inventarizační přebytky
Pokud dojde ke zjištění, tak se dále uvede do soupisu:
05 Zbytný majetek
06 Návrhy změn využití majetku (např. při zjištění nedostatečného využití kapacity)
07 Požadavky na údržbu a opravy
08 Zjištěné možnosti výnosů z majetku (pokud ke zjištění dojde)
09 Nedostatky v ochraně majetku (např. ochrana vozidel (leasing na 028) proti krádeži, zamykání, přístupy...)
Poznámka:
Analogicky postupujeme u účtu 902 a operativní evidence (OTE) - mimoúčetní evidence.
5. Inventura zásob (účty 111-139, opravné položky 181-186)
Vzor struktury přílohy inventurního soupisu bude vycházet ze struktury skladové evidence.
Fyzická inventura zásob mimo soupis zásob také zahrnuje:
*
zjištění zásob s prošlými záručními lhůtami, pomalu obrátkových a zastaralých zásob,
*
porovnání ocenění zásob na hodnotu prodejní ceny snížené o náklady s prodejem, případě návrhy na opravné položky (popis zjištění v inventurním soupisu s předáním informací do inventarizační zprávy).
Před prováděním inventury je třeba ověřit, že všechny příjemky a výdejky byly zaúčtovány, případně je do stavu zásob dopočítat.
Před prováděním inventury je třeba se seznámit s manky do normy a stanovit pravidla pro zápočty schodků a přebytků u stejných druhů zásob.
Inventují se jen zásoby na skladě a v prodejnách (např. zboží v informačních centrech), tj. nevydané do spotřeby. Účetní jednotka musí rozhodnout, zda bude inventovat i příruční sklady zásob (kancelářské potřeby, čisticí prostředky).
Pohonné hmoty (dále také „PHM“), které jsou již v nádržích automobilů a motorových vozidel, se nepovažuje za zásobu PHM, ale za spotřebu.
Inventuje se i nedokončená výroba a výrobky (např. palivové dříví, kulatina, prkna, trámy).
Účty 111 a 131 musí mít k 31. 12. nulový zůstatek.
Účty 119 a 138 (materiál na cestě a zboží na cestě) se inventují dokladově. Inventarizační identifikátor je buď číslo dokladu, nebo číslo dodacího listu z položky skladové evidence.
Přehled zjištění vypsaných do inventurních soupisů zásob:
Kód
01 Manka
02 Inventarizační přebytky
02a Uvedení informace o zápočtech přebytků a schodků u zásob
04 Zjištění rozdílů v ocenění (návrhy na opravné položky k zásobám)
Pokud dojde ke zjištění, tak se dále uvede do soupisu:
05 Zbytný majetek
06 Návrhy změn využití majetku (např. při zjištění nedostatečného využití kapacity)
07 Požadavky na údržbu a opravy
08 Zjištěné možnosti výnosů z majetku
09 Nedostatky v ochraně majetku
6. Inventura pokladní hotovosti, finančního majetku, cenin, přísně zúčtovatelných tiskopisů
6.1 Pokladny (účet 261)
Před zahájením inventury pokladen je třeba zajistit úplnost dokladů v pokladní knize k času zahájení.
Součástí přílohy soupisu by mělo být toto PROHLÁŠENÍ:
Fyzická inventura pokladny, za kterou jsem odpovědný(á), byla provedena za mé účasti a prohlašuji, že jsem žádný majetek nezatajil(a).
Datum a podpis osoby odpovědné za majetek (z dohody o hmotné odpovědnosti):
Postup zjišťování skutečného stavu:
Fyzická inventura zahrnuje kontrolu:
*
kontrolním přepočtem se zjistí stav v pokladní knize,
*
vypsané odvody na účet za období se odsouhlasí na doklad (vkladový formulář nebo sjetina příjmů z pokladny dle účetní sestavy).
Poznámka:
Jedná se o častý případ zjištění zpronevěry, v pokladní knize jsou uvedeny odvody na ZBÚ5), ale ty nejsou realizovány, stav pokladní knihy však souhlasí na stav pokladny - stává se u příručních pokladen, o kterých není přímo účtováno v SW - není podchycen převod z pokladny na 262.
*
zjištěná hotovost se zapíše do výčetky podle jednotlivých hodnot, výčetka bude označena analytikou příslušné pokladny.
6.2 Ceniny, přísně zúčtovatelné tiskopisy (263)
*
u cenin se fyzicky ověřuje jmenovitá hodnota a počet kusů (stravenky, známky, kolky, telefonní karty),
*
u příjmových bločků (hodnota dle ocenění pro potřebu vyčíslení hodnoty svěřeného majetku) a počet kusů.
Je třeba zvlášť sepsat a následně vyřadit ceniny neplatné nebo znehodnocené.
U pokladen a cenin se jedná o způsob zjišťování FYZICKÝ.
Přehled zjištění vypsaných do inventurních soupisů pokladen a cenin
Kód
01 Schodek
02 Inventarizační přebytky
DOKLADOVÉ INVENTURY
7. Ostatní finanční majetek
7.1 Finanční majetek (účty 23x, 24x, Běžné účty)
Inventurní soupis obsahuje:
*
číslo účtu, název účtu a název peněžního ústavu a zůstatek k 31. 12. dle jednotlivých analytik účtů,
*
k soupisu se přikládají kopie výpisů k 31. 12., a to jen strana, kde je vidět zůstatek účtu k datu.
7.2 Finanční majetek dlouhodobý a krátkodobý (účet 061-069, 251-259, opravné položky 171-177)
Inventurní soupis obsahuje:
*
identifikace majetku (název společnosti, IČ), hodnota vkladu,
*
přikládá se výpis z obchodního rejstříku (dále jen „OR“), stačí z internetu.
Poznámka:
Nemusí souhlasit základní
kapitál
na účetní hodnotu finančního majetku; nepeněžní vklad se u vkladatele oceňuje pořizovací cenou, pro účely zápisu do OR znaleckým posudkem. *
u finančního majetku pořízeného za účelem likvidity se dokládá jiný dokument o vlastnictví, výpis z účtů cenných papírů (dále jen „CP“) apod.,
*
na účtu 061 jen kde má obec větší majetkový podíl než 50 %, případně rozhodující vliv, což lze zjistit ze společenské smlouvy nebo zakladatelské listiny,
*
na účtu 062 jen kde má obec větší majetkový podíl než 20 % (případně podstatný vliv),
*
na účtu 063 jen dlužné cenné papíry (směnky, dluhopisy, ne podílové cenné papíry, ty patří na účet 069),
*
na účtu 069 ostatní menšinové majetkové účasti a ostatní finanční dlouhodobý majetek pořízený např. za účelem řízení likvidity.
Poznámka:
*
Na účty nepatří vklady do nadací, obecně prospěšných společností nebo jiných nevýdělečných organizací, tyto vklady se nepovažují za majetkové podíly. Účtují se jako transfery.
*
Listinné akcie se ověřují i fyzicky, akciové listy nebo jiné cenné papíry je vhodné ukládat do trezorů.
*
Je třeba nezapomenout u CP určených k obchodování provést přecenění na reálnou hodnotu dle výpisů účtů CP k 31. 12. (přes účty 564, 664).
*
Reálná hodnota se zpravidla k menšinovému majetkovému podílu pořízenému za účelem držení podílu nedá zjistit, tedy nepřeceňujeme dle § 27 odst. 7 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZU“), z důvodu, že nelze reálnou hodnotu objektivně stanovit.
*
Opravné položky by se měly zaúčtovat k majetkovým podílům za účelem držení na účtech 061, 062, 069 v případech, kdy máme informace o společnostech ohledně konkurzů, návrhů na vyrovnání, insolvenci apod.
Přehled zjištění vypsaných do inventurních soupisů finančního majetku
Kód
01 Schodky a manka (např. neidentifikováné srážky z účtu, nedoložené výběry platební kartou...)
02 Inventarizační přebytky
04 Zjištění rozdílů v ocenění (návrhy na opravné položky k majetku)
8. Inventura pohledávek a závazků
Příklad přílohy inventurního soupisu k účtu závazků:
Inventurní soupis
Závazek (účet 452)
+------------------------------+--------------------+----------------------+---------------+ | Identifikace majetku | Datum uskutečnění | Splatnost závazku | Ocenění v Kč | | (jednoznačné určení majetku) | účetního případu | | | | např. IČ věřitele | | | | +------------------------------+--------------------+----------------------+---------------+ | 452 10 Půjčka od SFŽP | 1.1.1992 | splátky do roku 2012 | 1 600 000 | | 452 20 Půjčka od SFRB | 1.1.2002 | splátky do roku 2016 | 1 200 000 | | Celkem syntetický účet 452 | | | 2 800 000 | +------------------------------+--------------------+----------------------+---------------+
Vzory struktury přílohy inventurního soupisu k účtům pohledávek a závazků budou dány účetním SW.
Pohledávky (účet 311, 312, 315, 316, 351, 346, 348, 335, 371, 377, 361, 367, 462-469; opravné položky 191-199)
Při dokladové inventuře přezkušujeme:
*
identifikaci dlužníka a datum splatnosti (název dlužníka dle OR, IČ, případně jiné konkrétní určení, datum splatnosti je důležité; může být více dokladů za jedním dlůžníkem, v tom případě by se mohl udělat soupis jednotlivých pohledávek k určitému dlužníku z deníku ze saldokonta nebo připojit soupis z jiné operativní evidence),
*
správně by měl být u inventurního soupisu návrh na vyřazení nebo řešení pohledávek po splatnosti (opravné položky, návrh na vyřazení pohledávky, předání soudu atd.),
*
zda pohledávky po lhůtě splatnosti jsou doloženy doklady pro jejich vymáhání (upomínky,
exekuce
, soudní vymáhání),*
zda promlčené pohledávky a závazky jsou navrženy k odpisu,
*
rozpis pohledávek musí být doložen i od mandatářů nebo od PO, kteří vedou pro obec hospodářskou činnost. I tento inventurní soupis musí mít náležitosti.
Potvrzené ověřovací dopisy pohledávek je vhodné přiložit k inventurnímu soupisu.
Případy sporných pohledávek a závazků
- uvedení na inventurním soupisu např. s obsahem:*
adresa dlužníka (věřitele),
*
částka,
*
důvod vzniku a na základě jakého dokladu,
*
důvod, proč stav evidence neodpovídá skutečnému stavu,
*
návrh na jejich vypořádání.
Pohledávky nebo závazky daňové (účet 341, 343, 345)
*
Dlužníkem nebo věřitelem je zpravidla stát (FÚ), inventurní soupis se dokládá přiznáním k DPH nebo přiznáním k silniční dani (stačí poslední strana). Údaj na přiznání by měl tvořit zůstatek. U měsíčního plátce zůstatek tvoří údaj na přiznání k DPH za listopad a prosinec. K zaúčtovanému závazku daně z příjmů se dokládá předběžný výpočet. U DSO rovněž dokladová inventura poskytnutých záloh na daň. Od dubna 2011 po novele DPH je také možné, že zůstatek účtu 343 bude tvořit hodnota na přiznání upravená o nároky ze zdanitelných plnění dle DUZP, která však budou uplatnitelná až v následujícím zdanitelném období.
*
U závazků je třeba ještě zjistit, zda nevznikají závazky z penále nebo z úroků z prodlení, případně je možné tvořit rezervy a podmíněné závazky ve vztahu k dílčím závěrům probíhajících kontrol a o tyto závazky soupis doplnit.
Poskytnuté zálohy (účet 314, 051, 052, 373)
Inventurní soupis obsahuje:
*
identifikaci dlužníka a datum úhrady zálohy, příp. číslo dokladu o úhradě,
*
u záloh dodavatelům energií je vhodné přidat výpis z deníku, saldokonta nebo jiný přehled (např. počítačová sestava),
*
u záloh na dlouhodobý majetek by mělo být přidáno datum uhrazení zálohy, pokud je starší než rok, tak k inventarizačnímu zápisu podat vysvětlení!,
*
u záloh na transfery se odsouhlasí stavy záloh na vypořádání poskytnutých transferů a v souvislosti s tímto se odsouhlasí i zůstatek 389 ve vztahu k vypořádaným transferům.
Závazky (účet 321, 322, 323, 325, 326, 352, 368, 378, 451-459)
Inventurní soupis obsahuje:
*
identifikaci věřitele a datum splatnosti závazku (název věřitele dle OR nebo jiné evidence, IČ, datum splatnosti závazku),
*
odůvodnění závazků po splatnosti starší než 6 měsíců, odůvodnění není třeba u pozastávek, že jde o pozastávku, by mělo v inventurním soupisu vyplývat z textu identifikace závazku,
*
u závazků je třeba ještě zjistit, zda nevznikají závazky z penále nebo z úroků z prodlení, případně je možné tvořit rezervy a podmíněné závazky ve vztahu k dílčím závěrům probíhajících kontrol a o tyto závazky soupis doplnit.
Závazky (účet 331, 336, 342, příp. 333)
Do inventurního soupisu se uvede „mzdy za období 12/200X a číslo dokladu“, přikládá se k soupisu mzdová rekapitulace za poslední účetní období.
Poznámky:
Obce zpravidla nemají závazky z těchto titulů po splatnosti.
Mzdy nevyplacené zaměstnancům určené na převod na účty zaměstnanců
mají zůstat na účtu 331,
na účet 378 se převádějí jen srážky mezd z rozhodnutí soudu, např. výživné. Rovněž není správné převádět mzdy vyplácené formou převodu na účet zaměstnanců na účet 325. Tento postup vyplýval ze smluv uzavřených mezi organizací, která zaměstnanci poskytla půjčku, a zaměstnavatelem, který se zavázal splácet tuto půjčku ze mzdy zaměstnance. Od roku 1995 není již organizace oprávněna takové smlouvy uzavírat.Závazky (účet 324-Přijaté zálohy, 374-Přijaté zálohy na transfery)
Inventurní soupis obsahuje:
*
identifikaci věřitele a datum přijetí zálohy, u správy bytů stačí soupis dle nájemníků, není třeba datum u každé přijaté zálohy za služby, ale přesto soupis být musí (opět stačí počítačové sestavy),
*
odsouhlasení zůstatků 374 na přijaté zálohy a vypořádání transferů a v souvislosti s tímto se odsouhlasí o účet 388 ve vztahu k transferům.
Přehled zjištění vypsaných do inventurních soupisů pohledávek a závazků
Kód
10 Návrhy na další opravné položky k pohledávkám nad rozsah stanovený vyhláškou č. 410/2009 Sb. (rozsah stanovený vyhláškou je ve výši 10 % za každých 90 dní po splatnosti; nad rámec vyhlášky je např. konkurz, likvidace dlužníka)
11 Návrhy odpisů (vyřazení z rozvahových účtů) pohledávek a závazků
12 Podhodnocené závazky (zjištěná prodlení s úhradou, dopočty penále a úroků), návrhy na tvorby rezerv (např. u smluvních podmíněných slev...)
9. Ostatní majetek a ostatní závazky
9.1 Časové rozlišení (účty 381-389)
Inventurní soupis obsahuje:
*
čísla dokladů a stručný obsah (předplatné, leasing apod.),
*
přílohu, kterou tvoří doklad o výpočtu,
*
přílohu na přehled 388 a 389 k transferům ve vztahu k nevypořádaným dotacím.
Přehled zjištění vypsaných do inventurních soupisů pohledávek a závazků
04a Kontrola ocenění a výpočtů - výpis zjištěných rozdílů a návrhy na vypořádání
Společné poznámky k pohledávkám, závazkům a k časovému rozlišení:
Pohledávky a závazky je vhodné inventovat i dle analytik SU, AU, případně i orj a org., i když zůstatek účtu je nulový, popisuje se obsah vnitřních pohledávek a závazků (395).
Poznámka:
Zjistíte-li např., že na analytice 377.10 máte zůstatek D 50 Kč a na analytice 377.20 máte zůstatek MD 50 Kč, ale ve skutečnosti již neexistuje pohledávka na účtu 377, jedná se také o inventarizační rozdíl k proúčtování.
Na druhou stranu můžete mít na účtu vnitřního zúčtování 395 závazek vůči fondu 395.20 na straně D ve výši 80 Kč a pohledávku fondu za hlavním okruhem na straně MD 80 Kč. Obě částky se zinventují.
9.2 Další dokladové a fyzické inventury
Nehmotný majetek:
*
SW se porovnává dle vlastnictví různých oprávnění k užívání (např. licenční smlouvy),
*
další nehmotný majetek lze rovněž ověřit dokladově, ale i fyzicky (např. existence studie nebo projektu).
Přehled zjištění vypsaných do inventurních soupisů nehmotného majetku:
Kód
01 Manka
02 Inventarizační přebytky
03 Návrhy na změny odpisových plánů (prodloužení, zkrácení - v případech, že hodnota netto neodpovídá opotřebení, a to pokud bude zjištěno; [toto se bude vyhodnocovat jen u vůznamnůch (1 % rozvahy) majetkových hodnot].
04 Zjištění rozdílů v ocenění (návrhy na opravné položky k majetku)
Pokud dojde ke zjištění, tak se dále uvede do soupisu:
05 Zbytný majetek
06 Návrhy změn využití majetku
Účet 042
*
účet nedokončeného majetku se rovněž inventuje dokladově,
*
dostatečnou identifikací je název nedokončené investice a částka rozpracovanosti,
*
někteří kontroloři však mohou požadovat rozpis jednotlivých dokladů vstupujících do rozpracovanosti,
*
fyzicky je možné ověřit existenci nedokončeného majetku ve formě rozpracovanosti (u významných hodnot nedokončeného majetku ve stavu rozpracovanosti je fyzická kontrola majetku velmi vhodná),
*
v případě starších projektů, studií, případně pozastavené rozpracovanosti stavby je třeba vyhodnotit využitelnost stávajících investičních výdajů ve vztahu k ocenění a případně snížit netto hodnotu majetku pomocí opravných položek (účet 168).
Přehled zjištění vypsaných do inventurních soupisů u 042:
Kód
01 Manka
02 Inventarizační přebytky
04 Zjištění rozdílů v ocenění (návrhy na opravné položky k majetku)
Pokud dojde ke zjištění, tak se dále uvede do soupisu:
05 Zbytný majetek
07 Požadavky na údržbu, opravy a rekonstrukce (v případě nedokončeného majetku - požadavky např. na „zakonzervování stavu“)
08 Zjištěné možnosti výnosů z majetku
09 Nedostatky v ochraně majetku (např. oplocení staveniště, ochrana stavebního materiálu před krádežemi a znehodnocením...)
10. Vlastní zdroje
Vlastní zdroje lze ve většině inventovat pouze dokladově ve vztahu k pohybu na účtech. V inventurním soupisu se uvede stav účtů dle jednotlivých analytik a provede se v příloze soupisu odvolávka na hlavní knihu pohybů na účtech. Dokladová inventura je např. možná u účtu 407 a 408. Soupis položek dle jednotlivých dotací je možný u účtu 403. Je možné odsouhlasení okruhu fondů (419) v systému 236 + pohledávky k fondu (včetně vnitřních 395) = 419 + závazky k fondu (včetně vnitřních 395).
11. Rezervy
U rezerv stávajících se při inventuře vyhodnotí jejich ocenění na skutečnost, nebo zda existují skutečnosti pro jejich použití nebo jejich zrušení. Dále dle skutečností zjištěných při ostatních inventurách se ověří potřeba tvorby dalších rezerv.
12. Podrozvaha (účty 92x-98x)
Dokladově by se účty podrozvahy měly navázat na identifikátory smluv, rozhodnutí, platebních výměrů a dalších významných dokumentů, jejichž seznam je veden v nějaké centrální evidenci významných dokumentů obce. Případně je třeba alespoň zajistit popis obsahu dokladů jednotlivých podrozvahových účtů.
Poznámka:
Pozor na ocenění dlouhodobých podmíněných pohledávek a závazků. Krátkodobé podmíněné pohledávky a závazky by měly mít stav k 31. 12. nulový (odpis, případně převod na dlouhodobé podmíněné pohledávky a závazky). Od roku 2012 se očekává, že krátkodobost a dlouhodobost podrozvahových účtů bude stejná jako u účtů rozvahových, tedy do 12 měsíců a více než 12 měsíců. Pak by měly zůstatek k 31. 12. i účty, které v názvu obsahují slovo dlouhodobé.
Stavy podrozvahových účtů se uvádějí v příloze účetní závěrky.
Neinventují se účty nákladů (třída 5) a výnosů (třída 6).